Mini-Jobs und Kurzfristige Beschäftigung

Update Oktober 2022: Mit dem “Gesetz zur Erhöhung des Schutzes durch den gesetzlichen Mindestlohn und zu Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigungen” traten zum 1. Oktober 2022 Änderungen zum gesetzlichen Mindestlohn sowie für geringfügige Beschäftigungen und Beschäftigungen im Übergangsbereich in Kraft. Mit dem Gesetz wurde unter anderem der gesetzliche Mindestlohn einmalig auf 12 Euro angehoben und im Zuge dessen die Entgeltgrenze für Minijobs auf 520 Euro sowie die Entgeltgrenze für Midijobs auf 1.600 Euro angehoben.
Update Januar 2023: Zum 1. Januar 2023 wurde die obere Entgeltgrenze für Midijobs von monatlich 1.600 Euro auf 2.000 Euro angehoben.
Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf das seit dem 1. Oktober 2022 geltende Recht.

I. Definitionen

Gemäß § 8 Abs. 1 SGB IV liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn
  1. das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt (entgeltgeringfügige Beschäftigung, im Folgenden “Minijob”) oder
  2. die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus vertraglich begrenzt ist, es sei denn, dass die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und die Geringfügigkeitsgrenze übersteigt (zeitgeringfügige Beschäftigung, im Folgenden “kurzfristige Beschäftigung”).
Bis zum 30. September 2022 betrug die Entgeltgrenze für Minijobs maximal 450 Euro. Ab dem 1. Oktober 2022 beträgt die Geringfügigkeitsgrenze maximal 520 Euro und ist dynamisch gestaltet. Näheres hierzu im Text unter II.
Da die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bei beiden Tatbeständen (Minijob und kurzfristige Beschäftigung) unterschiedlich ausfällt, ist zu differenzieren.
Ein weiteres Differenzierungserfordernis ergibt sich daraus, dass es im Rahmen des Minijobs die Sondergruppe der geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten gibt. Innerhalb der Pauschalbeiträge gibt es hier eine weitergehende Privilegierung. Auf diese besonderen Regelungen zu den Minijobs in Privathaushalten wird in diesem Artikel nicht näher eingegangen. Ausführliche Informationen hierzu enthält das Gemeinsame Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zum Haushaltscheck-Verfahren sowie die Internetseite der Minijob-Zentrale.
Eine Beschäftigung im Übergangsbereich (im Folgenden ”Midijob”) liegt gemäß § 20 Abs. 2 SGB IV vor, wenn das erzielte Arbeitsentgelt im Monat mehr beträgt als die Geringfügigkeitsgrenze im Minijob, aber eine bestimmte Höchstgrenze nicht übersteigt.
Bis zum 30.September 2022 umfasste der Übergangsbereich ein Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und maximal 1.300 Euro. Vom 1. Oktober bis 31. Dezember 2022 betrug das Arbeitsentgelt im Übergangsbereich zwischen 520,01 Euro und maximal 1.600 Euro. Übergangsvorschriften gelten bis längstens zum 31. Dezember 2023. Zum 1. Januar 2023 wurde die obere Entgeltgrenze auf maximal 2.000 Euro angehoben. Näheres hierzu im Text unter IV.

II. Entgeltgeringfügige Beschäftigung (Minijob)

1. Voraussetzungen und Geringfügigkeitsgrenze

Der Prototyp eines Minijobs ist die auf Dauer angelegte und regelmäßig ausgeübte Beschäftigung in geringem zeitlichem Umfang gegen ein geringes Entgelt, das sich Hausfrauen/Hausmänner, Studierende oder Rentnerinnen/Rentner nebenbei verdienen.
Bis zum 30. September 2022 konnte ein Minijobber regelmäßig monatlich bis zu 450 Euro verdienen (bzw. höchstens 5.400 Euro jährlich). Diese Entgeltgrenze war starr, sodass Anhebungen des gesetzliches Mindestlohns oft dazu führten, dass die wöchentliche bzw. monatliche Stundenzahl durch Arbeitsvertragsänderung reduziert werden musste.
Seit dem 1. Oktober 2022 gibt es keine feste Entgeltgrenze mehr, sondern eine dynamische Geringfügigkeitsgrenze, die sich an einer Wochenarbeitszeit von 10 Stunden zu Mindestlohnbedingungen orientiert. Sie wird berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird. Somit beträgt die Geringfügigkeitsgrenze ab dem 1. Oktober 2022 bei einem Mindestlohn in Höhe von 12 Euro pro Zeitstunde aufgerundet 520 Euro.
Unter Berücksichtigung des gesetzlichen Mindestlohns und der Entgeltgrenze von 520 Euro dürfen Minijobber ab dem 1. Oktober 2022 maximal 43,33 Stunden pro Monat arbeiten (dies entspricht einer Wochenarbeitszeit von 10 Stunden).
Wenn der gesetzliche Mindestlohn künftig steigt, wird auch die Geringfügigkeitsgrenze entsprechend steigen. Da die Geringfügigkeitsgrenze auf Basis von 10 Wochenstunden berechnet wird, bedeutet dies, dass ein Minijobber künftig immer 10 Stunden pro Woche für den Mindestlohn arbeiten kann.
Hinweis Branchenstundenlöhne: In einigen Branchen können sich aus Tarifverträgen abweichende – höhere – Stundensätze ergeben. Ist der Branchenstundenlohn höher als der gesetzliche Mindestlohn, reduziert sich entsprechend der Umfang der Stundenzahl pro Monat.
Achtung: Wird die Entgeltgrenze überschritten, liegt kein Minijob mehr vor, sondern eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.

