Fachthemen

Geschäftsführer einer GmbH - Haftung und Pflichten

Der Geschäftsführer einer GmbH vertritt die Gesellschaft nach außen und ist geschäftsführungsbefugt. Aber er haftet auch, wenn er seine Aufgaben nicht sorgfältig erfüllt.
Stand: Januar 2024
Geschäftsführer leben mit dem Risiko, bei Pflichtverletzungen persönlich zu haften. Sie tragen Verantwortung gegenüber der Gesellschaft, den Gesellschaftern, den Vertragspartnern der Gesellschaft, dem Fiskus und der Allgemeinheit. Der Pflichtenkatalog, den der Gesetzgeber und die Rechtsprechung aufgestellt haben, ist umfassend und wächst beständig. Um persönliche Nachteile zu vermeiden, müssen Geschäftsführer ihre Rechte und Pflichten kennen. Im Folgenden wird ein Überblick darüber gegeben, wie die Geschäftsführerstellung begründet oder aufgehoben wird und welche Rechte, Pflichten und Haftungsrisiken damit verknüpft sind.
Seit dem 1. November 2008 gibt es ergänzend neben der GmbH die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz: UG (haftungsbeschränkt). Dabei handelt es sich nicht um eine neue Rechtsform – die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH, für die lediglich einige Sondervorschriften im GmbH-Gesetz (GmbHG) gelten. Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass die UG (haftungsbeschränkt) mit einem theoretischen Mindeststammkapital von einem Euro gegründet werden kann. Da die UG (haftungsbeschränkt) bis auf wenige Ausnahmen denselben Regeln wie die GmbH unterliegt, gelten die folgenden Ausführungen auch für die Geschäftsführer einer UG (haftungsbeschränkt). Die Besonderheiten werden an geeigneter Stelle erläutert.

1. Wer kann Geschäftsführer werden?

Nur eine natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person kann Geschäftsführer werden. Sowohl Gesellschafter als auch andere Personen kommen für das Amt in Frage. Auch Ausländer können zum Geschäftsführer bestellt werden. Werden Ausländer aus Nicht-EU-Staaten in Deutschland als Geschäftsführer eingesetzt, müssen diese ausländerrechtliche Bestimmungen beachten.
Geschäftsführer müssen in der Regel keine besondere Qualifikation haben. Ausnahmen bestehen bei Tätigkeiten, deren Ausübung an die Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung geknüpft ist. Wenn die Erlaubniserteilung mit dem Nachweis einer besonderen Sach- oder Fachkunde verknüpft ist, muss der Geschäftsführer diese Voraussetzungen erfüllen – es sei denn, dass bei dem erlaubnispflichtigen Gewerbe eine Delegation der Sach- und Fachkunde auf einen „leitenden“ Angestellten zugelassen ist. Dieser muss regelmäßig weisungsbefugt sein und das Recht und die Pflicht zur Beaufsichtigung haben. Ein Handwerksbetrieb darf z. B handwerksrollenpflichtige Leistungen anbieten, wenn ein angestellter Betriebsleiter über die handwerksrechtlichen Voraussetzungen verfügt.
Geschäftsführer kann nicht sein, wer
  • aufgrund eines gerichtlichen Urteils oder einer vollziehbaren Entscheidung einer Verwaltungsbehörde einen Beruf, einen Berufszweig, ein Gewerbe oder einen Gewerbezweig nicht ausüben darf, sofern der Unternehmensgegenstand ganz oder teilweise mit dem Gegenstand des Verbots übereinstimmt
  • wegen einer oder mehrerer vorsätzlich begangener Straftaten
    • des Unterlassens der Stellung des Antrags auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens (Insolvenzverschleppung),
    • nach den §§ 283 bis 283d des Strafgesetzbuchs (Insolvenzstraftaten),
    • der falschen Angaben nach § 82 GmbHG oder § 399 Aktiengesetz (AktG),
    • der unrichtigen Darstellung nach § 400 AktG, § 331 Handelsgesetzbuch (HGB), § 313 Umwandlungsgesetz oder § 17 Publizitätsgesetz,
    • nach den §§ 263 bis 264a oder den §§ 265b bis 266a des Strafgesetzbuchs (StGB) zu einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr oder
    • wegen einer vergleichbaren Tat im Ausland
verurteilt worden ist; dieser Ausschluss gilt für die Dauer von fünf Jahren seit der Rechtskraft des Urteils, wobei die Zeit nicht eingerechnet wird, in welcher der Täter auf behördliche Anordnung in einer Anstalt verwahrt worden ist.

2. Begründung der Geschäftsführerstellung

Die Bestellung und der Abschluss des Anstellungsvertrags fallen regelmäßig in die Kompetenz der Gesellschafterversammlung. Es handelt sich dabei um zwei unterschiedliche Rechtsverhältnisse (Trennungsprinzip):

Bestellung

Die Bestellung erfolgt durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung. Damit erhält der Geschäftsführer die Organstellung und die damit verbundene Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis. Die Bestellung des Geschäftsführers ist von der Geschäftsführung in notarieller Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden. Die Eintragung ist jedoch keine Voraussetzung für die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis; diese entsteht bereits mit der Annahme der Bestellung durch den Geschäftsführer.

Anstellung

Der Anstellungsvertrag regelt dagegen die persönlichen Beziehungen des Geschäftsführers zur Gesellschaft. Er ist als Dienstvertrag über eine Geschäftsbesorgung zu qualifizieren, nicht als Arbeitsvertrag, auch wenn einzelne arbeitsrechtliche Vorschriften entsprechend angewendet werden.

3. Abberufung und Kündigung durch die Gesellschafter

Zwei unterschiedliche rechtliche Vorgänge sind auch die Abberufung und Kündigung des Geschäftsführers: Der Geschäftsführer wird nämlich durch die Kündigung des Dienstvertrages nicht zugleich auch als Organ der Gesellschaft abberufen; genauso wenig beendet die Abberufung des Geschäftsführers als Organ automatisch dessen Dienstverhältnis.

Abberufung

Die Gesellschafter können die Bestellung des Geschäftsführers jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen und so seine Organstellung aufheben, sofern in der Satzung nichts anderes geregelt ist. Der Geschäftsführer verliert damit seine Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis. Wegen des öffentlichen Glaubens, den das Handelsregister genießt, liegt es im Interesse der Gesellschafter, dass die Abberufung des Geschäftsführers dort umgehend in notarieller Form angemeldet wird. Denn solange der abberufene Geschäftsführer noch im Handelsregister eingetragen ist, kann er die Gesellschaft gegenüber Dritten verpflichten, wenn diese keine Kenntnis von der Abberufung haben. Die Anmeldung der Abberufung ist von den Geschäftsführern in vertretungsberechtigter Zahl zu bewirken. Daraus folgt, dass die Abberufung nicht angemeldet werden kann, wenn der einzige / letzte Geschäftsführer abberufen worden ist und noch kein neuer Geschäftsführer bestellt wurde.

