Recruiting: Erfolgreiche Personalbeschaffung für Unternehmen

Durch eine ganzheitliche und zielgerichtete Recruiting-Strategie können Unternehmen langfristig erfolgreich sein und Mitarbeitende finden und halten. In Zeiten von Fachkräfteengpässen wird es für Arbeitgeber immer wichtiger, den eigenen Rekrutierungsprozess zu optimieren und die Personalsuche strategisch anzugehen. Ein reibungsloses Personalauswahlverfahren ist eine wichtige Stellschraube, um sich am Arbeitgebermarkt zu positionieren und die besten Talente für sich zu gewinnen.

Recruiting-Strategie

Personalbedarfsplanung mit Blick auf die demografische Entwicklung

Wer den „Wettstreit um die besten Fachkräfte“ für sich gewinnen möchte, muss heute ein professionelles Rekrutierungsverfahren sicherstellen. Darüber hinaus ist es für jede Personalabteilung ratsam, eine systematische Personalbedarfsplanung im eigenen Unternehmen zu etablieren.
Eine kontinuierliche Personalbedarfsplanung ist eine Art „Frühwarnsystem“. Sie hilft Unternehmen, künftige Personalengpässe und Personalüberhänge zu erkennen und ggf. Maßnahmen einzuleiten. Unfreiwillige Vakanzen und teure, ungeplante Rekrutierungsmaßnahmen können so vermieden werden.
Als Einstieg in eine systematische Personalbedarfsplanung bietet sich eine Altersstrukturanalyse an.
Eine Auswertung der Altersstrukturen nach Betriebsbereichen, Qualifikations- und Berufsstrukturen hilft beispielsweise zu erkennen, ob in einer Abteilung besonders viele ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig sind. Ist das der Fall, können Unternehmen frühzeitig das Ausbildungsengagement erhöhen und für einen Transfer des Erfahrungswissens sorgen.

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Ein neuer Mitarbeiter wird gesucht. Wir möchten Unternehmen Tipps geben, wie sie ihr Personalrecruiting Schritt für Schritt gestalten können. In diesem Kapitel lernen Unternehmen, wie sie eine Stellenbeschreibung formulieren und ein Anforderungsprofil erstellen.
Wir raten Personalverantwortlichen, die folgenden Punkte durchzuführen:

1. Arbeitsstelle beschreiben

  • Die Verantwortlichen sollten die Aufgaben, Zielsetzungen und den Arbeitsumfang (Vollzeit/Teilzeit) der neuen Stelle definieren
  • Sie sollten Befugnisse (z.B. Personalverantwortung) festlegen
  • Sie sollten Entwicklungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen skizzieren

2. Einordnung der Stelle ins Unternehmensgefüge

  • Die Verantwortlichen sollten sich einen Überblick der Stelle im Unternehmensgefüge verschaffen (wer sind die Vorgesetzten, wer sind die Kollegen?)
  • Sie sollten eine treffende Jobbezeichnung finden (genderneutral)
  • Sie sollten das Entgelt für die Stelle festlegen sowie den Verhandlungsspielraum

3. Formulierung eines Anforderungsprofils des Bewerbers

  • Die Verantwortlichen sollten die fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen festlegen, die der Bewerber mitbringen soll

Checkliste: Beschreibung der Arbeitsstelle und des Anforderungsprofil (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 41 KB)
Unser Tipp: Unternehmen sollten sich bei der Ausschreibung der Stellenanzeige vor allem auf die „Muss“-Anforderungen konzentrieren, denn Stellenanzeigen mit weitreichendem Anforderungsprofil können abschreckend wirken.
Die folgende Checkliste zeigt beispielhaft auf, wie Unternehmen bei der Gewichtung von Kompetenzen vorgehen können. Dabei ist wichtig: Für jede Stelle müssen die Kompetenzen neu definiert und festgelegt werden.
Checkliste: Kompetenzen gewichten

Links zum Thema Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil


Employer Branding und Personalmarketing

Es steht fest, welche Fähigkeiten der Wunschkandidat für die neue Stelle mitbringen soll? Das ist gut! Bevor Arbeitgeber aber mit dem Bewerbungsverfahren beginnen, sollten Sie erst nochmal einen Blick in den Spiegel werfen: Auf einem Arbeitsmarkt, der zunehmend von Fachkräfteengpässen bestimmt wird, können viele Bewerberinnen und Bewerber zwischen mehreren Arbeitsangeboten wählen. Warum also sollten sich hart umworbene Fachkräfte gerade für das eigene Unternehmen entscheiden? Auf diese Frage müssen Personalabteilungen unbedingt eine Antwort haben. Unser Rat lautet deshalb, sich mit den Stärken und Schwächen des Unternehmens und der Stärkung der Arbeitgebermarke zu befassen (Employer Branding).
Erfahren Sie hier mehr zum Aufbau einer Arbeitgebermarke!