Regelmäßiges monatliches Entgelt:

Für die Prüfung der Entgeltgrenze von 520 Euro ist das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt maßgeblich. Der Begriff regelmäßig bedeutet, dass der Arbeitgeber bei Beschäftigungsbeginn und bei jeder dauerhaften Veränderung in den Verhältnissen der Beschäftigung eine vorausschauende Beurteilung vornehmen muss, ob die Entgeltgrenze nicht überschritten und damit ein Minijob tatsächlich vorliegt.
Hierzu muss er alle laufenden und einmaligen Arbeitsentgelte einbeziehen, die dem Arbeitnehmer im Beurteilungszeitraum (maximal 12 Monate) mit hinreichender Wahrscheinlichkeit zufließen werden und durch die Anzahl der Beschäftigungsmonate des Beurteilungszeitraums (maximal 12 Monate) teilen. Das so ermittelte regelmäßige Arbeitsentgelt darf die Geringfügigkeitsgrenze von 520 Euro pro Monat nicht überschreiten.
Einmalige Zahlungen (z.B. Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) sind zu berücksichtigen, wenn die Zahlung mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich zu erwarten ist. Zudem sind auch solche Entgeltbestandteile zu berücksichtigen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer monatlich zwar nicht auszahlt, auf die er aber einen gesetzlichen oder (tarif-)vertraglichen Anspruch hat (z.B. nicht gezahlter laufender Mindestlohn oder Tariflohn, Arbeitsvergütung für die fingierte Wochenarbeitszeit bei Arbeit auf Abruf nach § 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG).
Schwankt der monatliche Verdienst des Minijobbers (in einigen Monaten wird weniger, in einigen Monaten mehr als 520 Euro gezahlt), muss das regelmäßige Arbeitsentgelt geschätzt und ein Durchschnittswert errechnet werden. Wird dabei die Jahresverdienstgrenze von 6.240 Euro bei 12 Beschäftigungsmonaten nicht überschritten (6.240 Euro : 12 = 520 Euro), kann in einzelnen Monaten auch mehr als 520 Euro verdient werden. Gemeint sind hier insbesondere Arbeitsschwankungen, die für betriebliche Arbeitsabläufe typisch sind (z.B. Schwankungen des Arbeitsentgelts aufgrund anfallender Mehrarbeit wegen geplanter Urlaubsvertretungen).
Vorsicht bei erheblichen Schwankungen: Wird der Arbeitnehmer nur wenige Monate im Jahr in Vollzeit, das restliche Jahr aber so stark reduziert beschäftigt, dass die Jahresverdienstgrenze von 6.240 Euro nicht überschritten wird, handelt es sich um eine erhebliche Schwankung und es liegt kein Minijob vor.

Gelegentliche, unvorhersehbare Überschreitungen:

Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze steht dem Fortbestand eines Minijobs nicht entgegen. In diesem Ausnahmefall darf auch die Jahresgrenze von 6.240 Euro überschritten werden. Hierzu müssen aber zwei Voraussetzungen vorliegen:
  1. Die Zahlungen müssen unvorhersehbar gewesen sein: Der Arbeitgeber hat diese daher im Rahmen der vorausschauenden Beurteilung zur Ermittlung des regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelts außer Acht gelassen. Hierzu gehört beispielsweise ein plötzlicher Mehraufwand des Minijobbers aufgrund eines krankheitsbedingten Ausfalls eines anderen Mitarbeiters. Eine Urlaubsvertretung ist hingegen kein unvorhersehbares Ereignis.
  2. Das Überschreiten ist gelegentlich: Gelegentlich ist ein Zeitraum von bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres. Der Jahreszeitraum ist dahingehend zu ermitteln, dass vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats ein Jahr zurück gerechnet wird. Innerhalb dieses Jahreszeitraums darf also nur an zwei Kalendermonaten das Entgelt unvorhersehbar überschritten werden. Zudem ist zu beachten, dass in diesen beiden Monaten insgesamt das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze – also maximal 1.040 Euro – nicht überschritten werden darf. Ein Minijobber darf also 6.240 Euro über 12 Monate und in begründetem Ausnahmefall maximal 7.280 Euro verdienen.
Tipp:
Arbeitgeber sollten die Fälle des gelegentlichen, unvorhersehbaren Überschreitens in den Entgeltunterlagen für eine spätere Betriebsprüfung sorgfältig dokumentieren.
Das gelegentliche, unvorhersehbare Überschreiten der Entgeltgrenze im Rahmen eines Minijobs ist nicht neu. Dieser Fall war aber bislang nur in den Geringfügigkeits-Richtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung erwähnt. Der Fall ist nun mit Wirkung zum 1. Oktober 2022 gesetzlich geregelt worden, wobei die Grenze von 1.040 Euro ganz neu ist.
Nähere Einzelheiten zu der versicherungsrechtlichen Beurteilung von geringfügigen Beschäftigung sind den Geringfügigkeits-Richtlinien der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu entnehmen. Diese wurden zum 16. August 2022 aktualisiert und enthalten auch Ausführungen zu der seit dem 1. Oktober 2022 geltenden Rechtslage.

