Arbeitsvertrag

Die ersten Arbeitnehmer einstellen

Stand: August 2023
Neue Mitarbeiter einzustellen, ist für Betriebsinhaber oft mit viel Bürokratie verbunden. Dieser Onlineartikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Regelungen und insbesondere die Pflichten des Arbeitgebers. Er ist als Hilfestellung für Unternehmer gedacht, kann aber die vielfältigen Rechtsprobleme nicht abschließend behandeln.

1. Arbeitnehmerbegriff

Zunächst sollte geklärt sein, ob der neue Mitarbeiter überhaupt Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne ist. Ansonsten finden nämlich das Arbeitsrecht und damit auch dieser Artikel keine Anwendung.
§ 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) stellt klar, wer als Arbeitnehmer unter das Arbeitsrecht fällt. Demnach ist Arbeitnehmer, wer durch den Arbeitsvertrag im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist.
Im Vordergrund und besonders wichtig dabei ist der Grad der „persönlichen Abhängigkeit“. In der Praxis prüfen die Gerichte, ob die Person in die vom Arbeitgeber geschaffene und kontrollierte Arbeitsorganisation eingegliedert ist und ob der Arbeitgeber ein Weisungsrecht hat vor allem bezüglich Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung.
Nicht zu den Arbeitnehmern gehören sogenannte freie Mitarbeiter bzw. Selbstständige im Allgemeinen, die unternehmerisch tätig sind und im Wesentlichen frei ihre Tätigkeit und Arbeitszeit gestalten können. Entscheidend dabei ist nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit in der Praxis.
Auch in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht ist die Abgrenzung wichtig. Geht der Arbeitgeber zu Unrecht davon aus, dass die Person ein “Selbstständiger” ist, müssen unter Umständen später Sozialversicherungsbeiträge nachentrichtet werden.
Weitere Informationen zum Thema: Scheinselbstständigkeit

2. Einstellungsverfahren

Bereits im Einstellungsverfahren sind zahlreiche Rechtsnormen zu beachten. Besonders praxisrelevant und immer wieder der Grund, warum arbeitsrechtliche Streitigkeiten bereits vor Abschluss des eigentlichen Arbeitsvertrags vor Gericht landen, ist dabei insbesondere das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Danach ist jede unmittelbare oder mittelbare Benachteiligung aus Gründen (“wegen”)
  • der Rasse,
  • der ethnischen Herkunft,
  • des Geschlechts,
  • der Religion,
  • der Weltanschauung,
  • einer Behinderung,
  • des Alters oder
  • der sexuellen Identität
unzulässig. Differenzierungen nach einem dieser acht Merkmale sind nur in eng eingeschränkten Fällen und bei Vorliegen besonderer Rechtfertigungsgründe zulässig. Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot können zu empfindlichen Schadensersatzpflichten des Arbeitgebers führen.
Hinweis: Das AGG ist nicht nur im Rahmen des Einstellungsverfahrens zu beachten, sondern auch bei der Durchführung des Arbeitsverhältnisses (etwa bei der Gestaltung der Arbeitsbedingungen) bis hin zu dessen Beendigung (etwa bei Ausspruch einer Kündigung) und darüber hinaus (etwa bei der betrieblichen Altersversorgung).