Bewerberpool: Welche Bewerber wollen wir ansprechen?‎

Ein wichtiger Schritt im Rahmen der Personalbeschaffung ist die Festlegung auf eine bestimmte Zielgruppe (Bewerberpool). Unternehmen sollten sich deshalb fragen: Welche Bewerber wollen wir erreichen? Und welche Informationen sind während des Rekrutierungsprozesses für diese Zielgruppe relevant?

Zielgruppen

Spezifische Zielgruppen, die man erreichen möchte, könnten z.B. sein:
  • Ältere Bewerber: Ältere Bewerber überzeugen durch ein breites Erfahrungs- und Fachwissen. Die Fluktuation unter älteren Fachkräften ist deutlich geringer – sie müssen ihre Karriere nicht mehr durch Jobwechsel vorantreiben. Es lohnt sich daher, die Generation 50plus im Rekrutierungsprozess anzusprechen.
  • Frauen: In vielen Branchen ist das Beschäftigungspotenzial von Frauen längst nicht ausgeschöpft. Es lohnt sich daher, diese Zielgruppe mit konkreten Maßnahmen zu umwerben – zum Beispiel mit einer familienfreundlichen Personalpolitik. Das Programm Perspektive Wiedereinstieg unterstützt die Rückkehr in die Erwerbstätigkeit nach einer Familienphase.
  • Internationale Fachkräfte: Wer auch im Ausland rekrutiert, erweitert den potenziellen Bewerberkreis und erhöht die Chancen einer passenden Stellenbesetzung. Mehr zur Zielgruppe Fachkräfte aus dem Ausland.
  • Führungskräfte: Erfahrene Führungskräfte sind auf dem Arbeitsmarkt besonders umworben. Kann die Stelle möglicherweise auch intern besetzt werden? Auch diese Alternative sollte vor einem kostenintensiven Rekrutierungsprozess geprüft werden.
  • Hochschulabsolventen: Immer mehr Unternehmen suchen frühzeitig Kontakt zu Studierenden, zum Beispiel durch Hochschulkooperationen oder Praktika. Wer früh aktiv wird, ist der Konkurrenz bei der Rekrutierung einen Schritt voraus.
  • Auszubildende: Die Auszubildenden von heute sind die Fachkräfte von morgen. Ausbildung ist eine zentrale Stellschraube zur Fachkräftesicherung. Mehr zur Zielgruppe Auszubildende
  • Arbeitslose: Unternehmen, die Langzeitarbeitslose einstellen, können staatliche Förderungen erhalten. Informationen gibt es bei der Agentur für Arbeit.
  • Flüchtlinge: Geflüchtete bringen häufig wichtige Qualifikationen aus ihrem Heimatland mit. Bei der Ausbildung und Beschäftigung von Geflüchteten gibt es zahlreiche Fördermöglichkeiten für Unternehmen. Willkommenslotsen beraten Unternehmen deutschlandweit bei Rekrutierung und Integration.
  • Menschen mit Behinderung: Bewerber mit Behinderung haben es am Arbeitsmarkt schwer. Dabei sind sie häufig genauso gut qualifiziert und genauso leistungsfähig wie andere Bewerber. Hier gilt es für Unternehmen, Chancen zu eröffnen, Bewerber vorurteilsfrei zu bewerten – und sich als fairer und sozialer Arbeitgeber zu positionieren.
  • Studienabbrecher: 43 Prozent aller Studienabbrecher in Deutschland haben sich nach ihrer Unierfahrung für eine Ausbildung entschieden. Wer damit wirbt, auch für „Umwege im Lebenslauf“ offen zu sein, kann sich bei dieser Zielgruppe interessant machen und Nachwuchskräfte rekrutieren.
Bei den Stellenangeboten, sollte man einen passenden Sprachstil für die definierten Zielgruppen wählen. Eine Stellenausschreibung für Auszubildende darf anders formuliert sein, als eine Stellenausschreibung für Führungskräfte. Wer ausländische Bewerber erreichen möchte, muss in der jeweiligen Landessprache kommunizieren.

