Arbeitsrecht

Einstellen von Mitarbeitenden

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden gibt es für Arbeitgeber/innen einiges zu beachten, unter anderem die Meldepflicht, Gestaltung des Arbeitsvertrags, Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Da gerade im Arbeitsrecht neben einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften auch Regelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen gelten können, ist eine umfassende Rechts- und Steuerberatung im konkreten Einzelfall empfehlenswert.

Was ist bei der Stellenausschreibung zu beachten?

Arbeitgeber können mit einer Stellenausschreibung (im Internet, in der Zeitung, als Aushang im eigenen Laden) auf eine Beschäftigungsmöglichkeit in ihrem Unternehmen aufmerksam machen. Die Stellenanzeigen müssen jedoch sorgfältig formuliert werden. Zu beachten ist dabei das Diskriminierungsverbot des § 1 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Unmittelbare oder mittelbare Benachteiligungen wegen Rasse und ethnischer Herkunft, des Geschlechts und sexueller Identität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und Alter sind verboten. Das bedeutet, dass Stellenausschreibungen immer geschlechtsneutral formuliert sein müssen, keinen Altersbezug aufweisen und weder unmittelbar noch mittelbar an eine bestimmte Herkunft- oder Behinderungsmerkmal anknüpfen sollten.
Beispiele:
• Geschlechtsneutrale Formulierung: falsch: „Wir suchen eine freundliche Verkäuferin für unser …“, „Gesucht wird ein Außendienst-Mitarbeiter mit Erfahrung in …“, „Sekretärin mit … “, „Kfz-Mechaniker für …“, etc.; richtig: Geschlechtsneutrale Oberbegriffe verwenden („Pflegekraft“, „Elektrofachkraft“) oder Zusatz von „(m/w/d)“ (z. B. „Mitarbeiter (m/w/d) für unser Büro“).
• Alter: falsch: „Mitarbeiter zwischen 25 und 35 Jahren“, „Du bist jung und …“, „Verkäuferin bis 35 Jahre“, „für unser junges und dynamisches Team“.
• Ethnische Herkunft: falsch: „deutscher Metallfacharbeiter“. Bei der Forderung nach „guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift“ müssen diese Kenntnisse für die auszuübende Tätigkeit auch tatsächlich wichtig sein.

Hinweis: In Einzelfällen kann eine nicht-neutrale Ausschreibung nach dem AGG gerechtfertigt sein (z. B. die Suche nur nach weiblichen Bewerberinnen, Alterseinschränkungen). Z. B. wurde die Ablehnung eines männlichen Bewerbers für die Tätigkeit in einem Mädcheninternat als zulässig angesehen, weil während der Arbeitszeit unter anderem die Schlaf- und Waschräume der Schülerinnen betreten werden mussten. Ob in Ihrem Fall eine Ausnahme vom Grundsatz der neutralen Formulierung möglich ist, muss sorgfältig geprüft werden.
Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) muss der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz auch als Teilarbeitsplatz ausschreiben, wenn sich der Arbeitsplatz hierfür eignet.
Wenn der Arbeitgeber zum Bewerbungsgespräch einlädt, muss er grundsätzlich die erforderlichen Fahrt-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten erstatten. Der Arbeitgeber kann jedoch die Kostenerstattung bei der Einladung ausschließen.
Auch während des Bewerbungsverfahrens ist das Allgemeine Gleichstellungsgesetz zu beachten. Einerseits können Arbeitnehmer Offenbarungspflichten wegen bestimmten Tatsachen haben (z. B. Kraftfahrer über Alkoholabhängigkeit), andererseits darf der Arbeitgeber nur Fragen stellen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung er ein berechtigtes Interesse hat. D. h., dass die Beantwortung der Frage für den angestrebten Arbeitsplatz und die zu verrichtende Tätigkeit selbst von Bedeutung sein muss.
Wichtig: Stets unzulässig sind Fragen nach Mutterschaft, Schwangerschaft, Familienplanung, Familienstand und Heirat. Die Frage nach Schwangerschaft ist auch dann unzulässig, wenn die Schwangere die Tätigkeit nicht ausüben dürfte oder wenn die ausgeschriebene Tätigkeit befristet ist. Die Zurückweisung einer Bewerberin wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft kann Schadensersatzansprüche begründen. Unzulässig ist weiter z. B. die Frage, ob der Bewerber Raucher oder Nichtraucher sei. Auch nach Partei- und Religionszugehörigkeit darf nicht gefragt werden (anders aber z. B. bei kirchlichen Tendenzbetrieben). Bei unzulässigen Fragen haben die Arbeitnehmer ein sog. „Recht auf Lüge“, d.h., sie dürfen solche Fragen wahrheitswidrig beantworten.

