E-Rechnung: das kommt auf die Betriebe zu

Was ist eine E-Rechnung?

Im Gesetz wird zwischen „E-Rechnungen“ und „sonstigen Rechnungen“ unterschieden: Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Eine sonstige Rechnung wird in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt – darunter fallen etwa PDFs.

Was gilt ab 2025?

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) kommt ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung. Das bedeutet, dass alle Betriebe verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Regelung gilt allerdings nur für Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen. Weil die Umsetzung so aufwändig ist, gibt es für ausgehende Rechnungen eine Übergangsfrist von zwei Jahren, während der Papierrechnungen sowie andere elektronische Formate wie PDFs weiterhin erlaubt sind. Ab dem Jahr 2027 wird es im B2B-Bereich dann Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen.

Gibt es Ausnahmen?

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Rechnungen für Fahrausweise können noch in Papierform übermittelt werden. Ebenfalls von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen sind steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug sowie Umsätze zwischen Unternehmen und Privatpersonen (B2C). Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro müssen erst ab dem Jahr 2028 E-Rechnungen versenden. Zudem gibt es für den Versand via des Dokumentenstandards EDIFACT Ausnahmeregelungen.

Was ist beim Versand zu beachten?

Es ist wichtig, dass die rechnungsbearbeitenden Prozesse sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen in entsprechenden Systemen beziehungsweise Modulen durchgeführt werden. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine Dokumentation des Verfahrens vorliegen, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis dokumentiert.

Wie erfolgt die technische Umsetzung?

Vom Gesetzgeber gibt es keine expliziten technischen Vorgaben. Es wird jedoch empfohlen, ein Informationsmanagementsystem oder eine Dokumentenmanagementlösung mit Archivfunktion einzusetzen. Das erleichtert die Handhabung mit elektronischen Rechnungen und erfüllt die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung. Hilfe versprechen auch das Format „ZUGFeRD“ oder Formatwandler wie die „OpenXRechnungToolbox“, aber auch die Formatprüfung und Validierungstools.

red

Veröffentlicht am 1. Oktober 2024.