Schriftform bei Kündigungen, Befristungen und Aufhebungen im Arbeitsrecht erforderlich

Früher galt die Regel: „Das gesprochene Wort gilt.” Auch wenn beispielsweise die Kündigung nur im Zorn geschah – und eigentlich nicht gewollt war. Diese in der Praxis oft vorkommenden unbedachten Kündigungen sollen durch das Gesetz vermieden werden. Durch die Erfordernis der Schriftform soll der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer Gelegenheit haben, über die Kündigung noch einmal nachzudenken.

Zudem soll durch die Schriftform Streit darüber vermieden werden, ob überhaupt eine Kündigung ausgesprochen beziehungsweise eine Auflösungsvereinbarung oder eine Befristung vereinbart wurde. Dadurch sollen die Gerichte entlastet werden, die früher zeitraubend damit beschäftigt waren, zu klären, ob eine Kündigung vorliegt beziehungsweise eine Auflösungsvereinbarung oder eine Befristung vereinbart wurde. Ziel dieser Gesetzesregelung ist darüber hinaus, mehr Rechtssicherheit für alle Betroffenen zu erreichen.

Paragraf 623 BGB gilt für alle Arbeitnehmer und findet neben den sonstigen tarifvertraglichen und gesetzlichen Formvorschriften Anwendung.

Bereits vor den Regelungen in Paragraf 623 BGB existierten verschiedene Normen, die die Wirksamkeit einzelner Rechtsgeschäfte von der Einhaltung besonderer Formvorschriften abhängig machten und die auch weiter neben Paragraf 623 BGB Anwendung finden. Beispielsweise ist gemäß Paragraf 626 Absatz 2 Satz 3 BGB die fristlose Kündigung vom Kündigenden auf Verlangen schriftlich zu begründen. Auch Paragraf 2 Absatz 1 Nachweisgesetz, der den Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine schriftliche Niederschrift des Vertrages mit den wesentlichen Bedingungen auszuhändigen, bleibt anwendbar.

Paragraf 623 BGB unterwirft zwei unterschiedliche Rechtsgeschäfte dem Formerfordernis: Die Kündigung und den Auflösungsvertrag.

Kündigung ist jede einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung, die darauf gerichtet ist, ein bestehendes Arbeitsverhältnis zu beenden. Der Begriff umfasst alle Kündigungsarten unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer kündigt (zum Beispiel ordentliche Kündigung).

Unter einem Auflösungsvertrag versteht man eine beiderseitige und einverständliche Auflösung des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitnehmer scheidet in ungekündigter Stellung aus. Hierzu zählt vor allem der Aufhebungsvertrag.

Durch die Befristung des Arbeitsverhältnisses endet der Vertrag je nach Befristungsart mit Zeitablauf oder Eintritt des Ereignisses, ohne dass es einer Kündigung oder sonstiger Erklärung bedarf. Selbst wenn die Voraussetzungen für einen besonderen Kündigungsschutz vorliegen, zum Beispiel Schwangerschaft, endet das befristete Arbeitsverhältnis mit Zeitablauf oder Erreichen des Zwecks.

Für die Kündigung, den Aufhebungsvertrag und die Befristung ergeben sich durch das Formerfordernis des Paragraf 623 BGB unterschiedliche Konsequenzen.

Der Aufhebungsvertrag unterliegt insgesamt der Schriftform. Das bedeutet, dass der gesamte Vertragsinhalt durch die Unterschriften beide Parteien gedeckt sein muss. Es ist daher riskant, Vereinbarungen außerhalb des Vertragstextes zum Gegenstand der vertraglichen Abrede zu machen. Formunwirksam kann der Aufhebungsvertrag auch dadurch werden, dass wesentliche Nebenabreden nicht aufgenommen werden. Mündlich geschlossene und damit formunwirksame Aufhebungsverträge lassen das Arbeitsverhältnis fortbestehen. Leistungen, die auf Grund der Aufhebungsvereinbarung erbracht worden sind, sind zurückzugewähren.

Im Gegensatz zu Aufhebungsverträgen werden Arbeitsverträge durch Paragraf 623 BGB nicht insgesamt der Schriftform unterworfen.

Das Formerfordernis erfasst nur die Kündigung selbst und gilt sowohl für ordentliche als auch für fristlose Kündigungen und Änderungskündigungen. Wichtig ist, dass nur die Kündigung als solche, nicht aber die Angabe des Kündigungsgrundes und des Kündigungstermines der Schriftform bedarf.

Auch ein befristeter Arbeitsvertrag wird durch Paragraf 14 Absatz 4 TzBfG nicht insgesamt formbedürftig. Das Schriftformerfordernis erstreckt sich nur auf die Befristungsabrede selbst. Allerdings gibt es hier Klippen. Unproblematisch ist die kalenderische Befristungsabrede (zum Beispiel eine Woche, ein Jahr, bis zum 31.12.2021). Bei Zweckbefristungen (zum Beispiel Vertretung eines erkrankten Mitarbeiters, Urlaubsvertretung) oder auflösenden Bedingungen (zum Beispiel gesundheitliche Eignung, Erreichung der Altersgrenze) ist die Angabe von Zweck oder Bedingung formbedürftig, da sie den Beendigungstatbestand kennzeichnen. Zu beachten ist, dass auch jede befristete Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages und auch die nachträglich vereinbarte Befristung eines zunächst unbefristeten Arbeitsvertrages der Schriftform bedarf.

Bei fehlender Schriftform ist das betreffende Rechtsgeschäft gemäß Paragraf 125 Satz 1 BGB von vornherein unheilbar nichtig. Die Nichtigkeit bedeutet für eine Kündigung, dass sie unwirksam ist und der Kündigende sie erneut unter Beachtung der Schriftform abzugeben hätte. Die Unwirksamkeit einer mündlich erklärten Kündigung kann dabei grundsätzlich zeitlich unbegrenzt geltend gemacht werden. Die dreiwöchige Klagefrist des Kündigungsschutzgesetzes greift nicht.

Ein formwidriger Aufhebungsvertrag hat zur Folge, dass das Arbeitsverhältnis nicht aufgelöst wurde, sondern zu unveränderten Arbeitsbedingungen fortbesteht.

Wird das Formerfordernis bei der Befristung missachtet, ist die neuerliche Befristung unwirksam, und es entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (Paragraf 16 TzBfG). Allerdings muss der Arbeitnehmer, der sich auf die Unwirksamkeit der Befristung berufen will, hierbei binnen drei Wochen nach Ende des Arbeitsverhältnisses das Arbeitsgericht anrufen (Paragraf 17 TzBfG).

Stand: November 2022

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