Was ist im Arbeitsvertrag festzuhalten?

Für Arbeitsverträge gilt nach der Neuregelung des Nachweisgesetzes (NachwG) seit 1. August 2022, dass bereits am ersten Arbeitstag eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen (Namen und Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie die Arbeitszeit) vorliegen muss. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in 7 Kalendertagen nachgereicht werden.
Den Inhalt des Arbeitsvertrages können die Vertragspartner grundsätzlich frei gestalten. Sie müssen jedoch die gesetzlichen Mindestvorgaben (z. B. Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall, maximale Arbeitszeit) und die Regelungen eines anwendbaren Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung beachten.
Grundsätzlich können sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur dann auf Bestimmungen eines Tarifvertrages berufen, wenn sie Mitglied der vertragsabschließenden Gewerkschaft und bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind, der dem vertragsabschließenden Arbeitgeberverband angehört oder der selbst einen Firmentarifvertrag abgeschlossen hat.
In einigen Branchen sind Tarifverträge als allgemein verbindlich erklärt worden. Sie sind damit für jeden Arbeitsvertrag in dieser Branche bindend - auch für Kleinstbetriebe, und unabhängig von der Gewerkschafts- bzw. Arbeitgeberverbandsmitgliedschaft von Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Von Regelungen des Tarifvertrages kann nur abgewichen werden, wenn dies durch den Tarifvertrag gestattet ist oder eine Änderung zugunsten des Arbeitnehmers vorgenommen werden soll.
Hinweis: Prüfen Sie sorgfältig, ob für Ihre Branche und Region ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist. Informationen zu den Tarifverträgen (Tarifregister) und zum Verzeichnis der für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge erhalten Sie beim Gemeinsamen Tarifregister Berlin und Brandenburg bzw. beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Arbeitgeber müssen zudem dafür Sorge tragen, dass der geltende allgemeine gesetzliche Mindestlohn eingehalten wird. Für bestimmte Arbeitsnehmergruppen schreibt das Mindestlohngesetz auch die Dokumentation der Arbeitszeit vor.
Für folgende Arbeitsverhältnisse gelten einige rechtliche Besonderheiten:

Was gilt bei Befristungen?

Ein Arbeitnehmer kann befristet eingestellt werden, wenn ein Sachgrund für die Befristung oder die Voraussetzungen für eine kalendermäßige Befristung nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) vorliegen. Die Befristung muss grundsätzlich schriftlich vor Vertragsbeginn erfolgen.
Eine Befristung ist hiernach zulässig, wenn:
  • ein sachlicher Grund (z. B. Schwangerschaftsvertretung) vorliegt,
  • eine Befristung ohne sachlichen Grund ist nur bei erstmaliger Einstellung eines Arbeitnehmers möglich. Die Befristung ohne sachlichen Grund darf eine Gesamtdauer von zwei Jahren nicht überschreiten. Der Arbeitsvertrag darf dabei innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden. Tarifliche Abweichungen können vereinbart werden.
  • ein Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer, der das 52. Lebensjahr vollendet hat, befristet werden soll. Die Befristung ist nur bis zur Dauer von 5 Jahren zulässig. Außerdem müssen Arbeitnehmer zusätzlich entweder zuvor vier Monate beschäftigungslos gewesen sein, Transferkurzarbeitergeld erhalten haben oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben.
Darüber hinaus ist eine Befristung ohne sachlichen Grund in den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens für die Dauer von bis zu vier Jahren möglich.

Wann spricht man von geringfügiger Beschäftigung?