2.1 Stellenanzeige

Um Entschädigungs- beziehungsweise Schadensersatzforderungen abgelehnter Bewerber zu vermeiden, müssen Stellenausschreiben rechtlich zulässig und insbesondere im Hinblick auf das AGG strikt neutral gefasst werden. Das AGG zwingt zwar nicht ausdrücklich zur benachteiligungsfreien Ausschreibung. Eine nicht neutral gefasste Stellenausschreibung begründet aber eine vom Arbeitgeber zu widerlegende Vermutung für einen Verstoß gegen das Diskriminierungsverbot bei der Bewerberauswahl. Das bedeutet: sollte es in einem solchen Fall zu einer Verhandlung vor dem Arbeitsgericht kommen, ist der Arbeitgeber zunächst einmal am Zug und muss nachweisen, dass er eben keine unzulässige Diskriminierung vorgenommen hat. Wir empfehlen Arbeitgebern, diese ungünstige Position schon von Anfang an zu vermeiden, indem die Stellenausschreibung strikt neutral formuliert wird.
Hierbei sollten insbesondere folgende Punkte beachtet werden:
  • Berufsbezeichnungen sollten geschlechtsneutral formuliert werden und alle drei Geschlechtsoptionen (männlich, weiblich, divers) beinhalten. Empfehlenswert ist die Verwendung geschlechtsunabhängiger Ober-/ Funktionsbegriffe, wie z. B. „Bürofachkraft (m/w/d)“, „Assistenz (m/w/d)“, „Stelle in der Buchhaltung (m/w/d)“ oder „Betreuungspersonal (m/w/d)“.
  • Ob Formulierungen mit sogenanntem Gender-Sternchen, Gender-Doppelpunkt oder Gender-Gap eine Alternative darstellen, wird unterschiedlich beurteilt. Einige Arbeitsgerichte haben eine Diskriminierung wegen des Geschlechts abgelehnt, da solche Formulierungen gerade symbolisieren würden, dass alle Geschlechter einbezogen werden.
  • Altersgrenzen sollten vermieden werden, da jede Benachteiligung aufgrund eines höheren, aber auch eines geringeren Lebensalters grundsätzlich verboten ist. Problematisch und in der Regel unzulässig sind daher Formulierungen wie „Berufsanfänger“, „Rentner zum Nebenerwerb“ oder „junges dynamisches Team“.
  • Erforderliche Sprachkenntnisse sollten neutral formuliert werden. Problematisch sind insbesondere Formulierungen wie „Muttersprache“ oder „akzentfrei“.
  • Keine Floskeln wie „belastbar“, „gut zu Fuß“ oder „stresserprobt“ verwenden, die körperliche oder geistige Handicaps ausschließen.
  • Keine Lichtbilder einfordern, außer diese sind für die konkrete Tätigkeit zwingend erforderlich (z.B. Model).
Hinweis: Vorsicht ist auch bei der Formulierung von Absageschreiben geboten. Auch diese sollten möglichst neutral formuliert werden und keine Hinweise auf das Anforderungsprofil und die (fehlende) Erreichbarkeit durch den Bewerber enthalten.

2.2 Fragerecht des Arbeitgebers

Bei der Befragung von Bewerbern muss der Arbeitgeber bedenken, dass sein Fragerecht nicht uneingeschränkt gilt.
Grundsätzlich gilt, dass eine Frage nur zulässig ist, wenn der Arbeitgeber objektiv ein berechtigtes Interesse an deren wahrheitsgemäßen Beantwortung hat. Dies ist grundsätzlich dann anzunehmen, wenn die Beantwortung der Frage für den angestrebten Arbeitsplatz und die zu verrichtende Tätigkeit selbst von Bedeutung ist und somit einen Bezug zum Anforderungsprofil der Stelle hat. Fragen zum Beispiel nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten oder Wettbewerbsverboten aus früheren Arbeitsverhältnissen sind grundsätzlich zulässig.
Beantwortet der Bewerber eine zulässige Frage unrichtig, darf der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten.
Hingegen sind Fragen zum Beispiel nach der Schwangerschaft/Mutterschaft, Familienplanung, Schwerbehinderung, Krankheiten, Vermögensverhältnissen, Religions-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit grundsätzlich unzulässig, es sei denn, es kann im Einzelfall ein objektiv berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an deren wahrheitsgemäßen Beantwortung begründet werden.
Stellt der Arbeitgeber dem Bewerber eine unzulässige Frage, darf der Bewerber diese unwahrheitsgemäß beantworten, sogenanntes Recht zur Lüge. Im Anwendungsbereich des AGG schafft der Arbeitgeber durch die unzulässige Frage eine Indiztatsache, die zur Beweislastumkehr im Rahmen eines Schadensersatzanspruchs führen kann.

2.3 Ersatz von Vorstellungskosten

Die Durchführung eines persönlichen Vorstellungsgesprächs obliegt der Entscheidung des Arbeitgebers. Auch wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt, sind Vorstellungskosten (grundsätzlich die An- und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln; ausnahmsweise auch Übernachtung, Verpflegung, Verdienstausfall) des Bewerbers zu erstatten, wenn die Vorstellung auf Einladung des Arbeitgebers erfolgte.
Dies kann jedoch im Einladungsschreiben ausdrücklich ausgeschlossen werden. Der Arbeitgeber kann sich auch bereit erklären, die Vorstellungskosten des Bewerbers nur teilweise zu übernehmen. Dann muss in der Einladung konkret festgelegt sein, was und in welcher Höhe erstattet wird.

