Arbeitsrecht

Einstellen von Arbeitnehmern

Die Einstellung von neuen Mitarbeitern bedeutet in der Regel den Zugewinn an Expertise für das Unternehmen oder unternehmerisches Wachstum durch Expansion. Trotz Vertragsfreiheit gibt es für Arbeitgeber einige Aspekte zu beachten. Welche das sind, soll im Folgenden aufgezeigt werden. Dieser Artikel dient lediglich der Übersicht und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

1. Einleitung

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kennzeichnet den Beginn des Arbeitsverhältnisses. Juristisch gesprochen wird der Arbeitnehmer gemäß § 611 a Abs. 1 BGB durch den Arbeitsvertrag im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet. Entsprechend dieser Definition gestaltet sich auch die Abgrenzung von Arbeitnehmern und freien Mitarbeitern, die selbstständig unternehmerisch tätig sind. Wichtig ist, dass es zur Unterscheidung nicht auf die Bezeichnung im Vertrag ankommt, sondern auf die Differenzierungsmerkmale in der tatsächlichen Vertragsdurchführung – insbesondere die Fremdbestimmtheit bei Arbeitnehmern und die Selbstbestimmtheit bei freien Mitarbeitern.

2. Bewerbungsverfahren

Vor der Einstellung steht das Bewerbungsverfahren: Sowohl bei der Stellenausschreibung als auch beim Bewerbungsgespräch sowie im Auswahlverfahren ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten. Danach darf kein Bewerber aufgrund seiner Rasse, ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität mittel- oder unmittelbar benachteiligt werden.
Weiterhin muss ein Arbeitsplatz, wann immer möglich, auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden. Laut Betriebsverfassungsgesetz muss bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ein bestehender Betriebsrat mit einbezogen werden.

3. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates

In Unternehmen mit einem Betriebsrat bestimmt dieser gemäß § 99 BetrVG bei allen personellen Einzelmaßnahmen und damit auch bei Einstellungen mit. Vor der Einstellung eines Arbeitnehmers muss die Zustimmung des Betriebsrates eingeholt werden. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Einstellung unterrichten, indem er ihm alle erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorlegt und Auskunft über die Person der Beteiligten gibt. Zu den personellen Maßnahmen, zu denen der Betriebsrat seine Zustimmung geben muss, zählen:
  • Einstellung eines Arbeitnehmers – sowohl befristet als auch unbefristet
  • Verlängerung eines befristeten Arbeitsverhältnisses
  • Umwandlung eines befristeten in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Versetzung von einem in einen anderen Betrieb
  • Einstellung eines Auszubildenden
  • Übernahme in ein Arbeitsverhältnis nach Abschluss einer Ausbildung
  • Arbeitsaufnahme von Leiharbeitern
Der Betriebsrat kann seine Zustimmung nur aus bestimmten, in § 99 Abs. 2 BetrVG genannten Gründen verweigern. Gründe für die Verweigerung der Zustimmung sind:
  • Verstöße gegen Rechtsvorschriften (Gesetze, Verordnungen, Tarifverträge etc.)
  • Verstöße gegen Auswahlrichtlinien
  • Benachteiligung von bereits beschäftigten Arbeitnehmern oder des Bewerbers ohne Rechtfertigung durch betriebliche oder persönliche Gründe
  • Gefahr der Störung des Betriebsfriedens durch den neu einzustellenden Arbeitnehmer

4. Der Arbeitsvertrag

Durch den Arbeitsvertrag wird die Einstellung besiegelt. Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich sowohl mündlich als auch schriftlich geschlossen werden. Es empfiehlt sich allerdings stets, einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen, um alle Einzelheiten der Vereinbarung klar und nachweisbar zu dokumentieren.
Im Falle eines mündlichen Arbeitsvertrages ist der Arbeitgeber aber nach dem Nachweisgesetz verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Arbeitsbeginn in schriftlicher Form auszuhändigen. In die Niederschrift sind aufzunehmen:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen die Dauer
  • Arbeitsort
  • Kurzbeschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes (beachten Sie den jeweils geltenden Mindestlohn)
  • Arbeitszeit (Ruhepausen, Ruhezeiten)
  • Jahresurlaub
  • Kündigungsfristen
  • Hinweis auf anzuwendende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
IHK-Tipp:
Im Jahre 2022 wurde das Nachweisgesetz geändert und beinhaltet nun einige Erweiterungen der Nachweispflichten. Werfen Sie einen Blick in das Gesetz und ergänzen Sie bei Bedarf ihre üblich verwendeten Vordrucke.

