Recht und Steuern

Checkliste "Ready für die E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Umsetzung der neuen Regelungen in Ihrem Unternehmen.
  • Abstimmung mit dem Anbieter der Rechnungssoftware
    • Ist die Umsetzung mit der vorhandenen Software möglich?
    • Wenn nicht, welche Software passt zu meinem Geschäftsmodell?
    • Ist es sinnvoll, in diesem Zuge weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren?
  • Abstimmung mit der Steuerkanzlei: Welcher Grad der Anpassung ist erforderlich?
    • Wenn das Rechnungswesen bisher analog ist: in Abstimmung mit der Steuerkanzlei digitalisieren.
    • Wenn das Rechnungswesen bisher als Beleg­Digitalisierer dient: Die Digitalisierung sollte erweitert, die Software angepasst werden
    • Wenn das Rechnungswesen bisher als Voll­Digitalisierer fungiert: Die Software sollte angepasst werden
  • Anforderungen an das zukünftige Umsatzsteuer-Meldesystem mitdenken (national und EU-weit)
  • Empfang der E-Rechnung vorbereiten
    • Die vorhandenen Schnittstellen prüfen oder zumindest eine zentrale Mailadresse einrichten, zum Beispiel »rechnungseingang@firma­xyz.de«.
  • Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand
    • Ablauf des Rechnungseingangs und des Imports in das Rechnungswesen prüfen und anpassen
    • Ablauf der Rechnungsprüfung / Richtigkeit der Angaben (Achtung, es handelt sich oftmals nur um einen struktu­ rierten, nicht lesbaren Datensatz). Zugang zu Rechnungs­ software ermöglichen
    • Ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungsdatei (Stichwort: GoBD)
  • Die wesentlichen Schritte in der Verfahrensdokumentation dokumentieren
    • Die Dokumentation ist bereits heute für jedes digitale Verfahren im Rechnungswesen erforderlich. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse der digitalen Prozesse sollen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
    • Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
    • Die neuen Prozesse rund um die E­-Rechnung sind in der Verfahrensdokumentation zu ergänzen.
  • IT-Sicherheit
    • E­-Rechnungsdaten sollten beim Empfang geprüft werden (Schadsoftware), zum Beispiel direkt im Mailpostfach.
  • Mitarbeiter für neue Prozesse und Softwareanwendungen schulen
Quelle: IHK Darmstadt, IHK Rhein Main Neckar
Stand: August 2024