E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Es gibt aber Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinunternehmen, die – geregelt durch das Jahressteuergesetz 2024 – E-Rechnungen zwar empfangen, aber nicht versenden können müssen. „Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt hin zu einer digitalen und effizienten Verwaltung von Geschäftsvorgängen. Vor allem für kleine Betriebe ist sie allerdings herausfordernd, da diese in der Regel nur wenige Rechnungen ausstellen“, sagt Susanne Herre, Hauptgeschäftsführerin der IHK Region Stuttgart. Die IHK sieht daher die Politik in der Pflicht, entsprechende Rahmenbedingungen zu schaffen, damit kleinen Unternehmen niederschwellige und effiziente Lösungen zur Verfügung stehen.

„In unserer aktuellen IHK-Konjunkturumfrage haben sich einige Unternehmen eher kritisch zur E-Rechnung geäußert. Sie sehen darin viel Aufwand, aber keinen Nutzen,“ so Herre. Es gäbe aber auch Betriebe, die sich durch die Neuerung mehr Effizienz bei den Rechnungsprozessen versprechen. „Nach unserer Wahrnehmung sind große Unternehmen, IT-affine Unternehmen und die Unternehmen, die bereits Aufträge an die öffentliche Hand ausführen, bei der Umstellung auf E-Rechnung aufgeschlossener und einen Schritt weiter als mancher Kleinbetrieb.“

Der verpflichtende Einsatz der E-Rechnung soll den Rechnungsprozess automatisieren und standardisieren, was zu einer einfacheren Buchhaltung und weniger Fehlerquellen führen soll. Rechnungen sollen künftig elektronisch übertragen und archiviert werden. Dies soll Zeit und Ressourcen sparen. Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entspricht. Die E-Rechnung bereitet auf das elektronische Meldesystem vor. Dieses ist bereits in anderen EU-Ländern im Einsatz.

Der deutsche Gesetzgeber hat im ersten Schritt die E-Rechnungspflicht eingeführt, die für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt. Aber es gibt Ausnahmen: Die Regelungen zur verpflichtenden E Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gilt die E-Rechnungspflicht nicht bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und für viele steuerfreie Umsätze.

Im zweiten Schritt soll zu einem späteren Zeitpunkt die transaktionsbezogene elektronische Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung (Meldesystem) eingeführt werden. Hierfür ist die E-Rechnung Voraussetzung. Weil die erstmalige Umstellung für viele Unternehmen mit Aufwand verbunden ist, hat sich die Bundesregierung für eine gestaffelte Einführung der Rechnungsausstellungspflicht entschieden. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Beim Empfang von E-Rechnungen hingegen gibt es keine Übergangsregelungen. Daher müssen alle Unternehmer – auch Kleinunternehmer – ab dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von elektronischen Rechnungen treffen. Für den Rechnungsempfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus.

Wie die E-Rechnungen umgesetzt werden müssen, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Erforderlich ist im ersten Schritt vor allem der Einsatz einer Visualisierungssoftware. Perspektivisch ist dann die Wahl einer geeigneten Softwarelösung, die die elektronische Rechnungserstellung und den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht, wichtig. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse ermöglicht. Zusätzlich empfiehlt es sich, Schulungen und Workshops für Mitarbeitende anzubieten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Personen mit den neuen Prozessen vertraut sind.

Zudem ist es wichtig, sich rechtzeitig damit auseinandersetzen, wie E-Rechnungen archiviert werden. Hierbei sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Wichtig ist insbesondere, dass die E-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren ist.

Die IHK Region Stuttgart bietet ausführliche Informationen auf der Webseite zum Thema E-Rechnung. Auch die wichtigsten Schritte beim Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung werden in einem ausführlichen Artikel erklärt.