Kündigung

Wenn nur die Bestellung des Geschäftsführers widerrufen wird, bleibt das vertraglich vereinbarte Dienstverhältnis bestehen, der Anstellungsvertrag gilt mit allen Rechten und Pflichten, etwa dem Vergütungsanspruch, weiter. Der Anstellungsvertrag muss durch die Kündigung der Gesellschafter aufgehoben werden. Ggf. ist durch Auslegung zu ermitteln, ob die Erklärung der Gesellschafter neben dem Widerruf auch eine Kündigung enthält. Bei einer ordentlichen Kündigung des Anstellungsvertrages gelten die Kündigungsfristen des § 622 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Ist bei befristeten Verträgen kein Recht zur ordentlichen Kündigung vereinbart worden, bleibt nur die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung. Eine außerordentliche Kündigung kommt nur bei einem wichtigen Grund (§ 626 BGB) in Betracht.

4. Amtsniederlegung und Kündigung durch den Geschäftsführer

Auch hier handelt es sich um zwei unterschiedliche Rechtsverhältnisse.

Niederlegung

Das GmbHG enthält keine Regelungen zur Amtsniederlegung, es ist jedoch anerkannt, dass der Geschäftsführer sein Amt jederzeit niederlegen und damit seine Organstellung beenden kann. Soweit die Satzung nichts anderes regelt, ist ein wichtiger Grund für die Niederlegung nicht erforderlich. Auch eine unberechtigte Amtsniederlegung ohne rechtfertigenden Grund ist daher wirksam, allerdings verstößt der Geschäftsführer dann gegen seinen Anstellungsvertrag. Dieser Vertragsverstoß kann eine fristlose Kündigung des Anstellungsvertrags durch die Gesellschafter rechtfertigen.
Wenn die Niederlegung zur Unzeit erfolgt oder rechtsmissbräuchlich ist und der Gesellschaft dadurch ein Schaden entsteht, riskiert der Geschäftsführer Regressansprüche. Rechtsmissbrauch kann beispielsweise vorliegen, wenn die Gesellschaft mangels Geschäftsführung öffentlich rechtlichen Pflichten nicht mehr nachkommen kann. In besonderen Fällen kann die Niederlegung unwirksam sein, etwa wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Ein-Personen Gesellschaft sein Amt niederlegt, ohne einen neuen Geschäftsführer zu bestellen.

Form

Der Geschäftsführer muss die Amtsniederlegung gegenüber dem Gesellschaftsorgan erklären, welches für die Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers zuständig ist. Regelmäßig ist das die Gesellschafterversammlung, soweit die Satzung keine abweichende Zuständigkeit vorsieht. Außerhalb der Gesellschafterversammlung ist die Erklärung wirksam, wenn sie jedem Gesellschafter zugeht. Die Mitglieder der Geschäftsführung sind kein tauglicher Adressat für die Amtsniederlegung.
Gesetzliche Formerfordernisse bestehen nicht, die Satzung kann aber ein Schriftformerfordernis für die Amtsniederlegung festschreiben. Auch ohne eine solche Satzungsklausel ist die Schriftform empfehlenswert, schon damit der Geschäftsführer gegenüber Dritten (etwa Finanz- und Sozialversicherungsbehörden) die Beendigung seines Amtes nachweisen kann. Damit der Zugang der Niederlegungs-Erklärung belegt werden kann, ist darüber hinaus ein Einschreiben mit Rückschein oder eine persönliche Übergabe gegen schriftliche Empfangsbestätigung sinnvoll.

Inhalt

Die Erklärung des Geschäftsführers muss nicht ausdrücklich auf eine Amtsniederlegung gerichtet sein. Entscheidend ist, dass sich aus der Erklärung der Wille zur Amtsniederlegung ergibt. Im Zweifel beinhaltet die Kündigung des Anstellungsverhältnisses zugleich die Niederlegung des Amtes, da der Geschäftsführer kein Interesse daran haben wird, ohne Vertragsgrundlage und Vergütung sein Amt fortzuführen.
Die Angabe eines wichtigen Grundes für die Niederlegung ist nicht erforderlich. Das Amtsverhältnis wird daher auch ohne Begründung beendet. Je nach Erklärung endet die Amtszeit mit sofortiger Wirkung oder erst zum Ende einer angegebenen Frist.

Anmeldung

Die Amtsniederlegung muss im Handelsregister durch die Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Zahl angemeldet werden. Daher muss der Ausscheidende – insbesondere, wenn er der einzige Geschäftsführer ist – die formellen Konsequenzen der Amtsniederlegung bedenken: Weil der Geschäftsführer mit der Niederlegung seines Amtes die Vertretungsbefugnis verliert, kann er die Anmeldung seines Ausscheidens nicht mehr selbst beim Registergericht anmelden. Er ist dann davon abhängig, dass die Gesellschafter einen neuen Geschäftsführer bestellen und dieser die aktuellen Verhältnisse beim Registergericht anmeldet. Um dies zu vermeiden, könnte er die Niederlegung seines Amtes mit der Bedingung der Registereintragung bzw. des Eingangs der Anmeldung beim Registergericht verknüpfen. Die aufschiebende Bedingung ermöglicht dem Geschäftsführer die eigene Anmeldung des Ausscheidens.

Kündigung

Um den Anstellungsvertrag aufzuheben, muss der Geschäftsführer diesen ergänzend zur Niederlegung des Amtes kündigen. Liegt ein wichtiger Grund für die Amtsniederlegung vor, kann dieser Grund auch eine fristlose Eigenkündigung des Anstellungsvertrages rechtfertigen. Die Kündigungserklärung muss jedem einzelnen Geschäftsführer zugehen. Wird das Anstellungsverhältnis nicht gekündigt, besteht dies mit den vereinbarten Rechten und Pflichten fort.
Legt der Geschäftsführer ohne wichtigen Grund sein Amt nieder, verletzt er seine vertragliche Pflicht zur Ausübung des Amtes, so dass die Gesellschafter das Anstellungsverhältnis im Regelfall durch fristlose Kündigung beenden können, ohne dass es davor einer Abmahnung bedarf. Im Anstellungsvertrag kann aber auch eine Koppelungsklausel enthalten sein mit dem Inhalt, dass im Fall der Amtsniederlegung das Dienstverhältnis nach Ablauf der Frist des § 622 Abs. 1 BGB endet.