Sonderformen von Arbeitsverträgen

  • Teilzeitbeschäftigung: Der Teilzeitarbeitsvertrag unterscheidet sich von dem „normalen“ Arbeitsvertrag lediglich in Bezug auf den Stundenumfang.
  • Befristeter Arbeitsvertrag: Ein Arbeitsvertrag darf nur dann befristet werden, wenn ein Sachgrund für die Befristung oder die Voraussetzung für eine kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund entsprechend dem TzBfG vorliegt. Die Befristung muss zudem stets vor Vertragsbeginn und schriftlich erfolgen.
  • Geringfügige Beschäftigung: Weitgehend bekannt ist den meisten Arbeitgebern die geringfügige Beschäftigung („Minijob“), bei der der Arbeitnehmer ein maximales monatliches Entgelt von 538 Euro erhält. Daneben liegt aber unabhängig von der Höhe der Vergütung ebenfalls eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn der Arbeitsvertrag im Voraus auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahrs beschränkt wird.
  • Ausbildungsverhältnis: Möchten Sie langfristig qualifizierte Mitarbeiter gewinnen, bietet sich die Beschäftigung von Auszubildenden an. Für den Ausbildungsvertrag gelten die Besonderheiten des Berufsbildungsgesetzes (BBiG). Insbesondere ist der Schutz Minderjähriger zu beachten.

Benötigte Unterlagen

Folgende Unterlagen sind zwingend erforderlich, um die Meldepflichten bei einer Einstellung ordnungsgemäß zu erfüllen:
  • Betriebsnummer (Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit)
  • Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers Sozialversicherungsausweis/ Schreiben des Rentenversicherungsträgers
  • Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers: Mit Hilfe dieser Daten erhält der Arbeitgeber die Elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)
  • Wichtig: Sonderregeln für ausländische Arbeitnehmer

5. Meldepflichten und Sozialabgaben

Meldepflichten

Der Arbeitgeber hat die Pflicht, den neuen Arbeitnehmer bei mehreren Stellen anzumelden:
  • ggf. spezifische branchenbezogene Meldepflichten
  • Anmeldung zur Sozialversicherung: Elektronische Meldung an die Krankenkasse als zentrale Einzugsstelle
  • Minijobber: Minijobzentrale
  • Berufsgenossenschaft
  • Finanzamt
Die Anmeldung zur Sozialversicherung ist für jeden Beschäftigungsbeginn erforderlich und muss innerhalb von sechs Wochen nach Arbeitsaufnahme erfolgen. Verstöße gegen die Meldepflicht können erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen haben, wie Beitragsnachforderungen, Schadensersatzansprüchen und Bußgeldern.

Sozialabgaben

Der Arbeitgeber muss den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) zur
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
insgesamt an die Krankenversicherung des Arbeitnehmers als zentrale Einzugsstelle abführen. Hinzu kommt die
  • Unfallversicherung (zu 100 Prozent über Arbeitgeber)
Für Minijobber gelten Sonderregeln. Die Höhe der Sozialabgaben können Sie über den Minijobrechner ermitteln.

6. Befristung von Arbeitsverhältnissen

Was es bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen zu beachten gilt, ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt. Danach ist die Befristung eines Arbeitsverhältnisses nur dann wirksam, wenn
  • ein sachlicher Grund vorliegt oder
  • die Voraussetzungen für eine kalendarische Befristung ohne Sachgrund gegeben sind.

Schriftformerfordernis

Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses muss schriftlich vor der Arbeitsaufnahme vereinbart werden. Sonst gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.

Kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund

Eine kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund darf gemäß § 14 Abs. 2 TzBfG höchstens für die Dauer von zwei Jahren erfolgen und nur dann, wenn nicht schon zuvor ein Arbeitsverhältnis zwischen den Arbeitsparteien bestanden hat. Demzufolge sind sachgrundlose Befristungen ausgeschlossen, wenn überhaupt irgendwann zuvor einmal ein Arbeitsverhältnis zwischen den gleichen Vertragspartnern bestanden hat, mag dieses auch viele Jahre zurückliegen. Ein sachgrundlos befristeter Arbeitsvertrag kann bis zu dreimal verlängert werden, wenn die Gesamtdauer nicht die Dauer von zwei Jahren überschreitet.
Sonderfall junge Unternehmen: In den ersten vier Jahren nach Unternehmensgründung ist die kalendermäßige Befristung ohne Sachgrund bis zu einer Dauer von vier Jahren möglich.
Sonderfall ältere Mitarbeiter: Unter bestimmten Voraussetzungen können ältere Mitarbeiter (ab Vollendung des 52. Lebensjahres nach einer mindestens viermonatigen Arbeitslosigkeit) gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG bis zu fünf Jahre befristet eingestellt werden.

