IHK24

Informationspflichten gegenüber Auszubildenden, Umschülern sowie Prüfungsteilnehmenden im Rahmen von Zwischen- und Abschlussprüfungen gem. Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis bzw. Umschulungsvertrag und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und dem Ablegen Ihrer Prüfungen vor der IHK Ulm.
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist die IHK Ulm, Olgastraße 95 – 101, 89073 Ulm, E-Mail: info@ulm.ihk.de, Telefon: +49 731 173-0. Sie erreichen den behördlichen Datenschutzbeauftragten telefonisch unter +49 731 173-159 sowie per E-Mail an datenschutz@ulm.ihk.de.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre Daten werden erhoben für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses, die Beratung der an der Ausbildung Beteiligten sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.
Gemäß § 71 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Industrie- und Handelskammern zuständig für die Berufsbildung in nichthandwerklichen Berufen nach dem BBiG. Zu unseren gesetzlichen Aufgaben nach § 34 BBiG gehört es, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einzurichten und zu führen. Außerdem sind die Industrie- und Handelskammern nach §§ 27 – 33 BBiG für die Überwachung der Eignung von Ausbildungsstätten und Ausbildungspersonal verantwortlich. Während der Dauer des Ausbildungsverhältnisses sind wir außerdem für die Überwachung der Durchführung der Ausbildung (§ 76 BBiG) und die Durchführung der Zwischen- und Abschlussprüfungen sowie die Erstellung von Prüfungszeugnissen (§§ 37, 48 BBiG) und die Erstellung von Statistiken verantwortlich.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO i. V. m Berufsbildungsgesetz (BBiG) (u. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) ausschließlich zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten im Rahmen der beruflichen Bildung verarbeitet.
Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem BBiG und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrages durchgeführt. Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt insbesondere aufgrund der §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 37ff., 68 bis 70, 87, 88 BBiG sowie der §§ 37 ff., insbesondere §§ 43 ff. i.V.m. der Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen der IHK Ulm bzw. Umschulungsregelung der IHK Ulm.

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Ausbildung:

Die IHK Ulm erhält von Ihrem Ausbildungsbetrieb den Ausbildungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und E-Mailadresse der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • Erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/-qualifikationen
  • Datum des Abschlusses des Ausbildungsvertrages, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst

Umschulung:

Die IHK Ulm erhält von Ihrem Bildungsträger bzw. Umschulungsbetrieb den Umschulungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Umzuschulenden
  • Anschrift und E-Mailadresse des Umzuschulenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, zuletzt besuchte Schule und allgemeinbildender Schulabschluss
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/-qualifikationen
  • Datum des Abschlusses des Umschulungsvertrages, Umschulungszeit, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Umschulung
  • Name und Anschrift des Umschulenden, Anschrift der Umschulungsstätte

Einstiegsqualifizierung:

Die IHK Ulm erhält von Ihrem Vertragspartner zur Einstiegsqualifizierung den Einstiegsqualifizierungsvertrag zugesandt. Dabei werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der zu Qualifizierenden
  • Anschrift und E-Mailadresse der zu Qualifizierenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss,
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Bezeichnung der Einstiegsqualifizierung
  • Datum des Abschlusses des Einstiegsqualifizierungsvertrages, Dauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Einstiegsqualifizierung
  • Angabe zur Förderung nach § 54 a SGB III
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst.

Organisation und Durchführung von Prüfungen:

Im Zusammenhang mit der Organisation und der Durchführung von Prüfungen verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit)
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ggf. Gesundheitsdaten aus einer Erstuntersuchung, bei Rücktritt von einer Prüfung oder im Zusammenhang mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Bei der Anmeldung zu Prüfungen verarbeiten, insbesondere erheben, wir zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer/ Mobilnummer und E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke

Quelle der Daten:

Die Daten aus dem Berufsausbildungsvertrag erhalten wir von dem Ausbildungsbetrieb.
Die Daten aus dem Umschulungsvertrag erhalten wir vom durchführenden Bildungs-/Maßnahmenträger.
Ferner bestätigen uns Ausbildende bzw. Umschulende und Berufsschulen Vorgaben, die für die Zulassung zu Prüfungen erforderlich sind.
Prüfende übermitteln uns Prüfungsergebnisse und Bewertungen Ihrer Prüfaufgaben sowie sonstige für die Prüfung relevanten Daten (z. B. „nicht erschienen“ oder „abgebrochen“).

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

  • An Prüfungsausschüsse zur Abnahme der Prüfung
  • Mit der Prüfungsabwicklung und –durchführung befasste Mitarbeitende innerhalb der IHK
  • ggf. an andere IHKs und HWKs bei kammerübergreifender Prüfungsabwicklung
  • die Finanzbuchhaltung innerhalb der IHK zur Zahlungsabwicklung
  • Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung haben Zugriff auf die Daten
  • statistische Daten an die Agentur für Arbeit
  • statistische Daten an das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BiBB)
Ihre Prüfungsergebnisse erhält auf Anforderung Ihr Ausbildungs- oder Umschulungsbetrieb gem. § 37 Abs. 2 BBiG.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
Sie können die Informationen auch unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf die Daten gesperrt.
Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können aufgrund §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zzgl. Der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Ulm nicht mehr zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
Der eingetragene Ausbildungsvertrag wird aufbewahrt, bis Sie das 90. Lebensjahr erreicht haben. Zu Nachweiszwecken werden die schriftlichen Prüfungsunterlagen 2 Jahre und die Niederschriften der Prüfungsergebnisse bis zum Erreichen Ihres 90. Lebensjahres aufbewahrt. Um Zweitschriften Ihrer Prüfungszeugnisse erstellen und Bescheinigungen für die Rentenerklärung ausstellen zu können, löschen wir die Daten der Prüfungszeugnisse, wenn Sie das 90. Lebensjahr erreicht haben, sofern Sie zuvor keine Löschung verlangen.

Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Ulm, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c und Abs. Abs. 3 b DSGVO i. V. m. §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 87, 88 BBiG.
Sollten Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann die IHK Ulm Ihr Berufsausbildungsverhältnis/Ihre Berufsbildung/ Ihre Umschulung/ Ihre Einstiegsqualifizierung/ Ihre Prüfung nicht betreuen.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Ulm durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen.
Stand: Mai 2024