Steuern

Gelangensbestätigung

Um die Umsatzsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nutzen zu können, muss nachgewiesen werden, dass der Liefergegenstand in einen anderen Mitgliedstaat gelangt ist. Dieser Belegnachweis kann durch die sog. Gelangensbestätigung erbracht werden. Die Finanzverwaltung hat hierfür Muster in verschiedenen Sprachen veröffentlicht, die Sie nachfolgend am Ende des Artikels finden.

Gelangensbestätigung wofür?

Für die Frage, durch welche Belege der Nachweis zu führen ist, wird unterschieden in so genannte Beförderungsfälle, in denen Kunde oder Lieferer selbst die Ware, zum Beispiel mit Werks-Lkws, transportieren und in so genannte Versendungsfälle, in denen selbständige Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind.
Für alle genannten Transportvarianten, also Beförderung wie Versendung, kann der Nachweis der Steuerfreiheit neben dem Vorhandensein eines Doppels der Rechnung durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden.

Bei der Gelangensbestätigung handelt es sich um ein Dokument mit folgenden Angaben:

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist.
  • Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, das heißt des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert. Das heißt, in dem Fall muss er im Nachhinein nicht nur - wie jetzt - bei Abholung die Bestätigung abgeben.
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.
Wichtig: Die elektronische Übermittlung ist zulässig, in dem Fall kann auf die schriftliche Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, zum Beispiel über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers. Für die Archivierung sagt der Anwendungserlass aus, dass eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung auch als Ausdruck aufbewahrt werden kann. Das soll im Fall des E-Mail-Versands auch die E-Mail selbst betreffen. Ansonsten gelten die allgemeinen Regelungen für DV-gestützte Buchführungssysteme.
Wichtig – weil erleichternd – ist, dass die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen kann. Das heißt, es ist nicht zwingend ein Muster zu verwenden oder Formular einzusetzen. Auch die Mehrheit von Dokumenten mit den genannten Angaben genügt als Nachweisdokument. Die Bestätigung kann überdies als Sammelbestätigung aufs Quartal bezogen abgegeben werden (wobei dann trotzdem für das Transport-Ende der jeweilige Monat genannt sein muss).
Dies gilt auch, wenn die Voranmeldungen monatlich abzugeben sind. Für Lieferungen außerhalb des Quartals ist eine weitere Gelangensbestätigung auszustellen. Umfassen die Lieferungen mehrere Gegenstände oder die Rechnungen mehrere Lieferungen, ist es ausreichend, wenn sich die Gelangensbestätigung auf die jeweilige Gesamtlieferung bzw. Sammelrechnung bezieht. Beim Reihengeschäft kann der Abnehmer wie der Endempfänger die Bestätigung abgeben.
Wird die Gelangensbestätigung beim Versandunternehmen aufbewahrt, ist sie auf Verlangen des FA zeitnah vorzulegen. Hierüber muss der Unternehmer eine Versicherung vom Transportunternehmer erhalten, dass er über eine ordnungsgemäß ausgefüllte Gelangensbestätigung verfügt.
(Nur) soweit die Ware versendet wird, das heißt Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind, werden gleichberechtigt alternative Nachweise anerkannt. Die relevantesten Alternativen sind:
  1. Versendungsbelege, insbesondere in der Form handelsrechtliche Frachtbriefe werden anerkannt, soweit sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird. Weiterhin fallen hierunter ein Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements.
  2. Wird der Spediteur vom (deutschen) Lieferer beauftragt, ist als Alternative weiterhin - hierfür hatte sich die Wirtschaft massiv eingesetzt - die bisher bekannte Spediteursbescheinigung als Nachweisdokument zulässig. Sie muss sich allerdings nunmehr auf die Bestätigung der erfolgten, nicht nur der beabsichtigten Verbringung beziehen. Neu und besser als bisher ist, dass auch die Spediteursbescheinigung elektronisch übermittelt werden kann.
  3. Wenn der Spediteur vom Abnehmer beauftragt wird, werden die Nachweisschwierigkeiten aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Spediteur und Lieferer gesehen. In diesem Fall soll daher eine Spediteursbescheinigung über die nur beabsichtigte Verbringung ausreichen, wenn überdies parallel der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bankkonto erfolgt. Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine Gelangensbestätigung (siehe oben) gefordert werden kann. Da die (ausländischen) Kundenspediteure ohnehin bereits die Spediteursbescheinigungen deutscher Vorgabe auch für den Fall der beabsichtigten Verbringungen kaum kennen, wird in den Fällen vielfach die Gelangensbestätigung zum Nachweis erforderlich sein. Auch heute wird hier bereits wegen der schon jetzt gegebenen Schwierigkeiten mit Empfängerbestätigungen gearbeitet.
  4. Tracking and Tracing: In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird (Kurierdienste), genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.

Fazit – Kurz gefasst sehen danach die Nachweiskategorien folgendermaßen aus:

  • Eigentransport durch Lieferer: Gelangensbestätigung
  • Selbstabholung durch Abnehmer: Gelangensbestätigung
  • Transport durch von Lieferer oder Abnehmer beauftragte Dritte / Transportunternehmen: Gelangensbestätigung oder alternative Nachweise (siehe oben)
Bei Selbstabholern ist ein erst nachträglich ausstellbarer Beleg des Abnehmers über die tatsächlich erfolgte Verbringung erforderlich. Die Verbringensversicherung zum Zeitpunkt der Abholung genügt nicht mehr.
Der Vollständigkeit halber sei noch darauf hingewiesen, dass nach wie vor aus EU-rechtlichen Gründen im Einzelfall eine Nachweisführung auch anhand anderer Belege möglich ist. Dies entspricht und folgt aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Dies bietet sich aufgrund der Diskussionsanfälligkeit und gleichzeitig gegebenen hohen steuerlichen Risiken jedoch nur für Einzelfälle an.
Unter Downloads haben wir Muster der Gelangensbestätigung in Deutsch, Englisch und Französisch vom BMF veröffentlicht. Laut BMF-Schreiben kann die Gelangensbestätigung in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden; andere Sprachfassungen bedürfen einer amtlichen Übersetzung (Abschnitt 6a.4 Abs. 5 S. 7).