Umsetzung in der Praxis

E-Rechnung: Umsetzung in der Praxis

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im nationalen B2B-Sektor elektronische Rechnungen gemäß den neuen Vorschriften empfangen und verarbeiten können. Diese Neuerung wird viele Unternehmen und ihre Geschäftsabläufe erheblich beeinflussen: Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern bringt gleichzeitig einige Herausforderungen mit sich.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte beim Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung. Nur mithilfe einer umfassenden Strategie können die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung voll ausgeschöpft werden.

Die konkreten Schritte und deren Reihenfolge hängen immer von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Dazu gehören zum Beispiel die bestehenden internen Systeme und Abläufe. Auch andere Rahmenbedingungen, möglicherweise branchenspezifisch, spielen eine Rolle, wie der aktuelle Digitalisierungsstand bei Kunden, Lieferanten und steuerlichen Beratern.

Bei der Einführung der E-Rechnung sind nicht nur die technischen Gegebenheiten, sondern auch die aktuelle Gesetzgebung von größter Bedeutung. Mehr Informationen zu rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie in dem Artikel “E-Rechnungspflicht kommt”.

Schritt 1: Aktuelle Rechnungsprozesse analysieren

Starten Sie mit einer detaillierten Untersuchung Ihrer bestehenden Rechnungsprozesse, um notwendige Anpassungen zu erkennen. Es ist wichtig, nicht nur analoge Prozesse zu digitalisieren, sondern auch die Prozesse selbst zu überdenken.

Bewerten Sie, wie effizient und sinnvoll die aktuelle Rechnungserfassung und -bearbeitung ist.
Identifizieren Sie die Zuständigen für einzelne Schritte des Rechnungsbearbeitungsprozesses.
Ermitteln Sie, ob Ihre IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten kompatibel ist.

Schritt 2: E-Mail-Adresse für Rechnungseingang einrichten

Viele Unternehmen haben bereits eine solche E-Mail-Adresse. Für die Verarbeitung der E-Rechnungen, vor allem wenn diese automatisch passieren soll, ist ein solches Postfach umso wichtiger:

Erstellen Sie eine dezidierte E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen vorgesehen ist.
Informieren Sie alle Lieferanten über diese E-Mail-Adresse, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Schritt 3: Kunden und Lieferanten über die Umstellung auf E-Rechnung informieren

Die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt nur, wenn Ihre Kunden und Lieferanten bereit und in der Lage sind, diese zu empfangen bzw. zu versenden. Klären Sie mit Ihren Kunden deren Präferenzen für den Empfang von E-Rechnungen. Dazu gehören das Format (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD) und der Übertragungsweg. Stellen Sie Informationen bereit, wie Kunden dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen können (eine solche Zustimmung ist noch bis Ende 2024 erforderlich).

Schritt 4: Das richtige Format und den Übertragungsweg wählen

Es gibt keine offiziellen Vorgaben seitens der Finanzverwaltung, die die Software bestimmen. Die Unternehmen können also selbst ein Programm auswählen – sie müssen sich dabei aber an die europäische Norm EN16931 halten, bzw. die entsprechenden Formate unterstützen, die den Standard für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen festlegt.

Entscheiden Sie sich für ein elektronisches Rechnungsformat, wie beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD oder andere EN16931-konforme Formate. Berücksichtigen Sie dabei die Kompatibilität mit den Systemen Ihrer Geschäftspartner und Kunden, das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und Standards, wie der EU-Richtlinie 2014/55/EU, sowie die Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware. Verwenden Sie eine geeignete Software oder ein geeignetes System für die Rechnungsstellung und Archivierung, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Achten Sie darauf, dass die Software-Funktionen für digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmechanismen bietet, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten.

Auch macht es Sinn, bereits bestehende E-Rechnungsformate von zentralen Lieferanten beziehungsweise Kunden zu ermitteln, um sie anschließend zu adaptieren. In der Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern sind beispielsweise Rechnungen im Format XRechnung der geforderte Standard. Sprechen Sie Kunden und Lieferanten darauf an.

