Lieferketten

Die Sorgfaltspflichten des LkSG im Detail

Das LkSG stellt ein bedeutendes Thema für Compliance dar und birgt erhebliche Haftungsrisiken. Daher sollten Führungskräfte die Neuerungen des LkSG sorgfältig prüfen und die Situation in ihrem Unternehmen kritisch analysieren. Bei Nichteinhaltung der Sorgfaltspflichten besteht die Gefahr der Einleitung von Ordnungswidrigkeitsverfahren und erheblichen Geldbußen. Es bietet sich an, bestehende Compliance-Management-Systeme konzeptionell zu nutzen. Geschäftsleitung und Compliance-Beauftragte sind nun gefordert, im Rahmen einer verantwortungsvollen Unternehmensführung aktiv zu werden, um diese Systeme entsprechend den neuen Anforderungen zu erweitern sowie vertragliche Vereinbarungen mit Lieferanten entsprechend anzupassen. Zu den Sorgfaltspflichten der Unternehmen gehören:

Einrichtung eines Risikomanagements (§ 4 LkSG) und Durchführung einer Risikoanalyse (§ 5 LkSG)

Als Kernelement fordert das LkSG zur Einhaltung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten die Verankerung eines angemessenen und wirksamen Risikomanagements in alle maßgeblichen unternehmerischen Geschäftsabläufe durch angemessene Maßnahmen (§ 4 LkSG).
Im Unternehmen ist festzulegen, wer für die Überwachung des Risikomanagements zuständig ist, etwa durch die Benennung eines Menschenrechtsbeauftragten. Die Geschäftsleitung hat sich regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über die Arbeit der zuständigen Person oder Personen zu informieren.
Im Rahmen des Risikomanagements hat das Unternehmen regelmäßig einmal im Jahr angemessene Risikoanalysen durchzuführen (§ 5 LkSG), um die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie bei seinen unmittelbaren Zulieferern zu ermitteln.
Bei der jährlichen Risikoanalyse ist folgendermaßen vorzugehen:
  1. Vorbereitung der Risikoanalyse
    Grundlegend ist die Vorbereitung der Risikoanalyse durch Schaffung von Transparenz zu Art und Umfang der eigenen Geschäftstätigkeit und Geschäftsbeziehungen in der Lieferkette. Abhängig von der Komplexität sollte auch der personelle Ressourcenbedarf sowie der zeitliche Vorlauf geplant werden.
  2. Abstrakte Risikoanalyse
    Die Risikobetrachtung kann die Einbeziehung verschiedener Faktoren notwendig machen. Typische Kriterien bei der abstrakten Risikobeurteilung sind insbesondere
    • branchenspezifische Risiken und
    • länderspezifische Risiken zwecks Identifizierung von Gesellschaften/Filialen/ Standorten mit einer erhöhten Risikodisposition.
  3. Konkrete Risikoanalyse und ihre Gewichtung sowie Priorisierung anhand der Angemessenheitskriterien
    Eine Betrachtung von Risiken allein auf einer abstrakten Basis genügt aber nicht. Vielmehr bedarf es einer Plausibilisierung der abstrakten Risikobetrachtung durch eine individuelle Ermittlung, Gewichtung und Priorisierung von konkreten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken mit erhöhter Risikodisposition von Konzerngesellschaften / Filialen / Standorten des Unternehmens, im eigenen Geschäftsbereich bzw. bei unmittelbaren Zulieferern. Dabei sind insbesondere die Angemessenheitskriterien nach § 3 Abs. 2 LkSG maßgeblich. Die Bestandsaufnahme dient dazu, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen zu identifizieren, zu verhindern, zu minimieren oder zu beenden, also als Grundlage für die spätere Festlegung von Präventions- und Abhilfe­maß­nahmen.
Darüber hinaus sind anlassbezogene Risikoanalysen etwa in folgenden Fällen erforderlich:
  • wenn das Unternehmen mit einer wesentlich veränderten oder erschwerten Risikolage in der Lieferkette rechnen muss, etwa durch die Einführung neuer Produkte, Projekte oder eines neuen Geschäftsfeldes oder
  • bei substantiierter Kenntnis über die mögliche Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht bei einem oder mehreren mittelbaren Zulieferern. Substantiierte Kenntnis bedeutet, dass dem Unternehmen tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die eine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht bei mittelbaren Zulieferern möglich erscheinen lassen (§ 5 Abs. 3 LkSG).
Als praktische Umsetzungshilfe hat das BAFA eine Handreichung zur Umsetzung von Risikoanalysen nach den Vorgaben des LkSG veröffentlicht:

