Kassenbelegausgabepflicht: Was ändert sich und was müssen Sie tun?

Die Belegausgabepflicht tritt am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten (Kunden oder Gast) erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Die Finanzbehörden können auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Aktuell ist jedoch von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung auszugehen. Ein Musterschreiben erhalten Sie gerne auf Anfrage bei Ihrer IHK.

Ziel der Belegausgabepflicht soll sein, die ordnungsgemäße Erfassung von Verkaufsvorgängen in der Kasse sicherzustellen und zu verhindern, dass Verkäufe „an der Kasse vorbei“, d.h. ohne Einbuchung getätigt werden. Es ist jedoch fraglich, ob durch eine allgemeine Belegausgabepflicht tatsächlich derartige strafbare Nichterfassungen verhindert werden können. Testkäufe oder verdeckte Beobachtungen im Ladengeschäft durch Mitarbeiter des Finanzamtes sind viel wirksamere Instrumente, um gegen Nichterfassungen vorzugehen. Zudem trifft eine allgemeine Belegausgabepflicht gerade die weit überwiegende Mehrheit der steuerehrlichen Unternehmen.

Gilt die neue Belegausgabepflicht auch für offene Ladenkassen? Nein. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist allerdings darauf hin, dass die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten sind.

Die Pflichtangaben des Belegs ergeben sich aus § 6 der Kassensicherungsverordnung. Hierzu gehören unteren anderem: vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkte des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Eine Mitnahmepflicht des Belegs für den Kunden besteht nicht. Mit der neuen, ab dem 1. Januar 2020 geltenden Regelung werden zwar Unternehmen verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang einen entsprechenden Kassenbon auszugeben und ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Diese sind jedoch nicht zur Mitnahme verpflichtet.

Neben der Papierform ist mit Zustimmung des Kunden auch eine elektronische Belegausgabe zulässig. Das BMF betont auf seiner Homepage: „Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologieneutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.“ In der Gesamtschau ist jedoch unklar, wie eine technische Umsetzung dieser Vorgaben flächendeckend möglich sein soll.

Zumindest in all den Fällen, bei denen der Kunde nicht bereit ist, relevante elektronische Identitäts- bzw. Kontaktdaten offenzulegen, die es dem Unternehmen ermöglichen, den elektronischen Beleg (nur) diesem Kunden „bereitzustellen“, besteht die Gefahr, dass die theoretisch gegebene Möglichkeit der digitalen Bereitstellung ins Leere läuft. Dies dürfte insbesondere Bargeschäfte betreffen.

Was passiert bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht? Nach aktuellem Stand gibt es keine direkten Sanktionen. Das BMF hierzu wörtlich auf seiner Homepage: „Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“ Mit anderen Worten: Die Finanzverwaltung könnte daraus den Schluss ziehen, dass bei der Kasse möglicherweise etwas nicht korrekt läuft, und dies zum Anlass für weiterführende steuerliche Prüfungen nehmen.

Befreiungsmöglichkeiten:
Sind Befreiungen von der Belegausgabepflicht möglich? Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können auf Antrag von den Finanzbehörden aus „Zumutbarkeitsgründen“ von der Belegausgabepflicht befreit werden. Entsprechendes gilt für Dienstleister. Ein Musterschreiben für den Antrag erhalten Sie auf Anfrage gerne bei Ihrer IHK.
Nach aktuellem Stand jedoch ist von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung bei der Befreiung von der Belegausgabepflicht auszugehen.

Laut BMF soll eine Befreiung nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte in Betracht kommen, wobei die bei dem Unternehmen anfallenden Kosten der Belegausgabe nicht zu einer sachlichen Härte zählen (Teilziffer 6.9 des AEAO zu § 146a AO vom 17. Juni 2019). Damit läuft die gesetzliche Regelung ins Leere. Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.