Urlaub

Vorbemerkung

1. Geltungsbereich des BUrlG

• der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten,
• Teilzeitbeschäftigte,
• Aushilfsbeschäftigte,
• geringfügig Beschäftigte,
• in Ferienarbeit und in Nebentätigkeit Beschäftigte etc.

• Bei kurzzeitiger Verhinderung des Arbeitnehmers kommt häufig ein Anspruch auf Freistellung unter Vergütungsfortzahlung nach § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in Betracht. Beispiele hierfür sind persönliche oder familiäre Ereignisse (etwa eigene Hochzeit, Geburt eines Kindes, Tod naher Angehöriger, Betreuung des kranken Kindes, Quarantäne aufgrund Virusinfektion ohne Erkrankung) oder Ladungen zu Behörden oder Gerichten im öffentlichen Interesse. Hier spricht man häufig vom “Sonderurlaub”, der aber mit dem Erholungsurlaub nach dem BUrlG nichts gemein hat.
• Vom Erholungsurlaub ist auch der sogenannte Bildungsurlaub abzugrenzen, der einen gesonderten, durch Landesgesetz geregelten Anspruch auf bezahlte Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zum Zwecke der Weiterbildung gewährt. Nähere Informationen zu: Bildungszeitgesetz Baden-Württemberg (BzG BW)

2. Urlaubsdauer

2.1. Gesetzlicher Mindesturlaub nach dem BUrlG

• 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage
• 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage
• 4-Tage-Woche: 16 Urlaubstage
• 3-Tage-Woche: 12 Urlaubstage
• 2-Tage-Woche: 8 Urlaubstage
• 1-Tag-Woche: 4 Urlaubstage

Beispiel:

Ein Teilzeitbeschäftigter, der jeweils eine Stunde an fünf Tagen die Woche arbeitet, hat Anspruch auf 20 Urlaubstage.

2.2. Gesetzlicher Zusatzurlaub für Minderjährige und Schwerbehinderte

• 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist,
• 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist und
• 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch keine 18 Jahre alt ist.

Weitere Informationen zum Thema: Beschäftigung schwerbehinderter Menschen

2.3. Vertraglicher Zusatzurlaub

Achtung: Dies setzt aber voraus, dass im Arbeitsvertrag klar zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub differenziert wird, sonst teilt der vertragliche Zusatzurlaub das gleiche rechtliche Schicksal wie der gesetzliche Mindesturlaub, es gelten also die Regelungen des BUrlG auch für den vertraglichen Zusatzurlaub.

2.4. Berechnung der Urlaubsdauer bei wöchentlich unregelmäßiger Arbeitszeit

Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Tage im Kalenderjahr multipliziert mit den vereinbarten Urlaubstagen für Arbeitnehmer in Vollzeit. Das Produkt hieraus ist durch die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit zu dividieren.

Beispiel 1:

Ein Arbeitnehmer arbeitet wöchentlich alternierend an zwei bzw. drei Arbeitstagen. Daraus ergibt sich eine durchschnittliche Anwesenheit von 130 Arbeitstagen im Kalenderjahr (52 Wochen x 2,5 Tage). Der Urlaubsanspruch im Unternehmen für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 30 Tage auf Basis einer 5-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahresarbeitstage bei Arbeitnehmern in Vollzeit beträgt 260 Tage (52 Wochen x 5 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 15 Tagen (130 x 30 : 260 = 15).

Beispiel 2:

Eine Arbeitnehmerin arbeitet in einem Jahr während 26 Wochen fünf Tage und während 26 Wochen vier Tage (26 x 5 + 26 x 4 = 234 Jahresarbeitstage). Der Urlaubsanspruch für Vollzeitarbeitnehmer beträgt 24 Tage bei einer 6-Tage-Woche. Die Anzahl der Jahreswerktage im Unternehmen beträgt 312 Tage (52 Wochen x 6 Tage). Daraus ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 18 Tagen (234 x 24 : 312 = 18).