Formate:

XRechnung ist der in Deutschland national festgelegte Standard für elektronische Rechnungen. Dieser Standard basiert auf dem Europäischen Normungsdokument EN 16931 und verwendet ein strukturiertes XML-Format für E-Rechnungen. Für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber ist die Nutzung von XRechnung verpflichtend.
- Auf dieser Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat finden Sie die Spezifikation Standard XRechnung und weitere Informationen, die für die Umsetzung des Formats notwendig sind.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF-Format und einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dieses Format erleichtert die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen, da es sowohl für Menschen als auch für Systeme lesbar ist.
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII): Ein XML-basiertes Format, das von der UN/ECE entwickelt wurde und international genutzt wird.
UBL (Universal Business Language): Ein standardisiertes XML-Dokumentformat für den elektronischen Austausch von Geschäftsinformationen.
Factur-X Ein hybrides Format, das ZUGFeRD und das französische FNFE-Mandat kombiniert und sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF in einer Datei enthält.
EDI bezeichnet einen weiteren Standard für den elektronischen Datenaustausch, den Elektronic Data Interchange, der überwiegend in der Industrie zum Einsatz kommt. Dabei kommunizieren unterschiedliche ERP-Systeme der Geschäftspartner. Der Austausch erfolgt automatisch nach festgelegten internationalen Standards und immer in Form von strukturierten, maschinenlesbaren Daten. EDI ist dabei keine einzelne Technologie, sondern vielmehr das Zusammenspiel verschiedener elektronischer Prozesse, Übertragungsprotokolle und Dokumentenstandards, das ein EDI-System ausmacht.

Die unterschiedlichen Standards zeigen, dass jede betriebliche Situation anders ist und somit die Entscheidung für den einzusetzenden Standard individuell zu treffen ist.

Auch für die Übermittlung gibt es kein festgelegtes Verfahren. Eine elektronische Rechnung kann auf verschiedenen digitalen Wegen übermittelt werden. Häufig bestimmt der Rechnungsempfänger den Übertragungsweg. Es ist daher hilfreich, sich im Vorfeld abzustimmen und gemeinsam den passenden Übertragungsweg zu vereinbaren. Wichtig ist, dass die strukturierten Daten revisionssicher gespeichert werden müssen. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Dafür reicht es nicht, die Daten auf einer Festplatte oder einem Server abzuspeichern. Es muss ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem eingerichtet werden. Zu den gängigen Übertragungswegen gehören beispielsweise:

Peppol Access Point: Ein Netzwerk, das Unternehmen die elektronische Kommunikation ermöglicht und die Nutzung von Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) unterstützt.
Web-Portale: Plattformen, die den Upload und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen, oft mit verschiedenen Integrationsoptionen.
Datenübertragung per SFTP: Direkte Übertragung von E-Rechnungen über sichere Protokolle wie z.B. SFTP (Secure File Transfer Protocol).

Schritt 5: Implementierung der IT-Infrastruktur

Investieren Sie in die erforderliche IT-Infrastruktur oder aktualisieren Sie bestehende Systeme, um das gewählte elektronische Rechnungsformat zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Systeme das strukturierte elektronische Format korrekt verarbeiten können. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen, um die Integrität und Authentizität der E-Rechnungen zu gewährleisten. Informieren, schulen und involvieren Sie Ihre Mitarbeiter, um die Umstellung zu unterstützen.

Schritt 6: Testphase

Führen Sie eine umfassende Testphase durch, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme korrekt konfiguriert sind und E-Rechnungen fehlerfrei ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können. Dazu gehören interne Tests mit verschiedenen Szenarien und Geschäftspartnern, das Beheben auftretender Probleme und die Optimierung der Prozesse. Nehmen Sie sich genügend Zeit für das Testen und entwickeln Sie realistische Testfälle. Notieren Sie sich jede Abweichung, um sicherzustellen, dass der Prozess letztendlich fehlerfrei funktioniert.

Schritt 7: Vollständige Implementierung der E-Rechnung

Nach einer erfolgreichen Testphase und der Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern führen Sie die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen durch. Beginnen Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Zeitplänen. Überwachen Sie die ersten Phasen der Umstellung und bieten Sie Unterstützung bei auftretenden Fragen. Stellen Sie sicher, dass die neuen Prozesse langfristig compliant und effizient bleiben.

Schritt 8: Laufende Überwachung und Anpassung

Auch nach der Einführung der E-Rechnung sind die regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen Ihrer E-Rechnungsprozesse notwendig, um die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen und Effizienzgewinne zu maximieren. Überwachen Sie die Nutzung und Akzeptanz der E-Rechnung bei internen und externen Stakeholdern. Passen Sie Ihre IT-Infrastruktur und Prozesse entsprechend den technologischen Fortschritten und rechtlicher Änderungen an.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Verwaltungsprozesse zu modernisieren, Kosten zu reduzieren und die Umweltbelastung zu verringern. Mit einer systematischen Vorbereitung und Implementierung können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristige wirtschaftliche Vorteile erzielen. Es ist wichtig, frühzeitig mit der Planung zu beginnen und alle relevanten Stakeholder aktiv in den Umstellungsprozess einzubeziehen.