Arbeitsorganisation

Homeoffice

Homeoffice ist ein Thema mit Hochkonjunktur, das aber eigentlich gar nicht so neu ist. Die Arbeit im Homeoffice kann Beschäftigten die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erleichtern oder lange Pendelzeiten ersparen und damit zur Gesunderhaltung von Beschäftigten beitragen. Für den Arbeitgeber hat es mitunter den Vorteil, das Büroflächen eingespart werden können, wenn sich durch das Homeoffice mehrere Beschäftigte die Büroarbeitsplätze teilen.
Bei der Einführung von Homeoffice für den Betrieb gilt es ebenso wie bei der Arbeit vor Ort im Betrieb gewisse rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Schwierigkeiten bereitet Arbeitgebern hierbei häufig vor allem die Abgrenzung zwischen Homeoffice, Mobiler Arbeit, Telearbeit und Heimarbeit. Im Sprachgebrauch wird zwischen diesen Begrifflichkeiten zwar häufig nicht differenziert. Die rechtlichen Folgen – vor allem die arbeitsschutzrechtlichen Erwägungen – gestalten sich aber dennoch unterschiedlich.
Auf diese Unterschiede und weitere Fallstricke soll im Folgenden näher eingegangen werden.

Homeoffice, Telearbeit oder mobile Arbeit? - Abgrenzungsfragen

Homeoffice

Eine gesetzliche Definition des Begriffes Homeoffice gibt es (noch) nicht. Nach dem allgemeinen Sprachgebrauch versteht man hierunter das gelegentliche oder ständige Arbeiten in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers.

Telearbeit

Der Begriff der Telearbeit findet sich in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). § 2 VII ArbStättV definiert Telearbeitsplätze als vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist laut des Gesetzes vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.

Heimarbeit

Der Begriff des Heimarbeitsverhältnisses stammt aus dem bereits 1951 erlassenen Heimarbeitsgesetz. Heimarbeiter erledigen Aufträge für einen Auftraggeber. Sie sind keine Arbeitnehmer, sondern Selbständige. Der Heimarbeiter unterliegt weder in örtlicher oder zeitlicher Hinsicht noch in der Art und Weise der Verrichtung seiner Tätigkeit dem Weisungsrecht seines Auftraggebers. Das unterscheidet ihn vom Arbeitnehmer.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Beim Homeoffice sind u.a. arbeits-, arbeitsschutzrechtliche und datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Haben Arbeitnehmer ein Recht auf Homeoffice?
Ein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice besteht in Deutschland aktuell nicht. Ob ein Arbeitnehmer von zuhause aus arbeiten darf, liegt prinzipiell in der Entscheidung des Arbeitgebers. In manchen Fällen regelt dies bereits ein Tarifvertrag oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung.
Gibt es eine Möglichkeit Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?
Wenn keine Vereinbarung zum Homeoffice besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Homeoffice auch nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.
Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben sind zu beachten?
Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass Vorschriften zum Arbeitsschutz, Datenschutz oder Arbeitszeitregelungen im Homeoffice eingehalten werden.
Arbeitnehmer müssen daher auch bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten. Der Arbeitgeber sollte auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und zudem ein Regelungsmodell für die Zeiterfassung finden, während die Mitarbeiter nicht im Betrieb sind.
Muss Homeoffice schriftlich vereinbart werden?
Es ist sinnvoll – falls der Arbeitsvertrag oder die Betriebsvereinbarung keinen Passus zum Homeoffice enthält -, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erklärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.

Arbeitsschutzrechtliche Aspekte

Bei einer Homeoffice-Regelung muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. Der Arbeitgeber muss insbesondere ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind und eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Dies beinhaltet keine Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, erfordert aber eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter auch hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Auch die arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV) ist grundsätzlich vom Arbeitgeber einzuhalten.
Hinweis: Im Arbeitsschutz spielt die Differenzierung zwischen Homeoffice und Telearbeit eine signifikante Rolle. Die Vorgaben im Anhang 6 der ArbStättV „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ gelten nur für Telearbeitsplätze im Sinne des § 2 VII ArbStättV.

