Steuer- und Handelsrecht

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Eine alphabetisch geordnete Übersicht zu den wichtigsten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen finden Sie am Ende des Artikels.

1. Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren. Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (insbesondere § 147 AO) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.
Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- beziehungsweise Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 600.000 Euro, die Gewinngrenze bei 60.000 Euro.
Hinweis: Auch Privatleute haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören unter anderem sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

2. Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Absatz 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • ab 1. Mai 2016 Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der „Offene-Posten-Buchhaltung“ (kontenblattlose Buchhaltung, diese gibt einen guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder ähnliche Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen. Für diese reicht es aus, dass sie in irgendeiner Form für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Speziell geregelt ist in § 14 b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie zum Beispiel Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

3. Wie lange ist aufzubewahren?

Steuerrechtlich gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (z.B. Vermerke und Erläuterungen zu den Umbuchungen anlässlich eines Jahresabschlusses)
  • Lageberichte
  • ausgestellte und empfangene Rechnungen
  • Buchungsbelege
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien der abgesandten Briefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2010 wurde im August 2011 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.Dezember 2011 und endet am 31. Dezember 2021. Die Unterlagen können deshalb erst ab 1. Januar 2022 entsorgt werden.
Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die
  • für eine begonnene Betriebsprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.

4. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Im Original aufbewahrt werden müssen nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 S. 1 HGB, § 147 Abs. 2 S. 1 AO).
Für alle übrigen Unterlagen ist die Aufbewahrung wesentlich erleichtert. Sie können auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Außerdem müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Für bestimmte Zolldokumente gelten Sondervorschriften.
Erfolgt eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen auf Bild- oder Datenträger, können die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden. Dies gilt jedoch nicht für Originalunterlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, wie z. B. nach § 62 Abs. 2 UStDV „Belegnachweis im Vorsteuervergütungsverfahren”. Sie dürfen nicht vernichtet werden.
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen sind grundsätzlich in der entstandenen Form elektronisch aufzubewahren. Näheres regelt das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.”

5. Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 AO in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

6. EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind. Näheres regelt das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.”

7. Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall ein Steuerstraftatbestand oder ein anderer Straftatbestand verwirklicht sein.
Werden Unterlagen durch höhere Gewalt wie zum Beispiel durch Feuer oder Hochwasser vernichtet, wird dies dem Steuerpflichtigen grundsätzlich nicht zu seinem Nachteil angelastet.

8. ABC der Aufbewahrungsfristen

Das Verzeichnis listet beispielhaft in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen
10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt
6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10
Akkreditive
6
Aktenvermerke,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
6
10
Angebote mit Auftragsfolge
6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)
10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien
10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)
10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation
10
Aufzeichnungen
10
Ausgangsrechnungen
10
Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
wenn sonstige
10
6
Bankbelege
10
Bankbürgschaften nach Vertragsende
10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
10
Belegformate
10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege
10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung
10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
10
Betriebskostenrechnungen
10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
6
Bewertungsunterlagen
10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)
10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation
10
Buchungsbelege
10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
als Buchungsbeleg
6
10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)
10
Dateien, Beschreibungen der
10
Dateiverzeichnisse
10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der
10
Datensicherungsregeln
10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)
10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung
10
Eingabedatenformate
10
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu
10
Einheitswertunterlagen
10
Essensmarkenabrechnungen
10
Exportunterlagen
10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung
bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
10
Frachtbriefe
6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
soweit Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte
10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
6
10
Geschenknachweise
10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)
10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen
10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10
Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"
10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6
Handelsbücher
10
Handelsregisterauszüge,
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
10
Hauptabschlussübersicht
10
Inventare (§ 240 HGB)
10
Investitionszulage (Unterlagen)
6
Jahresabschluss mit Erläuterungen
10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent
10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
z.B. für Vorratsbewertung
10
Kassenberichte
10
Kassenbücher/-blätter
10
Kassenzettel
10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10
Kontenregister
10
Kontoauszüge
10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)
10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)
10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
wenn Buchungsbeleg
6
10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen
10
Lagerbuchführungen
10
Lieferscheine,
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
6
10
Lohnbelege als Buchungsbelege
10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion
10
Mahnbescheide und
Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
6
Maske (Bildschirm-, Druck-)
10
Menu-Übersicht
10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
10
Nachnahmebelege
10
Nebenbücher
10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege
10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege
10
Preislisten,
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
6
10
Programmablaufbeschreibungen
10
Programmverzeichnisse
10
Protokolle*, als Handelsbrief
6
Prozessakten
10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10
Quittungen
10
Rechnungen an Unternehmer
10
Rechnungen an Nichtunternehmer
im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht)
2
Reisekostenabrechnung
10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10
Sachkonten
10
Saldenbilanzen
10
Schadensunterlagen,
wenn Bilanzunterlagen
6
10
Scheck- und Wechselunterlagen,
als Buchungsbeleg
6
10
Schriftwechsel
6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen
10
Steuererklärungen und Steuerbescheide
10
Systemhandbücher
10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege
10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege
10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung
6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
Verkaufsbücher
10
Vermögensverzeichnis
10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen),
wenn Buchungsbelege
6
10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege
10
Versicherungspolicen,
nach Ablauf der Versicherung
10
6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
10
Wechsel
10
Zahlungsanweisungen
10
Zollbelege
10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.
Stand: Januar 2023