Einsatz elektronischer Registrierkassen

Wie bereits bekannt, müssen seit dem 1. Januar 2017 Registrierkassen Daten elektronisch, einzeln und unveränderbar aufzeichnen, mindestens zehn Jahre vorhalten können sowie digital prüf- und auslesbar sein.
Diese Nachrüstpflicht bestand schon seit dem Jahr 2010 für Kassen, die technisch nachrüstbar waren. Bei unterlassener möglicher Nachrüstung liegt keine ordnungsgemäße Buchführung nach den Anforderungen an die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ vor. In diesem Fall darf das Finanzamt schätzen, was in der Regel zu Hinzuschätzungen führt, die eine Höhe von zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen können. Im schlimmsten Fall kann es sogar zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.

Änderungen zum 1. Januar 2020

Mitte Dezember 2016 haben Bundestag und Bundesrat im Eilverfahren das sog. „Kassengesetz“ verabschiedet. Dieses sieht weitergehende Verschärfungen beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen, wie z. B. der Einbau von Sicherheitsmodulen, eine zwingende Belegausgabepflicht und eine unangekündigte Kassennachschau im Geschäftslokal ab 2020 bzw. 2018 vor.
Vorab die gute Nachricht: Auch mit der Zustimmung des Bundesrates zum sog. „Kassengesetz“ am 16.12.2016 wird in Deutschland auch künftig keine allgemeine Registrierkassenpflicht eingeführt. Nicht zuletzt auf Intervention der IHK-Organisation konnte diese abgewendet werden, so dass es auch in Zukunft möglich bleibt, offene Ladenkassen zu verwenden.

Überblick zu den neuen Regelungen

Inhaltlich umfasst das „Kassengesetz“ weitere Maßnahmen zur Prävention von Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassenaufzeichnungen. Das Gesetz sieht u. a. folgende Regelungen vor:
  • Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und –ausgaben
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für die elektronische und digitale Aufzeichnung mit Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher Schnittstelle
  • Belegausgabepflicht: Es muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für die an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet.
  • Technische Verordnung: In einer Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Finanzen soll u. a. festgelegt werden, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen.
  • Mitteilung an die Finanzverwaltung: Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitzuteilen.
  • Kassen-Nachschau: Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen kann ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sog. Kassen-Nachschau durchgeführt werden.
  • Ordnungswidrigkeit: Wird ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, kann dieses mit einer Geldbuße bis zu EUR 25.000 als Gefährdungstatbestand geahndet werden.

Ab wann gelten die Neuregelungen?

Die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ist seit dem 01.01.2020 erforderlich. Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau gelten jedoch schon ab dem 01.01.2018, wobei eine Datenübermittlung bzw. die Zurverfügungstellung auf einem auswertbaren Datenträger erst ab 01.01.2020 erforderlich ist. Registrierkassen, die nach dem 25.10.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft werden/wurden und der sog. Kassenrichtlinie entsprechen, dürfen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden, auch wenn diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können (Vertrauensschutzregelung).