2.5. Urlaubsdauer bei Veränderung der Arbeitszeit

• Die Wochenarbeitszeit verändert sich, aber die Zahl der Arbeitstage pro Woche bleibt gleich. Hier bleibt der Urlaubsanspruch unverändert, weil nur die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant ist, nicht jedoch die Anzahl der geleisteten Stunden pro Tag.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer arbeitet halbtags von Montag bis Donnerstag. Er stockt nun auf ganztags auf, die Arbeitstage (Montag bis Donnerstag) bleiben aber gleich. Hier ändert sich an der Anzahl der Jahresarbeitstage nichts. Der Urlaubsanspruch bemisst sich nach wie vor an einer 4-Tage-Woche. Der Freistellungsanspruch bezieht sich dann aber auf den ganzen Tag und nicht nur auf halbe Tage.

• Die Anzahl der Arbeitstage pro Woche ändert sich ab Jahresbeginn. Hier ist der Urlaubsanspruch entsprechend anzupassen.

Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin arbeitete im Jahr 2022 an drei Tagen die Woche. Ab Januar 2023 arbeitet sie an vier Tagen die Woche. Der Urlaubsanspruch beträgt 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Im Jahr 2022 stand ihr ein Urlaubsanspruch in Höhe von 12 Tagen zu. Ab 2023 muss der Urlaubsanspruch erhöht werden auf 16 Tage.

• Ändert sich die Anzahl der Arbeitstage (z.B. Wechsel von Vollzeit in Teilzeit) unterjährig, ist der Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr unter Berücksichtigung der einzelnen Zeiträume der Beschäftigung und der auf sie entfallenden Wochentage umzurechnen. Hier ist zu beachten, dass der bereits in der Vollzeitphase überproportional gewährte Urlaub nachträglich nicht neu berechnet werden darf. Auch dürfen Urlaubsansprüche, die im Rahmen der Vollzeitbeschäftigung erworben wurden, nicht reduziert werden.

Beispiel:

Eine vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin arbeitet von Januar bis Ende Juni an fünf Tagen die Woche mit je acht Stunden pro Tag. Ab Juli arbeitet sie nur noch zwei Tage die Woche. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Bis Ende Juni hat sich die Arbeitnehmerin bereits 20 Tage Urlaub genommen. Die restlichen 10 Urlaubstage sind auf die 2-Tage-Woche umzurechnen. Bis Ende Dezember stehen der Arbeitnehmerin nicht 10, sondern nur noch 4 Urlaubstage zu (10 x 2 : 5 = 4).

Eigentlich hätten ihr anteilig bis Ende Juni nur 15 Urlaubstage und ab Juli bis Ende Dezember 6 Urlaubstage, also insgesamt 21 Urlaubstage zugestanden. Da ihr innerhalb der ersten sechs Monate in der Vollzeitphase bereits überproportional Urlaub gewährt wurde (20 Tage) und dieser nicht nachträglich neu berechnet werden darf, stehen ihr insgesamt 24 Urlaubstage zu.

Hinweis: Dies ist auch bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen. Wechseln Arbeitnehmer von einer Vollzeittätigkeit in eine Teilzeitbeschäftigung, so muss der in der Vollzeitphase erworbene Urlaubsanspruch entsprechend der Vollzeittätigkeit vergütet werden – auch dann, wenn dieser Urlaubsteil vom Arbeitnehmer im Zeitraum der Teilzeitbeschäftigung in Anspruch genommen wird (BAG, Urteil vom 20.03.2018, Az. 9 AZR 486/17).