Befristung mit sachlichem Grund

Ein Arbeitsverhältnis kann gemäß § 14 Abs. 1 TzBfG auch aus einem sachlichen Grund wirksam zeitlich befristet werden. Zu diesen Gründen zählen unter anderem:
  • Für eine Arbeitsleistung besteht nur ein vorübergehender betrieblicher Bedarf (zum Beispiel nur für ein bestimmtes, zeitlich begrenztes Projekt)
  • Krankheitsvertretung
  • Vertretung von Arbeitnehmern in Mutterschutz oder Elternzeit (§ 21 BEEG)
  • Eigenart der Arbeitsleistung (zum Beispiel Schauspieler)
Dabei kann die Befristung entweder auf ein bestimmtes Datum festgelegt werden, oder das genaue Datum kann offenbleiben, wenn eine sogenannte Zweckbefristung erfolgt, das Arbeitsverhältnis also automatisch mit einem bestimmten Ereignis enden soll (zum Beispiel Befristung bis zur Abnahme des Rohbaus durch den Bauherrn). Ist kein konkretes Datum festgelegt, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer allerdings mindestens zwei Wochen zuvor schriftlich über die bevorstehende Zweckerreichung unterrichten.

Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages

Es gibt folgende Möglichkeiten für die Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrages:
  • Ablauf der vereinbarten Zeit
  • Erreichen des vereinbarten Zwecks (zum Beispiel Rückkehr des Vertretenen oder Abschluss des Projekts nach einer entsprechenden schriftlichen Unterrichtung
  • Ordentliche Kündigung, wenn diese Möglichkeit vertraglich vereinbart wurde
  • Außerordentliche Kündigung.
Mehr Infos zu befristeten Arbeitsverhältnissen.

7. Minijobs (geringfügige Beschäftigung)

Es gibt unterschiedliche Arten von geringfügiger Beschäftigung:
  • Sogenannte Minijobs/geringfügig entlohnte Jobs: Hier darf das regelmäßige monatliche Einkommen 538 Euro nicht übersteigen, was einer Jahresverdienstgrenze von 6.456 Euro entspricht. Neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung kann nur ein 538-Euro-Minijob ausgeübt werden. Der Arbeitgeber führt Sozialversicherungsbeiträge und Steuern in pauschalierter Höhe ab, außerdem muss er die üblichen Umlagen und die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung tragen.
  • Kurzfristige Beschäftigung: Sie liegt vor, wenn die Beschäftigungsdauer von Vornherein auf nicht mehr als drei Monate/70 Tage, nach ihrer Eigenart oder vertraglich begrenzt ist und die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Für kurzfristige Minijobs fallen weder für den Arbeitgeber noch für den Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge an. Allerdings sind Umlagen sowie die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu zahlen.
Für geringfügig entlohnte oder kurzfristige Minijobs in Privathaushalten gelten einige Besonderheiten.

Meldepflichten für Minijobs

  • Anmeldung bei der Minijob-Zentrale
  • Anmeldung beim zuständigen Unfallversicherungsträger
  • Sofortmeldepflicht in ausgewählten Wirtschaftszweigen: Datenstelle der Träger der Rentenversicherung

Anwendung arbeitsrechtlicher Vorschriften

Minijobber sind Arbeitnehmer, so dass arbeitsrechtliche Vorschriften auch bei Minijobbern zu beachten sind. Minijobber haben somit wie andere Arbeitnehmer unter anderem Anspruch auf:
  • Einhaltung des Mindestlohnes
  • Schriftlicher Arbeitsvertrag
  • Gleichbehandlungsgrundsatz
  • Erholungsurlaub
  • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
  • Kündigungsfristen/Kündigungsschutz
Weitere Informationen zu Minijobs finden Sie der Homepage der Minijob Zentrale.

8. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Bei dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz handelt es sich um die Umsetzung europäischer Antidiskriminierungsrichtlinien. Gemäß § 6 AGG gilt das AGG für alle Beschäftigten – und zwar vom Einstellungsverfahren über die Durchführung des Arbeitsverhältnisses bis zur Beendigung. Der Beschäftigten-Begriff ist hierbei sehr weit gefasst. Darunter fallen:
  • Arbeitnehmer
  • Auszubildende
  • Arbeitnehmerähnliche Personen
  • Stellenbewerber um ein Beschäftigungsverhältnis
  • Ehemalige Beschäftigte
  • Selbstständige und Organmitglieder in Bezug auf den Zugang zur Erwerbstätigkeit und den beruflichen Aufstieg
Eine Benachteiligung darf sich insbesondere nicht aus den folgenden Gründen ergeben:
  • Rasse oder ethnische Herkunft
  • Geschlecht
  • Religion und Weltanschauung
  • Behinderung
  • Alter
  • Sexuelle Identität
In § 3 AGG ist geregelt, welche Verhaltensweisen als Diskriminierung zu werten und damit verboten sind, wenn die Ungleichbehandlung nicht durch ein legitimes Ziel sachlich gerechtfertigt ist:
Eine unmittelbare Benachteiligung liegt vor, wenn eine Person aufgrund eines Benachteiligungsmerkmals eine weniger günstige Behandlung erfährt als eine andere Person in vergleichbarer Situation (Beispiel: Frau wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft).
Eine mittelbare Benachteiligung liegt vor, wenn anscheinend neutrale Vorschriften geeignet sind, eine weniger günstige Behandlung für eine Person herbeizuführen, es sei denn, der Vorschrift liegt ein rechtmäßiges Ziel als sachliche Rechtfertigung zu Grunde. Eine mittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts ist beispielsweise die Ungleichbehandlung von Teilzeitbeschäftigten, da es überwiegend Frauen sind, die einer Teilzeitbeschäftigung nachgehen.
IHK-Tipps für die Praxis:
  • Überprüfung sämtlicher Abläufe in der Personalarbeit
  • Schulung von Personalverantwortlichen und Führungskräften
  • Beschwerdemanagement einrichten
  • Beachtung des AGG bei der Formulierung von Stellenausschreibungen
Wichtig: Ein Verstoß gegen das AGG kann weitreichende Rechtsfolgen für den Arbeitgeber haben. Diese umfassen insbesondere Schadensersatzzahlungen und Entschädigungen.
Mehr Informationen zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz AGG.

9. Einstellung von schwerbehinderten ‎Arbeitnehmern‎

Menschen mit einer anerkannten Behinderung von mindestens 50% (Schwerbehinderung) sowie ihnen Gleichgestellte genießen im Arbeitsrecht nach dem Sozialgesetzbuch IX einen besonderen Schutz. Der Nachweis der Schwerbehinderung erfolgt über den Schwerbehindertenausweis. Zu den arbeitsrechtlichen Besonderheiten zählen vor allem folgende Eigenarten:
  • Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze schwerbehinderte Arbeitnehmer zu beschäftigen (§ 154 Abs. 1 SGB IX). Andernfalls muss pro unbesetztem Pflichtarbeitsplatz eine Ausgleichsabgabe gezahlt werden.
  • Sonderkündigungsschutz für schwerbehinderte Arbeitnehmer, §§ 168 ff SGB IX
  • Sonderregelungen in Bezug auf Urlaubsanspruch, § 208 SGB IX
  • Spezielle Fördermittel als Anreiz, Menschen mit Behinderung einzustellen.
  • Recht zur Gründung einer Schwerbehindertenvertretung im Unternehmen, wenn mindestens fünf schwerbehinderte Menschen nicht nur vorübergehend beschäftigt werden.
Weitere Informationen zu der Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen.

10. Häufige Fragen zum Einstellen von Arbeitnehmern

  • In welchen Branchen ist eine Sofortmeldung vorgeschrieben?
  • Wo muss ich Mitarbeiter anmelden?
  • Welche Unterlagen benötige ich?

11. Zusammenfassung

Bei der Einstellung neuer Arbeitnehmer gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:
  • Personalplanung – Erstellung einer Stellenausschreibung
  • Vorbereitung der Einstellung
  • Beteiligung des Betriebsrates
  • Arbeitsentgelt – Mindestlohn
  • Abschluss des Arbeitsvertrages
  • Arbeitspapiere und Anmeldung
  • Sonderregelungen für Existenzgründer
Arten der Beschäftigungsverhältnisse – Abgrenzungen zu anderen Formen der Beschäftigung mit Mitarbeitern:
  • Vollzeitarbeitsvertrag
  • Teilzeitarbeitsvertrag: rechtlich identisch zum Vollzeitarbeitsvertrag – aber in geringerem Stundenumfang und daher mit geringeren Kosten verbunden
  • Befristeter Arbeitsvertrag: Vertrag läuft nur bis zum Ablauf der gesetzten Frist oder zum Erreichen eines Ziels
  • Minijob: bringt Erleichterungen bei den Lohnnebenkosten mit und hat nur einen geringen zeitlichen und damit auch finanziellen Umfang
  • Werk- oder Dienstleistungsvertrag mit einem Soloselbstständigen (Kleinunternehmer/ Freelancer): Arbeitsrecht findet keine Anwendung. Aber Achtung: Es besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit
  • Beschäftigung von Arbeitnehmern eines anderen Unternehmens: Hier ist abzugrenzen, ob ein Werkvertrag oder eine Arbeitnehmerüberlassung vorliegt
Stand: Juli 2024