5. Vertretung und Geschäftsführung

Die Gesellschaft wird durch den Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Vertretung ist jedes rechtsgeschäftliche Handeln im Namen der Gesellschaft gegenüber Dritten. Rechtsgeschäfte, die der Geschäftsführer im Namen der Gesellschaft abschließt, sind für die Gesellschaft verbindlich.

Vertretungsbefugnis

Mit Vertretungsbefugnis ist das „rechtlich wirksam vertreten können“ des Geschäftsführers gemeint. Die Vertretungsbefugnis kann nicht eingeschränkt werden. Sind jedoch mehrere Geschäftsführer bestellt, kann sich eine Einschränkung der Bindungswirkung der Erklärung eines einzelnen Geschäftsführers ergeben. Das GmbHG geht nämlich von einer Gesamtvertretung aus, nach der Geschäftsführer nur gemeinsam handeln können. Die Satzung kann aber auch regeln, dass jeder Geschäftsführer zur Einzelvertretung befugt ist oder beispielsweise immer nur zwei von drei Geschäftsführern zusammen vertretungsbefugt sind.
Darüber hinaus ergibt sich eine Beschränkung der Vertretungsmacht nur nach den Grundsätzen, nach denen Rechtsgeschäfte wegen Missbrauch der Vertretungsmacht unwirksam sind. Etwa, wenn der Geschäftsführer mit einem Dritten in Schädigungsabsicht gehandelt hat oder wenn Dritten das vorsätzlich schädigende Verhalten des Geschäftsführers erkennbar war.
Zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer kann intern festgelegt werden, dass der Geschäftsführer für bestimmte Geschäfte der Genehmigung der Gesellschafterversammlung bedarf. Der Geschäftsführer darf solche Geschäfte dann nicht ohne Zustimmung vornehmen. Überschreitet der Geschäftsführer im Innenverhältnis seine Kompetenzen, wird die Gesellschaft durch sein Handeln zwar verpflichtet, er macht sich dann gegenüber der Gesellschaft aber schadensersatzpflichtig. Daneben beschränkt auch der im Gesellschaftsvertrag ausformulierte Unternehmensgegenstand den Handlungsbereich des Geschäftsführers; nur in dem dort beschriebenen Geschäftsbereich darf er die Gesellschaft vertreten.

Geschäftsführung

Die Geschäftsführungsbefugnis umfasst alle zur Verfolgung des Gesellschaftszwecks erforderlichen gewöhnlichen Maßnahmen, also sämtliche tatsächlichen und rechtlichen Handlungen, die der gewöhnliche Betrieb des Handelsgewerbes der Gesellschaft mit sich bringt. Bestimmte Angelegenheiten der Geschäftsführung im weiteren Sinn sind den Gesellschaftern vorbehalten, z. B. die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses, die Bestellung, Abberufung, Entlassung und Überwachung der Geschäftsführung.
Die Befugnisse des Geschäftsführers können im Anstellungsvertrag beschränkt werden, zum Beispiel kann die Vornahme einzelner Geschäfte von der Zustimmung der Gesellschafterversammlung abhängig gemacht werden. Die Gesellschafterversammlung ist generell befugt, dem Geschäftsführer Weisungen zu erteilen.

6. Allgemeine Grenzen der Geschäftsführung und Vertretung

Satzung

Der Geschäftsführer muss den im Gesellschaftsvertrag beschriebene Unternehmensgegenstand beachten. Nur in dessen Grenzen ist er zur Geschäftsführung befugt. Tätigt er Geschäfte, die vom Unternehmensgegenstand nicht erfasst sind, können Regressansprüche der Gesellschaft entstehen.

Allgemeine Treuepflichten

Nicht ausdrücklich geregelt, aber als Rechtsgrundsatz anerkannt, ist die Treuepflicht. Sie umfasst die Pflicht zur Verschwiegenheit oder das Verbot, die Organstellung zu missbrauchen, um eigennützige Zwecke zum Nachteil der Gesellschaft zu verfolgen. Darunter fällt die unberechtigte persönliche Bereicherung oder die Bereicherung Dritter aus Gesellschaftsmitteln.

Wettbewerbsverbot

Eine besondere Ausprägung der Treuepflicht ist das Wettbewerbsverbot. Dieses muss der Geschäftsführer während der Amtszeit grundsätzlich beachten. Er darf keine eigenen Geschäfte tätigen, mit denen er in Konkurrenz zum Geschäftsbereich der Gesellschaft tritt. Die Gesellschafterversammlung kann aber Ausnahmen vom Wettbewerbsverbot gestatten. Der Geschäftsbereich der Gesellschaft wird regelmäßig durch den im Gesellschaftsvertrag beschriebenen Unternehmensgegenstand festgelegt.
Außerhalb des Geschäftsbereichs der Gesellschaft kann der Geschäftsführer tätig werden, soweit dies mit seiner Geschäftsführertätigkeit vereinbar oder im Anstellungsvertrag vorgesehen ist. Nach der Amtszeit gilt ein Wettbewerbsverbot nur aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung, die regelmäßig mit einer Vergütung verknüpft werden muss. Da die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbotes im Einzelnen rechtlich umstritten sind, ist die Beratung durch einen Rechtsanwalt empfehlenswert.

7. Pflichten und Aufgaben der Geschäftsführung

Einberufung der Gesellschafterversammlungen

Die Beschlüsse der Gesellschaft werden in der Gesellschafterversammlung gefasst. Diese wird grundsätzlich vom Geschäftsführer einberufen. Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, ist jeder – unabhängig von den anderen – einberufungsbefugt.
Gesellschafter sind „nur“ berechtigt, die Einberufung einer Versammlung vom Geschäftsführer zu verlangen, vorausgesetzt, dass sie zumindest 10 % des Stammkapitals halten und Zweck und Gründe für die Einberufung angeben. Ein eigenes Einberufungsrecht dieser Gesellschafter entsteht aber dann, wenn der Geschäftsführer dem Einberufungswunsch nicht folgt, kein Geschäftsführer existiert oder dieser handlungsunfähig geworden ist.

Form

Die Einberufung erfolgt mittels eingeschriebener Briefe und ist mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken. Im Gesellschaftsvertrag kann Abweichendes vereinbart werden, beispielsweise die Einberufung über moderne Medien. Die Ladung ist an alle Gesellschafter zu richten. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem die Ladung dem letzten Gesellschafter unter normalen Umständen zugegangen wäre. In der Ladung sind mindestens folgende Punkte anzugeben: Tagungsort, Tagungszeit, Zweck der Versammlung (Tagesordnung), Unterschrift des Geschäftsführers.