2.4 Beteiligung des Betriebsrats

Bei der Personalplanung ist der Betriebsrat zu beteiligen (vgl. §§ 92 ff. Betriebsverfassungsgesetz). Entsprechend hat der Betriebsrat Unterrichtungs-, Beratungs- und Vorschlagrechte. Er kann zudem vom Arbeitgeber verlangen, dass zu besetzende Arbeitsplätze vor ihrer Besetzung innerhalb des Betriebes ausgeschrieben werden. Auf den Inhalt der Stellenausschreibung hat der Betriebsrat aber kein Einflussrecht. Möchte der Arbeitgeber Personalfragebögen verwenden oder allgemeine Beurteilungsgrundsätze aufstellen, bedürfen diese der Zustimmung des Betriebsrats. Für Richtlinien zur personellen Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen gilt dasselbe. In Betrieben mit mehr als 500 Arbeitnehmern kann der Betriebsrat die Aufstellung solcher Richtlinien bezüglich fachlicher und persönlicher Eignung verlangen.
Besteht bei Betrieben mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ein Betriebsrat, so ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen (§ 99 Betriebsverfassungsgesetz).

3. Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag ist neben zahlreichen einschlägigen Gesetzen, Tarifverträgen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen die wesentliche Rechtsquelle zur Bestimmung des Inhalts eines Arbeitsverhältnisses.

3.1 Formulararbeitsverträge, Allgemeine Geschäftsbedingungen

Bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen greifen viele Unternehmen auf sogenannte Formulararbeitsverträge, die den Arbeitnehmern nur noch zur Unterschrift vorgelegt und zur mehrmaligen Verwendung gedacht sind.
Formulararbeitsverträge sind rechtlich Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) mit der Folge, dass Arbeitsvertragsklauseln in solchen Verträgen einer Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB wie bei “normalen” AGB unterworfen sind.
Vor diesem Hintergrund müssen bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages und der Formulierung einzelner Vertragsbedingungen insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden:
  • Verbot überraschender Klauseln (§ 305c Abs. 1 BGB): Überraschend sind Formulierungen dann, wenn sie so ungewöhnlich sind, dass der Arbeitnehmer nicht mit ihnen zu rechnen braucht. Dabei sind alle Umstände des Vertrags wichtig, etwa auch dessen äußeres Erscheinungsbild. So dürfen für den Arbeitnehmer nachteilige Klauseln beispielsweise nicht an untypischen Stellen im Text „versteckt“ werden (z.B. eine Befristungsabrede unter der Überschrift „Sonstiges“). Auch ein deutliches Abweichen von vorherigen Ankündigungen kann überraschend sein. Überraschende Klauseln werden nicht Inhalt des Arbeitsvertrages.
  • Unklare Formulierungen gehen zu Lasten des Arbeitgebers (§ 305c Abs. 2 BGB): Wenn der Arbeitgeber eine Formulierung gewählt hat, die mindestens zwei Auslegungen zulässt, gilt grundsätzlich die für den Arbeitnehmer günstigere Auslegung.
  • Verbot unangemessener Benachteiligung (§ 307 Abs. 1 BGB): Unwirksam sind insbesondere Klauseln in Arbeitsverträgen, die mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung, von der abgewichen wird, nicht zu vereinbaren ist. Eine unangemessene Benachteiligung kann auch vorliegen, weil eine Klausel nicht klar und verständlich (z.B. Abgeltungsklauseln für Überstunden ohne Angabe der Stundenzahl) oder widersprüchlich (z.B. Gratifikationsklauseln mit Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalt) ist.

3.2 Form

Grundsätzlich sind auch mündlich geschlossene Arbeitsverträge rechtsgültig (Ausnahmen: Befristungsabreden in befristeten Arbeitsverträgen sowie Klauseln über nachvertragliche Wettbewerbsverbote, diese sind zwingend schriftlich abzufassen).
Jedoch empfiehlt sich aus Nachweisegründen ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Das „Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis wesentlichen Bedingungen“ (Nachweisgesetz) verpflichtet den Arbeitgeber ohnehin dazu, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, die Niederschrift eigenhändig zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen, soweit sie sich nicht bereits aus einem schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag ergeben.
Update August 2022: Das Nachweisgesetz wurde mit Wirkung zum 1. August 2022 neu gefasst. Unter anderem wurde der Katalog der schriftlich niederzulegenden Mindestinhalte von Arbeitsverhältnissen erweitert. Neu ist auch, dass ein Verstoß gegen das Gesetz als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann.
Weitere Informationen zum Thema: Änderung des Nachweisgesetzes zum 1. August 2022
Im Arbeitsvertrag können weitere Punkte vereinbart und geregelt werden, wie beispielsweise Verschwiegenheitsverpflichtungen, Nebentätigkeiten, Verfall- und Ausschlussfristen, Reisekosten etc.

