Das Hinweisgeberschutzgesetz ist da

Was ist der Hintergrund des Gesetzes?

Wie ist der aktueller Stand?

UPDATE: Am 9. Mai 2023 hat der Vermittlungsausschuss einen Kompromiss zum Schutz von hinweisgebenden Personen gefunden. Die dort erreichten Änderungen entsprechen dem, wofür die IHK-Organisation sich intensiv sowohl auf Landesebene für den Bundesrat als auch im Bundestag eingesetzt hat.

Die wichtigsten Änderungen gegenüber der Gesetzesfassung, die der Bundesrat im Februar abgelehnt hatte, sind:

• Keine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle.
• Anreiz zur bevorzugten Nutzung des internen Meldekanals: Hinweisgeber sollten in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.
• Die Dokumentation kann länger als drei Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
• Klarstellung, dass der Hinweisgeberschutz nur Hinweise auf Verstöße aus dem beruflichen Umfeld umfasst.
• Absenkung des Bußgeldrahmens von 100.000 EUR auf 50.000 EUR. Zudem wird für eine Übergangszeit von 6 Monaten kein Bußgeld wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt.
• Kein Schmerzensgeld für den Hinweisgeber für immaterielle Schäden.
• Die Beweislastumkehr im Zusammenhang mit einer Benachteiligung des Hinweisgebers kommt nur dann zum Tragen, wenn der Hinweisgeber dies selbst geltend macht.

Am 11. Mai 2023 hat der Bundestag dem Einigungsvorschlag zum Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Der Bundesrat stimmte am 12. Mai 2023 dem Gesetzesentwurf zu. Nunmehr kann das Gesetz dem Bundespräsidenten zur Unterzeichnung vorgelegt werden. Bei einer anschließenden Verkündung im Bundesgesetzblatt könnte das Gesetz im Juni 2023 in Kraft treten.

Update: Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden wurde am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Es tritt somit zum 2. Juli 2023 in Kraft.

Das Bundesamt für Justiz (BfJ), das im HinSchG als externe Meldestelle benannt ist, hat anlässlich der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt eine Pressemeldung veröffentlich. Diese ist unter BfJ - Homepage - Hinweisgeberschutzgesetz verkündet – Errichtung externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (bundesjustizamt.de) zu finden.

Wer kann Hinweisgeber sein und wie werden diese geschützt?

Welche Verstöße können von Hinweisgebern gemeldet werden?

• Verstöße gegen Strafvorschriften: Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
• Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunter fallen beispielswese Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz, Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren.
• Zudem alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, etwa: Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Fleischmittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Vorgaben des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Vergaberecht, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
• Zuletzt wurde der sachliche Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamtinnen und Beamten ausgeweitet, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht der HinSchG-E eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor. Diesen Unternehmen ist nach dem HinSchG-E zudem erlaubt, Ressourcen zu teilen und mit anderen Unternehmen eine „gemeinsame Meldestelle“ zu betreiben.

Welche Möglichkeiten der Meldung hat der Hinweisgeber?

Was ist bei der Einrichtung und beim Betrieb interner Meldekanäle zu beachten?

• Die internen Meldekanäle sollten Meldungen in mündlicher, schriftlicher oder auch in persönlicher Weise ermöglichen. Nach der aktuellen Fassung des HinSchG sollen bis zum 1. Januar 2025 anonyme Meldekanäle eingerichtet werden. Wenn die Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle kommt, werden Unternehmen webbasierte Lösungen oder eine Ombudsperson benötigen. Ob die Verpflichtung zur Einführung anonymer Meldekanäle tatsächlich kommen wird, bleibt abzuwarten.
• Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter geschützt sein.
• Bestimmung der Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens mit einer sehr eingeschränkten Zugriffsrechte-Zuweisung („Meldestellen-Beauftragte“). Auch Dritte können als interne Meldestellen beauftragt werden. Die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen kann auch auf externe Anbieter von Meldeplattformen bzw. auf Ombudspersonen ausgelagert werden, sofern diese entsprechende Garantien für die Wahrung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit bzw. Anonymität, des Datenschutzes und der Geheimhaltung bieten.
• Im Konzern sind verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten denkbar. Zum einen eine lokale Organisation, in der jedes Konzernunternehmen ein eigenes Hinweisgeberschutzsystem unterhält. Denkbar ist auch eine regionale Organisation in der Form, dass einzelne Konzerngesellschaften für eine bestimmte Region ein Hinweisgebersystem betreiben. Auch eine zentrale Lösung kommt in Betracht in der Form, dass die Meldestelle zentral in einer Einheit (in der Regel bei der Konzernmutter) angesiedelt ist. Der HinSchG-E erlaubt es, auch einen „Dritten“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen. Auch hier bleibt die genaue Regelung abzuwarten.
• Von der im Unternehmen zuständigen Person oder Abteilung müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergriffen werden.
• Bearbeitungsfristen: Innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber bestätigt werden, dass seine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von spätestens drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss der Hinweisgeber über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert werden.
• Dokumentation der Meldungen und Datenaufbewahrung.
• Informationspflicht über Meldeverfahren.
• Datenschutz: Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens sind alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes einzuhalten.
• Bei der Einrichtung des Verfahrens für interne Meldungen sind eventuelle Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten.