Pflicht zur Einberufung

Eine gesetzliche Einberufungspflicht ist in § 46 GmbHG für folgende Fälle geregelt:
  • die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses;
  • die Entscheidung über die Offenlegung eines Einzelabschlusses nach internationalen Rechnungslegungsstandards (§ 325 Abs. 2a HGB) und über die Billigung des von den Geschäftsführern aufgestellten Abschlusses;
  • die Billigung eines von den Geschäftsführern aufgestellten Konzernabschlusses;
  • die Einforderung von Einzahlungen auf die Stammeinlagen;
  • die Rückzahlung von Nachschüssen;
  • die Teilung sowie die Einziehung von Geschäftsanteilen;
  • die Bestellung und die Abberufung von Geschäftsführern sowie die Entlastung derselben;
  • die Maßregeln zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung;
  • die Bestellung von Prokuristen und von Handlungsbevollmächtigten zum gesamten Geschäftsbetrieb;
  • die Geltendmachung von Ersatzansprüchen, welche der Gesellschaft aus der Gründung oder Geschäftsführung gegen Geschäftsführer oder Gesellschafter zustehen, sowie die Vertretung der Gesellschaft in Prozessen, welche sie gegen die Geschäftsführer zu führen hat.
Nach § 49 Abs. 3 GmbHG muss die Versammlung einberufen werden, wenn sich aus der Jahresbilanz oder einer im Laufe des Geschäftsjahrs aufgestellten Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist. Auch wenn sich ein solcher Verlust nicht aus der Bilanz ergibt, die Geschäftsführung nach pflichtgemäßem Ermessen aber Grund zur Annahme eines solchen Verlustes hat, besteht die Einberufungspflicht. Im Zweifel muss die Geschäftsführung eine Zwischenbilanz erstellen, um die Annahme zu prüfen.
Besonderes gilt für die UG (haftungsbeschränkt): Da sich deren Stammkapital auf einen symbolischen Betrag beschränken kann, ist die Regelung in § 49 Abs. 3 GmbHG für diese sinnlos und nicht anwendbar. In § 5a Abs. 4 GmbHG ist stattdessen für sie geregelt, dass die Geschäftsführung die Gesellschafterversammlung bei drohender Zahlungsunfähigkeit unverzüglich einberufen muss.
Die Einberufungspflicht besteht auch dann, wenn die Geschäftsführung davon ausgehen muss, dass die Gesellschafter einem Vorhaben des Geschäftsführers widersprechen werden.
Ferner entsteht die Einberufungspflicht, wenn dies im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint. Wann dies der Fall ist, kann nur anhand der konkreten Situation beurteilt werden. Vorliegen dürfte dies immer dann, wenn der Gesellschaft ohne Abhaltung einer Versammlung ein erheblicher Schaden droht. Ebenso, wenn es um besonders riskante, kostspielige Geschäfte geht und die Geschäftsführung davon ausgehen muss, dass die Gesellschafter über dessen Billigung nicht erst nachträglich entscheiden wollen. Beispiele aus der Rechtsprechung sind der Kauf eines Unternehmens oder die vollständige Umstellung der Geschäftspolitik.

Auskunfts- und Informationspflicht

Der Geschäftsführer ist jedem Gesellschafter gegenüber zur unverzüglichen Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft verpflichtet. Er muss auf Verlangen Einsicht in die Schriften und Bücher gewähren. Die Verweigerung von Auskünften ist in der Regel ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrags.

Formelle Pflichten

Die Geschäftsführung ist für sämtliche Handelsregister-Anmeldungen der Gesellschaft zuständig. Gegenüber dem Registergericht müssen Änderungen im Gesellschafterbestand oder von Beteiligungsverhältnissen angezeigt, die Gesellschafterliste und eine geänderte Geschäftsadresse eingereicht werden. Daneben trägt er die Verantwortung für die Einreichung der offenzulegenden Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger.

Steuerliche Pflichten

Der Geschäftsführer hat als gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft ihre steuerlichen Pflichten zu erfüllen (§ 34 Abgabenordnung – AO). Dazu zählen das Entrichten der Steuern, das Führen von Büchern und Aufzeichnungen sowie die Abgabe und Berichtigung von Steuererklärungen und anderen Meldungen.
Steuerlich erhebliche Tatsachen muss der Geschäftsführer dem zuständigen Finanzamt und der zuständigen Gemeinde binnen einer Monatsfrist anzeigen (§§ 20, 137, 138 AO). Dies betrifft
  • die Gründung,
  • den Erwerb der Rechtsfähigkeit,
  • die Änderung der Rechtsform,
  • die Verlegung der Geschäftsleitung,
  • die Verlegung des Sitzes,
  • die Auflösung der Gesellschaft,
  • die Aufnahme / Einstellung des Geschäftsbetriebs,
  • die Kapitalerhöhung und -herabsetzung.
Die Eröffnung, Verlegung und die Aufgabe eines Betriebes oder einer Betriebstätte sind dabei dem örtlichen Gewerbeamt zu melden, das dann Meldung an das zuständige Finanzamt macht. Die übrigen Meldungen gehen direkt an das Finanzamt.
Der Geschäftsführer trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung und Abgabe der Steuererklärung. Findet eine steuerrechtliche Außenprüfung statt, muss er dem Außenprüfer die Aufzeichnungen und Bücher der Gesellschaft vorlegen und ggf. eine Besichtigung des Betriebes gestatten, soweit nicht ein Verweigerungsrecht begründet ist.
Der Geschäftsführer einer GmbH übernimmt die Aufgaben eines Arbeitgebers. In dieser Funktion muss er die monatlichen Lohnsteuervoranmeldungen abgeben sowie die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers einbehalten und an das Finanzamt abführen. Die Pflicht zur Voranmeldung und Abführung gilt auch für die Umsatzsteuer.

