Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Vollversammlungswahl

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Wahl zur IHK-Vollversammlung für die Legislaturperiode 2025-2030. Die IHK Köln verarbeitet Ihre Daten, wenn Sie zu einer der folgenden Kategorien gehören:
  • Wahlberechtigtes Mitgliedsunternehmen (IHK-zugehöriges Unternehmen einschließlich Wahlausübungsberechtigte)
  • Bewerbende oder Kandidierende für die IHK-Vollversammlung
  • Bevollmächtigte bzw. Bevollmächtigter i.S.v. § 5 Abs. 1 WahlO der IHK Köln

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer zu Köln
Unter Sachsenhausen 5–7
50667 Köln
Telefon: +49 221 1640-3500
E-Mail: compliance@koeln.ihk.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Tel: +49 211 3 6702 – 50
E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de

Zwecke, Kategorien und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet, um die Wahl zur IHK-Vollversammlung für die Legislaturperiode 2025-2030 durchzuführen. Dazu gehören u.a. die Erstellung von Wählerlisten einschließlich deren Auslage zur Einsichtnahme durch Wahlberechtigte, die Prüfung und Veröffentlichung der Kandidierenden, der Versand von Wählerlisten an Kandidierende zum Zweck der Wahlwerbung, der Versand von Wahlunterlagen in elektronischer und postalischer Form oder die Auszählung und Veröffentlichung des Wahlergebnisses. Im Einzelnen werden für die einzelnen Betroffenengruppen die folgenden Datenkategorien verarbeitet:

Wahlberechtigte/Unterstützende

Identifikationsdaten (insb. Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, ID-Nummer, Wirtschaftszweig, Wahlgruppe, Wahlbezirk); Zugangsdaten zur elektronischen Wahl (z.B. ID-Nummer, Mobilfunknummer, Geburtsdatum) - §§ 3, 7, 9, 11, 13, 14, 18, 19 WahlO

Bewerbende/Kandidierende

Identifikationsdaten (insb. Name, Geburtsdatum, Funktion im Unternehmen, ggf. Angaben zur Bevollmächtigung, Kontaktdaten, Name und Anschrift des vertretenen Unternehmens, Wahlgruppe, Wahlbezirk, Wahlergebnis); Daten zur Wahlbewerbung (Foto, E-Mail-Adresse, Statements) - §§ 5, 9, 11, 21 WahlO

Wahlausschussmitglieder

Identifikationsdaten (insb. Name, Kontaktdaten, Name und Anschrift des vertretenen Unternehmens) - §§ 8, 9, 10, 21 WahlO
Die Verarbeitung von Fotoaufnahmen sowie Ihrer geschäftlichen Daten (Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse) in öffentlich zugänglichen Medien erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten sowie Ihrer Wahl-Statements erfolgt zusätzlich aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Durchführung der Wahl gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahlbewerbung sowie zur Präsentation der Kandidierenden in der IHK-Zeitschrift, einer Wahlbroschüre oder auf den verschiedenen Internetpräsenzen der IHK Köln.
Alle übrigen genannten Verarbeitungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. §§ 5, 9 IHKG und den o.g. Regeln der Wahlordnung der IHK Köln.
Bewerbende/Kandidierende sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Daten anzugeben - mit Ausnahme der Daten, zu denen wir eine Einwilligung benötigen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus der Kandidatur zur Wahl. Die IHK benötigt Ihre Daten, um die Vollversammlungswahl durchzuführen. Werden die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht als Kandidat an der Vollversammlungswahl teilnehmen bzw. einen Wahlvorschlag nicht unterstützen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, sofern wir gesetzlich hierzu befugt oder verpflichtet sind oder sie dazu eingewilligt haben. Ihre Daten werden übermittelt:
  • An Wahlberechtigte zur Stimmabgabe, § 13 Abs. 1 WahlO
  • An die Mitglieder des Wahlausschusses zur Organisation der Wahl, §§ 8, 10, 21 WahlO
  • Zur Einsichtnahme in die Wählerlisten an berechtigte Personen gemäß § 9 Abs. 5 WahlO
  • An Bewerbende oder Kandidierende zum Zwecke der Suche von Unterzeichnern oder zur Wahlwerbung – ausschließlich an durch den Wahlausschuss geprüfte Personen begrenzt auf die Wählerliste der jeweiligen Wahlgruppe, § 9 Abs. 6 IHKG i.V.m. § 9 Abs. 8 WahlO
  • An Generalunternehmer der Wahl, Druck- und Versanddienstleister, Hoster des Wahlportals und sonstige IT-Dienstleister sowie ggf. Marketingdienstleister. Mit diesen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge i.S.d. Art. 28 DSGVO.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.
Daten im Zusammenhang mit der IHK-Wahl, wie beispielsweise Wahlscheine, Stimmzettel, Umschläge, Wählerlisten werden ein Jahr, gerechnet ab Ablauf der Einspruchsfrist bzw. nach rechtskräftiger Gerichtsentscheidung aufbewahrt. Die übrigen Wahlunterlagen werden bis zum Ende der Wahlperiode aufbewahrt. Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden für die Dauer der Geltung der Einwilligung gespeichert. Im Falle eines Widerrufs erfolgt abhängig vom jeweiligen Kontext entweder eine Datenlöschung (z. B. bei einer Veröffentlichung Ihres Fotos) oder ein Setzen eines entsprechenden Datensperrkennzeichens, um so sicherzustellen, dass Ihr Widerspruch in Zukunft bei der Verarbeitung Ihrer Daten beachtet wird. Ein Widerruf der Einwilligung führt nicht zur Rechtswidrigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitungen.
Des Weiteren können Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn sie archivwürdig nach dem Archivgesetz NRW sind.

Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Ausnahmen
Soweit personenbezogene Daten in den Wählerlisten enthalten sind, bestehen nicht:
  • das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO
  • die Mitteilungspflicht gemäß Artikel 19 Satz 2 DSGVO und
  • das Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO.
  • Das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Artikel 15 Absatz 3 DSGVO wird durch erfüllt, dass die betroffene Person Einsicht in die Wählerlisten gemäß § 10 Absatz 3 der WahlO nehmen kann. Die Einsicht ist auch über diese Frist hinaus zulässig.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: compliance@koeln.ihk.de. Wir prüfen dann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Auch haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für NRW zuständige Stelle ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Kavalleriestr. 2-4, 40102 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Im Hinblick auf die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, Fotoaufnahmen und/oder Statements, mit denen wir Sie als Kandidaten der Vollversammlung in unseren Medien vorstellen, ist ein berechtigtes Interesse gegeben bzw. hinsichtlich der Veröffentlichung Ihres Fotos ist Ihre vorherige Einwilligung erforderlich. Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Dies gilt insbesondere für bereits gedruckte bzw. zum Druck gegebene oder sich im Druck befindliche Broschüren und Stimmzettel. Diese werden demnach weiterverwendet.