Anforderungen an Registrierkassen

Auch wenn es in Deutschland keine Registrierkassenpflicht gibt, nutzen die meisten Unternehmen, die Bargeld einnehmen, Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich in den letzten Jahren erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.

Aktuelles: Meldung Kassensysteme ab 01.01.2025 beim Finanzamt

Registrierkassen mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) sind ab dem 1. Januar 2025 dem zuständigen Finanzamt zu melden.
Mit Einführung der tSE von Registrierkassen zum 1. Januar 2020 war vorgesehen, dass die Registrierkassen den zuständigen Finanzämtern gemeldet werden müssen. Die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Meldung sind nun geschaffen. Alle Registrierkassen müssen ab dem 1. Januar 2025 gemeldet werden. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt.
Meldungsfristen der Kassen(systeme):
  • Vor 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
Diese Regelungen gelten auch, wenn die Kassen lediglich gemietet oder geleast werden sowie bei Außerbetriebnahme.

Technische Sicherheitseinrichtung (tSE)

Seit 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.

Belegausgabepflicht (Bonausgabe)

Seit 2020 gilt eine Belegausgabepflicht, die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons verpflichtet. Diese Pflicht gilt für alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, die mit Hilfe eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems bzw. einer Registrierkasse erfasst werden. Der Beleg kann den Kunden entweder in Papierform oder - mit Zustimmung des Kunden - in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Kunden haben keine Mitnahmepflicht, was aber nicht die Pflicht zur Erstellung des Belegs aufhebt.
Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse besteht die Belegausgabepflicht nicht, da es sich um kein elektronisches oder computergestützes Kassensystem handelt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist allerdings darauf hin, dass die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung (AO), also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten sind.

Einzelaufzeichnungspflicht

Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus.

Kassennachschau

2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.

Verfahrensdokumentation

Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Merkblatt zu “Steuerlichen Anforderungen”:
Ausführliche Darstellungen zu den aktuellen “Steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen” sind für Sie zusammengestellt im → IHK-Infoblatt (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 260 KB)