8. Einführung: Haftungsrisiken des Geschäftsführers

Mit der Bestellung werden dem Geschäftsführer zahlreiche Pflichten übertragen, die nur teilweise gesetzlich klar ausformuliert sind. Insbesondere durch die Rechtsprechung ist ein umfangreicher Pflichtenkatalog gebildet worden, dessen Beachtung in der Verantwortung des Geschäftsführers liegt. Die Kenntnis der Gesetze und Pflichten ist für den Geschäftsführer daher Voraussetzung, um die persönliche Haftung zu vermeiden.
Der Geschäftsführer haftet nicht für jede unternehmerische Fehlentscheidung. Allein dadurch, dass sich eine Maßnahme im Nachhinein als fehlerhaft erweist, wird keine Schadensersatzpflicht begründet. Dem Geschäftsführer steht bei seinen geschäftlichen und unternehmerischen Entscheidungen grundsätzlich ein weiter Handlungsspielraum zu. Es ist anerkannt, dass unternehmerische Entscheidungen besondere Risiken mit sich bringen. Grundlage der persönlichen Haftung kann daher nur ein vorwerfbares, pflichtwidriges Verhalten des Geschäftsführers sein.
Zu unterscheiden ist die Haftung des Geschäftsführers im Innenverhältnis, gegenüber der Gesellschaft und den Gesellschaftern, von der Haftung im Außenverhältnis gegenüber Dritten.

9. Haftungsrisiken im Innenverhältnis

Eine Haftung im Innenverhältnis entsteht, wenn die Geschäftsführung den in § 43 GmbHG ausformulierten Sorgfaltsmaßstab verletzt:
„Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Geschäftsführer, welche ihre Obliegenheiten verletzen, haften der Gesellschaft solidarisch für den entstandenen Schaden.“
Ob ein Geschäftsführer gegen seine Sorgfaltspflicht verstoßen hat, ist objektiv zu beurteilen. Dies bedeutet, dass er sich nicht auf das Fehlen individueller Fähigkeiten oder die Unkenntnis über seine Pflichten berufen kann. Da der Geschäftsführer als selbstständiger, treuhänderischer Verwalter fremden Vermögens betrachtet wird, werden strenge Anforderungen an seine Sorgfalt gestellt. Beachtet er diese Grundsätze nicht, können Schadensersatzansprüche der Gesellschaft entstehen. Der Geschäftsführer muss sich daher stets ein genaues Bild der Lage machen und hat sich über alle relevanten und wirtschaftlichen Umstände zu informieren. Beispielsweise muss er die Buchhaltung überwachen und kann sich nicht darauf berufen, hierfür sei ausreichend geschultes Personal vorhanden.
Um bei unternehmerischen Entscheidungen die erforderliche Sorgfalt einzuhalten, sollte der Geschäftsführer alle für die Entscheidung maßgeblichen Gesichtspunkte sorgfältig zusammenstellen. Bei der Zusammenstellung der Entscheidungsgrundlage besteht kein Ermessen – schon das Übersehen einer relevanten Entscheidungsgrundlage kann die Pflichtwidrigkeit begründen. In einem zweiten Schritt sind die Entscheidungsgrundlagen zu gewichten und abzuwägen; hierbei kann der Geschäftsführer ein weites unternehmerisches Ermessen in Anspruch nehmen. Wenn der Geschäftsführer vernünftigerweise annehmen darf, auf der Grundlage angemessener Informationen zum Wohle der Gesellschaft zu handeln, ist eine Pflichtwidrigkeit regelmäßig zu verneinen.
Der Geschäftsführer trägt die Beweislast dafür, dass er die erforderliche Sorgfalt eingehalten hat. Die Beweisführung kann sich der Geschäftsführer im Streitfall entscheidend erleichtern, wenn er den Werdegang seiner Entscheidung hinsichtlich der einbezogenen Entscheidungsgrundlagen und des Entscheidungsprozesses genau dokumentiert.

Mehrere Geschäftsführer

Hat eine Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, gilt der Grundsatz der Gesamtverantwortung. Jeder Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Unternehmensleitung die Gesetze, Satzung und die Grundregeln der ordnungsgemäßen Unternehmensleitung befolgt. Für einen gemeinsam verursachten Schaden haften die Geschäftsführer demgemäß solidarisch.
Wenn den einzelnen Geschäftsführern eigene Geschäftsbereiche zugewiesen sind, beseitigt dies nicht ohne weiteres die solidarische Haftung für Pflichtverletzungen außerhalb des eigenen Ressorts. Aus dem Grundsatz der Gesamtverantwortung folgen nämlich Überwachungs- und Kontrollpflichten gegenüber den anderen Geschäftsführern. Um das Haftungsrisiko für ressortfremde Pflichtverletzungen zu minimieren, muss die Geschäftsverteilung klar und deutlich geregelt sein und die jeweiligen Ressort-Chefs über eine ausreichende Qualifikation verfügen.
Ergibt die regelmäßige Kontrolle, dass ein Geschäftsführer nicht zuverlässig ist, sind entsprechende Entscheidungen in das Gremium zurückzuholen. Ein Geschäftsführer wird seine Aufsichtspflicht normalerweise erfüllen, wenn er sich regelmäßig, insbesondere bei Sitzungen der Geschäftsleiter, über die Vorgänge in den anderen Ressorts informiert. Für die Einhaltung öffentlich-rechtlicher Pflichten und bei Angelegenheiten von existenzieller Bedeutung für die Gesellschaft bleiben die Geschäftsführer gemeinsam verantwortlich.

Organisationsverschulden

Die Geschäftsführung kann für das Handeln dritter Personen in Haftung genommen werden, wenn die Delegation von Aufgaben rechts- oder satzungswidrig war oder grob gegen das Unternehmensinteresse verstößt. Sie haftet auch für ihr eigenes Verschulden bei der Auswahl, Anleitung und Überwachung der Personen.

Zustimmungsvorbehalt

Sofern in der Satzung, im Anstellungsvertrag oder sonstigen Vereinbarungen geregelt ist, dass für bestimmte Geschäfte die Zustimmung der Gesellschafterversammlung einzuholen ist, muss dies strikt beachtet werden. Die Nichtbeachtung von Zustimmungsvorbehalten wird von der Rechtsprechung als besonders schwerwiegende Pflichtverletzung eingestuft.

Befolgung von Weisungen

Handelt die Geschäftsführung auf Anweisung der Gesellschafter, ist sie entschuldigt, wenn der Gesellschafterbeschluss, auf dem die Weisung beruht, zulässig ist. Unzulässig und damit nichtig ist ein Beschluss etwa, wenn er auf die Verletzung zwingender gesetzlicher Vorschriften zielt. So haftet die Geschäftsführung beispielsweise, wenn sie auf Weisung der Gesellschafter die Regeln über die Kapitalerhaltung verletzt.

