Recht und Steuern
Freier Datenabruf im Handelsregister: Was Unternehmer nun tun können
Einzelne Inhalte können aus dem Handelsregister über das gemeinsame Registerportal der Länder kostenfrei und ohne vorherige Registrierung abgerufen werden. Leider können dabei aber auch sensible Daten wie z.B. die private Wohnanschrift, hinterlegte Ausweisdokumente, eingescannte Unterschriften, Aufenthaltstitel oder erteilte Vollmachten sein.
Praxistipp
Prüfen Sie über die Internetseite des Registerportals, welche Daten für Ihr Unternehmen abrufbar sind. Möchten Sie sensible Daten aus dem Handelsregister löschen lassen, richten Sie Ihren möglichen Anspruch auf Löschung oder Ihren Widerspruch direkt an das zuständige Gericht (für Mitgliedsunternehmen der IHK Köln ist das in der Regel das Handelsregister Köln. Zuständig ist das Handelsregister bei dem Amtsgericht, dass die Eintragung vorgenommen hat. Das Gericht wird im Einzelfall prüfen, ob eine Eintragung im Handelsregister unzulässig ist. Einen Notar benötigen Sie hierfür nicht.
Seitens des Registerportals ist der unbegrenzte Zugriff auf die Registerdaten bereits jetzt dadurch erschwert, dass die Zahl der Anfragen auf 60 pro Stunde begrenzt ist und pro Anfrage kein Dokumentenpaket (d.h. alle Dokumente einer bestimmten Firma) sondern nur einzelne Dokumente heruntergeladen werden können.
Tätigkeit der IHK-Organisation
Zu dem hier einschlägigen Gesetzesentwurf des DiRUG hatte der DIHK bereits am 15. Januar 2021 Stellung genommen und u.a. angemerkt, dass missbräuchliche (Massen-)Abrufe von Daten – insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes – zu vermeiden sein. Auch nach in-Kraft treten des Gesetzes wurde seitens des DIHK gegenüber den Bundes- bzw. Landesjustizministerien die Problematik des unbegrenzten Datenabrufes aufgezeigt.
In enger Abstimmung zwischen dem Bundesjustizministerium, den Landesjustizverwaltungen und der Bundesnotarkammer soll eine schnelle Lösung sowohl für bereits im Register hinterlegte Daten als auch für zukünftig notwendige Daten erarbeitet werden. Diese Lösung steht im Spannungsfeld der digitalen Möglichkeiten einerseits und des Datenschutzes andererseits.
Zukünftig sollen die im Handelsregister einsehbaren Daten auf das „absolut Notwendige“ begrenzt werden. Dazu zählt, dass Dokumente, die Unterschriften, Privatadressen oder Ausweiskopien enthalten, nicht zur Veröffentlichung im Handelsregister eingereicht werden. Eine rechtliche Klarstellung soll folgen.
Hinsichtlich bereits im Handelsregister abrufbarer Daten sollen die Länder Verfahren einsetzen, um die Dokumente mit personenbezogenen Daten im Register aufzuspüren und eine Bereinigung zu veranlassen. Genauere Informationen zu den Verfahren liegen noch nicht vor.
Möchten betroffene Unternehmen ihre sensiblen Daten aus dem Handelsregister löschen lassen, können Sie sich aber auch direkt an die Registergerichte wenden und einen Anspruch auf Löschung nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 der DSGVO geltend machen.