2.6. Urlaubsanspruch und Zeiten der Nichtbeschäftigung bzw. des Ruhens des Arbeitsverhältnisses

• Elternzeit: Grundsätzlich entsteht auch während einer mehrmonatigen oder mehrjährigen Elternzeit der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers, weil es grundsätzlich nur auf den rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses ankommt und nicht darauf, ob tatsächlich gearbeitet wird. Allerdings kann der Arbeitgeber nach § 17 Abs. 1 Satz 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (Ausnahme: bei Teilzeittätigkeit des Arbeitnehmers während der Elternzeit). Von dieser gesetzlichen Kürzungsmöglichkeit muss der Arbeitgeber aktiv Gebrauch machen. Die Kürzungserklärung kann vor, während und nach der Elternzeit, spätestens aber vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben werden. Tipp: Es empfiehlt sich, die Kürzungserklärung möglichst früh, am besten schriftlich zusammen mit der Bestätigung der Elternzeit abzugeben.
• Mutterschutzzeiten: Für Zeiten des Mutterschutzes sieht § 24 Satz 1 Mutterschutzgesetz (MuSchG) ausdrücklich vor, dass die Ausfallzeiten wegen eines Beschäftigungsverbots als Beschäftigungszeiten gelten. Die Arbeitnehmerin erwirbt also in diesen Zeiten ihren vollen Urlaubsanspruch. Dieser Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht gekürzt werden.
• Krankheit: In Zeiten, in denen Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind, entstehen weiterhin Urlaubsansprüche. Eine Kürzung kommt lediglich hinsichtlich des vertraglichen Mehrurlaubs bei entsprechender wirksamer Arbeitsvertragsklausel in Betracht. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch darf nicht gekürzt werden.
• Auch gesetzliche Feiertage werden nicht auf den Urlaub angerechnet. Hier ist nicht der Wohnort des Arbeitnehmers maßgeblich, sondern der Arbeitsort. Die Bundesländer haben Feiertagsgesetze erlassen, denen die jeweils geltenden Feiertage entnommen werden können.
• Zeiten von Kurzarbeit “Null” dürfen bei der Urlaubsberechnung in Abzug gebracht werden (BAG, Urteil vom 30.11.2021, Az. 9 AZR 225/21). Für jeden vollen Monat der Kurzarbeit “Null” darf der Arbeitgeber somit den Urlaubsanspruch um 1/12 kürzen.
• Sabbatical: Der Zeitraum eines vereinbarten unbezahlten Sonderurlaubs (Sabbatical), in dem die Arbeitsvertragsparteien die Hauptleistungspflichten suspendiert haben, kann bei der Berechnung mit “null” Arbeitstagen in Ansatz gebracht werden (BAG, Urteil vom 19.3.2019, Az. 9 AZR 315/17). In Kalenderjahren, in denen der Arbeitnehmer sich durchgehend in unbezahltem Sonderurlaub befindet, entsteht daher kein Urlaubsanspruch. Erstreckt sich der Sonderurlaub nur auf einen Teil des Kalenderjahres, muss der Urlaubsanspruch nach Zeitabschnitten berechnet werden.
• Altersteilzeit im Blockmodell: Die Grundsätze des BAG zum unbezahlten Sonderurlaub gelten auch hier, da die Arbeitsverpflichtung einvernehmlich aufgehoben wird. Arbeitnehmer, die sich in der Freistellungsphase eines Altersteilzeitarbeitsverhältnisses befinden und im gesamten Kalenderjahr von der Arbeitspflicht entbunden sind, haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Bei Wechsel von Arbeits- und Freistellungsphase während des laufenden Kalenderjahres muss der Urlaubsanspruch anteilig berechnet werden.

3. Voller Urlaubsanspruch/Teilurlaub

Beispiel:

Beginnt das Arbeitsverhältnis am 15.12.2022, entsteht der volle Urlaubsanspruch am 15.6.2023.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer beginnt am 1.5.2022. Er hat einen Anspruch auf 28 Urlaubstage. Erst mit Ablauf des 31.10.2022 entsteht der volle Urlaubsanspruch von 28 Tagen. Der volle Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr 2023 entsteht hingegen sogleich mit Ablauf des 31.12.2022.

• für Zeiten eines Kalenderjahres, für die er wegen Nichterfüllung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt; erfasst sind hiermit alle Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis erst nach dem 1. Juli eines Jahres begonnen wird. Dem Arbeitnehmer steht in diesem Fall für jeden vollen Monat 1/12 des Jahresurlaubs zu.