Unfallversicherungsschutz

Bei der Arbeit im Homeoffice gehen die beruflichen und privaten Tätigkeiten oftmals fließend ineinander über. Sollte dann zuhause ein Unfall passieren, besteht oftmals Unsicherheit über den Versicherungsschutz, da der Unfall nicht im betrieblichen Umfeld geschah. Grundsätzlich gilt: Ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit ist ein Arbeitsunfall und steht damit unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Doch welche Tätigkeiten im Homeoffice zu einem Arbeits- beziehungsweise Wegeunfall führen können und welche Handlungen nicht unter Versicherungsschutz stehen, ist nicht immer klar für die Betroffenen.
Für mehr Klarheit sorgt nun die gesetzliche Erweiterung des § 8 SGB VII. Seit dem 18.06.2021 findet sich in § § 8 Abs. 1 SGB VII folgende Regelung:
„Wird die versicherte Tätigkeit im Haushalt der Versicherten oder an einem anderen Ort ausgeübt, besteht Versicherungsschutz im gleichen Umfang wie bei der Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte.“
Mit der Regelung soll eine Gleichbehandlung beim Versicherungsschutz auch im Homeoffice erreicht werden.
Durch die gesetzliche Änderung des SGB VII sind Unfälle auf Wegen aus dem Homeoffice und zurück nunmehr ebenfalls seit dem 18.06.2021 versichert, wenn sie erfolgen, um wegen der beruflichen Tätigkeit im Homeoffice am konkreten Tag Kinder fremder Obhut anzuvertrauen, also zum Beispiel in den Kindergarten oder zur Kindertagespflegeperson zu bringen.

Steuern und Kosten

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für
  • Kommunikationskosten (Telefon und usw.)
  • Büromaterial.
Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Steuern für das häusliche Arbeitszimmer

Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
Was steuerrechtlich unter einem häuslichen Arbeitszimmer zu verstehen ist, ist gesetzlich nicht definiert, so dass weitgehend auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) zurückgegriffen werden muss. Danach ist das häusliche Arbeitszimmer ein Raum, der
  • nach seiner Funktion, Ausstattung und Lage in die häusliche Sphäre eingebunden ist,
  • vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder organisatorischer Arbeiten dient und
  • nahezu ausschließlich zu betrieblichen oder beruflichen Zwecken genutzt wird.
Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Datenschutz und Schutz von Betriebsgeheimnissen beziehungsweise IT-Sicherheit sind Themen, die sich bei Homeoffice-Beschäftigung verschärft stellen. Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers gerade für die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben endet jedenfalls nicht damit, dass er die Datenverarbeitung teilweise auf Homeoffice-Arbeitsplätze „auslagert“.
Welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen will und muss hängt davon ab, welche Daten, Betriebsgeheimnisse oder IT-Geräte der Mitarbeiter vom Homeoffice aus nutzt. So kann das Unternehmen zum Beispiel untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden. Der Arbeitgeber kann die ausschließlich dienstliche Nutzung von IT-Systemen anordnen, die zusätzlich gegen den Zugriff und die Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen. Häufig werden auch technische Maßnahmen, wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN), verwendet. Wichtig ist, dass der Unternehmer sich über diese Themen Gedanken macht. Welche Lösung gefunden wird, hängt dann vom Einzelfall ab.
Weitere Informationen zu dieser Thematik finden Sie hier.

Fördermöglichkeiten

Go-Digital: Förderung von Homeoffice
Go-Digital ist ein Förderprogramm, mit dem die Einrichtung von Homeoffice-Plätzen finanziell unterstützt werden kann.
Das Förderprogramm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und an das Handwerk. Go-Digital bietet neben den Modulen „Digitale Markterschließung“ und „IT-Sicherheit“ auch das Modul – „Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ an, dessen Leistungsspektrum vor dem Hintergrund der Corona-Krise nun erweitert wird.
Kriterien für zu fördernde Unternehmen:
  • Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial
  • Beschäftigung von weniger als 100 Mitarbeitern
  • Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme des Vorjahres von höchstens 20 Millionen Euro
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland
  • Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
Gefördert werden Beratungsleistungen in einem ausgewählten Hauptmodul mit gegebenenfalls erforderlichen Nebenmodulen mit einem Fördersatz von 50 Prozent auf einen maximalen Beratertagesatz von 1.100 Euro. Der Förderumfang beträgt maximal 30 Tage in einem Zeitraum von einem halben Jahr.
Weitere Informationen finden Sie hier.
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Stand: 07/2024
Quelle: IHK Berlin