Verabschiedung einer Grundsatzerklärung der unternehmerischen Menschenrechtsstrategie (§ 6 Abs. 2 LkSG)

Als Präventionsmaßnahme muss das Unternehmen eine Grundsatzerklärung über seine Menschenrechtsstrategie abgeben. Die Grundsatzerklärung muss mindestens die folgenden Elemente einer Menschenrechtsstrategie des Unternehmens enthalten:
  • die Beschreibung des Verfahrens, mit dem das Unternehmen bestimmten näher bezeichneten Pflichten aus dem LkSG nachkommt,
  • die für das Unternehmen auf Grundlage der Risikoanalyse festgestellten prioritären menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken und
  • die auf Grundlage der Risikoanalyse erfolgte Festlegung der menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen, die das Unternehmen an seine Beschäftigten und Zulieferer in der Lieferkette richtet.
Eine Anpassung der Grundsatzerklärung hat auch nach § 9 Abs. 3 Nr. 4 LkSG im Hinblick auf mittelbare Zulieferer zu erfolgen, sofern dem Unternehmen tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die eine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht bei diesen Unternehmen möglich erscheinen lassen.
Der Helpdesk für Wirtschaft & Menschenrechte gibt in seiner Praxishilfe Beispiele und Tipps für die Erstellung einer Grundsatzerklärung.

Verankerung von Präventionsmaßnahmen (§ 6 LkSG)

Stellt ein Unternehmen im Rahmen einer Risikoanalyse nach § 5 LkSG ein Risiko fest, hat es unverzüglich angemessene Präventionsmaßnahmen nach § 6 LkSG zu ergreifen. Mithilfe von Präventionsmaßnahmen sollen Unternehmen, basierend auf den Erkenntnissen der Risikoanalyse, den identifizierten Risiken im eigenen Geschäftsbereich und bei unmittelbaren Zulieferern vorbeugen.
Die Wirksamkeit der Präventionsmaßnahmen ist einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen (§ 6 Abs. 5 LkSG). Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu aktualisieren.
Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich
Zur Verankerung angemessener Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich (§ 6 Abs. 3 LkSG) gehören insbesondere
  • die Umsetzung der in der Grundsatzerklärung dargelegten Menschenrechtsstrategie in den relevanten Geschäftsabläufen,
  • die Entwicklung und Implementierung geeigneter Beschaffungsstrategien und Einkaufspraktiken, durch die festgestellte Risiken verhindert oder minimiert werden,
  • die Durchführung von Schulungen in den relevanten Geschäftsbereichen,
  • die Durchführung risikobasierter Kontrollmaßnahmen, mit denen die Einhaltung der in der Grundsatzerklärung enthaltenen Menschenrechtsstrategie im eigenen Geschäftsbereich überprüft wird.
Präventionsmaßnahmen gegenüber unmittelbaren Zulieferern
Zur Verankerung angemessener Präventionsmaßnahmen gegenüber einem unmittelbaren Zulieferer (§ 6 Abs. 4 LkSG) gehören insbesondere
  • die Berücksichtigung der menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen bei der Auswahl eines unmittelbaren Zulieferers,
  • die vertragliche Zusicherung des unmittelbaren Zulieferers die verlangten menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen einzuhalten und entlang der Lieferkette angemessen zu adressieren,
  • die Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen zur Durchsetzung der vertraglichen Zusicherungen des unmittelbaren Zulieferers,
  • die Vereinbarung angemessener vertraglicher Kontrollmechanismen sowie deren risikobasierte Durchführung, um die Einhaltung der Menschenrechtsstrategie bei dem unmittelbaren Zulieferer zu überprüfen.

Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern
(§ 9 LkSG)

