Wissenswertes rund um den Urlaub

Wartezeit bei neuen Mitarbeitern

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmalig nach einer Wartezeit von 6 Monaten. Das Beschäftigungsverhältnis muss also mindestens 6 Monate bestehen, bevor der Arbeitnehmer erstmals Anspruch auf Gewährung von Urlaub erhält. Vor Ablauf dieser Wartezeit besteht ein Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs (Teilurlaub) für jeden vollen Monat, in dem das Arbeitsverhältnis besteht. Mit vollem Monat ist hier nicht der Kalendermonat gemeint. Beispiel: Ein Arbeitsverhältnis beginnt am 7. Januar und endet bereits am 5. Mai desselben Jahres. Dies entspricht vier vollen Monaten; der Mitarbeiter hat also Anspruch auf 4/12 des Jahresurlaubs. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden.

Umfang des Urlaubsanspruchs

Jedem Arbeitnehmer steht ein gesetzlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen im Kalenderjahr zu, bezogen auf eine 6-Tage-Woche. Bei der meist üblichen 5-Tage-Woche reduziert sich der Mindesturlaubsanspruch also auf 20 Arbeitstage. Einzel- oder tarifvertraglich wird jedoch in der Regel ein darüber hinausgehender Urlaub von bis zu 32 Arbeitstagen vereinbart. Bei Teilzeitmitarbeitern kommt es ebenfalls auf die Zahl der Arbeitstage pro Woche an, nicht auf die geschuldete Arbeitszeit. Ein Mitarbeiter, der an 5 Tagen pro Woche insgesamt 20 Stunden arbeitet, hat demnach den gleichen Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter, der ebenfalls eine 5-Tage-Woche hat.

Sonderregelungen für Jugendliche

Für Jugendliche beträgt der jährliche Urlaub gemäß § 19 des Jugendarbeitsschutzgesetzes

Urlaub für werdende Mütter

Ausfallzeiten wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote gelten für den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub und dessen Dauer als Beschäftigungszeiten. Hat die Mitarbeiterin ihren Urlaub vor Beginn der Beschäftigungsverbote nicht oder nicht vollständig erhalten, so kann sie den Resturlaub nach Ablauf der Fristen im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr nehmen (§ 17 Mutterschutzgesetz).

Zusatzurlaub für schwerbehinderte Mitarbeiter

Gemäß § 125 SGB 9 haben schwerbehinderte Mitarbeiter Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr. Verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend. Besteht die Schwerbehinderteneigenschaft nicht während des gesamten Kalenderjahres, so hat der schwerbehinderte Mitarbeiter für jeden vollen Monat der im Beschäftigungsverhältnis vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft einen Anspruch auf ein Zwölftel des Zusatzurlaubs. Auch hier sind Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden.

Berechnung bei unregelmäßiger Arbeitszeitverteilung

Ist die Arbeitszeit eines vollzeitbeschäftigten Arbeitnehmers nicht regelmäßig auf eine bestimmte Anzahl von Wochentagen verteilt, sondern beispielsweise mal auf vier, mal auf fünf Tage in der Woche, ist die Berechnung auf das Jahr zu beziehen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) geht in diesem Fall von einer Arbeitsverpflichtung an 261 Tagen bei einer 5-Tage-Woche (52 x5 plus ein Übertag) und von 313 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche aus, sofern ein Tarifvertrag keine andere Regelung enthält (Urt.v. 5.11.02, Aktenzeichen 9 AZR 470/01).

Berechnungsformel:

Gesetzliche oder tarifliche Urlaubsdauer oder vertraglicher Urlaub bei Vollzeit multipliziert mit denTagen, an denen der AN im Jahr zur Arbeit verpflichtet ist. Das Ergebnis hieraus ist durch die Jahreswerktage zu dividieren.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet in 28 Wochen im Jahr an 5 Tagen, in 18 Wochen an 4 Tagen und in 6 Wochen an 3 Tagen in der Woche. Im Betrieb besteht ein Urlaubsanspruch von 28 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche. Der Urlaubsanspruch berechnet sich wie folgt:

28 Arbt. x 230 Arbt.
(betriebl. Url.dauer) (28 W x 5 Arbt. + 18 W x 4 Arbt.+ 6 W x 3 Arbt.)

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261 (Jahresarbeitstage)

Daraus ergibt sich eine Urlaubsdauer von 24,67 Arbeitstagen. Eine Aufrundung nach § 5 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz findet dabei nicht statt.

