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Aufbewahrungsfristen von A - Z
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.
Stand: Oktober 2024
Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2024 vernichten:
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Arten von Unterlagen auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokuments allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die die Unterlagen im Betrieb haben.
| Art der Unterlagen | Aufbewahrungs- frist (Jahre) |
|
|---|---|---|
|
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
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2013
|
|
Abtretungserklärungen nach Erledigung
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6
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2017
|
|
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
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10
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2013
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|
Akkreditive
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6
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2017
|
|
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
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|
Aktenvermerke, die keine Buchungsbelege darstellen
|
6
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2017
|
|
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
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6
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2017
|
|
Anlagenvermögensbücher und -karteien
|
10
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2013
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|
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
|
10
|
2013
|
|
Ausgangsrechnungen
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10
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2013
|
|
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege**
|
10
|
2013
|
|
Bankbelege
|
10
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2013
|
|
Bankbürgschaften
|
6
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2017
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|
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
|
10
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2013
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|
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)
|
10
|
2013
|
|
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
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10
|
2013
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|
Betriebskostenrechnungen
|
10
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2013
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|
Betriebsprüfungsberichte
|
6
|
2017
|
|
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Bilanzen (Jahresabschlüsse)
|
10
|
2013
|
|
Buchungsbelege**
|
10
|
2013
|
|
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
|
6
|
2017
|
|
Dauerauftragsunterlagen
|
10
|
2013
|
|
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
|
10
|
2013
|
|
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
|
10
|
2013
|
|
Einfuhrunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Eingangsrechnungen
|
10
|
2013
|
|
Einheitswertunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Exportunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Finanzberichte
|
6
|
2017
|
|
Frachtbriefe
|
6
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2017
|
|
Gehaltslisten
|
10
|
2013
|
|
Geschäftsberichte
|
10
|
2013
|
|
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
|
6
|
2017
|
|
Geschenknachweise
|
6
|
2017
|
|
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
|
10
|
2013
|
|
Grundbuchauszüge
|
10
|
2013
|
|
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
|
10
|
2013
|
|
Gutschriftenanzeigen
|
10
|
2013
|
|
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
|
6
|
2017
|
|
Handelsbücher
|
10
|
2013
|
|
Handelsregisterauszüge
|
6
|
2017
|
|
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
|
10
|
2013
|
|
Investitionszulage (Unterlagen)
|
6
|
2017
|
|
Jahresabschlüsse und Erläuterungen
|
10
|
2013
|
|
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
|
10
|
2013
|
|
Kalkulationsunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Kassenberichte
|
10
|
2013
|
|
Kassenbücher und -blätter
|
10
|
2013
|
|
Kassenzettel (soweit Buchungsunterlagen**)
|
10
|
2013
|
|
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
|
10
|
2013
|
|
Kontenregister
|
10
|
2013
|
|
Kontoauszüge
|
10
|
2013
|
|
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)
|
6
|
2017
|
|
Lagerbuchführungen
|
10
|
2013
|
|
Lieferscheine* (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Lohnbelege
|
10
|
2013
|
|
Lohnkonto
|
6
|
2017
|
|
Lohnlisten
|
10
|
2013
|
|
Magnetbänder mit Buchfunktion
|
10
|
2013
|
|
Mahnungen und Mahnbescheide
|
6
|
2017
|
|
Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe)
|
6
|
2017
|
|
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Nebenbücher
|
10
|
2013
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|
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
|
10
|
2013
|
|
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)
|
6
|
2017
|
|
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Postbankauszüge
|
10
|
2013
|
|
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)
|
10
|
2013
|
|
Protokolle
|
10
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2013
|
|
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)
|
10
|
2013
|
|
Quittungen (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Rechnungen
|
10
|
2013
|
|
Reisekostenabrechnungen
|
10
|
2013
|
|
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
|
10
|
2013
|
|
Sachkonten
|
10
|
2013
|
|
Saldenbilanzen
|
10
|
2013
|
|
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege)
|
6
|
2017
|
|
Scheck- und Wechselunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Schriftwechsel (allgemein)
|
6
|
2017
|
|
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
|
10
|
2013
|
|
Spendenbescheinigungen
|
10
|
2013
|
|
Steuerunterlagen
|
10
|
2013
|
|
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
|
|
Überstundenlisten (soweit keine Lohnbelege)
|
6
|
2017
|
|
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
|
10
|
2013
|
|
Verkaufsbücher
|
10
|
2013
|
|
Vermögensverzeichnis
|
10
|
2013
|
|
Vermögenswirksame Leistungen
|
10
|
2013
|
|
Versand- und Frachtunterlagen
|
6
|
2017
|
|
Versicherungspolicen (nach Ablauf)
|
6
|
2017
|
|
Verträge (nach Vertragsende, soweit nicht Buchungsgrundlage)
|
6
|
2017
|
|
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
|
10
|
2013
|
|
Wechsel (soweit Buchungsbelege**)
|
10
|
2013
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|
Zahlungsanweisungen
|
10
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2013
|
|
Zollbelege
|
6
|
2017
|
|
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
|
10
|
2013
|
* Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz vom 30.06.2017 wurde durch eine Änderung des § 147 Abs. 3 AO für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, festgelegt, dass die Aufbewahrungsfristen für diese Lieferscheine mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung enden.
** Am 26.09.2024 hat der Bundestag das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) verabschiedet. Am 18. Oktober hat das BEG IV auch den Bundesrat passiert und wird voraussichtlich noch 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Zu den wesentlichen Punkten des BEG IV gehört die Verkürzung von Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre (Art. 1, 3 BEG IV). Nach Inkrafttreten wird dieses Merkblatt für 2025 aktualisiert.
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