Auslandsentsendung

Polen: Meldepflichten bei Entsendung

Entsendungen nach Polen unterliegen besonderen Meldepflichten bei der Staatlichen Arbeitsinspektion Polens. In der Meldung sind neben den Angaben zu den entsandten Arbeitnehmern auch Entsendedauer und Entsendeort sowie vor allem der Ansprechpartner für diese Behörde zu nennen.
Arbeitgeber müssen dafür vor dem ersten Arbeitstag des entsandten Mitarbeiters ein Formular in polnischer oder englischer Sprache ausfüllen (polnisch: „Oświadczenie pracodawcy delegujacego pracownika na terytorium RP“; englisch: „An employer‘s statement on the posting of a worker to the territory of the Republic of Poland“) und es in Papierform einreichen oder digital über eine entsprechende Meldeplattform, sofern eine polnische elektronische Signatur vorliegt, übermitteln.
Das Formular ist auf der Internetseite der Staatlichen Arbeitsinspektion in polnischer und englischer Fassung abrufbar. Änderungen (Name, Adresse, Steuernummer) müssen innerhalb von sieben Werktagen durch ein separates Formular mitgeteilt werden.
Das fünfseitige Formular für die Erklärung des Arbeitsgebers umfasst
  1. Angaben zum Arbeitgeber (Adresse, Steuernummer) und muss außerdem die
  2. Anzahl, Namen und Geburtsdaten der entsandten Fachkräfte sowie ihre
  3. Adresse in Polen,
  4. den Beginn und das voraussichtliche Ende der Entsendung,
  5. den Tätigkeitsbereich des Unternehmens angeben.
  6. Schließlich muss darin die Adresse in Polen, unter der die Unterlagen des entsandten Mitarbeiters (Kopie des Arbeitsvertrages, Unterlagen zum Arbeitslohn, Dokumentation der Arbeitszeiten) lagern, genannt werden.
Unternehmen müssen für die Dauer der Entsendung eine Kontaktperson in Polen benennen, die sie bei Korrespondenz mit der Staatlichen Arbeitsinspektion vertritt und befugt ist, Mitteilungen und Unterlagen von der Staatlichen Arbeitsinspektion zu erhalten.
Bei Verstößen gegen die Anforderungen des Gesetzes kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000 PLN (ca. 6.900 EUR) verhängt werden.
Die Deutsch-Polnische Handelskammer steht für Fragen zum Thema Entsendung gerne zur Verfügung.