Beispiel:

Arbeitsverhältnis beginnt am 15.11.2022. Der Urlaubsanspruch im Unternehmen beträgt 30 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Für das Kalenderjahr 2022 hat der Arbeitnehmer einen Teilanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs, also auf 2,5 Urlaubstage. Nach § 5 Abs. 2 BUrlG sind Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage, hier also auf 3 Urlaubstage aufzurunden.

Achtung: Bruchteile, die weniger als 0,5 Urlaubstage betragen, dürfen nach der Rechtsprechung vom Arbeitgeber ohne gesetzliche, tarif- oder arbeitsvertragliche Regelung nicht abgerundet werden. Sie müssen dann in ihrem genauen Umfang gewährt werden.

• wenn er vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; hier sind die Fälle gemeint, in denen der Arbeitnehmer innerhalb der ersten sechs Monate des Bestehens des Arbeitsverhältnisses geht.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.2. und wird innerhalb der Probezeit zum 31.5. gekündigt. Hier besteht ein Teilurlaubsanspruch von 4/12 des Jahresurlaubs.

• wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet; betroffen sind hier sämtliche Fälle, in denen zunächst ein Vollanspruch entstanden ist, das Arbeitsverhältnis dann aber bis zum Ende des 30. Juni (24 Uhr) des Kalenderjahres beendet wird.

Beispiel:

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1.9. und der Arbeitnehmer kündigt zum 30.4. des Folgejahres. Hier hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Teilurlaub im Folgejahr (“gekürzter Vollurlaub”).

Beispiel:

Eine teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmerin, die an zwei Tagen die Woche arbeitet, scheidet nach einem Monat und zwei Wochen aus dem Arbeitsverhältnis aus.

Der (Mindest-)Jahresurlaub nach dem BUrlG beträgt acht Tage für eine 2-Tage-Woche (unabhängig von der geleisteten Stundezahl). Nachdem die Beschäftigung nur einen vollen Monat angedauert hat, ist ein Urlaubsanspruch von 1/12 von acht Urlaubstagen (0,66 Urlaubstage) entstanden.

Da Bruchteile von Arbeitstagen, die bei der Berechnung mindestens einen halben Tag ergeben, auf volle Urlaubstage aufzurunden sind, besteht ein Urlaubsanspruch von einem Tag.

4. Übertragung, Verfall und Verjährung von Urlaubsansprüchen/Hinweispflichten des Arbeitgebers

• Dringende betriebliche Gründe: Dabei handelt es sich um Umstände, die in der betrieblichen Organisation, dem technischen Arbeitsablauf oder der Auftragslage ihren Grund haben und die es im Hinblick auf einen ordnungsgemäßen Betriebsablauf es zwar nicht zwingend erforderlich, aber doch geboten erscheinen lassen, Urlaub nicht mehr im ablaufenden Kalenderjahr zu gewähren (z.B. Hauptsaison, Grippewelle im Betrieb etc.).
• In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe: Klassischer Fall ist hier die lang anhaltende Erkrankung eines Arbeitnehmers, aufgrund derer die Gewährung des Urlaubs im Urlaubsjahr ausgeschlossen ist.

• Andauernde Arbeitsunfähigkeit: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hatte bereits 2009 entschieden, dass der Mindesturlaubsanspruch nicht deshalb verfallen darf, weil er wegen Krankheit nicht genommen werden kann. Dauert die Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres bzw. bis zum Ende des vertraglich vereinbarten Übertragungszeitraums, verfällt dieser erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (EuGH, Urteile vom 20.1.2009, Az. C-350/06 sowie C-520/06; BAG, Urteil vom 7.8.2012, Az. 9 AZR 353/10).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer ist seit dem 1.1.2020 arbeitsunfähig erkrankt und ab dem 20.5.2022 wieder gesund. Er hat laut Arbeitsvertrag einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen. Bis 31.12.2022 hat er keinen Urlaub genommen. Zum Zeitpunkt der Genesung waren aus 2020 30 Urlaubstage offen, die jedoch mit Ablauf des 31.3.2022 verfallen sind (15-Monatsfrist). Dazu kommen 30 Tage Urlaub aus 2021, die noch bis zum 31.3.2023 genommen werden können und 30 Tage Urlaub aus dem aktuellen Jahr 2022.

