Anforderungen an Kassenführung

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Zum kommenden Jahreswechsel müssen zum einen grundsätzlich alle Kassen mit einer sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden, zum anderen gilt dann auch eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen, also die Pflicht zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Auf was Unternehmer im Detail achten müssen, beschreibt der DIHK in seinem 12-seitigen Infoblatt. Dabei geht es auch um Sonderfälle wie die Erfassung von Storno-Vorgängen oder "unbaren" Zahlungen, das Verhalten bei Systemabstürzen oder um den Umgang mit "offenen Ladenkassen". Zudem enthält die Veröffentlichung eine To-do-Liste für die betriebliche Praxis, eine Zusammenstellung wichtiger Fristen sowie der gesetzlichen Grundlagen.
Quelle: DIHK
Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden derzeit häufig ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z.B. Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen durch "Zapper"-Software aufgedeckt haben, stehen zudem Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen (Stichwort: "INSIKA") im Raum. Inwieweit Kassen dafür hardware-mäßig nachgerüstet werden müssen, ist noch offen. Das Bundesministerium der Finanzen und die Bundesländer diskutieren in diesem Zusammenhang über verschiedene technologieoffene Lösungen.
Seit 1. Januar 2017 dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche die Einzelumsätze aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen auf den geforderten technischen Stand aktualisiert werden.
Elektronische Registrierkassen müssen Ende September 2020 (ursprüngliche Planung ab 1. Januar 2020) zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke garantieren.
Daher ist es wichtig, bereits heute zu handeln:
Setzen Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine "ordnungsgemäße Kassenführung" auseinander und gestalten Sie Ihr Kassensystem prüfungs- und zukunftssicher.
Nutzen Sie die Hilfe von Steuerberatern und Kassenherstellern!

1. Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 Abgabenordnung (AO), §§ 238 ff. Handeslgesetzbuch (HGB) führen, welche gem.
§ 146 Abs. 1 S. 2 Abgabenordnung (AO) auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und –ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Buchführungspflichtig sind gem. § 141 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung (AO) Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als EUR 60.000.
Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung § 4 Abs. 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist jedoch gem. § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Einzelaufzeichnung, die gem. § 146 Abs. 5 S. 1 Abgabenordnung (AO) in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen diese Unternehmen (sog. Einnahmen-Überschuss-Ermittler) allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

2. Regeln und Formen der Kassenführung

Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegungen hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier-bzw. PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und möglichst detailliert aufgezeichnet werden.
Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt und deshalb auch "Schubladenkasse" genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen.
Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss!) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.
Beispiel eines Kassenberichtes
Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

Einzelaufzeichnung
Bei Bareinnahmen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Da sich diese jedoch "im Rahmen des Zumutbaren" bewegen muss, kann hierauf ggf. im kleinen Einzelhandel verzichtet werden.
Aufbewahrungsfristen
Hinsichtlich elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten in einem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 festgelegt.
Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren, sofern sie mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind.
Dieses betrifft Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler.
Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig 10 Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.
Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugten Rechnungen i.S. von § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
Details der Einzelaufzeichnung
Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines modernen PC-Kassensystems erfasst werden.
Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/ Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend!
Umgang mit Storno
Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Umsätze von Trainingsbedienern (Stichwort: Trainee-Taste) auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden. Gleiches gilt für die vollständige Nachvollziehbarkeit von Storno-Buchungen.
Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit, d. h. zwischenzeitlich erfolgte Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt u. U. auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem.
Vorzuhalten ist auch eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs- und Programmieranleitungen) auch eine technische Systemdokumentation sowie eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) enthält.

3. Folgen fehlerhafter Kassenführung

Verwerfung der Buchführung
Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, d. h. ihre Anerkennung versagen.
Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu i. d. R. nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern.
Hinzuschätzungen, Sicherheitszuschläge
Liegt jedoch ein materieller Mangel vor (z.B. unvollständiges Verbuchen von Einnahmen) - besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 Abgabenordnung (AO).

Was ist konkret zu beachten? Wichtige Hinweise für die Praxis:
  • Kassenbericht/Kassenbuch:
    Alle Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnung:
    Jeder Verkaufsvorgang ist mit den wichtigsten Angaben aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnungen sind chronologisch zu erstellen und fortlaufend zu nummerieren. Tageseinnahmen sind getrennt nach dem Steuersatz (7 % USt und 19 % USt) aufzuzeichnen.
  • Kassensturzfähigkeit:
    Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll- jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann.
  • Belegpflicht:
    Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt für sämtliche Tageseinnahmen und -ausgaben.
  • Z-Bons:
    Tagesendsummenbons müssen folgende Pflichtangaben enthalten: Name des Geschäfts, Datum, Z-Nummer, Storno-/Retourbuchungen, Entnahmen, Zahlungsart.
  • Aufbewahrung der Rechnungen:
    Von einer Registrierkasse erstellte Rechnungen sind Archivierungspflichtig, sofern es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV (< EUR 150 inkl. USt) handelt.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen:
    Eintragungen sind so zu korrigieren, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.
Hinweis:
Diese Informationen sind eine Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen, enthält erste Hinweise und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl das Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.