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Entsendung von Mitarbeitern nach Polen

Arbeitnehmer, die vorübergehend nach Polen entsendet werden, müssen den Behörden in aller Regel im Voraus gemeldet werden. Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, um nicht in juristische oder steuerliche Fallstricke zu tappen, klärt dieser Artikel.

1. Meldepflichtige Tätigkeiten

Wollen Arbeitgeber einen Mitarbeitenden zur Ausführung einer Dienstleistung nach Polen entsenden, so müssen Sie in der Regel eine Entsendemeldung im nationalen Entsendeportal abgeben, anhand derer die Einhaltung der polnischen Lohn- und Arbeitsbedingungen überprüft wird.

Im Gegensatz zu einigen anderen Zielländern bestehen in Polen nur wenige Ausnahmen von dieser Pflicht. Dies betrifft insbesondere typische Geschäftsreisen, bei denen die Arbeitnehmer nicht aktiv an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt sind.

Meldepflichtig	Nicht meldepflichtig
Inbetriebnahme, Montage, Reparatur und sonstige Serviceleistungen	Vertragsverhandlungen
Auftaktveranstaltungen (Kick-Off-Meeting) zum Start eines gemeinsamen Projekts	Interne Besprechungen mit Tochterunternehmen
Aufbau und Betreuung von Messeständen	Besuche von Messen, Seminaren, Konferenzen, Workshops, Besprechungen
	Rein repräsentative Treffen mit polnischen Geschäftspartnern

2. Meldepflichten

Besteht nach den obigen Kriterien eine Meldepflicht, so ist für den entsendeten Mitarbeiter eine Entsendemeldung, sowie – ab einer gewissen Länge der Entsendung – eine Aufenthaltsmeldung durchzuführen.

a) Entsendemeldung

Die Entsendemeldung ist an das staatliche Arbeitsinspektorat (Panstwowa Inspeckcja Pracy) zu richten und kann persönlich, postalisch oder elektronisch erfolgen.

Für eine persönliche oder postalische Meldung muss zunächst das offizielle Entsendeformular (engl.) ausgefüllt werden. In diesem werden die Daten des entsendeten Mitarbeiters und des entsendenden Unternehmens sowie die wesentlichen Eckpunkte der Entsendung abgefragt.

Die Adresse, bei der das Entsendeformular abgegeben werden oder an die es gesendet werden kann, lautet:

PAŃSTWOWA INSPEKCJA PRACY,
GŁÓWNY INSPEKTORAT PRACY
ul. Barska 28/30,
02-315 Warszawa

Unternehmen, die über eine qualifizierte digitale Signatur verfügen, können die Entsendemeldung auch digital über das offizielle Meldeportal (engl.) der polnischen Regierung durchführen. Eine Übersendung der Meldung via E-Mail ist hingegen nicht möglich.

Hinweis: Die Entsendemeldung muss spätestens an dem Tag erfolgen, an dem der entsendete Arbeitnehmer seine Arbeit in Polen aufnimmt. Erfolgt die Entsendemeldung zu einem späteren Zeitpunkt oder wird sie gar nicht durchgeführt, drohen Bußgelder in Höhe von 1.000 bis 30.000 PLN (ca. 231 bis 6950 EUR).

b) Aufenthaltsmeldung

Bei Aufenthalten von 30 Tagen oder mehr muss der entsendete Mitarbeiter sich beim zuständigen Gemeindeamt (Urząd Gminy) des Aufenthaltsortes anmelden. Neben dem Anmeldeformular ist ein Reisepass oder Personalausweis bzw. ein Dokument vorzulegen, das bestätigt, dass ein Ausländer das Recht zum Aufenthalt in dem von ihm bewohnten Wohnraum besitzt (bspw. ein Mietvertrag).

Dauert die Entsendung länger als drei Monate, muss der entsendete Mitarbeiter zudem eine befristete Aufenthaltsgenehmigung bei der zuständigen Behörde der jeweiligen Woiwodschaft beantragen. Hierdurch wird ihm eine Freizügigkeitsbescheinigung erteilt.

Neben dem Antragsformular müssen die folgenden Unterlagen dem Antrag beigefügt werden:

zwei Kopien des unterzeichneten Antrags,
zwei Kopien des Reisepasses oder Personalausweises bzw. eines anderen die Identität und Staatsangehörigkeit des Antragstellers bestätigenden Dokuments,
der Entsendevertrag bzw. eine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers über die Tätigkeit des betroffenen Arbeitnehmers in Polen oder über die Absicht dem Mitarbeiter mit der Tätigkeit zu betrauen (aus diesen Unterlagen muss ausdrücklich der Zeitpunkt und die Dauer der Entsendung sowie die Höhe der Vergütung ersichtlich sein),
eine A1-Bescheinigung (ausgestellt durch den Sozialversicherungsträger des Mitarbeiters) sowie die Europäische Krankenversicherungskarte

3. Bestellung eines Vertreters vor Ort

Für den Zeitraum der Entsendung ist es erforderlich, dass das entsendende Unternehmen eine in Polen ansässige Kontaktperson benennt, die als Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion fungiert und das Unternehmen in sämtlichen Angelegenheiten vertritt. Diese Kontaktperson ist auch dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die polnischen Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden, und steht im Falle von Inspektionen zur Verfügung.

Zusätzlich dazu müssen alle entsendungsrelevanten Unterlagen wie Kopien des Arbeitsvertrags, Arbeitszeitnachweise und Lohnunterlagen des Arbeitnehmers bis zu zwei Jahre nach Beendigung des Einsatzes in Polen aufbewahrt werden.

Sowohl die Vertretung als auch die Verwahrung der Dokumente kann durch die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) erfolgen.

4. Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts

Zweck der Entsendemeldung ist es, dass ausländische Arbeitnehmer in den wichtigsten Bereichen dem gleichen Schutz unterworfen werden wie die Arbeitnehmer im Zielland. Entsprechend müssen entsendende Unternehmen Ihren Mitarbeitern in Polen insbesondere in den Punkten Arbeitszeit, Urlaub, Mindestlohn/Vergütung und Arbeitssicherheit die geltenden polnischen Gesetze beachten.

In Polen gilt ein allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn. Dieser beträgt derzeit (Stand: Februar 2024) 4.242 PLN (ca. 978 EUR), ab Juli 2024 dann 4.300 PLN (ca. 991 EUR). Allerdings kann die Mindestvergütung im Anwendungsbereich eines Tarifvertrags (zwischen Arbeitgeber und Betriebsgewerkschaft) oder einer Vergütungsverordnung (bei Arbeitgebern mit min. 50 Mitarbeitern, die nicht von einem Tarifvertrag erfasst sind) auch höher ausfallen.

Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Tag bzw. 40 Stunden pro Woche. Einschließlich Überstunden darf die wöchentliche Arbeitszeit 48 Stunden im üblichen Abrechnungszeitraum nicht übersteigen. In Vollzeit beschäftigte Arbeitnehmer haben nach polnischem Recht einen Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr. Ab 10 Jahren Betriebszugehörigkeit erhöht sich dieser Anspruch auf 26 Tage pro Jahr.

Über die Entsendemeldung (siehe oben) müssen der Arbeitsinspektion vorab die Bedingungen der Mitarbeiterentsendung mitgeteilt und ihr zudem vor Arbeitsabtritt die Begutachtung der Arbeitsstelle ermöglicht werden.

Weiterführende Informationen:

Quelle: IHK Stuttgart
Stand: Mai 2024