Zulässige Steuerberatung

Selbstständige Buchführungshilfe

1. Einleitung

Sie wollen sich auf dem Gebiet der Buchführungshilfe selbstständig machen? Hierbei stellt sich die Frage, welche Tätigkeiten Sie im Einzelnen ausüben dürfen, ohne dass dies aufgrund der Regelungen für den steuerberatenden Bereich vom Finanzamt beanstandet wird oder von anderen Personen Abmahnungen erfolgen.
Die vorliegende IHK-Information soll einen Überblick darüber vermitteln, welche Qualifikation für welche Tätigkeit benötigt wird und was man sonst noch bei der selbstständigen Buchführungshilfe beachten sollte. Zudem hat auch das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt) ein Merkblatt veröffentlicht.

2. Tätigkeiten, die jedem erlaubt sind

Jedem erlaubt ist die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, vgl. § 6 Nr. 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG).
Dazu gehören:
  • Schreib- und Rechenarbeiten
  • Datenerfassung nach Belegen, die durch den Auftraggeber oder von einer anderen dazu befugten Person kontiert worden sind
  • Datenerfassung nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder einer anderen zur Erteilung von Buchungsanweisungen befugten Person
  • Datenzusammenstellung nach vorgegebenen Programmen, jedoch nicht die rechtliche Würdigung von Sachverhalten wie zum Beispiel das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen

3. Tätigkeiten, die nur bestimmten Personen erlaubt sind

Personen, die
  • eine Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach
  • mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind,
haben weitergehende Befugnisse (§ 6 Nr. 4 StBerG).
Als gleichwertige Vorbildung gilt zum Beispiel eine Abschlussprüfung in einem steuer- und wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf, eine mit der Steuerinspektorenprüfung beendete dreijährige Ausbildung als Finanzanwärter oder als genossenschaftlicher Verbandsprüfer. Den geprüften Kaufmanns- und Fachgehilfen gleichgestellt sind auch Personen mit höherer Qualifikation, zum Beispiel mit abgeschlossener Bilanzbuchhalter-Prüfung oder mit erfolgreich abgeschlossenem wirtschaftswissenschaftlichem Studium.
Bestehen Zweifel, ob die eigene Vorbildung gleichwertig ist mit einer in § 6 Abs. 4 StBerG genannten Ausbildung, empfiehlt es sich, beim örtlich zuständigen Finanzamt oder bei der Oberfinanzdirektion Karlsruhe, Moltkestraße 50, 76133 Karlsruhe, Telefon 0721 - 926-0 eine Auskunft einzuholen.
Die vorgenannten Personen dürfen folgende Tätigkeiten ausüben:
1. laufende Geschäftsvorfälle buchen (Kontierung, Erteilung von Buchungsanweisungen), das heißt:
  • Erfassung von Geschäftsvorfällen durch Grundaufzeichnungen (Aufstellung über Eingangs- oder Ausgangsbelege; Führung eines Kassenbuchs; Abheften von Bankauszügen nach Konten getrennt, ...)
  • Buchen laufender Geschäftsvorfälle durch Bildung von Buchungssätzen
  • Datenerfassung zum Zwecke der EDV-Buchführung außer Haus (mit Zwischenschaltung eines Steuerberaters, nach einem vom Steuerberater aufgestellten Kontenplan)
  • technische Zusammenstellung der Jahresabschlusszahlen und betriebswirtschaftliche Auswertung des Zahlenmaterials in Form von Kennzahlen (nicht: Aufstellung des Jahresabschlusses, auch nicht in Form eines programmgesteuerten Ausdrucks = „Knopfdruckbilanz")
  • steuerrechtlich irrelevante Hilfeleistung bei der Einrichtung der Buchführung, zum Beispiel durch Hilfeleistung bei der Wahl des Buchführungssystems, der zu benutzenden Geräte, der Art und Weise der Belegübernahme oder des Ausdrucks der Buchführungsergebnisse
2. laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteueranmeldungen fertigen