2. Sozialversicherungsrechtliche Regelungen beim 520-Euro-Minijob

Minijobs sind in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sozialversicherungsfrei, jedoch nicht beitragsfrei. In der Rentenversicherung besteht grundsätzlich Versicherungspflicht, von der sich der Minijobber aber auf Antrag befreien lassen kann. Der Arbeitgeber muss folgende Pauschalabgaben (Stand 2023) leisten, die nicht vom Verdienst abgezogen werden dürfen:
  • 13 % Pauschalbeitrag zur Krankenkasse, wenn der Minijobber gesetzlich krankenversichert ist (versicherungspflichtig, freiwillig- oder familienversichert). Hinweis: Der Pauschalbeitrag begründet keinen Krankenversicherungsschutz für den Minijobber.
  • 15 % Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung, wenn sich der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht hat befreien lassen.*
  • 1,1 % Umlage U1 (Ausgleich für Aufwendungen bei Krankheit des Arbeitnehmers)
  • 0,24 % Umlage U2 (Ausgleich für Aufwendungen bei Schwangerschaft/Mutterschaft)
  • 0,06 % Insolvenzgeldumlage
* Hat sich der Minijobber nicht von der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung befreien lassen, entrichtet der Arbeitgeber einen Beitrag von 15 % und der Minijobber einen Eigenanteil in Höhe von 3,6 % zur Rentenversicherung. Eine Befreiung des Arbeitnehmers von der Rentenversicherungspflicht ist nur auf schriftlichen Antrag bei dem Arbeitgeber möglich. Der Arbeitgeber muss dann der Minijob-Zentrale die Befreiung innerhalb von sechs Wochen (42 Kalendertage) melden. Die Befreiung ist für die gesamte Dauer des Minijobs bindend und gilt für alle Minijobs, sofern mehrere vorliegen. Im Falle der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zahlt nur der Arbeitgeber einen Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 %.
Tipp: Es empfiehlt sich, einen entsprechenden Hinweis auf die Rentenversicherungspflicht und die Befreiungsmöglichkeit in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Auch die Minijob-Zentrale informiert detailliert über die Rentenversicherungspflicht und die Befreiungsmöglichkeiten.
Die Pauschalabgaben muss der Arbeitgeber fristgerecht monatlich an die Minijob-Zentrale zahlen. Die gesamten Abgaben für Minijobber sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Minijobber die Beschäftigung ausübt. Einen Überblick über die Fälligkeits- und Übermittlungstermine bietet die Minijob-Zentrale auf ihrer Homepage.
Die Minijob-Zentrale bietet zudem auf ihrer Homepage einen Minijob-Rechner zum Berechnen der zu zahlenden Abgaben samt Erläuterungen an.
Die gesetzliche Unfallversicherung hingegen kennt keine Geringfügigkeit, dort ist jeder Beschäftigte unabhängig vom Umfang seines Tätigwerdens versichert und der Arbeitgeber hat die entsprechenden Beiträge zu entrichten. Es gelten individuelle Beiträge der zuständigen Unfallversicherungsträger (Berufsgenossenschaften).

3. Sozialversicherungsrecht beim Zusammentreffen mehrerer Beschäftigungen/Minijobs

Grundsätzlich gilt, dass mehrere Arbeitnehmertätigkeiten zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zusammengerechnet werden.

3.1. Minijob und Hauptberuf

  • Wird neben einem sozialversicherungsrechtlichen Hauptberuf nur ein einziger Minijob im Umfang von bis zu 520 Euro ausgeübt, erfolgt keine Zusammenrechnung mit dem Hauptberuf, sofern die Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden. In der geringfügigen Beschäftigung müssen dann lediglich die Pauschalabgaben gezahlt werden.
  • Wird der Hauptberuf und der Minijob bei demselben Arbeitgeber ausgeübt, gelten diese sozialversicherungsrechtlich als ein einziges Beschäftigungsverhältnis, sodass diese zusammengerechnet werden.
  • Hat der Minijobber eine sozialversicherungspflichtige Hauptbeschäftigung und nimmt er später noch einen oder mehrere Minijobs auf, werden diese mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet und sind mit Ausnahme der Arbeitslosenversicherung in der Regel versicherungspflichtig.
  • Ist der Hauptberuf sozialversicherungsfrei, erfolgt keine Zusammenrechnung der Einnahmen aus diesen Tätigkeiten. Für die geringfügigen Beschäftigungen müssen Beiträge abgeführt werden, die abhängig von der Höhe der zusammengerechneten Entgelte pauschal (Entgelt bis 520 Euro) oder in normaler Beitragshöhe (Entgelte über 520 Euro) gezahlt werden.