Diversity Management: Vielfalt als Chance auf dem Bewerbermarkt

In Zeiten von Fachkräfteengpässen ist es sinnvoll, die Stellenausschreibung so zu gestalten, dass man einen möglichst großen Bewerberpool anspricht.
Unser Tipp: Deutlich formulieren, wenn beispielsweise Bewerbungen von Studienabbrechern oder Menschen mit Behinderung willkommen sind. Werben sollte man – sofern dies authentisch ist – mit den Angeboten zur Familienfreundlichkeit. Studien zeigen: Auch immer mehr Männern ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bei der Entscheidung für einen Arbeitgeber wichtig. Man punktet auf diese Weise also bei beiden Geschlechtern auf dem Bewerbermarkt.

Links zum Thema Zielgruppen


Jobbörsen, Headhunter, E-Recruiting – Wege der Personalsuche

Jobbörsen, Headhunter, E-Recruiting. Es gibt viele Wege der Personalsuche. Aber welche Recruiting-Kanäle sind die Richtigen?
Um möglichst viele Bewerbungen auf eine Stellenanzeige zu erhalten, sollten Unternehmen ihr Stellenangebot stets über unterschiedliche Wege verbreiten. Es empfiehlt sich zu überlegen, wo und wie man seine Bewerber am ehesten erreicht.
  • Recruiting-Kanäle: Diese Rekrutierungswege gibt es
  • Online-Jobbörsen

Links zum Thema Rekrutierung und Stellenbörsen


Stellenangebote im Ausland: Rekrutierung international

Immer mehr Unternehmen setzen heute auch auf eine Rekrutierung im Ausland. So erhöht sich die Chance, passende Kandidaten und Kandidatinnen für eine vakante Stelle zu finden. Darüber hinaus erhöhen Unternehmen durch eine internationale Rekrutierung ihre Personalvielfalt (Diversity Management) und präsentieren sich als weltoffener Arbeitgeber (Employer Branding).
Stellenanzeigen für das Ausland
Um ausländische Bewerberinnen und Bewerber zu erreichen, sollte die Stellenanzeige auf Englisch oder in der jeweiligen Landessprache veröffentlicht werden. Hier finden Unternehmen einige Fragen, die bei der Gestaltung der Stellenanzeige helfen:
  • Jobbezeichnung: Wird der Jobtitel im Ausland verstanden?
  • Anforderungsprofil:
    • Wurde auf die Auflistung typisch deutscher Qualifikationsnachweise verzichtet?
    • Wurden Fähigkeiten und Qualifikationen möglichst im Detail beschrieben?
    • Gibt es Hinweise zum benötigten Sprachniveau?
  • Organisatorisches:
    • In welcher Sprache sollen die Bewerbungsunterlagen eingereicht werden?
    • Welche Dokumente sollen die Bewerber einreichen?
    • Welche Unterstützungsmöglichkeiten bietet das Unternehmen Mitarbeitern aus dem Ausland?
In welchem Land soll die Stellenanzeige erscheinen?
Es empfiehlt sich für Unternehmen, ein bestimmtes Zielland bei der Auslandsrekrutierung ins Auge zu fassen. Um hier eine kompetente Entscheidung treffen zu können, empfehlen wir Unternehmen sich mit dem Bildungs- und Ausbildungssystem sowie mit der Arbeitsmarktsituation in dem entsprechenden Land zu beschäftigen. Gibt es in dem Zielland qualifizierte Menschen, für die eine Arbeit in Deutschland interessant ist? Das kostenfreie Angebot der GTAI (Germany Trade & Invest) hilft bei der Beantwortung dieser Frage.