Eine Beschäftigung kann
a) wegen der Höhe des Arbeitsentgelts bis zu 538 € geringfügig entlohnte Beschäftigung oder
b) wegen ihrer kurzen Dauer von nicht mehr als drei Monaten oder insgesamt 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr (sog. kurzfristige Beschäftigung, z. B. Ferienjob) geringfügig sein.
Für geringfügige Beschäftigungen (Minijobs) gelten sozialversicherungs- und steuerrechtliche Sonderregelungen. Arbeitsrechtlich gelten aber die gleichen Rechtsvorschriften, wie für andere Arbeitnehmer auch.
Hinweis: Informationen und Auskünfte zu geringfügigen Beschäftigungen (Minijobs) erhalten Sie bei der Minijobzentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.

Welche Meldepflichten und Abgaben sind einzuhalten?

Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben, so müssen die Arbeitgeber einige Meldepflichten beachten und die Abführung der Abgaben (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) veranlassen. Ein Arbeitgeber hat treuhänderisch für den Arbeitnehmer verschiedene Abgaben an die zuständigen Stellen abzuführen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, kann ihm die Gewerbetätigkeit ganz oder teilweise untersagt werden. Bei Nichtzahlung der Beiträge zu den Sozialversicherungen und der Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber, gegebenenfalls auch der Geschäftsführer einer GmbH persönlich. Darüber hinaus drohen bei verspäteter Abführung der jeweiligen Abgaben strafrechtliche Konsequenzen.
Der Arbeitnehmer sollte dem Arbeitgeber hierfür folgende Arbeitspapiere vorlegen:
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM),
  • steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum,
  • den Sozialversicherungsausweis,
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
  • ggf. Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern,
  • ggf. die Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen,
  • ggf. die Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub.

Wann benötigen Sie eine Betriebsnummer?

Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes – eine sogenannte Betriebsnummer. Unabhängig von der Beschäftigtenzahl wird nur eine Betriebsnummer je Unternehmen erteilt. Unter dieser Betriebsnummer sind alle Meldungen an die Krankenkasse (z. B. Anmeldung, Abmeldung, Meldung bei Unterbrechung der Beschäftigung, Jahresmeldung zum 31.12., Meldung geringfügig Beschäftigter, etc.) vorzunehmen.
Die Betriebsnummer kann beim Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit als Online-Antrag auf Erteilung/Veränderung einer Betriebsnummer beantragt werden.

Welche Steuern sind abzuführen?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, von dem Lohn bzw. Gehalt, den/das er dem Arbeitnehmer zahlt, Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Die hierfür nötigen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Freibeträge, Kinderfreibeträge) rufen die Arbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) elektronisch ab. Der Arbeitgeber benötigt dazu die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber richtet entsprechend dieser Informationen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto ein, in dem monatlich die Lohnabrechnung (u. a. Bruttolohn einschließlich steuerfreier Bezüge, Abzüge, Nettolohn) erfasst wird. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. Die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Steuerabzugsbescheinigung 2011 bzw. 2012 war bis zum 31.12.2014 aufzubewahren und darf nun vernichtet werden.
Die zu zahlende Lohnsteuer kann mit Hilfe der Lohnsteuertabellen, die Sie über den Buchhandel von verschiedenen Fachverlagen beziehen können, und/oder entsprechenden EDV-Programmen berechnet werden. In der sog. Lohnsteueranmeldung werden die einbehaltenen Lohnsteuern dem Finanzamt gemeldet.
Hinweis: Die Berechnung der einzubehaltenden Lohnsteuer ist Teil der sog. Gehaltsabrechnung. Bei kleinen und mittleren Unternehmen wird die Lohnabrechnung häufig durch Steuerberater oder Buchhaltungsbüros (Lohnbüros) übernommen. Großunternehmen verfügen meistens über ein Personalreferat einschließlich einer Lohnbuchhaltung.
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Voraussetzung für die elektronische Steuererklärung ist, dass Sie sich im Internet bei ElsterOnline, der Dienstleistungsplattform der Finanzverwaltung, registrieren lassen.
Der Arbeitgeber hat neben der Lohnsteuer auch den Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Der volle Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der zu zahlenden Lohnsteuer. Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer kirchlichen Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Kirchensteuer einzubehalten und zusammen mit der Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag an das Finanzamt abzuführen.
Hinweis: Der Arbeitgeber kann von dem zuständigen Finanzamt über Fragen des Lohnsteuerabzugsverfahrens verbindliche Auskünfte einholen (Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42e EStG).