3.2. Mehrere Minijobs

  • Hat der Minijobber keine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, kann er grundsätzlich mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern nebeneinander ausführen. Solange das addierte Arbeitsentgelt aus den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen die Grenze von 520 Euro nicht überschreitet, sind die Pauschalbeiträge zu zahlen.
  • Nicht zusammengerechnet werden die Entgelte aus einem Minijob und einer kurzfristigen Beschäftigung, sofern die Beschäftigung bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt wird.
  • Wenn die Summe zwischen 520,01 und 1.600 Euro bzw. (ab 1. Januar 2023) 2.000 Euro liegt, liegt kein Minijob vor. Hier sind die Beiträge nach den Maßgaben über den Übergangsbereich (siehe IV.) zu berechnen.
  • Liegt die Summe über 1.600 Euro bzw. (ab 1. Januar 2023) 2.000 Euro, unterliegt das gesamte Arbeitsentgelt der normalen Beitragspflicht.

4. Lohnsteuer beim Minijob

Das Entgelt aus einem Minijob ist lohnsteuerpflichtig.
Der Arbeitgeber kann auf den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM, sogenannte Individualbesteuerung) verzichten und stattdessen die Lohnsteuer pauschal mit 2 % (sogenannte einheitliche Pauschsteuer) erheben, sofern Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden oder die Tätigkeit versicherungsfrei ist. Der Arbeitgeber kann die 2 % Pauschsteuer im Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen. Die einheitliche Pauschsteuer von 2 % ist zusammen mit den Pauschalabgaben zur Sozialversicherung an die Knappschaft-Bahn-See abzuführen.
In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber die pauschalen Rentenversicherungsbeiträge ausnahmsweise nicht entrichten, sondern muss die allgemeinen Beiträge zur Rentenversicherung abführen. Dies ist insbesondere der Fall bei Minijobs, die wegen Zusammenrechnung mit weiteren Beschäftigungen nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern bei der Krankenkasse gemeldet werden (z.B. wenn der Beschäftigte neben dem Minijob einen weiteren Minijob und einen sozialversicherungspflichtigen Hauptberuf ausübt). In diesen Fällen besteht neben der immer möglichen Individualbesteuerung nach ELStAM die Möglichkeit, die Lohnsteuer für den Minijob mit 20 % des Arbeitsentgelts pauschal zu erheben (§ 40a Abs. 2a EStG). Anders als bei der einheitlichen Pauschsteuer sind bei der Lohnsteuerpauschalierung nach § 40a Abs. 2a EStG allerdings Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer nicht enthalten. Sie fallen also zusätzlich an. Die pauschale Lohnsteuer von 20 % ist beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und an dieses abzuführen.

III. Zeitgeringfügige Beschäftigung (kurzfristige Beschäftigung)

1. Voraussetzungen

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsverhältnis zeitlich befristet im Kalenderjahr drei Monate oder 70 Arbeitstage nicht überschreitet, nicht berufsmäßig und nicht regelmäßig wiederkehrend ist.
Der Prototyp bzw. das gesetzliche Leitbild der kurzfristigen Beschäftigung sind saisonal ausgeübte Aushilfsbeschäftigungen wie Erntehelferinnen und Erntehelfer.
Kurzfristige Arbeitsverträge sind in der Regel befristet. Die Befristung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erfolgt.
Die Höhe des Arbeitsentgelts ist bei der kurzfristigen Beschäftigung grundsätzlich unerheblich. Eine Verdienstgrenze wie beim 520-Euro-Minijob gibt es nicht. Die kurzfristige Beschäftigung darf aber nicht berufsmäßig sein. Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden, sind grundsätzlich von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung. Wenn der kurzfristig Beschäftigte aber mehr als 520 Euro im Monat verdient, ist die Berufsmäßigkeit gesondert zu prüfen. Ist die kurzfristige Beschäftigung die einzige Erwerbstätigkeit und ist sie zur Sicherung des Lebensunterhalts bestimmt, liegt keine kurzfristige Beschäftigung vor.
Nicht berufsmäßig sind in der Regel:
  • Hausfrauen/Hausmänner
  • Rentnerinnen/Rentner
  • Schülerinnen/Schüler
  • Studierende
  • Beschäftigungen zwischen Schulentlassung und beabsichtigter Aufnahme eines Studiums oder einer Fachschulausbildung
  • Hauptberuflich Beschäftige mit kurzfristiger Nebenbeschäftigung
Diese Personengruppen können im kurzfristigen Beschäftigungsverhältnis mehr als 520 Euro pro Monat verdienen.
Stets berufsmäßig sind hingegen folgende Beschäftigungen:
  • Beschäftigungen von Menschen, die Leistungen von der Bundesagentur für Arbeit beziehen oder als Arbeitssuchende gemeldet sind
  • Beschäftigungen zwischen Schulentlassung und Beginn einer Berufsausbildung, Ableistung eines freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahres, eines Bundesfreiwilligendienstes oder eines freiwilligen Wehrdienstes
Des Weiteren darf die kurzfristige Beschäftigung nicht auf Dauer angelegt und keine regelmäßig wiederholende Beschäftigung sein.
Rahmenvereinbarungen im Sinne der Sozialversicherung sind aber möglich. Hier vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass dieser innerhalb eines bestimmten Zeitraums (längstens für 12 Monate) im Rahmen der Zeitgrenzen der kurzfristigen Beschäftigung (maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage) tätig werden soll. Beispiel: Rahmenvereinbarung vom 1. Januar 2023 bis 31. Dezember 2023 mit maximal 70 Arbeitstagen. Wird die Rahmenvereinbarung über den Zeitraum von 12 Monaten verlängert, liegt eine Dauerbeschäftigung und damit grundsätzlich keine kurzfristige Beschäftigung mehr vor. Rahmenvereinbarungen bei demselben Arbeitgeber sind grundsätzlich nur möglich, wenn zwischen den Rahmenvereinbarungen eine Pause von mindestens zwei Monaten liegt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Rahmenvereinbarung auch über mehrere Jahre hinweg bestehen.
Weitere Informationen zu den Voraussetzungen der kurzfristen Beschäftigung und zu den Bedingungen für Rahmenvereinbarungen finden Sie auf der Internetseite der Minijob-Zentrale.