Für Teilzeitbeschäftigte gelten bei einer ungleichmäßigen Verteilung die gleichen Grundsätze wie für die Berechnung im Vollzeitarbeitsverhältnis.

Die Gewährung zusätzlicher Urlaubstage für ältere Arbeitnehmer ist nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts möglich (Urteil vom 21. Oktober 2014, Az: 9 AZR 956/12). Dabei muss der Arbeitgeber eine auf die konkrete Situation in seinem Unternehmen bezogene Einschätzung durchführen (Sachliche Rechtfertigung aufgrund altersbedingter Schutzwürdigkeit).

Urlaub und sonstige arbeitsfreie Tage

Für Tage, die auch ohne Urlaub arbeitsfrei gewesen wären, brauchen keine Urlaubstage eingesetzt zu werden. Dies betrifft z. B. gesetzliche Feiertage oder bei unregelmäßiger Arbeitszeit Tage, an denen der Mitarbeiter nach einem Dienstplan nicht hätte arbeiten müssen. Weitgehend nicht bekannt ist in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber bei so genannter Arbeit auf Abruf verpflichtet ist, dem Mitarbeiter die Lage seiner Arbeitszeit (also in der Regel den Dienstplan) jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitzuteilen. Zwar lässt sich auch ein kurzfristiger ungeplanter Einsatz meist einvernehmlich einrichten, rechtlich ist der Arbeitnehmer aber gemäß § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes nicht zur Arbeit verpflichtet, wenn die Viertagesfrist nicht eingehalten wurde.

Urlaub und Krankheit

Tritt vor oder während eines bereits gewährten Urlaubszeitraums Arbeitsunfähigkeit ein, brauchen für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit keine Urlaubstage eingesetzt zu werden. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter den Arbeitgeber unverzüglich informiert und diesem in der Regel spätestens ab dem dritten Tag, ggf. auch früher, eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegt. Nicht zulässig ist es, diese Tage ohne Abstimmung mit dem Arbeitgeber einfach an den ursprünglich gewährten Urlaubszeitraum „anzuhängen“. Dies wäre eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten, die abgemahnt werden kann.

Urlaubsgewährung, Bestimmung des Zeitpunkts

Der Arbeitgeber gewährt den Urlaub und er bestimmt grundsätzlich auch dessen Zeitpunkt. Dabei hat er aber die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Der Arbeitnehmer sollte diese so rechtzeitig anmelden, dass der Arbeitgeber eine verlässliche Urlaubsplanung durchführen kann.

Entgegenstehende betriebliche Belange

Stehen dem konkreten Urlaubswunsch dringende betriebliche Belange entgegen, kann der Urlaub nach angemessener Abwägung abgelehnt werden. Dringende betriebliche Belange können z. B. unvorhergesehene personelle Engpässe, ein kurzfristiger größerer Auftrag oder Abschluss- und Inventurarbeiten sein.

Betriebsferien

In Betrieben ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber in der Regel einseitig Betriebsferien einführen und deren Lage festlegen, ggf. auch für mehrere Jahre im Voraus. Die Interessen der Arbeitnehmer sind dabei jedoch angemessen zu berücksichtigen. Besteht ein Betriebsrat, unterliegen die Entscheidung, ob Betriebsferien festgelegt werden sowie deren Lage und Dauer, der Mitbestimmung. Wurden Betriebsferien wirksam festgelegt, sind die jeweiligen Mitarbeiter verpflichtet, für diesen Zeitraum ihren Urlaub einzusetzen. In der Regel verbleiben den Mitarbeitern darüber hinaus noch Urlaubstage zur individuellen Verwendung.

Kollidierende Urlaubswünsche

Kollidieren die Urlaubswünsche mehrerer Mitarbeiter miteinander,kann ein konkreter Urlaubswunsch abgelehnt werden, wenn die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter unter sozialen Aspekten Vorrang haben. Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern wird man beispielsweise nicht zumuten können, im ganzen Jahr keinen Urlaub in den Schulferien machen zu können. Allerdings müssen auch die Wünsche dieser Mitarbeiter ggf. einmal zurücktreten, wenn sie bereits regelmäßig bevorzugt behandelt wurden.

