Bescheinigungswesen

Handelsrechnungen und weitere Exportdokumenten

Wer Waren exportieren möchte, muss im Ausland häufig Dokumente vorlegen, die von der Industrie- und Handelskammer bescheinigt und ggf. anschließend durch eine ausländische Vertretung legalisiert wurden.
In zahlreichen Fällen werden daher die Industrie- und Handelskammern gebeten, auf Rechnungen oder anderen für den Außenwirtschaftsverkehr dienenden Dokumenten eine Bescheinigung oder Beglaubigung vorzunehmen.
Nach § 1 Absatz 3 IHKG vom 18. Dezember 1956 obliegt insbesondere den Industrie- und Handelskammern (IHKs) die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen Bescheinigungen für den Außenwirtschaftsverkehr.
Dazu ist es erforderlich, dass der Antragsteller seinen Firmensitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz im Bezirk der IHK hat. Zu bescheinigende Dokumente sollten vorwiegend in Deutsch oder Englisch abgefasst sein. Falls der Text in einer anderen Sprache als Deutsch verfasst ist, kann die IHK eine Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer verlangen.
Die IHK wirkt in keinem Falle an Dokumenten mit, die offensichtlich falsch sind, gegen rechtliche Voraussetzungen oder die guten Sitten verstoßen.
Aufgrund der Vielzahl zu berücksichtigender Rechtsvorschriften empfehlen wir vor Beantragung einer sonstigen Bescheinigung eine telefonische Beratung durch Ihren IHK-Ansprechpartner.
Für die Ausstellung der Bescheinigungen und Beglaubigungen werden Gebühren nach dem jeweils geltenden Gebührentarif erhoben.
Bei Fragen zum Antragsprozess kontaktieren Sie bitte Ihren IHK-Ansprechpartner.

Bescheinigung von Außenwirtschaftsdokumenten, Bescheinigungsvermerke

Der Regelfall:
Im Regelfall verwenden die IHKs folgenden Bescheinigungsvermerk:
"Wir bescheinigen die Vorlage der Erklärung. Hinsichtlich des Inhalts ist nichts Gegenteiliges bekannt."
Dokumente Dritter:
Auf Dokumenten Dritter (z.B. Gesundheitszeugnisse vom Amtsveterinär) wird folgender Bescheinigungsvermerk verwendet:
"Dieses Dokument wurde von einer in Deutschland / in der EU zuständigen Stelle / Institution / Behörde ausgestellt."
Einladungsschreiben für Visaerteilung (Einladungsschreiben):
Auf Einladungsschreiben für Visaanträge ausländischer Geschäftspartner, die an deutsche Behörden im Ausland, insbesondere an deutsche Konsulate und Botschaften, gerichtet sind, darf nur die IHK-Zugehörigkeit bestätigt werden. Dafür wird folgender Vermerk verwendet:
"Das vorstehend / umseitig genannte Unternehmen ist Mitglied der IHK.”

Beglaubigung von Außenwirtschaftsdokumenten (erfolgt nur in Ausnahmefällen)

Bei Fragen bezüglich der Beglaubigung (Unterschriftsbeglaubigung / Abschriftsbeglaubigung) von Außenwirtschaftsdokumenten (erfolgt nur in Ausnahmefällen) kontaktieren Sie bitte Ihren IHK-Ansprechpartner.

Anforderungen der Empfangsländer - Wann benötige ich eine IHK-Bescheinigung?

In der Regel gibt der Importeur die notwendigen Informationen hinsichtlich der ggf. notwendigen Bescheinigung und Legalisierung von Außenwirtschaftsdokumenten.
Entsprechende Informationen erhalten Sie zudem über verschiedene Recheretools und über Ihren IHK-Ansprechpartner.

Legalisierung

Wird eine Legalisierung verlangt, dann ist die zuständige ausländische Vertretung (Konsulat oder Konsularabteilung der Botschaft) betroffen. Legalisierung bedeutet, das Konsulat bestätigt, dass diejenigen, die z. B. bei der Industrie- und Handelskammer die Unterschrift geleistet haben, berechtigt sind, für die Kammer tätig zu werden.
Wichtig! Eine Legalisierung von Handelsdokumenten wird von der ausländischen Vertretung regelmäßig nur vorgenommen, wenn die IHK im ersten Schritt die Außenwirtschaftsdokumente bescheinigt hat.
Die Forderung im Exportgeschäft, bescheinigte und legalisierte Geschäftspapiere zu verlangen, kommt immer aus dem Bestimmungsland, nicht aus dem Inland. Es kann sich um die Forderung des Kunden handeln oder einer Behörde, meistens die Zollverwaltung des Landes, das die Ware aufnehmen soll.