Hinweis: Für den vertraglichen Zusatzurlaub kann vereinbart werden, dass dieser am 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums auch dann verfällt, wenn er wegen Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers nicht genommen werden kann. Voraussetzung ist aber eine deutliche Differenzierungsklausel.

• Gesetzliche Erweiterung der Übertragung bei Elternzeit und Mutterschutz: Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den ihm oder ihr zustehenden Urlaub vor dem Beginn der Elternzeit nicht oder nicht vollständig erhalten, hat der Arbeitgeber den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG). Entsprechendes gilt auch im Falle eines Beschäftigungsverbots nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG). Hat eine Frau ihren Urlaub vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten, kann sie nach dem Ende des Beschäftigungsverbots den Resturlaub im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr beanspruchen (§ 24 Satz 2 MuSchG).

• Der EuGH hatte im November 2018 entschieden, dass Arbeitnehmer ihre erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch zum Jahresende oder mit Ablauf des zulässigen Übertragungszeitraums verlieren, nur weil sie keinen Urlaub beantragen. Zu einem Verfall kommt es nach dem EuGH nur dann, wenn der Arbeitgeber beweist, dass der Arbeitnehmer freiwillig auf seinen Urlaub verzichtet hat, nachdem der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer durch eine angemessene Aufforderung und Belehrung tatsächlich in die Lage versetzt hat, rechtszeitig Urlaub zu nehmen (EuGH, Urteile vom 6.11.2018, Az. C-619/16 und C-684/16).

• Das BAG hat sich dieser Auffassung angeschlossen (BAG, Urteil vom 19.2.2019, Az. 9 AZR 541/15).

• Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten grundsätzlich nur für den gesetzlichen Mindesturlaub. Nach dem BAG gelten sie aber auch für den vertraglichen Zusatzurlaub, wenn arbeitsvertraglich oder in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung keine andere Regelung getroffen wurde (BAG, Urteil vom 25.6.2019, Az. 9 AZR 546/17; BAG, Urteil vom 25.8.2020, Az. 9 AZR 214/19).

• Die Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers gelten auch für den gesetzlichen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX. Erlangt der Arbeitgeber aber keine Kenntnis von der Schwerbehinderung des Arbeitnehmers und ist diese nicht offenkundig, kann er den Arbeitnehmer auch nicht dazu auffordern, seinen gesetzlichen Zusatzurlaub wahrzunehmen. Ohne diese Kenntnis verletzt der Arbeitgeber seine Hinweisobliegenheit nicht und der Anspruch auf den gesetzlichen Sonderurlaub verfällt. Die Hinweisobliegenheiten des Arbeitgebers entstehen, wenn er von einer Schwerbehinderung oder Anerkennung Kenntnis erlangt (BAG, Urteil vom 26.4.2022, Az. 9 AZR 367/21).

• Fraglich ist, ob die Urlaubsansprüche Langzeiterkrankter 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres verfallen, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist. Denn eine Aufforderung und Belehrung von Seiten des Arbeitgebers macht nur dann Sinn, wenn der Arbeitnehmer in der Lage ist, auf diese zu reagieren und den Urlaub tatsächlich zu nehmen. Dieselbe Frage stellt sich auch bei Arbeitnehmern, die ihren Jahresurlaub aufgrund voller, aber nicht dauerhafter Erwerbsminderung nicht nehmen konnten.

Der EuGH hat in seinen Urteilen vom 22. September 2022 entschieden, dass ein Verfall des Urlaubs ohne entsprechenden Hinweis des Arbeitgebers nicht in Betracht kommt, wenn der Arbeitnehmer im Bezugszeitraum (also in dem entsprechenden Kalenderjahr) jedenfalls teilweise tatsächlich gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig oder voll erwerbsgemindert wurde (EuGH, Urteile vom 22.9.2022, Az. C-727/20 und C-518/20).