Zusammenhängende Urlaubsgewährung

Der Urlaub soll möglichst zusammenhängend gewährt werden. Dem Mitarbeiter soll also die Möglichkeit gegeben werden, sich mindestens einmal im Jahr auch über einen längeren Zeitraum von z. B. zwei oder drei Wochen zu erholen.

Konflikte bei der Urlaubsgewährung

Ist der Arbeitnehmer mit dem erteilten Urlaub nicht einverstanden oder erteilt der Arbeitgeber gar keinen Urlaub, sollte er seinen Urlaub keinesfalls eigenmächtig antreten. Dafür droht im schlimmsten Fall eine außerordentliche Kündigung. Der Arbeitnehmer muss vielmehr noch vor Urlaubsbeginn das zuständige Arbeitsgericht einschalten und auf Urlaubserteilung klagen. In Eilfällen kann er den Erlass einer einstweiligen Verfügung beantragen.

Hat der Arbeitgeber den Urlaub für einen bestimmten Zeitpunkt zugesagt, so ist er hieran gebunden und er hat kein Recht, einmal erteilten Urlaub vor Antritt zu widerrufen oder den Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzurufen. Auch kann sich der Arbeitgeber den Widerruf nicht wirksam z. B. durch eine Klausel im Arbeitsvertrag vorbehalten. Ausnahmen gelten lediglich bei nicht vorhersehbaren Notfällen, wenn es keinen anderen Ausweg gibt. Eventuell entstehende Kosten des Mitarbeiters, z. B. für die Stornierung einer bereits gebuchten Reise, muss der Arbeitgeber in diesen Fällen ersetzen.

Urlaubsentgelt

Während der Zeit des gewährten Urlaubs hat der Mitarbeiter Anspruch auf Fortzahlung seiner Vergütung. Diese wird nach § 11 BurlG als Urlaubsentgelt bezeichnet. Bezieht ein Mitarbeiter regelmäßig ein Gehalt in gleicher Höhe, wird dieses in der Praxis meist einfach zum vereinbarten Zeitpunkt in üblicher Höhe ausgezahlt. § 11 BUrlG enthält allerdings besondere Regelungen zur Berechnung und zur Fälligkeit, die vor allem dann relevant sein können, wenn die Höhe der Vergütung stark schwankt. Das Urlaubsentgelt bemisst sich nämlich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat; nicht einbezogen werden dabei Vergütungen, die zusätzlich für Überstunden gezahlt wurden. Bei nicht nur vorübergehenden Verdiensterhöhungen, die während des Berechnungszeitraums oder des Urlaubs eintreten, ist bereits der erhöhte Verdienst zugrunde zu legen. Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht. Zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, sind für die Dauer des Urlaubs angemessen in bar abzugelten. Das Urlaubsentgelt ist vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen.

Erreichbarkeit im Urlaub

Während des Erholungsurlaubs besteht grundsätzlich keine Pflicht, für den Arbeitgeber erreichbar zu sein. Dies gilt selbst, wenn der Arbeitsvertrag eine entsprechende Regelung enthält.

Übertragung des Urlaubs

Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr. Wird der Urlaub nicht im Urlaubsjahr genommen, so verfällt er grundsätzlich zum Jahresende. Die Übertragung des Urlaubs in das Folgejahr stellt nach der gesetzlichen Regelung die Ausnahme dar. Sie kommt nur in Betracht, wenn dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe wie z. B. Krankheit dies rechtfertigen. Wenn der Urlaub ausnahmsweise übertragen wird, ist er jedoch bis zum 31. März zu nehmen, ansonsten erlischt er spätestens dann.

Urlaubsansprüche bei längerer Erkrankung

Der Urlaubsanspruch verfällt jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer bis zum Ende des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums (31. März des Folgejahres) arbeitsunfähig erkrankt war und er den Urlaub deshalb nicht nehmen konnte. Der Arbeitnehmer kann so aber nicht unbegrenzt Urlaub ansammeln. Der nicht genommene Urlaub verfällt 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist ab dem 1.1.2011 arbeitsunfähig erkrankt. Am 15.4.2013 nimmt er die Arbeit wieder auf. Zum 31. März 2013 ist zwar sein für das Jahr 2011 entstandener Urlaubsanspruch verfallen. Es besteht aber noch der Urlaubsanspruch für 2012 und das laufende Jahr 2013.