Links zum Thema Auslandsrekrutierung


Personalauswahl: Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse bewerten

Es wurden zahlreiche Bewerbungen auf die ausgeschriebene Stelle eingereicht? Das klingt vielversprechend! Es gehört zum guten Stil, auf alle eingereichten Unterlagen mit einer Empfangsbestätigung zu reagieren und über den nächsten Schritt im Verfahren informiert. Dadurch lassen sich viele Unsicherheiten und Fragen bereits im Vorfeld der Entscheidungsfindung beseitigen und der weitere Verlauf lässt sich in Ruhe planen.
Mustertext: Empfangsbestätigung Bewerbung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 35 KB)

Bewertung der Bewerbungsunterlagen

Bevor man zu einem Bewerbungsgespräch einlädt, sollte man alle vorliegenden Bewerbungen sichten und nach Relevanz für die vakante Stelle sortieren. Anhand vollständiger Unterlagen soll beurteilt werden, ob jemand als potentieller neuer Mitarbeiter oder potenzielle neue Mitarbeiterin für das Unternehmen in Frage kommt. Die Bewerbungen können dafür auf folgende Bestandteile geprüft werden:
1. Das Anschreiben
Liegt ein Anschreiben vor? Bewerber und Bewerberinnen haben hier die Möglichkeit, den Arbeitgeber in einem ersten Eindruck von ihrer fachlichen sowie persönlichen Kompetenz zu überzeugen. Das Interesse an der vakanten Stelle sowie dem Unternehmen sollte deutlich erkennbar sein. Relevant ist auch, dass sowohl das gewünschte Gehalt als auch der erstmögliche Arbeitstag mit den Vorstellungen des Arbeitgebers übereinstimmen.
Checkliste: Anschreiben (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 40 KB)

2. Der Lebenslauf
Haben Bewerber oder Bewerberinnen einen tabellarischen Lebenslauf beigelegt? Dieser ist für die Beurteilung des jeweiligen beruflichen Erfahrungshorizonts besonders relevant. In der „Checkliste Lebenslauf“ geben wir Tipps, auf was Unternehmen bei der Beurteilung achten sollten.
Checkliste: Lebenslauf (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 41 KB)

3. Zeugnisse
Wurden alle relevanten Zeugnisse zur Verfügung gestellt? Diese sind besonders interessant, wenn eine wiederkehrende Nennung bestimmter Eigenschaften oder Tätigkeiten auffällt. Werden relevante Eigenschaften häufiger positiv hervorgehoben? Dann sollte man diesen Bewerber in die engere Auswahl nehmen.
Allerdings sollten Arbeitgeber bei Sichtung von Zeugnissen und Zertifikaten nicht vergessen, dass diese gemäß rechtlicher Rahmenbedingungen immer wohlwollend formuliert sind (Zeugniscodes). Es gilt also, diese Codes richtig zu interpretieren und für sich einzuordnen. Mehr Informationen zu gängigen Zeugnisformulierungen sind z.B. im IHK-Ratgeber „Arbeitszeugnis verfassen“ zu finden.

4. Informationen aus sozialen Netzwerken
Wer sich mehr Informationen über einen Bewerber wünscht, kann außerdem eine Internetrecherche durchführen. Wer die Informationen aus den Bewerbungsunterlagen mit Informationen aus dem Internet abgleicht, erhält häufig einen vertieften Einblick, z.B. über zurückliegende Tätigkeiten bei ehemaligen Arbeitgebern. Darüber hinaus lässt sich in den privat und beruflich ausgerichteten Netzwerken häufig ablesen, wie ein Bewerber „tickt“ und welche Interessen er hat

