Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen
Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme und überprüfen sehr genau, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wird. Betroffen sind alle Branchen, einen besonderen Fokus legt die Finanzverwaltung aber auf bargeldintensive Betriebe wie z.B. in der Gastronomie und im Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt meistens zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Technische Sicherheitseinrichtung
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie beispielsweise die Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen.
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
- Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden.
- Grundsätzlich gilt, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen.
Achtung neu!
Es wird jedoch von der Finanzverwaltung bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht über eine TSE verfügt, sofern durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden kann, dass das Unternehmen bis spätestens 30. September 2020 die Umrüstung bzw. den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten TSE die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters (z.B. Zertifizierungsantrag, Mitteilungen BSI) nachgewiesen wird, siehe Pressemeldung Land Niedersachsen.
Die Erfüllung der vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist.
Es wird jedoch von der Finanzverwaltung bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht über eine TSE verfügt, sofern durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden kann, dass das Unternehmen bis spätestens 30. September 2020 die Umrüstung bzw. den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten TSE die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters (z.B. Zertifizierungsantrag, Mitteilungen BSI) nachgewiesen wird, siehe Pressemeldung Land Niedersachsen.
Die Erfüllung der vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist.
Für die Unternehmer heißt es jetzt: Rasch auf ihre Kassenhersteller und den Kassenfachhandel zugehen, um gemeinsam eine passgenau Sicherheitslösung zu finden. Hierzu empfiehlt es sich einen Zeitplan zu erstellen und die vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren.
Bitte beachten Sie weiterhin: Unternehmen müssen die Verwendung einer tSE der Finanzverwaltung unter Angabe der Zertifizierungsnummer etc. anzeigen. Dieses soll nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erfolgen. Überdies soll ein elektronisches Meldeverfahren eingerichtet werden.
Bonpflicht
Neben der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung ist die Ausgabe von Kassenbons zum 1. Januar 2020 Pflicht: Nach jedem Kauf muss dem Kunden ein Kassenbon angeboten werden. Dieser Beleg kann elektronisch oder in Papierform erstellt werden.
Kassen-Nachschau
Bereits seit dem 1. Januar 2018 ist die Finanzverwaltung berechtigt, eine unangekündigte Kassen-Nachschau in den Geschäfstsräumen des Unternehmens durchzuführen. Das bedeutet, dass Finanzbehörden ohne Vorankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten vorbeikommen können, um die Kassensystem zu überprüfen. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle ermöglicht werden. Neben computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen sollen auch offene Ladenkassen überprüft werden. Werden hierbei Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Soweit sich die digitalen Unterlagen aber bei einem Dritten z. B. Steuerberater befinden, muss die Außenprüfung weiterhin mit angemessener Frist angekündigt werden.