Daraufhin hat BAG in seinem Urteil vom 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 245/19) entschieden, dass ein Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit des Arbeitnehmers nach Ablauf von 15 Monaten nach Ende des Urlaubsjahres verfallen kann, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nicht nachgekommen ist. Das gilt aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer vom Beginn des Urlaubsjahres bis einschließlich 31. März des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Kalenderjahres aus gesundheitlichen Gründen daran gehindert war, seinen Urlaub anzutreten, also durchgängig arbeitsunfähig war. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist, weil diese nicht zur Inanspruchnahme des Urlaubs hätten beitragen können. Wenn der Arbeitnehmer hingegen im Urlaubsjahr tatsächlich gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig geworden ist, verfällt der Urlaubsanspruch nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig vor Eintritt der Arbeitsunfähigkeit durch entsprechenden Hinweis in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub auch tatsächlich zu nehmen.

• Aus Gründen der Rechtssicherheit verjähren Urlaubsansprüche nach §§ 195, 199 BGB grundsätzlich drei Jahre nach dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis vorlag. Der EuGH hat kürzlich entschieden, dass der Urlaub nicht nur nicht verfällt, sondern auch nicht verjährt, wenn der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten nicht erfüllt (EuGH, Urteil vom 22.9.2022, Az. C-120/21). Die Gewährleistung der Rechtssicherheit dürfe nicht als Vorwand dienen, um zuzulassen, dass sich der Arbeitgeber auf sein eigenes Versäumnis, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, seinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub tatsächlich auszuüben, beruft, um daraus einen Vorteil zu ziehen.

• Das BAG hat die Vorgaben des EuGH umgesetzt und nun entschieden, dass Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern nur verjähren, wenn der Arbeitgeber seinen Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten rechtzeitig nachgekommen ist (BAG, Urteil vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20). Dies gelte nach dem BAG auch für die Jahre vor 2019, als das BAG erstmals entschieden hat, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer aktiv über den ausstehenden Urlaub und seinen drohenden Verfall informieren müssen. Im vorliegenden Fall hatte eine Arbeitnehmerin Ende 2017 ihren damaligen Arbeitgeber nach über zehn Jahren verlassen und forderte Urlaubsabgeltung für 101 Tage aus den Jahren bis 2017, weil sie nach ihrer Aussage ihren Urlaub wegen des hohen Arbeitsanfalls nicht nehmen konnte. Das BAG hat der Arbeitnehmerin Recht gegeben und ihr die offenen Resturlaubstage zugesprochen, weil der Arbeitgeber seiner Hinweis- und Aufforderungsobliegenheit nicht nachgekommen ist.

• Im Betreff des Schreibens/der E-Mail sollte auf die Wichtigkeit des Inhalts hingewiesen werden (beispielsweise: “Wichtig / Achtung: Urlaub 2022, Urlaubsübertrag und Verfall”)
• Jedem einzelnen Mitarbeiter muss konkret mitgeteilt werden, wie viele Urlaubstage einschließlich der aus Vorjahren übertragenen Resturlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen. Dies muss individualisiert erfolgen. Abstrakte Angaben in Verträgen oder allgemeine Rundschreiben genügen nicht. Kann der Arbeitnehmer seine Urlaubstage bspw. in einem digitalen System selbst einsehen, dürfte auch ein konkreter Hinweis genügen, wo die Anzahl der Urlaubstage eingesehen werden kann (z.B. Link zu Self-Service im Intranet).
• Jeder Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Kalenderjahres genommen werden kann.
• Jeder Arbeitnehmer muss darüber belehrt werden, dass nicht entsprechend der Aufforderung beantragter und nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31.12.XX, spätestens mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt.
• Vor dem Hintergrund der neuen Rechtsprechung zur Verjährung von Urlaubsansprüchen sollte auch der Hinweis aufgenommen werden, dass Urlaubsansprüche der dreijährigen Verjährungsfrist nach §§ 195, 199 BGB unterliegen.