Erfüllen Sie die genannten Anforderungen, so müssen Sie diese Tätigkeiten verantwortlich erbringen, das heißt Sie dürfen sich zwar der Hilfe von Mitarbeitern bedienen, müssen aber selbst die tatsächliche und rechtliche Verantwortung für die Ausführung des Auftrags übernehmen!
Bei Gesellschaften müssen die zur Vertretung berechtigten Personen die genannten Anforderungen erfüllen.
Alle weiterführenden Tätigkeiten auf dem Gebiet der Buchführung/Bilanzierung dürfen nur von den Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeführt werden!
Vertreter der steuerberatenden bzw. ihnen gleichgestellte Berufe sind:
  • Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften
  • Rechtsanwälte; Rechtsanwaltsgesellschaften
  • Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  • vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften
Dieser Vorbehalt gilt insbesondere für folgende Tätigkeiten:
  • Einrichtung der Buchführung, Erstellung des betrieblichen Kontenplans (Finanzbuchhaltung)
  • Aufstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und Vornahme der vorbereitenden Abschlussbuchungen
  • Gewinnermittlung durch Einnahme-/Überschussrechnung
  • Einrichtung der Lohnkonten, Lohnsteuerabschlussarbeiten zum Jahresende, Durchführung des betrieblichen Lohnsteuerjahresausgleichs
  • Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und (mit Ausnahme der Lohnsteueranmeldungen) Fertigung anderer Steuererklärungen
Diese Tätigkeiten dürfen also nur von den oben genannten Vertretern der steuerberatenden Berufe ausgeführt werden.

4. Selbstständige Buchführungshilfe - muss man hierfür ein Gewerbe anmelden?

Ja! Wollen Sie im Bereich der Buchführungshilfe selbstständig tätig werden, so stellt dies eine gewerbliche Tätigkeit dar und muss daher innerhalb eines Monats bei der zuständigen Ordnungsbehörde (Bürgermeisteramt) angemeldet werden. Dies gilt auch dann, wenn es sich nur um eine Nebentätigkeit handelt. Die Gewerbeanzeige hat auf einem amtlichen Vordruck bei der Ordnungsbehörde zu erfolgen, in dessen Bezirk sich der Betrieb befindet (wenn keine Betriebsstätte, dann Wohnsitz).
Einer Zulassung durch die Finanzbehörde (Finanzamt/Oberfinanzdirektion) bedarf es nicht.

5. Welche Berufsbezeichnung darf man führen?

Welche Tätigkeitsbezeichnungen verwendet werden dürfen, ist in § 8 Absatz 4 StBerG geregelt.
Die folgenden Tätigkeitsbezeichnungen sind nach unserem Kenntnisstand unproblematisch zulässig:
  • „Kontierer/-in"
  • „Buchführungshelfer/-in"
  • „Buchhalter/-in"
  • „Geprüfter Bilanzbuchhalter/-in", „Steuerfachwirt/-in" (sofern die Voraussetzungen vorliegen, siehe unten)

6. Wie darf man werben?

6.1 Allgemeines

Die Werbung für die Tätigkeit im Bereich der selbstständigen Buchführungshilfe ist grundsätzlich zulässig (§ 8 Abs. 2 S. 2 StBerG). Allerdings gibt es im Zusammenhang mit der Bewerbung der Tätigkeit einige Aspekte zu berücksichtigen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die nachfolgend aufgeführten Einschränkungen nicht nur für die "klassische" Werbung in Annoncen oder ähnliches gelten, sondern dass nach der Rechtsprechung auch bereits die Eintragung in das Gewerberegister eine marktrelevante Wettbewerbshandlung darstellen kann, auch wenn der Gewerbetreibende mit seiner Anmeldung in erster Linie einer öffentlich-rechtlichen Verpflichtung nachkommt (vergleiche Bundesgerichtshof, Urteil vom 21.02.2008 – AZ ZR 142/05). Diese Auffassung ist zwar nicht unumstritten. Dennoch sollte bereits bei der Gewerbeanmeldung sorgfältig vorgegangen werden.

6.2 Einzelfallwerbung

Entgegen der allgemeinen Regelung für Steuerberater in § 8 Abs. 2 S. 1 StBerG dürfen Gewerbetreibende, die Buchführungsarbeiten erledigen, gemäß § 8 Abs. 2 S. 2 StBerG direkt auf die Tätigkeiten, die sie verrichten, hinweisen.

6.3 Werbung mit der Tätigkeitsbezeichnung

Personen, die den anerkannten Abschluss „Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin" oder „Steuerfachwirt/Steuerfachwirtin" erworben haben, dürfen unter dieser Bezeichnung werben. Außerdem dürfen alle Personen, die die Abschlussprüfung im steuer- und wirtschaftsberatenden oder einem kaufmännischen Ausbildungsberuf bestanden haben oder eine gleichwertige Vorbildung erworben haben und danach mindestens drei Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind (siehe oben, § 6 Nr. 4 StBerG) auf ihre Befugnis zur Hilfeleistung in Steuersachen hinweisen und sich als „Buchhalter" bezeichnen. Diese Personen müssen nach dem Gesetzestext zwar nicht die von ihnen in zulässigem Umfang angebotenen Tätigkeiten im einzelnen aufführen. Allerdings weist das Gesetz ausdrücklich darauf hin, dass das allgemeine Wettbewerbsrecht beachtet werden muss. In einem Urteil vom 25. Juni 2015 hatte der Bundesfinanzhof (BFH, AZ I ZR 145/14) über die Zulässigkeit der Werbung mit der Tätigkeitsbeschreibung „Buchhaltungsservice" zu entscheiden. Der BFH sieht darin eine Gefahr der Irreführung des Rechtsverkehrs, weil man zur Auffassung gelangen könne, hier werde ohne jede Einschränkung Buchhaltung angeboten. Die Irreführungsgefahr müsse durch einschränkende Hinweise beseitigt werden. Das Urteil sagt allerdings nichts dazu, wie diese Hinweise auszusehen haben. Im Zweifel ist es daher empfehlenswert, sämtliche angebotenen Tätigkeiten aufzuführen, da nur dies wirklich geeignet ist, eine Irreführungsgefahr zu vermeiden.