3.3 Arbeitsvertragsmuster

Die IHK Offenbach am Main bietet auf ihrer Internetseite Musterarbeitsverträge zum kostenlosen Download an.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Muster stets nur eine Orientierungshilfe darstellen und unbedingt auf den konkreten Einzelfall anzupassen sind. Eine Haftung für den Inhalt und die Aktualität der Muster wird nicht übernommen. Für eine rechtssichere, individuelle Vertragsgestaltung empfiehlt sich die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts.

3.4 Besondere Vertragsformen

Neben den unbefristeten Arbeitsverträgen mit Vollzeitkräften können auch befristete oder Teilzeit-Arbeitsverträge geschlossen werden sowie Verträge mit geringfügig Beschäftigten.
Der Teilzeitarbeitsvertrag ist ein normaler Arbeitsvertrag, der sich von einem Vollzeitarbeitsverhältnis durch die reduzierte Arbeitszeit unterscheidet. Arbeitet die Teilzeitkraft nur an bestimmten Wochentagen, ist der Urlaubsanspruch entsprechend zu reduzieren. Das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG) verbietet eine Diskriminierung teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer. Das heißt, sie dürfen wegen der Teilzeitarbeit grundsätzlich nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer, es ei denn, es liegt eine sachliche Rechtfertigung für die Ungleichbehandlung vor. Dies gilt für sämtliche Aspekte des Arbeits- und des Sozialversicherungsrechts.
Beim befristeten Arbeitsvertrag wird der Arbeitnehmer nur für eine bestimmte Zeit eingestellt. Befristete Arbeitsverhältnisse dürfen nur geschlossen werden, wenn sie entweder durch einen von Gesetz und Rechtsprechung anerkannten Sachgrund gerechtfertigt oder – wenn ein solcher Sachgrund fehlt – bei Ersteinstellung grundsätzlich auf maximal zwei Jahre befristet sind. Wichtig ist, dass die Befristung immer schriftlich vor Vertragsbeginn vereinbart werden muss, da sie sonst unwirksam ist.
Nähre Informationen zum Thema: Befristete Arbeitsverträge
Ein Arbeitsverhältnis ist auch als geringfügige Beschäftigung möglich. Eine Beschäftigung kann zum einen wegen der Höhe des Arbeitsentgelts bis zu 520 Euro (geringfügig entlohnte Beschäftigung) und zum anderen wegen ihrer kurzen Dauer von nicht mehr als drei Monaten oder insgesamt 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr (zeitgeringfügige Beschäftigung) geringfügig sein. Bei letztgenannter kurzfristiger Beschäftigung spielt die Höhe des Verdienstes keine Rolle, sofern keine Berufsmäßigkeit vorliegt. Für solche geringfügigen Beschäftigungen gelten sozialversicherungs- und steuerrechtliche Sonderregelungen. Arbeitsrechtlich gelten aber die gleichen Rechtsvorschriften wie für andere Arbeitnehmer auch. Zudem schreibt das Mindestlohngesetz die Dokumentation der Arbeitszeit vor.
Nähere Informationen zum Thema: Minijobs, kurzfristige Beschäftigung, Midijobs

3.5 Vergütung

Grundsätzlich können Arbeitgeber und Bewerber die Höhe der Vergütung frei aushandeln. Das Ergebnis richtet sich dabei nach Marktlage, Verhandlungsgeschick und anderen Faktoren, wie etwa das Lohngefüge im Unternehmen.
Bitte beachten Sie aber: Seit dem 1. Januar 2015 gibt es in Deutschland einen flächendeckenden gesetzlichen Mindestlohn. Dieser beträgt sei dem 1. Oktober 2022 12 Euro brutto je Zeitstunde.
Nähere Informationen zum Thema: Gesetzlicher Mindestlohn
Amtliche Statistik für Löhne und Gehälter:
Sowohl die Statistischen Ämter als auch die Bundesagentur für Arbeit halten Statistiken über Verdienste in einzelnen Berufen und Wirtschaftszweigen bereit, die als Orientierung zur Gehaltshöhe hilfreich sind.
Nähere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel Löhne und Gehälter.

