FAQ zum IHK-Ausbildungsportal

Mit dem Ausbildungsportal bietet die Industrie- und Handelskammer Osnabrück - Emsland - Grafschaft Bentheim Betrieben, Ausbildern, Auszubildenden und Prüfern eine Plattform, über die viele Ausbildungs- und Prüfungsangelegenheiten bequem abgewickelt werden können. Das Portal wird fortlaufend weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Zielgruppen angepasst. Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir hier zusammengefasst.

Wie erhalte ich die Zugangsdaten?

Ausbildungsbetriebe erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal seit Juni 2018 mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Alternativ können Unternehmen diese auch über www.osnabrueck.ihk.de/zugangsdaten beantragen.
Auszubildende erhalten die Zugangsdaten für das Online-Portal seit Juni 2018 mit der Eintragungsbestätigung zum Ausbildungsvertrag. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Auszubildenden erstellen.
Ausbilder erhalten die Zugangsdaten über den Account des Ausbildungsbetriebes. Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ und dem Button „Account erstellen“ nach Eingabe der E-Mail-Adresse Zugangsdaten für ihre Ausbilderinnen und Ausbilder erstellen.
Ausbildungsbeauftragte erhalten die Zugangsdaten automatisch, sobald ihnen erstmalig von einem Auszubildenden ein Ausbildungsnachweis gesendet wird. Die Zugangsdaten werden nur einmalig erstellt und können auch für nachfolgende Ausbildungsnachweise dieses Auszubildenden und auch für andere Auszubildende verwendet werden.
Prüferinnen und Prüfer erhalten die Zugangsdaten über den verantwortlichen Ansprechpartner bei der IHK.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für die Ausbilder an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbilder/-in“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Ausbilder/-innen aufrufen. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Ausbilder/-innen freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?

Ausbildungsbetriebe können unter dem Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ alle im Ausbildungsbetrieb tätigen Auszubildenden aufrufen werden. Über die Funktion „Account anlegen“ können die Accounts der Auszubildenden freigeschaltet werden. Dazu ist die Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse der Person notwendig.

Wo melde ich mich an?

Unter folgendem Link ist eine Anmeldung im Ausbildungsportal möglich:
www.ihk.de/osnabrueck/ausbildungsportal
Wer mehrere Funktionen hat, zum Beispiel als Ausbilder und Prüfer, kann über einen Zugang auf alle relevanten Portale zugreifen.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über die Schaltfläche „Passwort vergessen“ neue Zugangsdaten erstellen. Nach Eingabe des Benutzernamens oder der E-Mail-Adresse erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, mit dem ein neues Passwort erstellt werden kann.
Auszubildende müssen ihre Azubinummer (Identnummer) eingeben, um einen Link zur Änderung des Passworts anfordern zu können.
Sobald ein neues Passwort hinterlegt wurde oder Sie sich mit dem alten Passwort angemeldet haben, ist der Link ungültig. Sollten Sie mehrfach hintereinander falsche Zugangsdaten verwendet haben, werden Sie für das Online-Portal aus Sicherheitsgründen für 24 Stunden gesperrt.

Wie kann ich eine Vertretung für meinen Account hinterlegen?

Unter dem Menüpunkt „Profil - Vertretung“ kann nach Eingabe der Zugangsdaten der vertretungsberechtigten Person oder Firma eine Vertretung hinterlegt werden. Dies setzt einen bereits bestehenden Account, zum Beispiel als Ausbilder, Prüfer, Prüfungsteilnehmer oder Firma voraus.
Soll ein Vertreter eingerichtet werden, der noch keinen Account zum Online-Portal besitzt, wird dies über den Link „Firmenmitarbeiter/in als Vertreter/in hinterlegen“ vorgenommen. Diese Person muss durch die IHK genehmigt werden. Nach erfolgter Überprüfung durch die IHK erhält diese Person eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Erst ab diesem Zeitpunkt wird der neue Vertreter auch in der Vertreterübersicht aufgeführt.
Hinweis: Ausbildungsbetriebe, die die Ausbildung über den Hauptsitz organisieren möchten, können über den Account des Hauptsitzes auf alle Filialen und Niederlassungen zugreifen. Zur Freischaltung setzen Sie sich bitte mit der IHK in Verbindung.

Wie kann ich als Vertreter/-in auf den Account des Ausbildungsbetriebes zugreifen?

Über den Menüpunkt „Profil – Berechtigungen“ kann die vertretungsberechtigte Person über den Button „Zum Programm“ zum Account des Ausbildungsbetriebes wechseln.

Wo finde ich die Eintragungsbestätigung?

Bei der Anmeldung im Portal wird ein Hinweis eingeblendet, falls neue oder noch nicht gelesene Dokumente (zum Beispiel Eintragungsbestätigungen) vorliegen.
Unternehmen können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Profil – Dokumente“ abrufen. Alternativ kann die Eintragungsbestätigung auch über den Menüpunkt „Ausbildungsverhältnisse“ abgerufen werden.
Auszubildende können die Eintragungsbestätigungen unter dem Menüpunkt „Dokumente“ öffnen.
Die Eintragungsbestätigung kann gespeichert und/oder gedruckt werden. Wurde eine Eintragungsbestätigung geöffnet, werden Datum und Uhrzeit dokumentiert.

Ab wann dürfen Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis führen?

