Merkblatt für die Auswahl eines Kassensystems
Sie möchten ein neues Kassensystem? Aufgrund der breitgefächerten Auswahl ist es nicht einfach, die richtige Wahl zu treffen. Ein paar Gedanken vorab helfen Ihnen bei der Auswahl des passenden Systems. Wichtig sind Ihre Wünsche an die Anforderungen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern und die rechtlichen Aspekte.
Grundsätzliche Überlegungen für die Auswahl eines Kassensystems
- Soll das System cloudbasiert oder festinstalliert sein?
→ Cloudbasierte Lösungen werden oft per Monats-Abo angeboten. Per monatlichen Mietpreis bezahlen Sie für die Instandhaltung und Aktualisierung des Systems.
Bei einem festinstallierten Modell bezahlen Sie einmal für die Software und sind selbst für die Instandhaltung verantwortlich. - Wie viele Mitarbeiter sollen das System bedienen?
→ von der Anzahl der Zugangsberechtigungen hängt oft der Preis ab. - Wie hoch ist mein monatliches Budget?
→ Bedenken Sie bitte: Ein Kassensystem kann Ihnen Prozesse automatisieren und Zeit für Ihr Kerngeschäft schenken. Automation kostet jedoch oft mehr! - Welche grundsätzlichen Anforderungen (im Alltagsgeschäft) habe ich noch?
→ Was soll das System noch können außer kassieren? Denken Sie daran, was Ihre Arbeitsschritte einfacher machen würde! - (Frage zur Automation & Zeiteinsparung): Welche Schnittstellen gibt es?
→ Kassensysteme können Warenwirtschaft, Buchhaltung, Terminplanungen, Bezahlmöglichkeiten, Gutscheinverwaltung, Kundendatenbank usw. integrieren und Schnittstellen zu Onlineshops und weiteren Anwendungen haben. Die wenigsten Systeme bilden alle Bereiche ab, deshalb ist es wichtig, herauszustellen wo Ihr eigener Schwerpunkt liegt. (Falls beispielsweise Ihre manuelle Lagerbestandsaufnahme viel Zeit frisst, dann ist es sinnvoll ein Warenwirtschaftssystem direkt mit der Kasse zu verbinden. Automatisiert kann Ihnen dann der Warenbestand angezeigt werden.)
Rechtliche Aspekte
Bitte beachten Sie bei der Auswahl eines Kassensystems unbedingt folgende, rechtliche Aspekte.
Grundsätzliche Aufzeichnungspflichten
Seit dem 1. Januar 2017 gelten neue Pflichten für die Benutzung von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern. Registrierkassen müssen den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und, Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen.
Hinzuzufügen sind die neuen Aufzeichnungspflichten, die ab Ende 2019 eingeführt werden
Für den Einsatz von elektronischen Registrierkassen werden weitergehende Veränderungen eingeführt, zum Beispiel der Einbau von Sicherheitsmodulen und eine zwingende Belegausgabepflicht.
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, wurde festgelegt, dass elektronische Aufzeichnungssysteme (computergestützte Kassensysteme) über eine Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Mit dem Sicherheitsmodul werden Kasseneingaben protokolliert, auf dem Speichermedium werden Einzelaufzeichnungen gespeichert und die digitale Schnittstelle gewährleistet eine Datenübertragung.
Zusätzlich müssen Sie mit einer unangekündigten Kontrolle, der Kassen-Nachschau, rechnen. Hierbei müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen vorgelegt werden und zudem muss ein Zugriff auf die Daten ermöglicht werden.
Ein Überblick über die derzeit gängigen Modelle
Um sich einen Überblick der Kassen zu verschaffen, gibt es im Internet einige Vergleichsportale, die Sie zum Beispiel unter einem der folgenden Links einsehen können:
Zusätzlich raten wir, dass Sie sich bei Ihren Kollegen die Systeme in der Praxis anschauen. Wenn Sie sich einmal auf ein neues System eingestellt haben, dann fällt die Umstellung meistens nicht ganz leicht.