IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim

Informationspflichten zum Datenschutz gegenüber Teilnehmern von IHK-Veranstaltungen

Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gegenüber Teilnehmern von IHK-Veranstaltungen gem. Art. 13 DSGVO (Direkterhebung) und nach Art. 14 DSGVO (Anmeldung durch Dritte)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung der IHK Regensburg. Diese Informationen gelten sowohl für Präsenzveranstaltungen (Workshops, Infoveranstaltungen, Beratungen, Sitzungen, Tagungen, Konferenzen etc.) als auch für virtuelle Veranstaltungen (Webinare, Meetings, virtuelle Sitzungen oder Konferenzen, Beratungen etc.)
Die IHK Regensburg benötigt Ihre Daten, um Ihre Anfrage auf Teilnahme an einer Veranstaltung bearbeiten und ggf. den Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Insofern sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben.
Sofern Sie oder ein Dritter (z. B. Ihr Arbeitgeber oder Ihr Erziehungsberechtigter), der Sie anmeldet, bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angibt, können Sie sich nicht für eine IHK-Veranstaltung anmelden bzw. angemeldet werden.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer Regensburg für Oberpfalz / Kelheim
Hausanschrift: D.-Martin-Luther-Straße 12, 93047 Regensburg
Postanschrift: Postfach 11 03 55, 93016 Regensburg
Telefon: 0941 5694-0
Fax: 0941 5694-279
E-Mail: info[a]regensburg.ihk.de

3. Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte der IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim
D.-Martin-Luther-Straße 12, 93047 Regensburg
Telefon: 0941 5694-344
Fax: 0941 5694-5344
E-Mail: datenschutz[a]regensburg.ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben, um
  • Ihre Anmeldung entgegenzunehmen und die Veranstaltung organisieren und durchführen zu können,
  • ggf. Teilnahme-/Prüfbescheinigungen sowie Zweitschriften für Sie ausstellen zu können.
  • um gemeinsam Dokumente bearbeiten und/oder Präsentationen zeigen und an die Teilnehmer übermitteln zu können.
Die IHK Regensburg setzt für virtuelle Veranstaltungen entweder Microsoft Teams oder Zoom ein. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio sowie die Anmeldedaten verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Sie müssen nicht zwingend Ihren richtigen Namen als Teilnehmernamen eingeben. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten, die auch die übrigen Teilnehmer sehen können.
Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
  • Veranstaltung auf vertraglicher Basis
    Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) verarbeitet.
  • Sitzung oder Konferenz als gesetzliche Pflichtaufgabe
    Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. § 1 IHKG, Satzung der IHK Regensburg verarbeitet.
  • Sitzung oder Konferenz als Aufgabe im öffentlichen Interesse
    Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. Spezialgesetz/Satzung der IHK Regensburg bzw. Art. 4 Abs. 1 BayDSG verarbeitet.
Bei virtuellen Veranstaltungen verwenden wir die Funktionen Audio- und Videoaufzeichnung sowie Funktionen, die für die Veranstaltung nicht notwendig sind, nur auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung der Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird im Vorfeld eingeholt.
Sofern bei Veranstaltungen Fotos gemacht werden, dient dies dem Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Eine mögliche Veröffentlichung erfolgt in der Presse, im IHK-Magazin Wirtschaft konkret, im Webauftritt der IHK (www.ihk.de/regensburg/) oder in Sozialen Medien (LinkedIn, Instagram, Facebook). Rechtsgrundlage hierfür ist je nach Ereignis Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Ihrer Einwilligung oder Art. 6 Abs. 1 lit. c oder e, Abs. 3 lit. b i.V.m. Art. 4 Abs. 1, Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG.

5. Empfänger und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • die Mitarbeiter der IHK und ggf. Mitarbeiter von Mitveranstaltern, die für die Veranstaltung inhaltlich und organisatorisch zuständig sind, und
  • die mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltungen beauftragten Dienstleister und deren Subunternehmer, soweit dies erforderlich ist, und
  • im Einzelfall an den/die Referenten (nur Name des Teilnehmers und Unternehmen ohne Adress- oder Telekommunikationsdaten), sofern dies zur Vorbereitung auf die Veranstaltung erforderlich ist.
Ansonsten findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

  • Präsenzveranstaltungen
    Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
  • Virtuelle Veranstaltungen
    Je nach eingesetztem Dienstleister können personenbezogene Daten an einen Auftragsverarbeiter bzw. dessen Subunternehmer mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework.
Weitere Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzerklärungen von Microsoft und Zoom:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://zoom.us/de-de/privacy.html?zcid=1231

7. Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Dauer

Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren.
Teilnehmerdaten in der IHK-Veranstaltungsdatenbank werden spätestens ein Jahr nach der Durchführung der Veranstaltung gelöscht, wenn die oben genannten Aufbewahrungsfristen nicht greifen.
Bei virtuellen Veranstaltungen werden Teilnehmerdaten zweckgebunden für die Verwaltung und Organisation verarbeitet und gelöscht, sobald der Zweck für die Verarbeitung weggefallen ist. Die Datenlöschung erfolgt unter ‎Beachtung der gesetzlichen und behördlichen ‎Aufbewahrungsfristen.
Bei den genutzten Konferenzsystemen wurden datenschutzkonforme Voreinstellungen vorgenommen.

8. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die behördliche Datenschutzbeauftragte.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Telefon: 089 212672-0
Fax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

9. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit Sie in die Verarbeitung durch die IHK Regensburg durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.