2. Änderungen bei der kurzfristigen Beschäftigung seit Januar 2022

2.1. Meldeverfahren ab Januar 2022

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Arbeitgeber bei der Anmeldung von kurzfristig Beschäftigten zusätzlich angeben, wie diese krankenversichert sind.
Der Arbeitgeber muss einen Nachweis über den Krankenversicherungsschutz (bspw. eine Bescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse oder des privaten Krankenversicherungsunternehmens oder eine Kopie der Versicherungskarte) zu den Entgeltunterlagen nehmen.
Nähere Informationen, wie der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes bei der Minijob-Zentrale gemeldet werden muss, finden Sie auf der Internetseite der Minijob-Zentrale.

2.2. Elektronische Rückmeldung zu Vorbeschäftigungszeiten

Seit dem 1. Januar 2022 erhalten Arbeitgeber nach der Anmeldung eines kurzfristig Beschäftigten eine Rückmeldung über Vorbeschäftigungszeiten von der Minijob-Zentrale. Nähere Informationen hierzu finden Sie in dem Beitrag der Minijob-Zentrale “Kurzfristige Minijobs: Ab 2022 elektronische Rückmeldung zu Vorbeschäftigungszeiten”.

3. Sozialversicherungsrechtliche Regelungen bei der kurzfristigen Beschäftigung

Kurzfristige Beschäftigungen sind sozialversicherungsfrei, aber nicht beitragsfrei. Für den Arbeitgeber fallen aber – im Vergleich zu 520-Euro-Minijobs – geringere Abgaben an. Diese umfassen (Stand 2023):
  • 1,1 % Umlage U1 (Ausgleich für Aufwendungen bei Krankheit des Arbeitnehmers)
  • 0,24 % Umlage U2 (Ausgleich für Aufwendungen bei Schwangerschaft/Mutterschaft)
  • 0,06 % Insolvenzgeldumlage
Diese sind an die Minijob-Zentrale zu entrichten.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber den kurzfristig Beschäftigten bei der jeweils zuständigen gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anzumelden und entsprechende Beiträge zu entrichten.

4. Sozialversicherungsrecht beim Zusammentreffen mehrerer (kurzfristiger) Beschäftigungen

Für die Prüfung, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt, muss der Arbeitgeber mögliche Vorbeschäftigungszeiten des Minijobbers berücksichtigen. Ein Minijobber darf mit mehreren kurzfristigen Minijobs in einem Kalenderjahr insgesamt maximal die Zeitgrenze von drei Monaten oder 70 Arbeitstagen erreichen.
Folgt eine kurzfristige Beschäftigung auf bereits ausgeübte Beschäftigungen, sind diese als Vorbeschäftigungen zu berücksichtigten. Dabei werden alle Beschäftigungen – mit Ausnahme geringfügig entlohnter Beschäftigungen und kurzfristiger Beschäftigungen mit einem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt bis zur Geringfügigkeitsgrenze – berücksichtigt (siehe Geringfügigkeits-Richtlinie 2022, dort unter 2.3.3.3, Seite 62 unten).
Bei einer Zusammenrechnung von mehreren Beschäftigungszeiten treten an die Stelle der drei Monate 90 Kalendertage. Hierbei werden volle Kalendermonate mit 30 Tagen und Teilmonate mit den tatsächlichen Tagen berücksichtigt. Umfasst ein Zeitraum keinen Kalendermonat, aber einen Zeitmonat, ist dieser ebenfalls mit 30 Kalendertagen zu berücksichtigen. (Siehe Näheres hierzu mit Beispielen Geringfügigkeits-Richtlinie 2022, dort unter 2.3.2 Seite 58 ff.)
Von dem Zeitpunkt, von dem an absehbar ist, dass die Grenze von 90 Kalendertagen oder 70 Arbeitstagen innerhalb eines Kalenderjahres überschritten wird, handelt es sich nicht mehr um eine kurzfristige Beschäftigung.
Die Einhaltung der zulässigen Zeitgrenzen ist jeweils zu Beginn der neuen Beschäftigung unter Berücksichtigung bereits schon im laufenden Kalenderjahr ausgeübter kurzfristiger Beschäftigungen zu prüfen.
Nicht zusammengerechnet werden:
  • Neben einem 520-Euro-Minijob ist eine kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber möglich, ohne dass die Beschäftigungszeiten zusammengerechnet werden. Möglich wäre es beispielsweise, dass der Beschäftigte das ganze Jahr über einen 520-Euro-Minijob und zusätzlich für einen begrenzten Zeitraum eine kurzfristige Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber ausübt.
  • Erfolgt neben einem sozialversicherungspflichtigen Hauptberuf eine kurzfristige Beschäftigung, erfolgt keine Zusammenrechnung mit dem Hauptberuf, sofern de Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden.
  • Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzlich zu einer sozialversicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung und einem 520-Euro-Minijob eine kurzfristige Beschäftigung aufzunehmen. Die Beschäftigungen müssen aber bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt werden.

