Handels- und Gesellschaftsrecht

Online-Gründungen: Notarielle Beurkundung einer Gesellschaftsgründung per Video-Konferenz

Für die Gründung verschiedener Gesellschaftsformen, die im Handelsregister einzutragen sind, besteht grundsätzlich die Pflicht zur notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrages. Davon betroffen sind unter anderem GmbHs, AGs aber auch Einzelkaufleute sowie Zweigniederlassungen von GmbHs. Praktisch folgt daraus, dass alle Gesellschafter einer neu zu gründenden Gesellschaft zur Beurkundung bei einem Notar Ihrer Wahl persönlich erscheinen. Vor Ort werden nach Abstimmung des Urkundeninhalts alle wesentlichen Dokumente beurkundet. Als nächstes folgt die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister, ebenfalls in notariell beglaubigter Form. Dieses Verfahren ist der übliche und vorgeschriebene Weg und wird bis heute am häufigsten angewendet.
Das beschriebene Verfahren wurde bereits im August 2022 durch die Möglichkeit einer Video-Kommunikation ergänzt. So kann zukünftig auf die Anwesenheit beim Notar verzichtet werden, stattdessen findet die notarielle Beurkundung mittels Video-Konferenz statt. Dieses Vorgehen ist allerdings nur unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen möglich.

Zuständigkeit und Verfahren der Video-Kommunikation

Zuständigkeit des Notars

Beim üblichen Verfahren kann ein Gründungsgesellschafter jeden Notar mit Amtssitz in Deutschland aufsuchen, unabhängig vom Sitz der Gesellschaft. Beim Online-Verfahren sieht das nun anders aus. Die Zuständigkeit der Notare ist an örtliche Anknüpfungskriterien gebunden. So kann ein Notar nur dann tätig werden, wenn sein Amtssitz sich entweder mit dem Sitz der Gesellschaft deckt oder mit dem Sitz oder Wohnsitz eines Gesellschafters oder eines Geschäftsführers.

Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme an einer Online-Beurkundung wird eine bestimmte Ausrüstung benötigt, hierzu gelten folgende technische Voraussetzungen: Smartphone inkl. installierter Notar-App, Computer oder Laptop inkl. stabiler Internetverbindung sowie Lautsprecher/Mikrofon und eine Kamera/Webcam

Identifizierung der Beteiligten

Darüber hinaus muss eine Identifizierung der beteiligten Personen gewährleistet werden. Eine der Prüfungsstufen im Verfahren sieht vor, dass sich die Gründungsgesellschafter über einen elektronischen Identitätsnachweis ausweisen. Hierzu sollte vorher das eigene Dokument (Personalausweis, elektronischer Aufenthaltstitel, etc..) überprüft werden, da eine aktivierte Online-Funktion inkl. Ausweis-PIN notwendig ist. Die vorherige Überprüfung des Dokumentes lohnt sich ebenfalls für die nächste Prüfungsstufe innerhalb der Identifizierung, denn neben dem Personalausweis wird auch das Lichtbild mit dem Erscheinungsbild der beteiligten Person abgeglichen.

Anwendungsbereich der Beurkundung im Online-Verfahren

Nur in bestimmten Fällen kann auf die notarielle Beurkundung oder -Beglaubigung per Online-Verfahren zurückgegriffen werden. Seit 2022 ist Folgendes möglich:
  • Beurkundung von Gründungsdokumenten einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt)
  • Online-Verfahren bei Registeranmeldungen für Kapitalgesellschaften und Zweigniederlassungen,
  • Einreichung und Offenlegung von Urkunden und Informationen im Handels- und Unternehmensregister sowie
  • grenzüberschreitender Informationsaustausch über das Europäische System der Registervernetzung.
Bis August 2023 konnten nur Bargründungen online beurkundet werden, seitdem besteht auch die Möglichkeit der Online-Beurkundung von Sachgründungen. Hier gibt es jedoch Ausnahmen, nämlich in Fällen, in denen zur Sachgründung die Einlage von Grundstücken oder Geschäftsanteilen stattfinden sollen.