Was sollten Unternehmen jetzt schon vorbereiten?

• GAP-Analyse: Existiert im Unternehmen bereits ein Hinweisgebersystem? Wenn ja, besteht Anpassungsbedarf?
• Welche Kanäle sollen eingerichtet werden? Telefonisch, E-Mail, webbasierte Lösung, Briefkasten? Soll zugleich eine webbasierte Lösung gewählt werden, die auch anonyme Meldungen ermöglicht?
• Soll der interne Meldekanal nur den eigenen Beschäftigten sowie überlassenen Leiharbeitnehmern offenstehen oder allen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen?
• Wie sollen Mitarbeiter und ggf. sonstige hinweisgebende Personen über mögliche Meldestellen informiert werden? Unternehmenswebsite, Unternehmens-Intranet, Schwarzes Brett?
• Wie soll die Vertraulichkeit sichergestellt werden?
• Sollen von vornherein auch anonyme Meldungen möglich sein? Nach dem aktuellen Gesetzentwurf soll eine Pflicht dazu ab 1. Januar 2025 bestehen.
• Wer soll innerhalb des Unternehmens zuständig sein für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise? Wer erhält die eingeschränkten Zugriffsrechte? Es darf jedenfalls nicht passieren, dass bei Eingang eines Hinweises erstmal im Unternehmen an verschiedenen Stellen nachgefragt wird, wer sich weiter um die Meldung kümmert, da dies mit dem Vertraulichkeitsgebot nicht vereinbar wäre.
• Wie soll bei Eingang einer Meldung konkret vorgegangen werden? Wer versendet fristgerecht die Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber?
• Sind die Personen im Unternehmen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zuständig sein werden, unabhängig und ausreichend qualifiziert für diese Aufgabe? Besteht bei den zuständigen Personen ausreichend juristische Expertise, um eingehende Meldungen zu bearbeiten? Benötigen diese Personen eine Schulung?
• Soll ein externer Dienstleister mit der Entgegennahme und ggf. Bearbeitung von Meldungen beauftragt werden? Aktuell bieten sehr viele Berater und Verkäufer von Softwarelösungen ihre Dienste an.
• Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?
• Wie macht man das Hinweisgebersystem Hinweisgebern einerseits so schmackhaft, dass sie sich mit Meldungen nicht gleich an externe Behörden oder gar an die Öffentlichkeit wenden, sondern den internen Meldekanal nutzen, aber andererseits auch so, dass von missbräuchlichen Beschwerden und Denunziantentum abgeschreckt wird?
• Datenschutzrechtliche Fragen mit Datenschutzbeauftragtem klären und ggf. weitere Fachbereiche wie Personal, Recht und Compliance in den Prozess einbinden.
• Der Betriebsrat sollte frühzeitig in die Auswahl eines passenden Meldekanals eingebunden werden.
• Bei Konzernstrukturen: Soll das Hinweisgebersystem bei einer anderen Konzerngesellschaft eingerichtet werden? Nach dem aktuellen Gesetzentwurf wäre dies möglich. Laut Aussagen der EU-Kommission benötigt allerdings jedes Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten ein eigenes Hinweisgebersystem.
• Personalabteilungen sollten sich auf die verschärften Beweislastregeln vorbereiten. Sie werden künftig beweisen müssen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab. Eine entsprechende Dokumentation von Gründen für arbeitsrechtliche Sanktionen ist insofern hilfreich.

Mögliche Sanktionen bei Nichtumsetzung?