Verzicht auf Schadensersatz / Haftungsausschluss

Für bestimmte Fallgruppen, beispielsweise Verstöße gegen das Kapitalerhaltungsgebot, ist im GmbHG über die Verweisung auf § 9b GmbHG ausdrücklich klargestellt, dass ein Verzicht der Gesellschaft auf Ersatzansprüche unwirksam ist, soweit der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger der Gesellschaft erforderlich ist (siehe unten). Soweit Gläubigerinteressen nicht berührt werden, ist der Verzicht auf Regressansprüche regelmäßig zulässig.
Inwieweit darüber hinaus ein Haftungsausschluss oder eine Haftungsbeschränkung zwischen der Gesellschaft und der Geschäftsführung vereinbart werden kann, ist umstritten. Gleichwohl enthalten viele Dienstverträge Regelungen, nach denen die Geschäftsführung gegenüber der Gesellschaft nur bei grober Fahrlässigkeit haftet oder der Umfang der Haftung begrenzt ist. Soweit alle Gesellschafter mit solchen Haftungsvereinbarungen einverstanden sind, erscheinen diese grundsätzlich vertretbar. Werden durch die Haftungsbefreiung Gläubigerinteressen berührt, erhöht sich das Risiko, dass diese unwirksam sind.

Gebot der Kapitalerhaltung

Nicht nur die Kapitalaufbringung (§ 19 GmbHG), sondern auch die Kapitalerhaltung (§ 30 GmbHG) werden vom GmbHG und der Rechtsprechung aus dem Gesichtspunkt des Gläubigerschutzes besonders gewichtet. Da in der Praxis große Kreativität entwickelt wurde, das Kapitalerhaltungsverbot zu umgehen, hat sich die Rechtsprechung in zahlreichen Urteilen intensiv mit Umgehungstatbeständen auseinandergesetzt. Das Kapitalerhaltungsgebot schützt den Teil des Reinvermögens, der rechnerisch zur Deckung des in der Satzung vereinbarten Stammkapitals erforderlich ist.
Maßgeblich ist hierbei eine bilanzielle Betrachtungsweise. Der Schutz des Kapitalerhaltungsgebotes erfasst jedoch „nur“ die Rückgewähr von Vermögen an die Gesellschafter. Nicht erfasst wird der Verlust von Stammkapital auf andere Weise, etwa durch Verluste aus dem laufenden Geschäftsbetrieb. Verletzen Geschäftsführer die gesetzlichen Regelungen zur Kapitalerhaltung, führt dies regelmäßig zu einer persönlichen Haftung (§ 43 GmbHG).
Text des § 30 GmbHG:
  • Abs. 1: Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft darf an die Gesellschafter nicht ausgezahlt werden. Satz 1 gilt nicht bei Leistungen, die bei Bestehen eines Beherrschungs- oder Gewinnabführungsvertrags (§ 291 AktG) erfolgen oder durch einen vollwertigen Gegenleistungs- oder Rückgewähranspruch gegen den Gesellschafter gedeckt sind. Satz 1 ist zudem nicht anzuwenden auf die Rückgewähr eines Gesellschafterdarlehens und Leistungen auf Forderungen aus Rechtshandlungen, die einem Gesellschafterdarlehen wirtschaftlich entsprechen.
  • Abs. 2: Eingezahlte Nachschüsse können, soweit sie nicht zur Deckung eines Verlustes am Stammkapital erforderlich sind, an die Gesellschafter zurückgezahlt werden. Die Zurückzahlung darf nicht vor Ablauf von drei Monaten erfolgen, nachdem der Rückzahlungsbeschluss nach § 12 GmbHG bekanntgemacht ist. Im Fall des § 28 Abs. 2 GmbHG ist die Zurückzahlung von Nachschüssen vor der Volleinzahlung des Stammkapitals unzulässig. Zurückgezahlte Nachschüsse gelten als nicht eingezogen.
Die Haftung der Geschäftsführung für einen Verstoß ist in § 43 Abs. 3 GmbHG ausdrücklich geregelt:
Insbesondere sind sie zum Ersatz verpflichtet, wenn den Bestimmungen des § 30 GmbHG zuwider Zahlungen aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen der Gesellschaft gemacht oder den Bestimmungen des § 33 GmbHG zuwider eigene Geschäftsanteile der Gesellschaft erworben worden sind. Auf den Ersatzanspruch finden die Bestimmungen in § 9b Abs. 1 GmbHG entsprechende Anwendung. Soweit der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger der Gesellschaft erforderlich ist, wird die Verpflichtung der Geschäftsführer dadurch nicht aufgehoben, dass dieselben in Befolgung eines Beschlusses der Gesellschafter gehandelt haben.
Liegt ein Verstoß vor, ist der Geschäftsführer zum vollen Ersatz verpflichtet. Die Gesellschaft kann auf ihren Anspruch nicht verzichten, wenn der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger notwendig ist.

Darlehen

Im Zusammenhang mit der Vergabe von Darlehen muss die Geschäftsführung zahlreiche Haftungsfallen beachten:
  • Die Gesellschaft darf dem Geschäftsführer kein Darlehen gewähren, wenn dazu Mittel aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen verwendet werden – selbst dann nicht, wenn der Geschäftsführer dafür Sicherheit leistet. Nur wenn Rücklagen oder Gewinnvorträge vorhanden sind, kann dem Geschäftsführer ein Darlehen eingeräumt werden.
  • Gewährt die Gesellschaft einem Gesellschafter Darlehen, muss dieses jederzeit fällig sein oder durch fristlose Kündigung jederzeit fällig gestellt werden können. Der Geschäftsführer muss dabei immer prüfen, ob der Anspruch auf Rückgewähr / Gegenleistung den ausgezahlten Betrag deckt.
  • Darlehen der Gesellschafter an die GmbH müssen hinsichtlich ihrer Konditionen einem Drittvergleich standhalten, um steuerlich anerkannt zu werden. Sie sind wie Darlehen Dritter von der Gesellschaft an die Gesellschafter zurückzuzahlen. Dies gilt auch für eigenkapitalersetzende Darlehen. Daher darf der Geschäftsführer die Rückzahlung von eigenkapitalersetzenden Darlehen an die Gesellschafter nicht mehr verweigern. Die Rückzahlung ist jedoch anfechtbar, wenn sie im letzten Jahr vor dem Antrag auf Insolvenzeröffnung erfolgt ist.

Unterbliebene Gesellschafterversammlung

Ein Haftungsrisiko droht auch, wenn die Geschäftsführung gegen ihre Pflicht verstößt, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn 50 % des Stammkapitals der Gesellschaft verloren ist.
Gleiches gilt für den Geschäftsführer einer UG (haftungsbeschränkt), wenn er die Gesellschafterversammlung bei drohender Zahlungsunfähigkeit nicht unverzüglich einberuft.

