Ausbildung

Ausbildungsnachweis (Berichtsheft)

Im Berufsbildungsgesetz ist vorgeschrieben, dass Auszubildende einen Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) führen müssen. Dazu ist ihnen während der Ausbildungszeit Gelegenheit zu geben. Der Ausbildende (beziehungsweise Ausbilder) hat den Ausbildungsnachweis regelmäßig durchzusehen.

Berichtsheft – schriftlich oder elektronisch?

Der Ausbildungsnachweis kann schriftlich oder elektronisch geführt werden.
Schriftliches Führen liegt vor, wenn der Ausbildungsnachweis per Hand (handschriftlich) geführt wird.
Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Hierunter fallen digitale Anwendungsprogramme sowie die Erstellung am Computer (zum Beispiel Word- oder PDF-Vorlagen).
Informationen rund um die Anwendung “Digitales Berichtsheft” finden Sie im Artikel “Digitales Berichtsheft”.
Digitale Berichtshefte anderer Anbieter, sofern diese der BiBB-Empfehlung zum Führen von Ausbildungsnachweisen entsprechen (BIBB-HA Empfehlung Nr. 156), können ebenfalls genutzt werden.

Vorlagen Berichtsheft

Die Nutzung des digitalen Berichtsheftes kommt für Ihre Auszubildenden nicht in Frage? Hier stehen Ihnen die analogen Word-Vorlagen zur Verfügung:

Rolle der Ausbildungsnachweise für die Prüfungszulassung

Die ordnungsgemäß geführten Ausbildungsnachweise (Berichtsheft) sind gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Im Rahmen der Prüfungsanmeldung muss vom/von der Auszubildenden und vom Ausbilder/von der Ausbilderin per Unterschrift bestätigt werden, dass die Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt und kontrolliert worden sind.
Bei falschen Angaben kann eine Zulassung nicht erteilt bzw. eine bereits ausgesprochene Zulassung widerrufen werden.
In bestimmten Fällen kann der Prüfungsausschuss oder die zuständigen IHK-Ausbildungsberater/-innen Einsicht in die Ausbildungsnachweise verlangen, um über die Zulassung entscheiden zu können. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn umfangreiche Fehlzeiten während der Ausbildung entstanden sind. Dann muss im Einzelfall nachgewiesen werden, dass das Ausbildungsziel erreicht worden ist.
Das Berichtsheft muss für die gesamte Dauer der Ausbildung geführt werden.

Ausbildungsnachweise bei der mündlichen/praktischen Prüfung

Ist der Prüfungsteilnehmer zur Abschlussprüfung zugelassen, verlangen und prüfen die Prüfungsausschüsse am Tag der Abschlussprüfung die Ausbildungsnachweise nicht mehr. Jedoch können die IHK-Ausbildungsberater/-innen bei Unstimmigkeiten die Ausbildungsnachweise auf Verlangen einsehen.
Das Berichtsheft muss nicht mehr zur mündlichen/praktischen Prüfung mitgebracht werden.
Auszubildende können bei Bedarf ihr Berichtsheft über das Azubi-Infocenter hochladen, sofern sie von der IHK hierzu explizit aufgefordert werden.
Beispielsweise kann das für die Überprüfung der Fehlzeiten im Rahmen der Zulassung zur Abschlussprüfung der Fall sein.
Fragen beantworten Ihnen die Ausbildungsberaterinnen und Ausbildungsberater der IHK Region Stuttgart gerne.