5. Urlaubsgewährung

• dringende betriebliche Belange oder
• Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, wenn eine gleichzeitige Beurlaubung aus betrieblichen Gründen ausscheidet. Abwägungskriterien sind z.B. das Lebensalter, die Betriebszugehörigkeit, Anzahl der schulpflichtigen Kinder.

5.1. Verbot der Selbstbeurlaubung

• der Arbeitgeber den Urlaubsantrag grundlos oder zu Unrecht nicht stattgegeben hat oder
• bis zum Fristablauf des Urlaubsanspruchs überhaupt noch eine den Urlaubstagen entsprechende Zahl an Arbeitstagen zur Verfügung steht,

5.2. Betriebsurlaub

• Nach der Auffassung vieler Juristen muss der Arbeitgeber dringende betriebliche Belange geltend machen, um Betriebsurlaub anordnen zu können. Der Grund für die Anordnung von Betriebsurlaub muss seinen Ursprung im Betrieb haben, z.B. in der betrieblichen Organisation, im technischen Arbeitsablauf oder ähnlichen Umständen. Grundsätzlich müssen Umstände vorliegen, die ein normales Arbeiten nicht möglich machen (z.B. wenn die Auftragszahl in manchen Branchen beispielsweise in den Tagen zwischen Weihnachten und Neujahr drastisch sinkt oder im Falle des Stillstands bei Saisonbetrieben außerhalb der Saison). Ob auch ohne Vorliegen eines dringenden betrieblichen Grundes die Lage des Urlaubs durch den Arbeitgeber einseitig festgelegt werden kann, sofern dies vorab im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt wurde, ist umstritten.
• Der Betriebsurlaub darf nur mit einer angemessen langen Ankündigungsfrist angeordnet werden, damit die Beschäftigten genügend Zeit zur Planung haben. Wie lange die Ankündigungsfrist sein muss, ist nicht näher festgelegt. Teilweise wird von einem Zeitraum von mindestens sechs Monaten ausgegangen.
• Der Arbeitgeber darf nur einen Teil des Jahresurlaubs seiner Mitarbeiter fest verplanen. Nach der Rechtsprechung muss noch ein wesentlicher Teil des Jahresurlaubs für die Arbeitnehmer frei planbar bleiben. Das BAG hat in einem Urteil die Faustformel 3/5 Betriebsferien – 2/5 individuelle Urlaubsplanung als angemessen angesehen (BAG, Beschluss vom 28.7.1981, Az. 1 ABR 79/79). Es ist aber nicht ausgeschlossen, dass auch eine andere Regelung zulässig wäre.
• In Betrieben mit Betriebsrat ist zwingend dessen Zustimmung betreffend Einführung und zeitlicher Festlegung des Betriebsurlaubs erforderlich (meist in Form einer Betriebsvereinbarung). In Betrieben ohne Betriebsrat kann der Arbeitgeber Betriebsurlaub dagegen im Rahmen seines Direktionsrechts einführen.

5.3. Ersatzurlaubsanspruch

6. Vergütung im Urlaub

6.1. Urlaubsentgelt

1. Bestimmung der Arbeitsvergütung im Referenzzeitraum 13 Wochen vor Urlaubsantritt: Zunächst ist zu schauen, welches Arbeitsentgelt der Arbeitnehmer 13 Wochen vor Urlaubsantritt erhalten hat. Hierbei wird jede Arbeitsvergütung berücksichtigt, die Gegenleistung für Arbeitstätigkeit war (auch Zulagen, Provisionen, Umsatzbeteiligungen, variable erfolgsunabhängige Vergütung). Wurde dem Arbeitnehmer in diesen 13 Wochen Vergütung für Überstunden gezahlt, muss diese Vergütung abgezogen werden. Nicht berücksichtigt werden auch nur vorübergehende Verdiensterhöhungen wie einmalige Prämien, Gratifikationen o.Ä. sowie eingetretene Verdienstkürzungen infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis.
2. Dieser Entgeltbetrag ist durch die Zahl der diesen Lohnzahlungen zugrunde liegenden geleisteten Stunden (einschließlich Stunden mit Entgeltfortzahlung für Arbeitsunfähigkeit, Urlaub oder Feiertage) zu dividieren. So erhält man den sog. Geldfaktor als Stundensatz.
3. Im nächsten Schritt ist die Arbeitszeit während des Urlaubs zu bestimmen (sog. Zeitfaktor). Hierbei werden – anders als beim Geldfaktor – auch Überstunden berücksichtigt, wenn der Arbeitnehmer diese hätte leisten müssen, wäre er nicht im Urlaub gewesen. Auch eine Betriebsratstätigkeit außerhalb der Arbeitszeit ist hier zu berücksichtigen.
4. Im letzten Schritt multipliziert man den ermittelten Geldfaktor (“Stundensatz”) mit dem ermittelten Zeitfaktor (Zahl der Urlaubsstunden). Das Ergebnis ist das zu zahlende Urlaubsentgelt.