Zahlungen nach Insolvenzreife / Ausplünderung

Die Geschäftsführer sind der Gesellschaft zum Ersatz von Zahlungen verpflichtet, die nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft oder nach Feststellung ihrer Überschuldung geleistet werden. Dies gilt nicht für Zahlungen, die auch nach diesem Zeitpunkt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns vereinbar sind.
Die gleiche Verpflichtung trifft die Geschäftsführer für Zahlungen an Gesellschafter, soweit diese zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen mussten, es sei denn, dies war auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns nicht erkennbar.
Die Haftung der Geschäftsführung wird nicht dadurch aufgehoben, dass sie auf Weisung der Gesellschafter gehandelt hat. Es ist auch nicht möglich, dass die Gesellschaft auf ihren Ersatzanspruch verzichtet, wenn der Ersatz zur Befriedigung der Gläubiger notwendig ist.

10. Persönliche Haftung gegenüber Dritten

Für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet gegenüber Gläubigern nur das Gesellschaftsvermögen. Eine Haftung der Geschäftsführer gegenüber Dritten kommt daher nur in Ausnahmefällen in Betracht. Ein solcher Fall wird angenommen, wenn der Geschäftsführer bei einem Vertragsabschluss nicht deutlich macht, dass er als Vertreter der GmbH handelt und der Vertragspartner daher annimmt, er schließe den Vertrag mit dem Geschäftsführer in Person. Oder wenn der Geschäftsführer bei den Vertragsverhandlungen zum Ausdruck bringt, selbst für die Erfüllung der Ansprüche des Vertragspartners einzustehen.
Daneben finden sich Rechtsgrundlagen für die persönliche Haftung gegenüber Dritten auch im Gesetz:

Insolvenz

Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig, hat der Geschäftsführer die Pflicht, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Dies gilt sinngemäß, wenn die Gesellschaft überschuldet ist. Zahlungsunfähigkeit ist gegeben, wenn die GmbH voraussichtlich auf Dauer nicht mehr in der Lage ist, ihre fälligen Schulden zu tilgen. Die 3-Wochen-Frist zur Insolvenzanmeldung beginnt mit dem Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und ist unabhängig von der Kenntnis des Geschäftsführers. Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen (Aktiva) nicht mehr die echten Verbindlichkeiten (Passiva) deckt.
Tätigt der Geschäftsführer nach Insolvenzreife des Unternehmens weiterhin Zahlungen, so haftet er gegenüber der Gesellschaft für diese Zahlungen persönlich. Gläubiger haben bei Verletzung der Insolvenzantragspflicht jedoch keinen direkten Anspruch gegen den Geschäftsführer. Schließt der Geschäftsführer jedoch trotz erkannter Insolvenzreife Verträge ab und nimmt Vorleistungen entgegen und nimmt er dabei eine Schädigung des Vertragspartners in Kauf, haftet er dem Vertragspartner auf Schadensersatz. Daneben kommt auch eine strafrechtliche Sanktion wegen Eingehungsbetruges in Betracht.
Strafbar ist auch die verspätete Anmeldung der Insolvenz.

Verspätete Offenlegung

Nach § 325 HGB hat der Geschäftsführer den Jahresabschluss unverzüglich nach seiner Vorlage an die Gesellschafter, jedoch spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahrs beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen. Unterlässt er dies, kann dem Geschäftsführer – neben der GmbH – ein hohes Ordnungsgeld angedroht werden. Das Ordnungsgeld kann wiederholt festgesetzt werden, wenn die Offenlegungspflicht nicht erfüllt wird.

Wettbewerbsverstöße

Führt die Gesellschaft Werbemaßnahmen durch, die gegen wettbewerbsrechtliche Vorschriften verstoßen, z. B. gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), haftet der Geschäftsführer neben der GmbH auch persönlich als Verletzer. Ebenso haftet er neben der GmbH persönlich bei der Verletzung gewerblicher Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster, Marken etc.).

Verletzung von Sachwalterpflichten

Der Geschäftsführer ist sogenannter Sachwalter von Gegenständen, die zwar im Besitz, nicht aber im Eigentum der GmbH sind, z. B. fremde sicherungsübereignete Ware oder unter Eigentumsvorbehalt gekaufte Ware. Verletzt der Geschäftsführer das Eigentumsrecht, indem er die Ware z. B. weiterverkauft, haftet er gegenüber dem Eigentümer persönlich auf Schadensersatz. Außerdem kann es sich bei der Fallkonstellation auch um Unterschlagung handeln, d. h. der Geschäftsführer macht sich auch strafbar.

Sozialversicherungsrecht

Der Geschäftsführer trägt die Verantwortung für die Einhaltung der Pflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Er muss die Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit erfragen und Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden. Die einbehaltenen Beiträge zur Kranken-, Renten- und zur Arbeitslosenversicherung sind an die Sozialversicherungsträger abzuführen. Für einbehaltene und nicht abgeführte Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge haftet er persönlich und riskiert empfindliche strafrechtliche Sanktionen, §§ 823 Abs. 2 BGB, 266a Abs. 1, 14 Abs. 1 Nr. 1 StGB. Dies gilt auch bei Schwarzarbeit.
Besonders in der Krise der Gesellschaft kann die Pflicht zur Abführung von Sozialabgaben zur Haftungsfalle werden: Es entspricht ständiger Rechtsprechung des BGH (Bundesgerichtshof), dass der Geschäftsführer gegenüber den Trägern der Sozialversicherung haftet, wenn Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung nicht abgeführt werden.
Je nach Stadium der Krise können unterschiedliche Haftungstatbestände eintreten:
Vor der Insolvenzreife ist die Abführung der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung vorrangig. Bestehen begründete Zweifel, ob zum Zeitpunkt der Fälligkeit genügend Mittel vorhanden sind, muss der Geschäftsführer vorausschauend auf die Bildung ausreichender Rücklagen hinwirken. Im Zweifel muss die Zahlung anderer Verbindlichkeiten zurückgestellt werden. Ein Nichtabführen der Arbeitnehmeranteile kann auch vorliegen, wenn kein Lohn an die Arbeitnehmer ausbezahlt wird. Ist die Gesellschaft nicht zahlungsfähig, kann die Strafbarkeit entfallen.
Nach Eintritt der Insolvenz gerät der Geschäftsführer in einer Zwickmühle: Da nach der Rechtsprechung die Träger der Sozialversicherung tendenziell vorrangig zu bedienen sind, kollidiert die Abführungspflicht der Arbeitnehmeranteile mit der insolvenzrechtlichen Massesicherungspflicht des Geschäftsführers. Die gesellschaftsrechtliche Rechtsprechung des BGH löst diesen Konflikt damit, dass ein Geschäftsführer, der Sozialversicherungsbeiträge abführt, sich im Rahmen seiner Pflichterfüllung als ordentlicher Geschäftsleiter bewegt. Dies beinhaltet den Gedanken, dass es einem Geschäftsführer nicht zumutbar ist, sich durch die Befolgung der Massesicherungspflicht straf- und zivilrechtlicher Haftung gegenüber dem Sozialversicherungsträger auszusetzen.
Geschäftsführer, die sich in dem geschilderten Problembereich befinden, ist eine rechtliche Beratung durch einen Rechtsanwalt wegen der komplexen rechtlichen Problematik dringend zu empfehlen.
Mitarbeiter müssen bei der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft, dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, angemeldet und deren Entgelte nachgewiesen werden. Der Geschäftsführer ist für die Abführung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft verantwortlich. Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitsgebers für seine Arbeitnehmer heraus ist der Ge­schäftsführer verpflichtet, umfangreiche Maßnahmen zur Vermeidung von Unfällen am Arbeitsplatz zu treffen (§§ 618 BGB, 62 HGB, 120a Gewerbeordnung, 21 I SGB VII, 104 SGB VII). Bei einem Verstoß gegen einzelne Unfallverhütungsvorschriften kommt eine Geldbuße nach § 209 SGB VII in Betracht. Denkbar ist auch, dass der Geschäftsführer für erlittene Schäden der Arbeitnehmer haftet, wenn er diese unter Verstoß gegen Schutzbestimmungen beschäftigt.

