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So funktioniert die Zusammenarbeit in der Lieferkette

Von zentraler Bedeutung für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) ist die Frage, was sie als Zulieferer bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen im Rahmen der Risikoanalyse beachten sollten. So sollten sie bei Auskunftsersuchen zunächst genau prüfen, welche Daten ihr Vertragspartner wirklich benötigt und ob berechtigte Interessen einer Offenlegung der gesamten Upstream- beziehungsweise Downstream-Zulieferer entgegenstehen. Außerdem sollten sie sich gegenüber dem nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichteten Unternehmen auf den Grundsatz der Datensparsamkeit berufen und nur notwendige Daten mit Bezug zur Lieferkette weitergeben, wie zum Beispiel zu Zulieferern oder Produktionsorten.

Vorsicht bei der Übermittlung von Daten und Informationen

Bei Gefahr einer Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen sollten KMU-Zulieferer diese durch eine Vertraulichkeitsvereinbarung und durch angemessene Datensicherheit vom Vertragspartner schützen lassen. Darüber hinaus sollten sie bei Datenanfragen oder Auskunftsersuchen von Unternehmen um eine fundierte Begründung bitten und nur dann Daten zur Verfügung stellen, wenn eine entsprechende, auf dem LkSG basierende, risikobasierte Begründung vorliegt. Keinesfalls sollten sie sich vertraglich dazu verpflichten, Daten an das vom LkSG erfasste Unternehmen zu übermitteln, auf die sie keinen gesicherten oder nur beschränkten Zugriff haben, zum Beispiel Informationen über mittelbare Upstream- und Downstream-Zulieferer. Und sie sollten sicherstellen, dass Vorkehrungen zum Schutz der übermittelten Daten beim verpflichteten Unternehmen getroffen werden – etwa durch Vertraulichkeitsvereinbarungen und durch angemessene Datensicherheit.

Auf angemessene Pflichtenverteilung zwischen den Vertragspartnern achten

Auch bei der Zusammenarbeit von KMU-Zulieferern mit nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen im Rahmen von Präventionsmaßnahmen gibt es einiges zu beachten. So ist KMU-Zulieferern im Kontext einer angemessenen Pflichtenverteilung zum Beispiel anzuraten, mit ihren Vertragspartnern zu vereinbaren, dass Letztere selbst Schulungen und Weiterbildungen anbieten und gegebenenfalls risikobasierte Auditierungen durchführen oder die Kosten für von KMUs durchgeführte Schulungen, Weiterbildungen und Auditierungen erstatten. Eine Auditierung beim KMU-Zulieferer sollte allerdings nur dann zulässig sein, wenn ein LkSG-Verstoß substantiiert nachgewiesen wurde.
KMU-Zulieferer sollten außerdem nur Zusicherungen von LkSG-Standards unterschreiben, auf die sie tatsächlich Einfluss haben und die sie einhalten können, um eine potenzielle Schadensersatzhaftung oder die Beendigung der Geschäftsbeziehung wegen Vertragsverletzung zu vermeiden. Bei Zusicherungen sollte der KMU-Zulieferer immer prüfen, ob eine Zusammenarbeit zwischen dem nach dem LkSG verpflichteten Unternehmen und dem Zulieferer zur Umsetzung von Präventionsmaßnahmen bei Upstream- beziehungsweise Downstream-Zulieferern sinnvoll ist, um zum Beispiel gemeinsam mehr Einfluss auf die Upstream- beziehungsweise Downstream-Zulieferer ausüben zu können.

Bei LkSG-Verstößen sofort reagieren

Bei der Zusammenarbeit im Rahmen von Abhilfemaßnahmen sollte sichergestellt werden, dass das Unternehmen in Zukunft als zuverlässiger Zulieferer angesehen wird. Deshalb ist es ratsam, bei einem LkSG-Verstoß die folgenden zwei Schritte durchzuführen:
  • Der KMU-Zulieferer sollte zunächst ermitteln, inwieweit er zu dem Verstoß beigetragen hat (beziehungsweise haben könnte).
  • Der KMU-Zulieferer, der zu einem LkSG-Verstoß beigetragen hat (beziehungsweise haben könnte), sollte überprüfen, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen, um dann die erforderlichen Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, also unverzüglich darauf hinzuwirken, dass Verstöße in seinem eigenen Geschäftsbereich beendet werden, sofern dies mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in angemessener Weise möglich ist.
KMUs sollten außerdem darauf achten, dass ihre nach dem LkSG verpflichteten Kunden ihnen im Falle von Abhilfemaßnahmen nur die nach dem LkSG zulässigen und geeigneten Maßnahmen auferlegen.
IHK Region Stuttgart