3.6 Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das ArbZG bestimmt Grundnormen, wann und wie lange Arbeitnehmer höchstens arbeiten dürfen (Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen, Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeit, Sonn- und Feiertagsruhe).
Die werktägliche Arbeitszeit beträgt regulär acht Stunden (§ 3 ArbZG). Werktage im Sinne des ArbZG sind die Wochentage von Montag bis Samstag. Dies bedeutet unter Einbeziehung des Samstags als Werktag, dass regulär bis zu 48 Stunden pro Woche gearbeitet werden kann. Dabei ist immer zu beachten, dass dies die gesetzlichen Grenzen sind. Die gesetzlich mögliche Arbeitszeit kann täglich auf bis zu zehn Stunden und wöchentlich auf bis zu 60 Stunden ausgedehnt werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden werktäglich (d.h. 48 Stunden wöchentlich) nicht überschritten werden.
Ein Arbeitnehmer kann bis zu sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause beschäftigt werden (§ 4 ArbZG). Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs und weniger als neun Stunden muss eine Pausenzeit von 30 Minuten eingehalten werden. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden besteht eine Pausenzeit von 45 Minuten. Eine Einteilung der Ruhepausen in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten ist möglich, wobei jedoch mindestens nach sechs Stunden eine erneute Pause gewährt werden muss.
Zudem muss der Arbeitnehmer nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben, bevor er wieder mit der Arbeit beginnt (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
Der Arbeitgeber muss auch sicherstellen, dass die Regelungen eingehalten werden.
Zu beachten ist weiterhin, dass an Sonn- und Feiertagen grundsätzlich ein Beschäftigungsverbot gilt (§ 9 ArbZG). Ausnahmen sind unter den Voraussetzungen des § 10 ArbZG möglich oder bedürfen einer Genehmigung der entsprechenden Behörde (Gewerbeaufsichtsamt). Diese können auch eine generelle Ausnahmegenehmigung für bestimmte Tätigkeiten an Sonn- und Feiertagen aussprechen.
Weitere Informationen zu den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes finden Sie im Artikel der IHK Nord Westfalen.
Hinweis zur generellen Aufzeichnungspflicht: Bereits am 14. Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mitgliedstaaten nationale Regelungen einführen müssen, die alle Arbeitgeber verpflichten, die tägliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter aufzuzeichnen. Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgerichts (BAG) entschieden, dass das Urteil des EuGH jetzt schon zu beachten ist und Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz die geleistete Arbeitszeit aller Arbeitnehmer erfassen müssen.
Nähere Informationen zum Thema: Arbeitszeiterfassung

3.7 Urlaub

Jeder Arbeitnehmer, also auch ein geringfügig oder befristet beschäftigter Arbeitnehmer, hat Anspruch auf Urlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bezogen auf eine 6-Tage-Woche 24 Werktage im Jahr. Bei einer 5-Tage-woche besteht gesetzlich ein Urlaubsanspruch auf 20 Werktage. Der Arbeitnehmer erlangt den vollen Urlaubsanspruch nach einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten. Bei einer kürzeren Beschäftigungsdauer haben die Arbeitnehmer Anspruch auf Teilurlaub.
Nähere Informationen zum Thema: Urlaub