Auch Auszubildende im zweiten und dritten Ausbildungsjahr können den Ausbildungsnachweis elektronisch über das Online-Portal führen. Beim ersten Eintrag können sie den Zeitraum länger als eine Woche (zum Beispiel 1. August 2017 bis 31. Mai 2018) angeben.
Dies geht aber ausschließlich beim ersten Eintrag, danach greift die Plausibilitätsprüfung, so dass Nachweise höchstens für einen Zeitraum von sieben Tagen hinterlegt werden können. Der Ausbilder muss im Genehmigungsprozess bestätigen, dass der Nachweis bisher ordnungsgemäß schriftlich geführt wurde.
Hinweis: Eine Änderung der Form der Führung der Ausbildungsnachweise muss der IHK mitgeteilt werden. Beim elektronischen Führen wird der Ausbildungsnachweis mit digitaler Unterstützung erstellt. Das ist nicht nur der Fall bei digitalen Anwendungsprogrammen (IHK-Ausbildungsportal), sondern auch schon bei der Erstellung am Computer (zum Beispiel durch Word oder pdf).

Wo hinterlege ich, ob Auszubildende den elektronischen Ausbildungsnachweis nutzen dürfen?

Über den Menüpunkt „Einstellungen für Ausbildungsnachweise“ können Ausbildungsbetriebe durch setzen des Häkchens bei „elektronischer Ausbildungsnachweis“ definieren, ob der Ausbildungsnachweis im Online-Portal geführt werden soll oder nicht. Die Einstellung ist jeweils pro Ausbildungsberuf möglich und vorab für alle Betriebe aktiviert.
Ist das Häkchen nicht gesetzt, ist die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises über das Online-Portal für den Auszubildenden nicht möglich.
Wird bei „Erinnerungsmail versenden“ ein Häkchen gesetzt, werden automatische Erinnerungs-E-Mails versendet, wenn Auszubildende nicht alle Nachweise erfasst haben oder durch die Ausbilder beziehungsweise Ausbildungsbeauftragten noch nicht alle Ausbildungsnachweise genehmigt oder abgelehnt wurden.
Die häufigsten Fragen zum elektronischen Ausbildungsnachweis im IHK-Online-Portal haben wir in der folgenden FAQ-Übersicht zusammengestellt.

Wie wird der Ausbildungsnachweis genehmigt?

Ausbildungsnachweise müssen durch den Ausbilder beziehungsweise die Ausbildungsbetreuer genehmigt werden. Die E-Mail der zu genehmigenden Person wird durch den Auszubildenden beim Ausbildungsnachweis hinterlegt. Über den zu genehmigenden Ausbildungsnachweis wird die hinterlegte Person an die angegebene E-Mail informiert.
Erhält der Ausbildungsbetreuer zum ersten Mal an seine E-Mail-Adresse einen Ausbildungsnachweis, so wird die PIN mit der E-Mail übermittelt. Diese PIN kann für die Ausbildungsnachweise aller Auszubildenden des Betreuers verwendet werden.
Ist der Nachweis genehmigt oder abgelehnt worden, erhält der Auszubildende per E-Mail eine Mitteilung darüber. Bei einer Ablehnung des Ausbildungsnachweises muss im Feld „Bemerkung des Betreuers“ eine Begründung für die Ablehnung angegeben werden. Wird ein Nachweis genehmigt, ist eine Bemerkung optional möglich.
Der im Ausbildungsvertrag hinterlegte Ausbilder kann über den Menüpunkt „Ihr/-e Auszubildende/-r“ alle Ausbildungsnachweise einsehen.
Bereits genehmigte Ausbildungsnachweise können vom Auszubildenden nicht mehr geändert werden. Sollte dies erforderlich sein, so muss der Ausbilder den Nachweis nachträglich ablehnen. Durch die Ablehnung wird der Nachweis dann wieder für die Bearbeitung durch den Auszubildenden freigegeben.

Wie kann ich einen Ausbildungsberuf für den IHK-Ausbildungsatlas freigeben?

Ausbildungsbetriebe können die Ausbildungsberufe über das IHK-Online-Portal pflegen und veröffentlichen. Im Ausbildungsatlas unter www.osnabrueck.ihk.de/ausbildungsatlas werden nur Ausbildungsbetriebe angezeigt, die einer Veröffentlichung zugestimmt haben.

Wo kann ich überprüfen, ob mein Auszubildender bereits zur Abschlussprüfung angemeldet ist?

Über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ können Sie den Prüfungsstand des Auszubildenden einsehen. Angezeigt werden Name, Prüfungsart, Prüfungsstand, Ergebnisdatum und Beruf des Auszubildenden.

Wo kann ich die Prüfungsergebnisse meines Auszubildenden einsehen?

Über den Menüpunkt „Prüfungstermine“ können die Prüfungsergebnisse des Auszubildenden eingesehen werden.
Je nach Auswahl kann über die Schaltfläche „Ergebnisse anzeigen“ auch eine Ergebnisansicht aller Auszubildenden dieses Prüfungstermins abgerufen werden.
Ist das Ausbildungsverhältnis beendet, können Ausbildungsbetriebe die Prüfungsergebnisse aus Datenschutzgründen nicht mehr einsehen.

Ich führe mein Berichtsheft handschriftlich! Wie scanne ich das für die Prüfungsanmeldung ein???

Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung (bitte auf das blau hinterlegte Word "Video" klicken): Video

Wie füge ich mehrere PDF-Dateien zu einer zusammen

Führen Sie Ihren Ausbildungsnachweis nicht im Portal, muss dieser bei der Prüfungsanmeldung entsprechend hochgeladen werden. Sollten Sie Ihren Ausbildungsnachweis in mehreren PDF Dateien vorliegen haben, können Sie diese mit dem nachfolgenden Link zu einer Datei zusammenfügen.

PDF Dateien zusammenfügen

Die zusammengefügte Datei muss dann im Ausbildungsportal unter der Rubrik "Ihre Prüfungen" hochgeladen werden.