Fachthemen

Angaben auf Geschäftsbriefen

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen Sie gesetzliche Vorschriften beachten. Hier finden Sie für jede Rechtsform ein Muster für Ihren Geschäftsbrief.
Stand: Januar 2024

1. Nichtkaufleute (Gewerbetreibende) und eingetragene GbR

Gewerbetreibende, die nicht im Handels- oder Gesellschaftsregister eingetragen sind, gelten als Nichtkaufleute und müssen auf den Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben sowie ihre ladungsfähige Anschrift (Postfach reicht nicht aus). Zwar gibt es wegen des Wegfalls von § 15b Gewerbeordnung (GewO) keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift mehr, die diese Pflichtangaben fordert. Die Notwendigkeit, diese Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, ergibt sich jedoch aus wettbewerbsrechtlichen und – soweit es sich bei den Geschäftspapieren um Rechnungen handelt – aus steuerlichen Vorschriften. Auch die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung vom 12. März 2010 sieht vor, dass ein Dienstleistungserbringer vor Abschluss eines schriftlichen Vertrages oder Erbringung einer Dienstleistung seinen Vor- und Familiennamen in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen hat.
Für Gesellschaften des bürgerlichen Rechts, die ins Gesellschaftsregister eingetragen sind (eGbR), gibt es keine speziellen Regelungen für Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen. Es erscheint aber empfehlenswert, dass die eGbR ihren Namen mit Rechtsformzusatz, den Sitz, das Registergericht und die Nummer (z. B. GsR 3142), unter der die Firma in das Gesellschaftsregister eingetragen ist, angibt. Diese Transparenzpflichten leiten sich aus wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ab.

2. Kaufleute

a) Für alle Einzelkaufleute (vgl. § 37a Handelsgesetzbuch – HGB), Personengesellschaften (oHG und KG) und Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) sind die folgenden Angaben zwingend vorgeschrieben:
  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (oHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG) bzw. der die Kaufmannseigenschaft kennzeichnende Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e. K., e. Kfm., e. Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft bzw. der Ort der Handelsniederlassung des Kaufmanns
  • das Registergericht und die Handelsregisternummer
b) zusätzlich bei Personengesellschaften (oHG und KG), bei denen kein (persönlich haftender) Gesellschafter eine natürliche Person ist (vgl. §§ 125a, 177a HGB):
  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG)
  • die Firmen der (persönlich haftenden) Gesellschafter
  • sowie auch für die (persönlich haftenden) Gesellschafter alle für diese jeweils vorgeschriebenen weiteren Angaben entsprechend den unter a) und c) bzw. a) und d) aufgeführten Unterpunkten
c) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH und UG (haftungsbeschränkt) (vgl. § 35a GmbHG):
  • alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden
  • Befindet sich die GmbH/UG (haftungsbeschränkt) in Liquidation, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer (vgl. § 71 Abs. 5 Satz 1 GmbHG).
d) zusätzlich bei der Rechtsform AG (vgl. § 80 Aktiengesetz – AktG):
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen
  • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Befindet sich die AG in Abwicklung, so ist dies ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben. Hier treten die Abwickler an die Stelle der Vorstandsmitglieder (vgl. § 268 Abs. 4 Satz 1 AktG).
Wird der Angabenpflicht nicht nachgekommen, kann das Registergericht Zwangsgeld bis zu einem Betrag von 5.000 Euro im Einzelfall festsetzen.

3. Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Die äußere Form der Mitteilung ist hierbei bedeutungslos. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern auch z. B. Postkarten etc. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Nachricht in Schriftform (Papier oder Bildschirm) erhält.
Geschäftsbriefe sind daher z. B.:
  • E-Mails
  • Per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
  • Rechnungsformulare
  • Lieferscheine
  • Postkarten
  • Geschäftsrundschreiben
  • Gleichförmige Kaufangebote
  • Preislisten
  • Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)
  • Bestellscheine
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen z. B.:
  • interner Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen oder Niederlassungen Ihres Unternehmens,
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Info-Post, Zeitschriftenanzeigen),
  • Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, die Mitteilung (so insbesondere beim Kurzbrief) mit den notwendigen Angaben zu versehen, um Haftungsprobleme zu vermeiden.

4. Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind auf den Briefbögen zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der sogenannten Fußzeile anzugeben.
Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der Industrie- und Handelskammer aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.
Für Dienstleister gibt es weitere Pflichtangaben, die Sie auf unserem Merkblatt „Informationspflichten für Dienstleister“ finden.

5. Besonderheiten bei Rechnungen

Auch Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Für diese sind neben den hier genannten Pflichtangaben noch weitere Angaben gesetzlich vorgeschrieben, wie z. B. die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der anzuwendende Umsatzsteuersatz. Einzelheiten finden Sie auf unserem Merkblatt „Pflichtangaben für Rechnungen“.

6. Muster für die einzelnen Rechtsformen

Muster für die verschiedenen Rechtsformen, an denen Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe orientieren können, finden Sie auf dieser Seite als Download unter "Weitere Informationen". Die Angabe der Bankverbindung ist nicht verpflichtend, aber oft sinnvoll. Deshalb wurde sie in den Mustern aufgenommen.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.