5. Lohnsteuer bei kurzfristigen Beschäftigungen

Einkünfte aus kurzfristigen Beschäftigungen sind grundsätzlich nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) des Arbeitnehmers zu versteuern.
Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber nach § 40a Abs. 1 EStG die Lohnsteuer pauschal mit 25 % des Arbeitsentgelts zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erheben, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
  • der Arbeitnehmer wird beim Arbeitgeber nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt
  • der Arbeitnehmer ist länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage beschäftigt (ohne arbeitsfreie Samstage, Sonn- und Feiertage, Krankheits- und Urlaubstage)
  • der durchschnittliche Stundenlohn beträgt höchstens 15 Euro
  • der maximale Verdienst durchschnittlich bei 120 Euro pro Arbeitstag liegt oder die kurzfristige Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird
Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber den kurzfristig Beschäftigten individuell oder pauschal versteuert, ist das Betriebsstättenfinanzamt zuständig.

IV. Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob)

1. Voraussetzungen

Eine Beschäftigungen im sogenannten Übergangsbereich (früher “Gleitzone”) liegt vor, wenn sich das erzielte Arbeitsentgelt im Monat innerhalb des Bereichs bewegt, der höher ist als die Entgeltgrenze im Minijob, aber eine bestimmte Obergrenze nicht übersteigt.
Man kann sagen: Der Midijob beginnt dort, wo der Minijob aufhört. Arbeitsverhältnisse mit einem Einkommen innerhalb dieser Entgeltzone stellen im Bereich der Sozialversicherung einen Übergang von Minijobs zu regulären Arbeitsverhältnissen dar.
Bis zum 30. September 2022 umfasste der Übergangsbereich ein regelmäßiges Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und maximal 1.300 Euro.
Ab dem 1. Oktober 2022 beträgt das regelmäßige Arbeitsentgelt im Übergangsbereich zwischen 520,01 Euro und 1.600 Euro. Anstelle der bisherigen starren Untergrenze von 450,01 Euro tritt auch hier die dynamische Untergrenze. Steigt also der Mindestlohn und wird die Geringfügigkeitsgrenze beim Minijob angepasst, erfolgt auch eine Anpassung der Untergrenze beim Midijob. Die Obergrenze von nunmehr 1.600 Euro bleibt aber starr.
Update: Zum 1. Januar 2023 wurde die Obergrenze von 1.600 Euro auf 2.000 Euro im Monat angehoben.
Voraussetzung ist, dass das regelmäßige Arbeitsentgelt innerhalb der Entgeltzone liegt. Bei schwankenden Entgelten muss das jährliche Entgelt ermittelt und durch zwölf geteilt werden. Das gilt auch dann, wenn der Midijobber Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld erhält.
Werden mehrere Beschäftigungen nebeneinander ausgeübt, werden die Entgelte aus diesen Beschäftigungen grundsätzlich zusammengerechnet (§ 20 Abs. 2 SGB IV). Eine sozialversicherungsfreie geringfügige Beschäftigung (Minijob oder kurzfristige Beschäftigung) bleibt hingegen unberücksichtigt.

