Ihre IHK

Datenschutzinformationen zur Mitgliedschaft und zum IHK-Beitrag

Hinweise zum Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise dienen der Information und Auskunft zu Ihrer IHK-Mitgliedschaft und zur Beitragspflicht.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer zu Köln
Unter Sachsenhausen 5–7
(Eingang: Komödienstraße 18–24)
50667 Köln
Telefon: +49 221 1640-3500
E-Mail: compliance@koeln.ihk.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Tel: +49 211 3 6702 – 50
datenschutz@ibp-ihk.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie Herkunft der Daten

Das Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern (IHKG) enthält gesetzliche Regelungen zu einer Reihe von Zwecken:
  • Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Förderung der gewerblichen Wirtschaft, § 1 IHKG
  • Information und Beratung der Mitglieder, § 1 IHKG
  • Feststellung von Beginn und Ende der IHK-Zugehörigkeit, § 2 IHKG
  • Erhebung von Beiträgen, § 3 IHKG
  • Durchführung von Wahlen zur IHK-Vollversammlung, § 5 IHKG
  • Übermittlung von Daten an nicht-öffentliche Stellen zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder sonstigen dem Wirtschaftsverkehr dienenden
    Zwecken, § 9 IHKG
Daneben gibt es auch eine Reihe von spezialgesetzlichen Grundlagen für Zwecke der Datenverarbeitung. Die gesetzliche konkrete Grundlage wird von der IHK im Rahmen der Belehrung im jeweiligen Verwaltungsvorgang genannt beziehungsweise kann unter Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingesehen werden.
Diese gesetzlichen Grundlagen stellen entweder selbst oder gemäß § 3 Abs. 1 DSG NW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. c), e), Abs. 3 S. 1 DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.

Mitgliedschaft

Gemäß § 9 Abs. 1 S. 1 IHKG ist die IHK berechtigt, die nach § 14 Abs. 8 S. 1 Nr. 1 GewO genannten Daten der Kammerzugehörigen zu verarbeiten. Entsprechend dieser Berechtigung werden folgende Angaben zu Personen bzw. zu Unternehmen gespeichert:
  • Familienname
  • Vorname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Rechtsform
  • Firma
  • Gründungsdatum
  • Datum der Gewerbeanzeige (auch An- und Abmeldung)
  • Wirtschaftszweig
  • Wirtschaftszweigschwergewicht
Diese Daten werden uns von der Gewerbebehörde oder dem Handelsregister übermittelt. Zweck der Speicherung der Daten ist die Erfüllung der der IHK gesetzlich übertragenen Aufgaben. Neben den oben angeführten Daten haben wir für unsere internen Verwaltungszwecke weitere folgende Daten gespeichert:
  • Mitgliedschaft in der IHK Köln
  • Zeitpunkt der letzten Änderung
  • Identnummer
  • Grundsätzliche Beitragspflicht
  • Beitragsgemeinde
  • Wahlgruppe und -bezirk für die Kammerwahlen
  • Bezieher IHK-Zeitschrift
  • Datensperrkennzeichen
Diese Daten werden von der IHK selbst angelegt und ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet.

Beitrag

Gemäß § 9 Abs. 2 IHKG ist die IHK berechtigt, zur Festsetzung der Beiträge Kammerzugehöriger die Bemessungsgrundlagen bei den Finanzbehörden zu erheben. Dementsprechend werden folgende weitere Daten gespeichert:
  • Steuernummer
  • Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge oder Gewinne aus Gewerbetrieb der Beitragsjahre
  • Vorläufige Bemessungsgrundlagen, d.h. Gewerbeerträge oder Gewinne aus Gewerbetrieb, die den vorläufigen Veranlagungen zugrunde liegen
Über diese Daten verfügt die IHK gemäß § 9 Abs. 2 IHKG i.V.m. § 31 Abs. 1 AO aufgrund der Übermittlung durch die Finanzämter. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beitragsfestsetzung verarbeitet.
Ergänzend zu internen Verwaltungszwecken haben wir zu diesem Bereich noch folgende Daten gespeichert:
  • Zum Soll gestellte, d.h. veranlagte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum des Bescheids
  • Bezahlte Grundbeiträge und Umlagen sowie das jeweilige Datum der Zahlung sowie die Zahlungswege
Diese Daten wurden von der IHK selbst angelegt und werden ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken verarbeitet.

Mailkontakt im Rahmen der Mitgliedschaft

Sofern uns Ihre E-Mail-Adresse vorliegt, informieren wir Sie über Themen, die Sie als Mitglied der IHK Köln betreffen. Hierbei handelt es sich nicht um wettbewerbliche Informationen, sondern um Updates zu den Positionen der IHK, zu den rechtlichen Grundlagen Ihrer Mitgliedschaft oder um Umfragen zu Konjunktur oder zu Gesetzen zur Vorbereitung politischer Positionen der IHK, die durch die Vollversammlung beschlossen werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund von § 1 Abs. 1 IHKG.

Formulare zur Mitgliedschaft

Unser Internetauftritt beinhaltet eine Reihe von Online-Services, die Sie über Formulare in Anspruch nehmen können. Dabei kann es um eine Mitgliedsbescheinigung, eine Ehrenurkunde oder um die Beitragsveranlagung gehen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund von §§ 9 Abs. 1, 2 IHKG.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn sie vertraglich vereinbart worden ist, wenn Sie vorab eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
Hinsichtlich der Übermittlung dieser Daten ist zu unterscheiden zwischen einer Weitergabe an öffentliche und an nichtöffentliche Stellen. Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
  • Öffentliche Stellen (z. B. Verwaltungsbehörden, Gerichte, IHKs)
    • sofern IHKs gesetzlich hierzu verpflichtet sind,
    • sofern dies zur Erfüllung von IHK-Aufgaben oder der Aufgaben der anfragenden öffentlichen Stelle erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht, z.B. aufgrund von § 3 Abs. 8 IHKG i.V.m. § 3 IHKG NRW im Rahmen der Beitreibung von Beiträgen.
  • Nichtöffentliche Stellen
    • sofern diese im Wege des Adressservices bei IHKs Adressdaten von IHK-Unternehmen, deren Daten hierfür nicht gesperrt sind, bestellen,
    • innerhalb der hierfür vorgesehenen Frist vor IHK-Wahlen an Kandidaten/innen für einen Sitz in der Vollversammlung und/oder zur Bewerbung einer eigenen Kandidatur,
    • sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten (Auftragsverarbeiter). Dies können beispielsweise Scan-Dienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren sein. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHKs und/oder aus steuerrechtlichen Regelungen.
Mitgliedschaftsdaten werden bis zehn Jahre nach dem Ende der Mitgliedschaft gespeichert. Geschäftsbriefe haben eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, sofern nicht wegen Fördergeldern durch das Förderprojekt oder als Beweis gegen eine etwaige Schadensersatzforderung eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist. Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt.
Des Weiteren können Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn sie archivwürdig nach dem ArchivG NRW sind.

Betroffenenrechte

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit haben. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: compliance@koeln.ihk.de.
Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Die für NRW zuständige Stelle ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Kavalleriestr. 2-4, 40102 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).