Die Rechtsprechung zur Übertragung des Urlaubsanspruchs bei langer Krankheit bezieht sich allein auf den gesetzlich geregelten Mindesturlaub. Der vertraglich vereinbarte Mehrurlaub verfällt weiterhin spätestens am 31.3. des Folgejahres. Dies gilt jedenfalls, wenn der Arbeitsvertrag eine klare Regelung enthält, die zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglich gewährten Mehrurlaub unterscheidet.

Urlaub bei Arbeitsplatzwechsel

Der Jahresurlaub steht dem Arbeitnehmer jährlich nur einmal zu. Der von einem vorherigen Arbeitgeber im laufenden Jahr gewährter Urlaub ist daher auch gegenüber dem neuen Arbeitgeber wirksam. Der Arbeitnehmer kann dann vom neuen Arbeitgeber nur den noch nicht genommenen Urlaub verlangen (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Daher hat der alte Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben der Beschäftigungsdauer auch den bereits im laufenden Kalenderjahr gewährten Urlaub zu bescheinigen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Ein übertragener Vorjahresurlaub bleibt dabei außer Betracht, da er für die Berechnung des Resturlaubs für das laufende Kalenderjahr keine Rolle spielt. Es obliegt dem Arbeitnehmer, durch Vorlage der Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers seinen Urlaubs- bzw. Urlaubsrestanspruch beim neuen Arbeitgeber nachzuweisen.

Urlaubsabgeltung

Urlaubsabgeltung, also eine „Auszahlung“ des nicht gewährten Urlaubs, ist nur zulässig, wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann. Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis kann der Urlaub nicht durch Geldzahlungen ersetzt werden. Arbeitgeber würden damit sogar das Risiko eingehen, den (vermeintlich durch Auszahlung abgegoltenen) Urlaub im Streitfall noch einmal vergüten zu müssen. Dahinter steht die Absicht des Gesetzgebers, die mit dem Urlaub bezweckte Erholung der Mitarbeiter sicherzustellen.

Nach neuerer Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts kann ein Arbeitnehmer jedoch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vertraglich wirksam auf die Abgeltung des Urlaubs verzichten. Dies gilt auch, wenn eine abstrakte Erledigungsklausel verwendet wird wie z. B. „Mit dieser Vereinbarung sind alle bekannten und unbekannten Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erledigt.“ Eventuelle Abgeltungsansprüche sollten in einem solchen Fall daher besonders berücksichtigt und ggf. ausdrücklich in eine entsprechende Vereinbarung mit aufgenommen werden.

Freistellungsansprüche in besonderen Fällen

Bei einer persönlichen Arbeitsverhinderung hat ein Arbeitnehmer in bestimmten Fällen einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlte Freistellung nach § 616 BGB. Darunter fallen z. B. die Geburt des eigenen Kindes, der Tod eines nahen Angehörigen, die eigene Hochzeit oder auch gerichtliche Ladungen als Zeuge. Der Anspruch auf bezahlte Freistellung aller oder einiger persönlicher Verhinderungsgründe kann allerdings im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden.

Nach der Kündigung eines dauernden Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf angemessene Freizeit für die Stellensuche unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts, zu gewähren (§ 629 BGB). Eine Anrechnung auf den Erholungsurlaub erfolgt dabei nicht. Auch hier besteht jedoch kein „Selbstbeurlaubungsrecht“.

Unbezahlter Urlaub

In gegenseitigem Einvernehmen kann über den bestehenden Urlaubsanspruch hinaus unbezahlter Urlaub gewährt werden. Derartige Vereinbarungen sollten rechtzeitig und schriftlich erfolgen. Wird das Arbeitsverhältnis dadurch länger als einen Monat am Stück unterbrochen, endet für den Mitarbeiter jedoch die Versicherungspflicht in allen Zweigen der gesetzlichen Sozialversicherung (§ 7 Abs. 3 SGB 4). Es kann daher vorteilhaft sein, bei längeren arbeitsfreien Zeiten die Fortzahlung einer (ggf. geringeren) Vergütung zu vereinbaren, um den Versicherungsschutz nicht zu unterbrechen.