Empfehlungen für das Führen von Ausbildungsnachweisen

  1. Auszubildende haben während ihrer Ausbildung einen Ausbildungsnachweis ordnungsgemäß zu führen. Dieser kann digital geführt werden oder es kann eines der Vorlagen genutzt werden (siehe Punkt “Vorlagen (digitales) Berichtsheft”).
  2. Die Vorlage eines vom Ausbilder und Auszubildenden abgezeichneten Ausbildungsnachweises ist gemäß § 43 Absatz 1 Nummer 2 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung.
  3. Das Führen des Ausbildungsnachweises dient folgenden Zielen:
    1. Auszubildende und Ausbildende sollen zur Reflexion über die Inhalte und den Verlauf der Ausbildung angehalten werden.
    2. Der zeitliche und sachliche Ablauf der Ausbildung im Betrieb und in der Berufsschule soll für die an der Berufsausbildung Beteiligten sowie die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen in einfacher Form nachvollziehbar und nachweisbar gemacht werden.
  4. Für das Anfertigen der Ausbildungsnachweise gelten folgende Mindestanforderungen:
    1. Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form (stichwortartige Angaben, gegebenenfalls Loseblattsystem) schriftlich oder elektronisch (§ 13 Nummer 7 BBiG) von Auszubildenden selbständig zu führen (Umfang: ca. eine DIN-A4-Seite für eine Woche).
    2. Jede Tages-/ Wochenübersicht des Ausbildungsnachweises ist mit dem Namen des/der Auszubildenden, dem Ausbildungsjahr und dem Berichtszeitraum zu versehen.
    3. Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen (zum Beispiel im Handwerk), betrieblicher Unterricht und sonstige Schulungen andererseits zu dokumentieren.
    4. In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden.
    5. Die zeitliche Dauer der Tätigkeiten sollte aus dem Ausbildungsnachweis hervorgehen.
  5. Ausbildende sollen Auszubildende zum Führen von schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweisen anhalten und diese regelmäßig durchsehen (§ 14 Absatz 2 BBiG).
  6. Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, die Ausbildungsnachweise während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz zu führen (§ 13 Nummer 7 in Verbindung mit § 14 Absatz 2 BBiG). Die erforderlichen Nachweishefte, Formblätter, IT-Programme oder Ähnliches werden den Auszubildenden kostenlos von den Ausbildenden zur Verfügung gestellt (§ 14 Absatz 1 Nummer 3 BBiG).
  7. Ausbildende oder Ausbilderin/Ausbilder prüfen die Eintragungen in den Ausbildungsnachweisen mindestens monatlich (§ 14 Absatz 2 BBiG).
    Bei schriftlichen Ausbildungsnachweisen bestätigen sie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen mit Datum und Unterschrift.
    Bei elektronisch erstellten Ausbildungsnachweisen kann die Bestätigung auch auf andere Weise elektronisch (zum Beispiel durch Austausch von bestätigenden E-Mails mit einfacher elektronischer Signatur oder durch elektronische Freigaben) dokumentiert werden.
  8. Im Rahmen der Lernortkooperation kann die Berufsschule vom Ausbildungsnachweis Kenntnis nehmen.
  9. Bei minderjährigen Auszubildenden soll eine gesetzliche Vertreterin/ein gesetzlicher Vertreter in angemessenen Zeitabständen von den Ausbildungsnachweisen Kenntnis erhalten und diese unterschriftlich oder in sonstiger geeigneter Weise bestätigen.
  10. Arbeitnehmervertretungen können durch Einsichtnahme in den Ausbildungsnachweis Kenntnis vom Ablauf der Ausbildung zum Zweck ihrer Aufgabenerfüllung (§ 80 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) nehmen.
  11. Sofern die Ausbildungsordnung oder eine Regelung der zuständigen Stelle vorsieht, dass der Ausbildungsnachweis zur mündlichen Prüfung mitgebracht werden muss, ist er dem Prüfungsausschuss vorzulegen. Der Ausbildungsnachweis wird im Rahmen der Zwischen- und Abschlussprüfungen nicht bewertet.
  12. Diese Regelungen können mit Ausnahme der Nummer 2 für Umschülerinnen und Umschüler entsprechend angewendet werden, soweit die Führung des Ausbildungsnachweises vertraglich vereinbart wird.