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Arbeitszeugnis

Wann muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden? Welchen Inhalt sollte das Zeugnis haben? Gibt es eine allgemein gültige Zeugnissprache?
Stand: Februar 2024
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie unter Umständen auch im bestehenden Arbeitsverhältnis haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es gibt unterschiedliche Arten von Arbeitszeugnissen und Mindestanforderungen an den Inhalt. Für Unternehmer ist zudem die Kenntnis der Zeugnissprache wichtig.

1. Welche Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Nach § 109 der Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Dazu gehören auch geringfügig Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in der Probezeit und in Teilzeit- oder Nebentätigkeitsverhältnissen.
Nach §§ 16, 26 Berufsbildungsgesetz (BBiG) steht der Anspruch auf ein Zeugnis außerdem Auszubildenden und Praktikanten zu, genauso nach § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) arbeitnehmerähnlichen Personen, wie z. B. „kleinen“ Handelsvertretern gemäß § 84 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) oder Heimarbeitern.
Das Zeugnis ist innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erstellen. Ist das Zeugnis erstellt, ist der Zeugnisanspruch eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis grundsätzlich selbst vom Arbeitgeber abholen muss. Zur Übermittlung auf dem Postweg ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, es sei denn, das Abholen wäre unzumutbar, da mit zu hohem Aufwand für den Arbeitnehmer verbunden.

2. Wann verjährt und verwirkt der Anspruch?

Für den Anspruch auf Ausstellung gilt nach § 195 BGB die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese Frist beginnt nach § 199 BGB mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch auf das Arbeitszeugnis entstanden ist, also mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis sein Ende gefunden hat.
Außerdem ist die sogenannte Verwirkung des Zeugnisanspruchs möglich. Eine Verwirkung tritt ein, wenn der Arbeitnehmer sein Recht über längere Zeit hin nicht ausgeübt hat (Zeitmoment) und dadurch bei dem Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen hat, er werde sein Recht nicht mehr geltend machen (Umstandsmoment). Dies hat zur Folge, dass dem Arbeitgeber die Erfüllung des Rechts nach Treu und Glauben nicht mehr zumutbar ist.

3. Die unterschiedlichen Arbeitszeugnisse

Zu unterscheiden sind das Endzeugnis, das bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszustellen ist, und das Zwischenzeugnis im laufenden Arbeitsverhältnis. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis im laufenden Arbeitsverhältnis besteht für Arbeitnehmer mit berechtigtem Interesse an der Ausstellung. Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht insbesondere immer dann, wenn es zu erheblichen inhaltlichen Veränderungen im Arbeitsverhältnis kommt, so zum Beispiel bei
  • Versetzung oder Beförderung des Arbeitnehmers,
  • sonstigen wesentlichen Veränderungen im Aufgabengebiet,
  • Wechsel des Vorgesetzten.
Auch Gründe wie Elternzeit und anderweitige Bewerbungen können das berechtigte Interesse rechtfertigen. Das Zwischenzeugnis ist in einem angemessenen Zeitraum zu erstellen.
Ebenso bei einer bevorstehenden Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht ein Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses zum Zweck der Bewerbung. Das Endzeugnis muss der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. Der Arbeitnehmer kann wählen, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis wünscht. Lässt sich der Arbeitnehmer ein einfaches Zeugnis ausstellen, enthält dieses nur Informationen über die Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit. Es stellt nur eine Bescheinigung dar, dass der Arbeitnehmer innerhalb eines bestimmten Zeitraums in einer bestimmten Funktion für das Unternehmen tätig gewesen ist. Anders das qualifizierte Zeugnis, das zusätzlich über Leistungen und Verhalten im Arbeitsverhältnis Auskunft gibt.
Jeder Arbeitnehmer hat nach Ende seiner Tätigkeit Anspruch auf ein einfaches Zeugnis und auf Wunsch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Das Zeugnis darf also auch nicht einbehalten werden, wenn der Arbeitnehmer beispielsweise die Arbeitsbekleidung oder andere Betriebsmittel noch nicht zurückgegeben hat.