6.4 Unzulässige Überschusswerbung

Unzulässig ist es, für Tätigkeiten zu werben, zu denen man nicht befugt ist (sogenannte Überschusswerbung). Insbesondere verdeckte Angebote auf Durchführung der den steuerberatenden Berufen vorbehaltenen Aufgaben sind irreführend im Sinn von § 5 UWG und damit unzulässig. Im Zweifelsfall empfehlen wir, die Zulässigkeit einer Werbung im Zusammenhang mit wettbewerbsrechtlichen Beschränkungen vorab mit Ihrer IHK abzustimmen.
Beispiel für zulässige Werbung: "Buchhalter XY übernimmt für Sie das Buchen Ihrer laufenden Geschäftsvorfälle, Ihre laufende Lohnabrechnung und das Erstellen von Lohnsteuer-Anmeldungen".
Hinweis:
Wer die Grenze der zulässigen Werbung überschreitet, kann von Steuerberatern, Rechtsanwälten, den Steuerberaterkammern und Rechtsanwaltskammern sowie anderen selbständigen Bilanzbuchhaltern abgemahnt und auf Unterlassung in Anspruch genommen werden.
Zu den Folgen, wenn die Grenzen der erlaubnisfreien Buchführungshilfe überschritten werden, siehe Ausführungen zu Ziffer 8.

7. Freie/r Mitarbeiter/in eines Steuerberaters?

Der eingeschränkte Tätigkeitsbereich der Buchführungshelfer führt zu der Überlegung, in welcher Form eine Kooperation mit einem Steuerberater möglich ist.
Wenn Sie im Auftrag eines Steuerberaters oder einer Steuerberatungsgesellschaft tätig werden wollen, ist eine freie Mitarbeit möglich, solange dies unter Anleitung des Steuerberaters erfolgt. Somit kann jeder als freier Mitarbeiter bei einem Steuerberater beschäftigt werden, an eine bestimmte formale Qualifikation ist dies nicht gebunden. Zudem darf der Buchhalter als freier Mitarbeiter eines Steuerberaters diesem gegenüber jede Tätigkeit aus dem Bereich der Hilfeleistung in Steuersachen erbringen, solange der Steuerberater die Ergebnisse dieser Zuarbeit kontrolliert und die berufliche Verantwortung trägt (siehe § 17 der Berufsordnung der Steuerberater).

Allerdings darf eine freie Mitarbeit nicht mit einem Kooperationsmodell wie einer Bürogemeinschaft verwechselt werden. Der freie Mitarbeiter tritt nach außen hin nicht in Erscheinung. Die Rechnungstellung erfolgt durch den Steuerberater. Der freie Mitarbeiter stellt seine Leistung wiederum dem Steuerberater in Rechnung.
Immer rechtlich unproblematisch ist eine Kooperation derart, dass der Kunde bzw. Mandant zwei parallele Auftragsverhältnisse mit dem Buchführungshelfer und dem Steuerberater eingeht.
Empfehlung: Zweifel über das Vorliegen der persönlichen oder sachlichen Voraussetzungen zur Ausübung der selbstständigen Buchführungshilfe sollten bereits im Vorfeld vor Aufnahme der Tätigkeit konkret geklärt werden.

8. Folgen bei Verstößen gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen

Der Verstoß gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleistung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 € pro Einzeltat geahndet werden (§§ 5, 160 StBerG).
Zuständige Behörde für die Verfolgung von Verstößen ist das Finanzamt, demgegenüber der unbefugt Tätige aufgetreten ist bzw. in dessen Bezirk seine Geschäftsleitung sitzt. Die Finanzbehörde kann die unbefugte Tätigkeit schriftlich zurückweisen. Dies führt dazu, dass alle Verfahrenshandlungen, die der Zurückgewiesene vor Zurückweisung vorgenommen hat, unwirksam sind. Nach Belehrung über das Verbot nach § 5 Absatz 1 StBerG kann die Finanzverwaltung die Hilfeleistung in Steuersachen untersagen.
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Stand: Juli 2022