Das Bewerbungsgespräch

Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche. Wir möchten Arbeitgebern Tipps geben, was es bei der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs zu beachten gibt:
Einladung Vorstellungsgespräch
Es wurde eine Auswahl getroffen, wer laut der eingereichten Unterlagen geeignet ist, die neue Mitarbeiterin oder der neuer Mitarbeiter zu werden? Dann können die Betreffenden zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden. So bietet sich die Chance, einander persönlich kennenzulernen und ihn oder sie gleichermaßen vom Unternehmen und von sich selbst als Arbeitgeber zu überzeugen.
Mustertext: Einladung Bewerbungsgespräch (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 35 KB)
Am besten nehmen Unternehmen per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Arbeitgeber sollten schnell handeln – denn Top-Bewerber und -Bewerberinnen sind möglicherweise nicht nur für ein Unternehmen interessant.
Der Termin muss nicht nur mit dem externen Kandidaten, sondern auch mit Kollegen aus dem Haus abgestimmt werden, die bei dem Gespräch anwesend sein sollen. Alle am Gespräch Beteiligten, sollten im Vorfeld die Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt bekommen. Eine Vorbereitung auf das Gespräch ist unerlässlich. Eine kompetente Gesprächsführung signalisiert dem Bewerber: Hier werde ich wertgeschätzt.
Vorbereitung Vorstellungsgespräch
Um im Nachgang der Bewerbungsgespräche eine Vergleichsgrundlage zu haben, ist es hilfreich, einen Leitfaden für den jeweiligen Gesprächsverlauf festzulegen.
Dabei gilt es zu beachten, dass einige Fragen rechtlich nicht zulässig sind: So sind Fragen, die sich auf Heiratspläne, Kinderwunsch und Schwangerschaft, Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Religion, Vermögensverhältnisse und Vorstrafen beziehen nicht erlaubt. Sie müssen von den Bewerbern auch nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.
Fragen, die man Bewerbern problemlos stellen kann, beziehen sich unter anderem auf bisherige (Berufs-)Erfahrungen sowie die aktuelle berufliche Situation, (Aus-)Bildung, Nebenbeschäftigungen, Fertig- und Fähigkeiten und auf Phasen der Arbeitslosigkeit. Man sollte darauf achten, dass die im Bewerbungsgespräch gewonnenen Informationen einen ausreichenden und runden Eindruck vermitteln, ob der Bewerber sowohl auf persönlicher Ebene als auch in Hinsicht auf die Qualifikation zu der ausgeschrieben Stelle passt.
Bewerbungsgespräch führen
Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche, die erstmals vor dieser Situation stehen.
Typischerweise beinhaltet ein Vorstellungsgespräch die folgenden Elemente:
  • Begrüßung und Small-Talk
  • Vorstellung aller Gesprächsteilnehmer
  • Selbstpräsentation des Bewerbers
  • Abgleich der Kompetenzen des Bewerbers mit Anforderungsprofil
  • Unternehmenspräsentation
  • Abgleich der Gehaltsvorstellungen und des Eintrittstermins
  • Erläuterung zum weiteren Vorgehen und Verabschiedung
Der folgende Fragenkatalog hilft Arbeitgebern, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten:
Checkliste: Fragen im Vorstellungsgespräch (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 44 KB)
Erfolgreiche Bewerberauswahl
Es ist nun sicher, wer die vakante Stelle antreten soll? Großartig! Jetzt sollte man nicht zu lange zögern, den Vertrag aufzusetzen und unterzeichnen zu lassen – sonst könnte man Gefahr laufen, die Bewerberin oder den Bewerber im letzten Moment an ein anderes Unternehmen zu verlieren.
Bewerbern absagen
Es gilt also schnellstmöglich zu handeln und zudem zeitnah Absageschreiben für die Bewerber und Bewerberinnen auszustellen, welche nicht für die Stelle ausgewählt wurden. Eine Bewerberdatenbank hilft dabei, mit geeigneten Bewerbern in Kontakt zu bleiben, falls diese in Zukunft für eine andere Stelle in Frage kommen könnten.
Mustertext: Absage Bewerber (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 35 KB)

Onboarding

Die perfekte Bewerberin oder der perfekte Bewerber für eine Stelle ist gefunden und der Arbeitsvertrag geschlossen (Vertragsmuster können hier angefordert werden)? – Herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht es darum, die neue Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter gut ins Team zu integrieren (Onboarding). Die ersten Wochen im Unternehmen sind dabei besonders wichtig. Wer den Start „verpatzt“ riskiert auch die vorzeitige Auflösung eines Arbeitsvertrags. Es wird eine langfristige, vertrauensbasierte Zusammenarbeit angestrebt? – Dann lohnt es sich, in Onboarding-Maßnahmen zu investieren. Weitere Informationen zum Thema Mitarbeiter binden finden Sie hier: Mitarbeiter binden_channel

Zuschüsse

Die Bundesagentur für Arbeit unterstützt Unternehmen bei der Einstellung von Menschen, deren Vermittlung erschwert ist. Der sogenannte Eingliederungszuschuss soll die geringere Arbeitskraft der eingestellten Person ausgleichen und wird zeitlich befristet zum Arbeitsentgelt gezahlt.
Weitere Informationen zum Eingliederungszuschuss bekommen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.