4. Form und Mindestanforderungen

Die Rechtsprechung fordert wahre und wohlwollend verfasste Zeugnisse. In der Folge hat sich daraus eine spezielle Zeugnissprache entwickelt. Das Zeugnis muss verständlich und klar formuliert sein. Zudem darf es keine unklaren Formulierungen enthalten, die eine andere Deutung der Beurteilung zulassen als aus dem Zeugniswortlaut ersichtlich.
Die äußere Form darf nicht den Eindruck einer Distanzierung des Arbeitgebers vom Wortlaut erwecken. Für das Arbeitszeugnis gelten die im Geschäftsleben typischen Mindestanforderungen:
  • Das Zeugnis wird maschinell verfasst und auf dem üblichen Geschäftspapier gedruckt.
  • Es ist ordentlich und sauber geschrieben und enthält keine Flecken, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches.
  • Die Angabe von Ort und Datum ist Pflicht. Das Zeugnis ist auf den Ausstellungstag zu datieren. In der Praxis erfolgt die Datierung im Interesse des Arbeitnehmers häufig auf das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
  • Eine Unterschrift ist ebenfalls Pflicht und muss handschriftlich vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter erfolgen. Bei Unterschrift durch den Vertreter ist dies besonders kenntlich zu machen.

5. Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält neben den Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit auch Angaben über Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis. Für den Arbeitgeber gilt: Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht sind zu beachten, das berufliche Weiterkommen soll nicht unnötig erschwert werden. Dabei sind Übertreibungen ebenfalls unerwünscht, da falsche Angaben in Arbeitszeugnissen zum Beispiel zum Fachwissen seitens des neuen Arbeitgebers zu Schadensersatzansprüchen führen können.
Überschrift
Bezeichnung passend auswählen: „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“, „vorläufiges Zeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“
Personalien und optional Unternehmensbeschreibung
Vor- und Nachname des Arbeitnehmers, gegebenenfalls den akademischen Grad angeben. Üblich ist auch die Nennung von Geburtsdatum und Geburtsort. Der Verfasser kann das Unternehmen in ein bis zwei Sätzen mit Standort, Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Produkten oder Dienstleistungen vorstellen.
Beschäftigungsdauer
Angabe des Anfangs- und Enddatums
Beschreibung der Aufgaben und Tätigkeit
Informationen über hierarchische Position, Kompetenzen und Verantwortung sowie den Werdegang im Unternehmen. Die Hauptaufgaben gehören an den Anfang, Routineaufgaben oder Aufgaben von geringer Wichtigkeit an das Ende der Aufzählung und Beschreibung.
Leistungsbeurteilung
Es findet in der Regel eine Bewertung der Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise und des Arbeitserfolgs statt, bei Vorgesetzten auch des Führungsstils. Es geht um Kriterien wie
  • Motivation
  • Belastbarkeit
  • Auffassungsgabe
  • Fachwissen
  • Weiterbildungsaktivitäten
  • Arbeitsgüte, Arbeitstempo und -ökonomie.
Zudem wird eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung aufgenommen (siehe dazu Ziffer 6).
Beurteilung des Sozialverhaltens und der sozialen Kompetenz
Wie hat sich der Arbeitnehmer gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen und Dritten wie Kunden verhalten? In der Praxis sind folgende Formulierungen üblich:
  • Note 1: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets sehr vorbildlich.“
  • Note 2: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets vorbildlich.“
  • Note 3: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war einwandfrei.“
  • Note 4: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden gab zu keinen Beanstandungen Anlass.“
  • Note 5: „Sein/Ihr Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war insgesamt angemessen.“
  • Note 6: „Er/Sie bemühte sich um ein gutes Verhältnis zu seinen/ihren Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden.“
Der Austrittsgrund und Schluss
Eine Formulierung des Austrittsgrunds erfolgt nur auf Wunsch des Arbeitnehmers, zum Beispiel bei einer betriebsbedingten Kündigung. Bei der Nennung des Grunds sind folgende Formulierungen üblich:
  • Bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer: „… verlässt unsere Firma auf eigenen Wunsch.“
  • Bei einvernehmlicher Beendigung des Arbeitsvertrags: „Das Arbeitsverhältnis wurde per Aufhebungsvertrag einvernehmlich zum … beendet.“
  • Wenn ein befristetes Arbeitsverhältnis ausläuft: „Mit dem heutigen Tag endete das befristete Arbeitsverhältnis.“
Der Schluss: Das Zeugnis endet in der Regel mit einem Dank an den Mitarbeiter, der Arbeitgeber drückt sein Bedauern über das Ende des Arbeitsverhältnisses aus und sendet seinem ehemaligen Arbeitnehmer für dessen berufliche Zukunft die besten Wünsche.
Einen Anspruch auf solch eine Schlussformulierung hat der Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts allerdings nicht. Folgende Formulierungen sind in der Praxis üblich:
  • Wenn das Unternehmen den Mitarbeiter sehr ungern verliert: „Wir bedauern sein Ausscheiden außerordentlich und bedanken uns für die stets sehr erfolgreiche und hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm für seinen privaten und beruflichen Werdegang alles Gute.“
  • Wenn das Unternehmen den Mitarbeiter ungern verliert: „Wir bedauern sein Ausscheiden und bedanken uns für die stets gute Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm persönlich alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
  • Bei einem normalen Austritt, der keine Lücke hinterlässt: „Wir bedauern sein Ausscheiden und wünschen für die Zukunft alles Gute.“
  • Wenn die Firma über den Austritt froh ist: „Wir bedanken uns für das Streben nach einer gelungenen Leistung“.
Unterschrift
Das Zeugnis endet mit der Angabe von Ort und Datum sowie einer handgeschriebenen Unterschrift. Üblicherweise wird als Ausstellungsdatum der Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses angegeben.