Wann sind Sozialversicherungsbeiträge abzuführen?

Alle beschäftigten Arbeitnehmer sind mit wenigen Ausnahmen (z. B. kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer) sozialversicherungspflichtig. Auch für geringfügig beschäftigten Personen, die bis zu 520 € monatlich verdienen, sind pauschal Sozialversicherungsbeiträge an die Minijob-Zentrale abzuführen. Die Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung bringen in der Regel Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte auf. Den Arbeitnehmeranteil behält der Arbeitgeber direkt vom Arbeitsentgelt ein.
Der Arbeitgeber hat die gesetzlichen Beiträge zu den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers als zuständige Einzugsstelle abzuführen.
Dazu muss Der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der vom Arbeitnehmer gewünschten Krankenkasse anmelden. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber dazu mit Beginn der Beschäftigung seine Krankenkasse und Versicherungsnummer mitzuteilen und den Sozialversicherungsausweis vorzulegen. Sollte im Ausnahmefall der Arbeitnehmer keine Krankenkasse innerhalb einer Frist von 14 Tagen benennen, kann der Arbeitgeber gemäß § 175 Abs. 3 SGB V eine Krankenkasse aussuchen.
Hinweis: Geringfügig Beschäftigte (Arbeitnehmer mit Minijob) müssen anstatt bei der jeweiligen Krankenkasse bei der Minijobzentrale angemeldet werden.
Meldungen sind nur noch elektronisch möglich, entweder mittels zugelassener Entgeltabrechnungsprogramme oder zugelassener Ausfüllhilfen. Die Übersicht der bereits zugelassenen Programme finden Sie auf der Internetseite der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH). Die Krankenkassen stellen die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net zur Verfügung, die entweder als Software auf dem PC des Arbeitgebers installiert werden kann, oder als Online-Anwendung genutzt wird.
Hinweis: sv.net kann allerdings nicht die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme ersetzen, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile berechnet werden.

Was ist hinsichtlich Unfallversicherung und Meldung an die Berufsgenossenschaft einzuhalten?

Die gesetzliche Unfallversicherung ist eine Haftpflichtversicherung der Arbeitgeber. Träger ist die jeweilige Berufsgenossenschaft. Alle Arbeitnehmer sind in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert. Als selbständiger Unternehmer, der keine Arbeitnehmer beschäftigt, sind Sie nicht in jedem Fall versicherungspflichtig.
Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer, auch die geringfügig Beschäftigten, zudem bei der Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung anmelden und dort individuelle Beiträge entrichten. Die für den jeweiligen Wirtschaftszweig zuständige Berufsgenossenschaft kann hier ermittelt werden:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
www.dguv.de
Servicehotline: 0800 60 50 404

Was bedeutet Sofortmeldepflicht für bestimmte Branchen?

Für bestimmte Wirtschaftszweige wurde zur Verbesserung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung eine Sofortmeldepflicht eingeführt. Hier muss zusätzlich, spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, eine elektronische Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung abgegeben werden.
Arbeitgeber folgender Wirtschaftszweige sind von der Sofortmeldung betroffen:
1. Baugewerbe,
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
3. Personenbeförderungsgewerbe,
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
5. Schaustellergewerbe,
6. Unternehmen der Forstwirtschaft,
7. Gebäudereinigungsgewerbe,
8. Unternehmen mit Beteiligung am Auf-/Abbau von Messen/Ausstellungen,
9. Fleischwirtschaft,
10. Prostitutionsgewerbe sowie
11. Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Außerdem muss der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich auf die Pflicht, täglich die Ausweispapiere mitzuführen, hinweisen und diesen Hinweis für die Dauer der Erbringung der Dienst- oder Werkleistungen aufbewahren.

Wie kann die Einstellung von Mitarbeitern finanziell gefördert werden?

Über die Möglichkeiten der finanziellen Förderung, unter anderem bei der Einstellung von Arbeitnehmern, informieren Sie sich bitte mit dem Fördernavigator Wirtschaft Brandenburg.