6.2. Urlaubsgeld

7. Erwerbstätigkeit und Krankheit im Urlaub

7.1. Verbot der Erwerbstätigkeit während des Urlaubs

7.2. Krankheit im Urlaub

Fraglich ist, ob dies auch für den Fall gilt, dass der Arbeitnehmer während seiner geplanten Urlaubszeit zwar nicht erkrankt, aber aufgrund behördlicher Anordnung oder aufgrund einer landesrechtlichen Vorschrift in Quarantäne muss. Hierüber hat aktuell das BAG zu entscheiden und hat diese Frage dem EuGH vorgelegt (BAG, Beschluss vom 16.8.2022, Az. 9 AZR 76/22).

Der Gesetzgeber hat hierauf durch die Neufassung des § 59 Abs. 1 Infektionsschutzgesetz (IfSG) reagiert: Tritt nach dem 16. September 2022 oder über den 16. September 2022 hinaus der Fall ein, dass ein Arbeitnehmer sich während seines Urlaubs gemäß dem IfSG absondern muss, werden die entsprechenden Urlaubstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet.

Wie mit Fällen vor dem 17. September 2022 umzugehen ist, wird letztlich der EuGH entscheiden müssen.

8. Urlaubsabgeltung

Dies hat das BAG in seiner aktuellen Entscheidung (BAG, Urteil vom 31.1.2023, Az.: 456/20) bestätigt: Danach unterliegt der Urlaubsabgeltungsanspruch weiterhin der dreijährigen Verjährungsfrist.

Diese beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, ohne dass es auf die Erfüllung der Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten des Arbeitgebers ankommt.

Das Gericht begründet dies damit, dass es beim Urlaubsabgeltungsanspruch – anders als beim Urlaubsanspruch – nicht um die Freistellung von der Arbeitsverpflichtung zu Erholungszwecken gehe, sondern um einen “reinen Geldanspruch”, also um die finanzielle Kompensation für Urlaub. Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfalle die Schutzbedürftigkeit des Arbeitnehmers.

Das BAG stellt weiter fest, dass die Verjährungsfrist jedoch nicht beginnen kann, solange eine Klageerhebung aufgrund einer gegenteiligen höchstrichterlichen Rechtsprechung nicht zumutbar ist. Relevant in diesem Zusammenhang ist die Entscheidung des EuGH vom 6. November 2018 zum Verfall von Urlaubsansprüchen (Näheres hierzu siehe oben unter Punkt 4.). Wurde ein Arbeitsverhältnis vor der EuGH-Entscheidung beendet und werden arbeitnehmerseitig noch Urlaubsabgeltungsansprüche geltend gemacht, muss im Einzelfall geprüft werden, wann die Verjährungsfrist zu laufen begann und ob der Urlaubsabgeltungsanspruch zwischenzeitlich verjährt ist.

9. Vermeidung von Doppelansprüchen bei Arbeitgeberwechsel

Tipp: Arbeitgeber sollten die Urlaubsbescheinigung des alten Arbeitgebers bei einer Neueinstellung verlangen, um nicht doppelten Urlaub zu gewähren. Bis zur Vorlage der Bescheinigung darf der neue Arbeitgeber Urlaubsansprüche verweigern.