6. Formulierungen zur Leistungsbeurteilungen mit Notenskala

Grundsätzlich besteht Anspruch auf eine mittlere, also befriedigende Beurteilung. Will der Arbeitnehmer eine bessere Beurteilung erreichen, muss er darlegen und beweisen, dass seine Leistung überdurchschnittlich war. Beurteilt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer schlechter, muss der Arbeitgeber die unterdurchschnittlichen Leistungen darlegen und beweisen.
In der Praxis haben sich unter anderem die folgenden Formulierungen eingebürgert. Diese lassen sich in etwa mit einer Notenskala vergleichen. Die Tabelle zeigt übliche Formulierungen für die einzelnen Noten und gibt Beispiele für Alternativen.
Note
Beispiel
Hinweis
Weitere übliche Formulierungen
Sehr gut
„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben immer zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.“
Es wird häufig ein ‎Temporalwort wie stets, ‎immer oder jederzeit ‎verwendet.‎
zu unserer vollsten Zufriedenheit

fand sich in einer neuen Situation stets sehr gut und sicher zurecht

hat sich mit sehr großer Energie und beachtlichem Engagement in seine neuen Aufgaben eingearbeitet
Gut
„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben immer zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“
Es wird häufig ein Temporalwort wie stets, immer oder jederzeit verwendet.
Er/Sie erzielte durch sein/ihr solides Fachwissen überdurchschnittliche Erfolge.

Seine/Ihre Leistungen waren jederzeit gut.

Er/Sie entwickelte immer gute Lösungen.
Befriedigend
„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.“
Ist der Arbeitnehmer mit einer befriedigenden Bewertung nicht einverstanden, muss er nachweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren.
Er/Sie arbeitete sicher und selbstständig.

Seinen/Ihren Arbeitsbereich hat er umfassend beherrscht.

Er/Sie hatte praktikable Ideen.
Ausreichend
„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.“
Der Arbeitgeber muss die Gründe für eine unterdurchschnittliche Bewertung beweisen und darlegen.
Er/Sie arbeitete ausreichend sorgfältig.

Wir waren mit seiner/ihrer Arbeit zufrieden.