3.8 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bedeutet, dass Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit vom Arbeitgeber ihr volles Gehalt gezahlt bekommen.
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit besteht nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) und kann durch Vereinbarungen im Arbeitsvertrag nicht ausgeschlossen werden, das bedeutet, er ist zwingend.
Der Anspruch setzt ein bestehendes Arbeitsverhältnis von mindestens vier Wochen voraus (Wartezeit). Wird der Arbeitnehmer in den ersten vier Wochen krank, hat er demnach keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
Voraussetzung ist weiter, dass die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit die alleinige Ursache für den Ausfall der Arbeitsleistung ist. Daran fehlt es, wenn der Arbeitnehmer – wäre er gesund gewesen – aus anderen Gründen nicht gearbeitet und damit keinen Vergütungsanspruch hätte (z.B. wenn der Betrieb bestreikt wird und der Arbeitnehmer – bei Arbeitsfähigkeit – von diesem Streik auch betroffen gewesen wäre).
Der Anspruch besteht zudem nur dann, wenn den Arbeitnehmer an der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit kein Verschulden trifft. Gemeint ist hier ein „Verschulden gegen sich selbst“, d.h. ein gröblicher Verstoß gegen das von einem verständigen Menschen im eigenen Interesse zu erwartende Verhalten, was nur selten vorliegt (z. B. wenn die Arbeitsunfähigkeit durch eine Trunkenheitsfahrt selbst verschuldet wurde).
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung wegen einer Erkrankung besteht grundsätzlich für sechs Wochen (42 Kalendertage), gerechnet vom Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt während der Arbeitsunfähigkeit eine weitere Krankheit hinzu, wird der Anspruch dadurch nicht verlängert. Tritt eine neue Erkrankung auf, nachdem der Arbeitnehmer von der ersten Erkrankung wieder genesen war, beginnt die 6-Wochen-Frist wieder von neuem zu laufen.
Hinweis: Ab dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Nähere Informationen zum Thema: Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

4. Meldepflichten

Bei der Einstellung von Mitarbeitern unterliegt der Arbeitgeber mehreren Meldepflichten. Dabei handelt es sich nicht um bloße Formvorschriften. Eine Verletzung dieser Meldepflichten kann Bußgelder und schwerwiegende rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen.

4.1 Betriebsnummer

Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes – eine sogenannte Betriebsnummer. Die zuständige Stelle hierfür ist die Bundesagentur für Arbeit. Unabhängig von der Beschäftigtenanzahl wird nur eine Betriebsnummer je Unternehmen erteilt. Unter dieser Betriebsnummer sind alle Meldungen an die Krankenkasse (zum Beispiel Anmeldung, Abmeldung, Meldung bei Unterbrechung der Beschäftigung, Jahresmeldung zum 31.12., Meldung geringfügig Beschäftigter, und so weiter) vorzunehmen.
Die Betriebsnummer kann auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit als Online-Antrag auf Erteilung/Veränderung einer Betriebsnummer beantragt werden.
Weitere Informationen zum Thema: Betriebsnummer-Service

4.2 Sozialversicherungsrechtliche Anmeldung und Abführen von Sozialabgaben

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. Meldungen sind nur noch elektronisch möglich, entweder mittels zugelassener Entgeltabrechnungsprogramme oder zugelassener Ausfüllhilfen. Die gesetzlichen Krankenkassen stellen auf ihrer Webseite eine kostenlose Ausfüllhilfe zur Verfügung. Die Meldung an die Krankenkasse betrifft die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Meldung muss spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen.
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmeranteil der Gesamtversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) vom geschuldeten Arbeitsentgelt einbehalten und zusammen mit seinem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse überweisen. Die Beiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung ausgeübt worden ist. Zwei Arbeitstage vor Beitragsfälligkeit sind die Beitragsnachweise zu übermitteln.
Die Übermittlung der Beitragsnachweise erfolgt elektronisch über das elektronische Sozialversicherungsbuchhaltungssystem.
Bei geringfügig Beschäftigten besteht die Besonderheit, dass diese nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijobzentrale, idealerweise elektronisch anzumelden sind.
Über die besonderen Bestimmungen für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte informiert die Minijob-Zentrale.

4.3 Meldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung

Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer, auch die geringfügig Beschäftigten, zudem beim Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaft) anmelden und dort individuelle Beiträge entrichten. Die für den jeweiligen Wirtschaftszweig zuständige Berufsgenossenschaft kann im Portal der gewerblichen Berufsgenossenschaften ermittelt werden.
Die Unfallversicherungsbeiträge sind voll vom Arbeitgeber zu tragen und an die zuständige Berufsgenossenschaft abzuführen. Über die Fälligkeit informiert die jeweilige Berufsgenossenschaft.

4.4 Steuerrechtliche Anmeldung

Zuletzt muss der Arbeitgeber beim Finanzamt die Lohnsteuer der Mitarbeiter anmelden, diese einbehalten und an das zuständige Finanzamt weiterleiten. Die Lohnsteuer-Anmeldungen müssen elektronisch via ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden. Nähere Hinweise erteilt die Finanzverwaltung.