Einladungsschreiben

Visabestimmungen für Geschäftsleute

Das Schengener Abkommen regelt die Vereinheitlichung der Vorschriften für die Einreise und den kurzfristigen Aufenthalt von Ausländern in den Unterzeichnerstaaten. Die deutschen Auslandsvertretungen stellen nur noch Geschäfts-Visa in Form von Schengen-Visa aus, es sei denn, der Antragssteller betont, dass er lediglich nach Deutschland einreisen möchte.
Mit der vollständigen Abschaffung der Binnengrenzkontrollen kann sich der Inhaber eines Schengen-Visums während des Gültigkeitszeitraums, längstens jedoch drei Monate pro Halbjahr, in jenen Staaten, die das Schengener Durchführungsübereinkommen anwenden, aufhalten.
Hier können Sie ein Muster für das Einladungsschreiben (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 13 KB) herunterladen.
Mitgliedsstaaten des Schengener Abkommens sind folgende Länder:
Belgien, Dänemark, Deutschland, Frankreich, Finnland, Griechenland, Italien, Island*, Lichtenstein, Luxemburg, Niederlande, Norwegen*, Österreich, Portugal, Schweden, Schweiz und Spanien sowie seit dem 21. Dezember 2007: Polen, Tschechien, Ungarn, Slowakei, Slowenien, Estland, Lettland, Litauen und Malta.
*Norwegen und Island sind zwar nicht Mitgliedsländer der Europäischen Union, gehören aber der "Nordischen Passunion" an, in der das Schengener Abkommen seit dem 25. März 2001 vollumfänglich gilt.
Die EU-Mitgliedsländer Großbritannien und Irland haben das Schengen-Abkommen bisher nicht unterzeichnet. Für diese Staaten ist ein separates Visum erforderlich. Dringend zu beachten ist, dass die Einreise über diese Staaten in einen Schengen-Staat nicht möglich ist. Die Auslandsvertretungen der Schengen-Staaten in diesen Ländern erteilen kein Anschluss-Visum.
Das Schengen-Visum ist bei jener Auslandsvertretung zu beantragen, indessen Hoheitsgebiet sich der Geschäftspartner am längsten aufhalten will. Ist die Dauer nicht vorhersehbar, ist das Visum bei der Auslandsvertretung zu beantragen, über dessen Hoheitsgebiet die Einreise erfolgen wird.
Das Antragsverfahren verläuft üblicherweise gemäß den nachfolgenden Schritten. Einzelheiten können den Websites der zuständigen deutschen Auslandsvertretungen (i.d.R. Botschaft/ Konsulat) im Entsendungsland entnommen werden.
  1. Einladung auf Firmenbogen, adressiert an das einzuladende Unternehmen oder an die betreffende Person.
  2. Angaben zur Person: Name, Adresse, Geburtsdatum, Reisepassnummer.
  3. Kurze Beschreibung der Geschäftsbeziehung, die mit dem ausländischen Unternehmen besteht (Art und Zeitraum der Geschäftsbeziehung).
  4. Kurze Begründung der Notwendigkeit des Besuchs der betreffenden Person in Deutschland (bei Dauervisaanträgen: mehrmals im Jahr).
  5. Bei Dauervisaanträgen Anzahl der notwendigen Einreisen pro Jahr und maximale Aufenthaltsdauer pro Einreise angeben.
  6. Zeitraum der gewünschten ersten Reise (Beginn des Dauervisums) genau angeben. Bei einmaliger Einreise den exakten Zeitraum des Aufenthaltes angeben.
  7. Aufenthalts- und Versicherungskosten müssen von dem einladenden deutschen Unternehmen übernommen werden. Zwingend vorgeschrieben ist seit dem 1. Juni 2004 eine Verpflichtungserklärung gemäß §§ 66-68 AufenthG (Übernahme der aus dem Aufenthalt in Deutschland entstehenden Kosten – zuvor §§ 82 -84 AuslG). Wortlaut der §§ 66-68. Versicherungsfragen sollten daher mit den einzuladenden Personen geklärt werden. Wenn Unsicherheiten bestehen, lassen Sie diese zusätzlich in Deutschland versichern. Ansprechpartner: Versicherungspartner oder Krankenkasse.
  8. Anlage: Beglaubigter Handelsregisterauszug (beim zuständigen Amtsgericht) oder beglaubigte Gewerbeanmeldung (beim zuständigen Ordnungsamt). Beides darf nicht älter als sechs Monate sein.
  9. Die Einladung muss gegebenenfalls durch eine kommunale Behörde – Ordnungsamt oder zuständige IHK – bestätigt werden. Zur Beglaubigung muss der Personalausweis oder der Reisepass vorgelegt werden. Einzelheiten können den Websites der zuständigen deutschen Auslandsvertretungen (i.d.R. Botschaft/ Konsulat) im Entsendungsland entnommen werden.
  10. Die Einladung wird dem ausländischen Unternehmen beziehungsweise den einzuladenden Personen zugestellt. Diese wiederum müssen mit der Einladung und unter Vorlage des noch mindestens sechs Monate gültigen Passes das Visum bei der zuständigen Deutschen Botschaft beantragen.
  11. Die Dokumente werden von den Deutschen Botschaften nur im Original anerkannt.
  12. Zusätzlich sollten die Einladungen auch an die zuständige Deutsche Botschaft beziehungsweise Deutsche Generalkonsulat gefaxt werden, um diese vorab zu informieren.
  13. Der Nachweiseiner Reisekrankenversicherung ist seit dem 1. Juni 2004 grundsätzlich Voraussetzung für die Erteilung eines Schengen-Visums. Dieser Nachweis ersetzt eine Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 AufenthG nicht (Übernahme der aus dem Aufenthalt in Deutschland entstehenden Kosten – zuvor §§ 82-84 AuslG). Auch sonstige Reiseschutzversicherungen können eine Verpflichtungserklärung nach §68 AufenthG nicht ersetzen. Eine entsprechende in der Vergangenheit bestehende Möglichkeit wurde vom Auswärtigen Amt wieder abgeschafft. Umgekehrt kann eine Verpflichtungserklärung nach §§ 66-68 AufenthG  den Krankenversicherungsnachweis nicht ersetzen.
Für eine einmalige Einladung und für die Beantragung eines Dauervisums gelten im Wesentlichen die gleichen Modalitäten. Die Notwendigkeit für den Erhalt eines Dauervisums muss jedoch ausführlich begründet werden. Hier empfiehlt sich die Intensität der Geschäftsbeziehungen darzustellen, gegebenenfalls einen vorhandenen Jointventure Vertrag oder einen Beteiligungsnachweis an dem jeweiligen ausländischen Partnerunternehmen beizufügen beziehungsweise die Vorlage, wenn gewünscht, anzubieten.
Ein Dauervisum: gilt für den Zeitraum eines Jahres und erlaubt effektiv 90 Tage Aufenthalt für den ausländischen Staatsbürger in der Bundesrepublik Deutschland bei mehrmaligen Einreisen.
Weiterführende Informationen zum Thema – wie auch Länder- und Reiseinformationen – beim Auswärtigen Amt.