Auch wenn das LkSG die Sorgfaltspflichten in erster Linie nur an den eigenen Geschäftsbetrieb sowie die unmittelbaren Zulieferer anlegt, können Fehlverhalten mittelbarer Zulieferer Handlungspflichten bei substantiierter Kenntnis des Unternehmens begründen. Ab wann von einer „substantiierten Kenntnis“ auszugehen ist, hängt vom Einzelfall. Durch „substantiierte Kenntnis“ können sich die Sorgfaltspflichten stark ausdehnen.
Dies bedeutet konkret: Liegen einem Unternehmen tatsächliche Anhaltspunkte vor, die eine Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht bei mittelbaren Zulieferern möglich erscheinen lassen (substantiierte Kenntnis), so hat es anlassbezogen unverzüglich
  • eine Risikoanalyse gemäß § 5 Abs. 1 bis 3 LkSG durchzuführen,
  • angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber dem Verursacher zu verankern, etwa Kontrollmaßnahmen, die Unterstützung bei der Vorbeugung und Vermeidung eines Risikos oder die Umsetzung von branchenspezifischen oder branchenübergreifenden Initiativen, denen das Unternehmen beigetreten ist,
  • ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung zu erstellen und umzusetzen und
  • gegebenenfalls entsprechend seine Grundsatzerklärung gemäß § 6 Abs. 2 LkSG zu aktualisieren.
„Tatsächliche Anhaltspunkte" sind nicht bloße Meinungen oder Gerüchte, sondern sie beinhalten zumindest einen verifizierbaren Tatsachenkern. Weitere Informationen zum Begriff der „substantiierten Kenntnis“ finden sich in den Fragen und Antworten des BAFA (FAQ) zur Umsetzung des LkSG.

Sofortige Ergreifung von Abhilfemaßnahmen bei festgestellten Rechtsverstößen (§ 7 LkSG)

Kommt das Unternehmen auf Basis der Risikoanalyse zu dem Ergebnis, dass eine Verletzung einer vom LkSG geschützten menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht in seinem eigenen Geschäftsbereich oder bei einem unmittelbaren Zulieferer bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, hat es unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder das Ausmaß der Verletzung zu minimieren.
Im eigenen Geschäftsbereich im Inland müssen die Abhilfemaßnahmen zur Beendigung der Verletzung führen.
Im eigenen Geschäftsbereich im Ausland muss die Abhilfemaßnahme in der Regel zur Beendigung der Verletzung führen.
Im eigenen Geschäftsbereich gemäß § 2 Abs. 6 S. 3 LkSG muss die Abhilfemaßnahme in der Regel zur Beendigung der Verletzung führen. In verbundenen Unternehmen zählt zum eigenen Geschäftsbereich der Obergesellschaft eine konzernangehörige Gesellschaft, wenn die Obergesellschaft auf die konzernangehörige Gesellschaft einen bestimmenden Einfluss ausübt.
Ist die Verletzung einer menschenrechts- oder einer umweltbezogenen Pflicht bei einem unmittelbaren Zulieferer so beschaffen, dass das Unternehmen sie nicht in absehbarer Zeit beenden kann, muss es unverzüglich ein Konzept zur Beendigung oder Minimierung erstellen und umsetzen. Das Konzept muss einen konkreten Zeitplan enthalten.
Bei der Erstellung und Umsetzung des Konzepts sind insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht zu ziehen:
  • die gemeinsame Erarbeitung und Umsetzung eines Plans zur Beendigung oder Minimierung der Verletzung mit dem Unternehmen, durch das die Verletzung verursacht wird,
  • der Zusammenschluss mit anderen Unternehmen im Rahmen von Brancheninitiativen und Branchenstandards, um die Einflussmöglichkeit auf den Verursacher zu erhöhen,
  • ein temporäres Aussetzen der Geschäftsbeziehung während der Bemühungen zur Risikominimierung.
Der Abbruch einer Geschäftsbeziehung ist nur geboten, wenn
  • die Verletzung einer geschützten Rechtsposition oder einer umweltbezogenen Pflicht als sehr schwerwiegend bewertet wird,
  • die Umsetzung der im Konzept erarbeiteten Maßnahmen nach Ablauf der im Konzept festgelegten Zeit keine Abhilfe bewirkt,
  • dem Unternehmen keine anderen milderen Mittel zur Verfügung stehen und eine Erhöhung des Einflussvermögens nicht aussichtsreich erscheint.
Durch die Regelungen in § 7 Abs. 2 und Abs. 3 LkSG werden Unternehmen darin bestärkt, zuerst gemeinsam mit Zulieferern oder innerhalb der Branche nach Lösungen für komplexe und schwierig zu behebende Missstände zu suchen, bevor sie sich aus einem Geschäftsfeld zurückziehen. Es gilt der Grundsatz: Befähigung vor Rückzug.
Die bloße Tatsache, dass ein Staat eines der in der Anlage zum LkSG aufgelisteten Übereinkommen nicht ratifiziert oder nicht in sein nationales Recht umgesetzt hat, führt nicht zu einer Pflicht zum Abbruch der Geschäftsbeziehung. Unberührt bleiben Einschränkungen des Außenwirtschaftsverkehrs durch oder aufgrund von Bundesrecht, Recht der Europäischen Union oder Völkerrecht.
Die Wirksamkeit der Abhilfemaßnahmen ist einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen (§ 7 Abs. 4 LkSG). Die Maßnahmen sind bei Bedarf unverzüglich zu aktualisieren.

Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (§§ 8, 9 Abs. 1 LkSG)

Jedes vom LkSG betroffene Unternehmen muss über ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren verfügen, welches es Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich sowie der Zulieferer in der gesamten Lieferkette entstanden sind. Die Unternehmen können sich stattdessen auch an einem entsprechenden externen Beschwerdeverfahren beteiligen, sofern es bestimmte Kriterien erfüllt.
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens ist mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen zu überprüfen (§ 8 Abs. 5 LkSG).
Praktische Umsetzungshilfen sind der Handreichung Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz des BAFA zu entnehmen.
Dieses Beschwerdeverfahren ist nicht zu verwechseln mit dem behördlichen Antragsverfahren nach § 14 LkSG. Damit kann sich jemand direkt bei dem BAFA über ein Unternehmen beschweren, welches aus dessen Sicht gegen das LkSG verstößt. Informationen hierzu stellt das BAFA auf seiner Webseite bereit: BAFA - Beschwerde einreichen.

Dokumentations- und Berichtspflicht (§§ 10, 12 LkSG)

Die vom LkSG betroffenen Unternehmen haben einen jährlichen Bericht (auf Deutsch) über die Erfüllung der unternehmerischen Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und spätestens vier Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs auf der Internetseite des Unternehmens für einen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich zu machen (§§ 10, 12 LkSG).
Das Unternehmen hat – nach entsprechender Registrierung – seinen Bericht durch die Beantwortung eines elektronischen Berichtsfragebogens auf der Webseite des BAFA online abzugeben und an das BAFA zu übermitteln. Damit ist eine Prüfung anhand einheitlicher Bewertungsmaßstäbe gewährleistet. Das BAFA prüft die eingereichten Berichte und kann Nachbesserungen nach § 13 Abs. 2 LkSG verlangen. Hilfestellung für die Registrierung im Online-Portal ELAN-K2 gibt die Anleitung zur Registrierung.
Durch die vollständige und wahrheitsgemäße Beantwortung des Online-Fragebogens sowie die Veröffentlichung des dann generierten Berichts auf der Internetseite des Unternehmens kommt es der Berichtspflicht nach § 10 Abs. 2 LkSG nach.
Das BAFA hat den Fragenkatalog als PDF-Version veröffentlicht (BAFA - Berichtspflicht - Merkblatt zum Fragebogen), um betroffenen Unternehmen eine bessere Vorbereitung zu ermöglichen. Für LkSG-pflichtige Unternehmen ist der Onlineberichtsfragebogen für die Erfüllung der Berichtspflicht maßgeblich.
Weiterführende Informationen sind auf Ihrer Webseite des BAFA zu finden: BAFA - Berichtspflicht.
Aktuelle Hinweise des BAFA:
Vor dem Hintergrund der Entwicklungen zur Umsetzung der unionsrechtlichen Vorgaben hinsichtlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Richtlinie (EU) 2022/2464) wird das BAFA erstmalig zum Stichtag 1. Januar 2025 das Vorliegen der Berichte nach dem LkSG sowie deren Veröffentlichung prüfen. Auch wenn die Übermittlung eines Berichts an das BAFA und dessen Veröffentlichung nach dem LkSG bereits vor diesem Zeitpunkt fällig war, wird das BAFA die Überschreitung der Frist nicht sanktionieren, sofern der Bericht spätestens zum 31. Dezember 2024 beim BAFA vorliegt.
Die Erfüllung der übrigen Sorgfaltspflichten gemäß der §§ 4 bis 10 Absatz 1 LkSG sowie deren Kontrolle und Sanktionierung durch das BAFA, für welche auch Angaben aus einem Bericht Anlass geben können, werden von dieser Stichtagsregelung nicht berührt.
Darüber hinaus ist die Erfüllung der Sorgfaltspflichten unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren. Die Unternehmen müssen die Dokumentation ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufbewahren. Sie wird nicht öffentlich zugänglich gemacht.
(Stand: Mai 2024, Quelle: u. a. IHK Düsseldorf)