Er/Sie arbeitete vorschriftsmäßig und anweisungsgemäß.
Mangelhaft
„… hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.“
Wird eine „entwicklungsfähige Berufserfahrung“ bescheinigt, hat der Arbeitgeber die Note 5 vergeben.
Er/Sie hat Aufgaben in der ihm/ihr eigenen Weise erledigt.

Er/Sie kannte die Anforderungen seines/ihres Arbeitsplatzes.
Ungenügend
„… hat sich bemüht, die ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.“
Wer sich bemüht, ist nicht notwendigerweise erfolgreich; er gibt sich lediglich Mühe.
Er/Sie zeigt mögliche Fortschritte.

Die Delegation von Aufgaben verstand er/sie geschickt.

7. Welche Informationen gehören nicht ins Zeugnis?

Hinweise auf eine Tätigkeit im Betriebsrat oder der Gewerkschaft gehören nicht ins Zeugnis; ebenso wenig einmalige Vorfälle, die für das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers keine charakterisierende Rolle spielen. Aussagen über den Gesundheitszustand oder eine Behinderung sind tabu, ebenfalls über längere Fehlzeiten. Im Einzelfall sind Ausnahmen möglich.

8. Der Zeugnisanspruch wird nicht erfüllt – welche Konsequenzen drohen?

Der Arbeitnehmer kann die Ausstellung des Zeugnisses einklagen. Bei formalen Fehlern oder unzureichenden Inhalten hat er das Recht auf eine Berichtigung, ebenfalls wenn nötig per Klage. Darüber hinaus besteht für den Arbeitnehmer der Anspruch auf Schadenersatz, wenn das Zeugnis verweigert wird, unrichtig oder unvollständig ist und dadurch ein Schaden entsteht. Für den Schadenersatzanspruch muss der Arbeitnehmer die Ursächlichkeit durch die Verletzung der Ausstellungspflicht und eines Schadens, etwa durch eine in der Folge erfolglos gebliebenen Bewerbung darlegen und beweisen.

9. Musterbeispiele

Einfaches Arbeitszeugnis

Zeugnis
Herr Peter Müller, geboren am 01.10.1987, war bei uns vom 01.05.2010 bis 30.06.2023 in Vollzeit als Lagerist tätig. Zu seinem Tätigkeitsgebiet gehörten folgende Aufgaben:
  • Warenannahme und Wareneingangsabwicklung
  • Eingangskontrolle
  • Einlagerung von Waren
  • Erfassung und Meldung bei Differenzen und Reklamationen
  • Mithilfe bei Inventuren
Musterstadt, den 30. Juni 2023
Max Mustermann
Geschäftsführer

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis
Herr Peter Müller, geb. am 01.10.1987, war vom 01.05.2010 bis 30.06.2023 als Verkäufer in unserem Betrieb tätig. Er arbeitete in der Warenannahme und unterstand dem Lagerleiter. Er war zuständig für die Beratung von Kunden und … und zusätzlich mit … befasst.
Herr Müller zeichnete sich durch ein hohes Maß an Initiative und Engagement aus (= Motivation und Arbeitsbereitschaft). Dank seiner raschen Auffassungsgabe behielt er auch in hektischen Situationen die Übersicht. Sein Fachwissen und sein Umgang mit den Kunden sind besonders hervorzuheben (= Arbeitsbefähigung). Herr Müller arbeitete stets sorgfältig (= Arbeitsweise) und zeigte außergewöhnlichen Einsatz mit großem Verkaufserfolg (= Arbeitserfolg).
Er hat die ihm übertragenen Aufgaben immer zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern, Arbeitskollegen und Kunden war stets sehr vorbildlich.
Das Arbeitsverhältnis wurde per Aufhebungsvertrag einvernehmlich zum … beendet.
Wir bedauern sein Ausscheiden außerordentlich und bedanken uns für die stets sehr erfolgreiche und hervorragende Zusammenarbeit. Wir wünschen ihm für seinen privaten und beruflichen Werdegang alles Gute.
Musterstadt, den 30. Juni 2023
Max Mustermann
Geschäftsführer

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