2. Sozialversicherungsrechtliche Regelungen beim Midijob

Midijobber sind sozialversicherungspflichtige Beschäftigte.
Für die Beitragsberechnung und Beitragstragung in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gelten aber besondere Regelungen.
Der Vorteil besteht darin, dass Midijobber nur einen reduzierten Beitragsanteil zu den einzelnen Versicherungszweigen zu tragen haben, sie aber trotz der geringeren Beiträge zur Sozialversicherung die vollen Leistungen in allen Versicherungszweigen in Anspruch nehmen können. Auch die reduzierten Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung wirken sich nicht mehr nachteilig auf die Rentenansprüche der Midijobber aus. Denn dem Rentenkonto wird der tatsächliche Verdienst aus dem Midijob gutgeschrieben.
Beschäftigungen im Übergangsbereich sind im Meldeverfahren gesondert zu kennzeichnen. Zusätzlich ist das Arbeitsentgelt, das ohne die Anwendung der Regelungen des Übergangsbereichs zu berücksichtigen wäre, anzugeben.
Die Beiträge des Arbeitgebers und des Midijobbers werden über aufwendige Formeln berechnet. Wesentlich ist hierbei der Faktor F. Je nach Entgeltabrechnungszeitraum (bis 30. September 2022, vom 1. Oktober bis 31. Dezember 2022, ab 1. Januar 2023) variiert die Berechnungsweise und der Faktor F.
Um die Beiträge zu berechnen, können Midijobrechner genutzt werden, die unter anderem die Deutsche Rentenversicherung oder die Minijob-Zentrale zur Verfügung stellen.
Bei Fragen zur Meldung und Beitragszahlungen für die Beschäftigungen im Übergangsbereich ist die Krankenkasse des Midijobbers richtige Ansprechpartnerin. Auch die Krankenkassen stellen häufig Midijobrechner zur Verfügung.
Einzelheiten zur versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Behandlung von Beschäftigungsverhältnissen im Übergangsbereich sind dem Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu entnehmen. Dieses wurde zum 16. August 2022 aktualisiert und enthält auch Ausführungen zur Rechtslage ab dem 1. Oktober 2022.

3. Bestandsschutzregelungen längstens bis 31.12.2023

Für diejenigen Beschäftigten, für die bis zum 30. September 2022 die Regelungen für den Übergangsbereich galten und die ein regelmäßiges monatliches Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und 520 Euro erzielt haben, gilt eine Bestandsschutzregelung.
Diese bleiben versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung und behalten diesen Versicherungsschutz auch ab dem 1. Oktober 2022 längstens bis zum 31.Dezember 2023, solange sich das durchschnittliche Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und 520 Euro bewegt und der Arbeitnehmer nicht die Befreiung von der Versicherungspflicht beantragt.
Bei der Kranken- und Pflegeversicherung ist die Besonderheit zu beachten, dass der Bestandsschutz nicht eintritt, wenn in der Krankenversicherung die Voraussetzungen für eine Familienversicherung vorliegen.
In der Rentenversicherung gibt es hingegen keine Bestandsschutzregelung (eine solche gibt es nur für Beschäftigte in Privathaushalten). Arbeitnehmer, die über den 30. September 2022 hinaus beschäftigt sind und ein regelmäßiges Arbeitsentgelt zwischen 450,01 Euro und maximal 520 Euro verdienen, werden ab dem 1. Oktober 2022 Minijobber in der Rentenversicherung. In diesem Fall beträgt der Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung 15 % und der Arbeitnehmeranteil nur 3,6 %.
Die Beiträge für die Bestandsschutzfälle berechnen sich nach der bis zum 30. September 2022 geltenden Berechnungsweise und nach der alten Formel.
Die betroffenen Beschäftigten können in jedem einzelnen Versicherungszweig die Befreiung von der Versicherungspflicht beantragen.

4. Lohnsteuer bei Midijobs

Im Lohnsteuerrecht gibt es keine Regelung im Übergangsbereich. Die Besteuerung von Midijobbern erfolgt nach den individuellen Besteuerungsmerkmalen (ELStAM).
In den Fällen, in denen ab dem 1. Oktober 2022 in der Rentenversicherung ein Minijob vorliegt, können pauschal mit 2 % versteuert werden. Die Pauschsteuer hat der Arbeitgeber dann an die Minijob-Zentrale zu zahlen.

V. Einzugsstellen

Die Pauschalbeiträge, Umlagen und Pauschsteuer bei 520-Euro-Minijobs sowie die Umlagen bei kurzfristigen Beschäftigungen werden zur Vermeidung aller Bürokratie an die Bundesknappschaft gezahlt:
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Hauptverwaltung
Pieperstraße 14-28
44789 Bochum
Telefon 0234 304-0
Telefax 0234 304-66050
Kostenloses Servicetelefon 0800 1000 480 80
Auskünfte erteilt auch die Minijob-Zentrale:
Kostenloses Servicetelefon 0355 2902-70799 erreichbar von Montag bis Freitag 7.00 - 17.00 Uhr
E-Mail: minijob@minijob-zentrale.de
Die Sozialversicherungsbeiträge bei Beschäftigungen im Übergangsbereich sind bei den jeweiligen Krankenkassen der Midijobber abzuführen.
In den Bestandsschutzfällen (siehe oben unter IV., 3.) gibt es zwei Einzugsstellen, da zumindest für den Zweig der Rentenversicherung ein Minijob vorliegt, bei dem die Minijob-Zentrale die zuständige Einzugsstelle ist. In allen anderen Zweigen bleibt der Beschäftigte versicherungspflichtig, sofern er keine Befreiung beantragt hat. Für diese Versicherungszeige ist die jeweilige Krankenkasse des Beschäftigten die zuständige Einzugsstelle.

