Branchen
2. Wareneingang klar gliedern
Grundstein zum Aufbau einer kurzfristigen Erfolgsrechnung
Nutzen Sie die Vorteile, die eine auf Warengruppen gegliederte Erfassung des Wareneingangs (WE) bietet.
Nehmen Sie sich die Zeit Ihren WE in Ihre wichtigsten Warengruppen aufzuteilen und auch die Mengen und Verkaufswerte zu erfassen. Diese Zeit ist gut investiert. Sie erhalten wertvolle Daten zur Steuerung Ihres Warenlagers und legen den Grundstein einer kurzfristigen Erfolgsrechnung.
Wir haben Ihnen ein einfaches Beispiel der Wareneingangserfassung mit Hilfe einer EXCEL-Tabelle zusammengestellt (das Ausrechnen der blauen Werte übernimmt die Tabelle, die Sie unter "Weitere Informationen" zum Bearbeiten und Abspeichern finden).
Vorgehensweise:
In der ersten Spalte tragen Sie wie bisher Ihre Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum ein. In der nächsten erfassen Sie den Lieferanten. Danach folgen, wie gehabt, der Nettowarenwert, die Warenbezugskosten und die Mehrwertsteuer. Jetzt gehen sie in den rechten Spalten die Rechnungspositionen durch und verteilen diese nach Ihren Warengruppen. Dabei tragen Sie zusätzlich die Mengen und den Verkaufswert je Warengruppe ein. Wenn Sie alles richtig verteilt haben muß in der letzten Probe-Spalte "0,00" stehen.
In der ersten Spalte tragen Sie wie bisher Ihre Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum ein. In der nächsten erfassen Sie den Lieferanten. Danach folgen, wie gehabt, der Nettowarenwert, die Warenbezugskosten und die Mehrwertsteuer. Jetzt gehen sie in den rechten Spalten die Rechnungspositionen durch und verteilen diese nach Ihren Warengruppen. Dabei tragen Sie zusätzlich die Mengen und den Verkaufswert je Warengruppe ein. Wenn Sie alles richtig verteilt haben muß in der letzten Probe-Spalte "0,00" stehen.
Die Tabelle ist durch einfügen weiterer Zeilen oder Spalten beliebig zu erweitern und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Ihre Vorteile:
Wareneingang nach Lieferanten, Warenbezugskosten je Lieferant
- Erkennen Sie Ihre wichtigsten Partner, oft sind die „gefühlten“ Werte anders als die tatsächlichen. Nutzen Sie Ihre gewonnenen Daten bei Lieferantengesprächen.
- Checken Sie Ihre Bezugskosten. Reden Sie mit Ihren Lieferanten bei Mehrfachlieferungen zu einem Auftrag. Scheuen Sie sich nicht vor Rechnungsabzug. Holen Sie sich gegebenenfalls ein Angebot für unfrei Lieferung eines Paketdienstes ein und vergleichen Sie. Bei größeren Lieferungen kann auch eine Selbstabholung verknüpft mit einem Lagerbesuch (Sonderposten) interessant sein.
- Bei Zahlungsengpässen legen Sie rechtzeitig fest wessen Lieferung Sie fristgerecht mit Skonto bezahlen und mit welchem Lieferanten Sie über eine Valuta verhandeln.
Wareneingang aufgeteilt nach Warengruppen mit Mengen und Verkaufswerten
- Hier sammeln Sie die ersten Daten für eine kurzfristige Erfolgsrechnung (KER). Mit der KER erhalten Sie Daten über Ihre Lagerumschlagsgeschwindigkeit und den Bruttogewinn – schneller als in Ihre Buchhaltung. Sie können zeitnah auf Probleme reagieren.
- Die Mengen sind Grundlagen für eine Limitplanung. Die Limitplanung ist ein wichtiges Werkzeug um den Einkauf professionell zu organisieren.
Diese Basisdaten sind wichtig für die nächsten Folgen unserer Serie.
Weitere Tipps zum Wareneingang:
- Kontrollieren Sie die Lieferzeiten. Notieren Sie sich Abweichungen und sprechen Sie gegebenenfalls mit dem Lieferanten über Valuta oder Nachlass.
- Sind Teile fehlerhaft kann ein Nachlass oder ein Naturalrabatt (Muster) des Vertreters eine bessere Kostenbilanz als eine Rücksendung bringen. Es kostet Sie nur ein Telefonat. Bei einer Retoure fällt Ihrer Arbeitszeit für Packen, Belastung/Lieferschein erstellen, Versand, Gutschrift kontrollieren und buchen an.
- Nullretouren können Ihnen einen Jahresbonus beim Lieferanten einbringen. Fragen Sie nach!