Alles in bester Ordnung: IHK-Netzwerk Assistenzen trifft sich zum 5. Mal
Am 3. Dezember 2019 trafen sich mehr als 20 Chef-Assistenzen verschiedener Unternehmen zu einem Frühstück des Netzwerks “Assistenzen” in der IHK. Es war bereits das 5. Treffen in diesem Kreis. Im Fokus der Veranstaltung stand das Thema “Büro-Organisation” bzw. die Schaffung von Ressourcen für wichtige Dinge.
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Das Telefon klingelt permanent, der Chef steht in der Tür, Kollegen bitten um Hilfe, eine dringende E-Mail muss beantwortet werden … Ablenkung und Dauerstress sind für Assistenzen Alltag. Durch ständige Unterbrechungen häufen sich Fehler, gute Gedanken gehen verloren, Aufgaben brauchen um ein Vielfaches länger. Bei der immer weiter zunehmenden Informationsflut durch soziale Netzwerke und wachsende Kommunikationskanäle ist es deshalb wichtig, Strukturen, Transparenz und Sicherheit zu schaffen. Die Unternehmerin Angelika Welzel, BÜRO-ORGANISATION, aus Osnabrück konnte mit ihrem Vortrag viele Impulse zum Thema “Selbstorganisation/Selbstfürsorge – Zeit für die wichtigen Dinge” geben.
“Ordnung ist das halbe Leben!!! Willkommen in der anderen Hälfte!” … so begrüßte Angelika Welzel ihre Zuhörer. Wo versickert meine Zeit? Wo bzw. wer sind meine Zeit-/Energiefresser? Wo blockiere ich mich selbst? Und wie kann ich für mich sorgen? Das sind Fragen, die in ihrem Vortrag behandelt werden.
Viele versuchten, Unterbrechungen durch Multitasking zu kompensieren. Grundsätzlich könne das Gehirn jedoch kein Multitasking leisten, so Welzel. Mit einem kleinen Test brachte sie diese Erkenntnis den Teilnehmern näher. Daher sei es wichtig, um sich herum Ordnung zu schaffen. Nach einer Studie verbringe ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens durchschnittlich etwa eine Stunde täglich mit dem Suchen. Zur Vergeudung wertvoller (Arbeits-)Zeit empfahl Welzel daher eine logische Ordnerstruktur. Hilfreich sei es auch, Gewohnheiten zu überdenken. “NEIN. Ist ein ganzer Satz”, betonte Welzel und zeigte Wege auf, dieses charmant umzusetzen. Im Sinne einer guten Unternehmenskultur sollten Regeln aufgestellt werden, z. B. zur Dauer der Beantwortung von E-Mails bzw. zum Umfang von E-Mail-Verteilern. Zur richtigen Umgangsweise mit “Störern” empfiehlt sie, Puffer für Ruhezeiten einzubauen oder die Mittagspause unterschiedlich zu regeln. So könnte eine Assistenz zunächst bleiben, wenn alle zur Pause gingen, um Zeit und Ruhe für wichtige Dinge zu schaffen.
Im Anschluss an den Vortrag tauschten sich die Teilnehmer angeregt aus.
Das nächste kostenfreie Netzwerktreffen findet im Frühjahr 2020 statt. Alle Mitglieder werden rechtzeitg eingeladen. Neue Mitglieder sind herzlich willkommen. “Zeigen Sie Persönlichkeit und setzen Sie Kontakte gewinnbringend ein”, empfiehlt Helga Conrad von der IHK.