VI. Studierende, Praktikanten und Auszubildende

Für Studierende gelten besondere Vorschriften zur Sozialversicherung, wenn sie neben einem Studium einer Beschäftigung als sogenannte Werkstudenten nachgehen. Bei einer Beschäftigung als echter Werkstudent entfallen für den Arbeitgeber und den Werkstudenten die Abgaben zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung (= sogenanntes Werkstudentenprivileg). Beiträge zur Rentenversicherung müssen allerdings geleistet werden. Voraussetzung ist die Einstellung als “ordentlicher Studierender”, d.h., die Person muss an einer Hochschule, Universität oder an einer staatlich anerkannten Fachhochschule eingeschrieben sein und sie muss den Großteil ihrer Zeit in das Studium investieren. Während der Vorlesungszeit darf grundsätzlich nicht mehr als 20 Stunden in der Woche gearbeitet werden.
Studierende können bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen aber auch als geringfügig Beschäftigte (520-Euro-Minijobber oder kurzfristig Beschäftigte) eingestellt werden, dann gelten keine Besonderheiten (siehe Ausführungen unter II. und III).
Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem 520-Euro-Minijobber und einem Werkstudenten ist, dass ein echter Werkstudent während den Semesterferien bis zu 40 Stunden in der Woche beschäftigt werden kann und hierbei die Höhe des Arbeitsentgelts keine Rolle spielt, währen ein Minijobber auch in den Semesterferien nur so viele Stunden eingesetzt werden kann, wie das ohne Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze unter Einhaltung des Mindestlohns möglich ist.
Die kurzfristige Beschäftigung ist im Gegensatz zur Einstellung als Werkstudent sozialversicherungsfrei. Für den Arbeitgeber fallen nur geringe Umlagen an. Die kurzfristige Beschäftigung ist aber im laufenden Kalenderjahr auf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage beschränkt, das Arbeitsverhältnis mit einem Werkstudenten hingegen nicht.
Auch Schülerinnen und Schüler können als geringfügig Beschäftigte eingestellt werden. Auch hier gelten hinsichtlich der geringfügigen Beschäftigung keine Besonderheiten (siehe Ausführungen unter II. und III.)
Bei Praktikantinnen und Praktikanten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Pflichtpraktikum oder ein freiwilliges Praktikum und ob es sich um ein Zwischenpraktikum oder um ein Vor- oder Nachpraktikum handelt. Ein vorgeschriebenes Zwischenpraktikum ist unabhängig von der Entgelthöhe versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Das Mindestlohngesetz ist nicht anwendbar. Die Ausgestaltung des Praktikums unterliegt alleine eventuellen (hoch-)schulrechtlichen Bestimmungen. Versicherungspflicht besteht hier grundsätzlich in der Unfallversicherung. Bei allen anderen Praktika fällt die sozialversicherungsrechtliche Einordnung unterschiedlich aus, je nachdem, ob es sich um Pflicht- oder freiwilliges Vor-, Zwischen- oder Nachpraktikum handelt und ob eine Vergütung gezahlt wird.
Einzelheiten zu der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Studenten und Praktikanten finden sich im Gemeinsamen Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung, zuletzt aktualisiert am 23.11.2016.
Für Auszubindende kommt weder eine geringfügige Beschäftigung noch eine Beschäftigung im Übergangsbereich in Betracht.

VII. Bußgeldbewehrte Melde- und Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber hat sowohl geringfügig entlohnte als auch kurzfristig Beschäftigte anzumelden. In der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) wurde festgelegt, dass Anmeldungen mit der ersten Abrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach der Aufnahme der Beschäftigung zu übermitteln sind. Dieselbe Frist gilt für die Abmeldung nach Beendigung der Beschäftigung. Bei geringfügig entlohnten Beschäftigten muss der Einzugsstelle zusätzlich jede Änderung des Arbeitsentgelts mitgeteilt werden, sofern die Änderung zu einer Über- oder Unterschreitung der 520-Euro-Grenze führt. Außerdem hat der Arbeitgeber für geringfügig entlohnte Beschäftigte eine Jahresmeldung zu erstatten.
Die Meldungen werden auf dem Vordruck Meldung zur Sozialversicherung vorgenommen.
Detaillierte Informationen erhalten Sie auf der Homepage der Minijob-Zentrale.
Ein Arbeitgeber kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro belangt werden, wenn er seiner Meldepflicht nicht, nicht rechtzeitig, nicht richtig oder nicht vollständig nachkommt.
Kommt es infolge der Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen zur Versicherungspflicht, informiert die Bundesknappschaft die Arbeitgeber darüber. Diese sind verpflichtet, notwendige An- und Abmeldungen bei Bundesknappschaft und Krankenkassen vorzunehmen.
Nach § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG besteht für Arbeitgeber geringfügig Beschäftigter (sowie der in § 2a des SchwArbG bezeichneten Bereiche) die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen sowie Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren . Einzelheiten regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung. Nähere Informationen zur Aufzeichnungspflicht finden Sie auf der Internetseite der deutschen Zollverwaltung.

VIII. Vorlagen

Die Minijob-Zentrale bietet auf Ihrer Homepage Musterarbeitsverträge für geringfügig entlohnte Beschäftigte, für geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathaushalten sowie eine Checkliste / Musterpersonalbogen zum Download an.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Muster stets nur eine Orientierungshilfe darstellen können und grundsätzlich auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst sowie von Ihnen geprüft werden müssen.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieses Merkblatt mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Oliver Schepers, öffentlich bestellter Sachverständiger für Schiffsbetriebstechnik

Sachverständige