Steuern und Buchführung

Werden steuerliche Pflichten (siehe oben) vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt, muss der Geschäftsführer selbst für diese Beträge einstehen (§ 69 AO). Dazu zählen auch Säumniszuschläge infolge zu spät abgegebener Erklärungen. Besonders heikel wird die Pflicht zur Abführung der Lohnsteuer wiederum in der Krise der Gesellschaft. Hier gelten ähnliche Erwägungen wie bei der Pflicht zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen, siehe oben. Im Übrigen drohen bei Fehlverhalten auch strafrechtliche Konsequenzen (§§ 370 ff. AO), etwa im Falle einer Steuerhinterziehung.
Eine wichtige Aufgabe des Geschäftsführers ist die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung. Bei Pflichtverletzungen können sich nicht nur Haftungsansprüche gegenüber der Gesellschaft ergeben, sondern auch gegenüber Gläubigern, wenn die Pflichtverletzung vorsätzlich war und gegen die guten Sitten verstößt. Die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht umfasst u. a. die Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts (§ 264 HGB). Ist eine Pflichtverletzung Ursache für eine nicht rechtzeitige oder nicht vollständige Steuerentrichtung, kann dies ebenfalls eine Haftung nach § 69 AO nach sich ziehen.

11. Schutz vor persönlicher Haftung

Entlastung

Die Gesellschafterversammlung kann den Geschäftsführer entlasten. Dies bewirkt, dass der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft im Rahmen der Entlastung nicht haftet. Üblicherweise entscheiden die Gesellschafter jährlich über die Entlastung der Geschäftsführer. Soweit die Entlastung reicht, sind Schadensersatz- oder Bereicherungsansprüche der GmbH gegen den Geschäftsführer ausgeschlossen. Zeitlich ist die Entlastung auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt, in der Regel auf das zurückliegende Geschäftsjahr. Sachlich erfasst sind grundsätzlich alle Maßnahmen der Geschäftsführung, bei ausdrücklicher Beschränkung auf bestimmte Geschäfte nur diese.
Die Entlastungswirkung bezieht sich nur auf Vorgänge, die den Gesellschaftern bei Beschlussfassung bekannt sind oder die zumindest bei sorgfältiger Prüfung der vom Geschäftsführer zur Verfügung gestellten Informationen erkennbar waren. Die Entlastung erfasst aber nicht solche Regressansprüche, deren Durchsetzung im Interesse der Gläubiger der GmbH unverzichtbar sind, wie z. B. der Ersatzanspruch wegen verbotener Einlagenrückgewähr oder wegen Insolvenzverschleppung.

Generalbereinigungsvertrag

Über die Entlastung hinaus kann der Geschäftsführer mit der GmbH auch einen Generalbereinigungsvertrag abschließen. Dadurch erlöschen dann alle Ansprüche der GmbH gegen den Geschäftsführer unabhängig davon, ob den Gesellschaftern die den Anspruch begründenden Umstände bekannt waren. Ein solcher Vertrag kann wirksam nur geschlossen werden, wenn die Gesellschafter dem Abschluss per Gesellschafterbeschluss zustimmen. Besonders einem ausscheidenden Geschäftsführer bietet ein Generalbereinigungsvertrag Sicherheit.

D & O Versicherung

Die Gesellschaft kann zugunsten des Geschäftsführers eine Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden abschließen, eine so genannte D & O Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance). Versicherungsnehmer und Beitragszahler ist die GmbH. Wird der Geschäftsführer im Schadensfall von der Gesellschaft haftbar gemacht, kann er im Rahmen der versicherten Risiken eigene Regressansprüche gegen die Versicherung geltend machen. Ein direkter Anspruch der Gesellschaft gegen die Versicherung besteht in der Regel nicht. Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit deckt die Versicherung typischerweise nicht ab.
Der Versicherer kann den Geschäftsführer in dessen Prozess mit der Gesellschaft auch unterstützen, um ein pflichtgemäßes Handeln zu belegen und so die eigene Ersatzpflicht zu vermeiden. Aus diesem eigennützigen Motiv heraus könnte die Versicherung aber auch die Gesellschaft unterstützen, um Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Geschäftsführers geltend zu machen. Der Geschäftsführer hat dann neben der GmbH auch noch den Versicherer als Gegner.
Auf den Punkt gebracht: Der Geschäftsführer kann die persönliche Haftung vermeiden, wenn er folgende Leitsätze beachtet:
  • Kenntnis und Einhaltung der Gesetze, insbesondere des GmbHG
  • Einhaltung der Satzung und Geschäftsordnung
  • Einhaltung der Vorgaben des Anstellungsvertrages
  • Einhaltung der Weisungen der Gesellschafter
  • Ordnungsgemäße Organisation der Gesellschaft
  • Kontrolle der Organisation
  • Regelmäßige Kontrolle der Finanzlage
  • Vermeidung übergroßer Risiken
  • Absicherung durch Gesellschafterbeschlüsse
  • Handeln zum Wohl der Gesellschaft
  • Umfassende Information und ordnungsgemäße Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen
  • Keine verdeckte Verfolgung von Eigeninteressen
  • Geeignete Versicherung

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.