Anforderungen an die Kassenführung

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 bis 148 Abgabenordnung (AO), §§ 238 ff. Handelsgesetzbuch (HGB) führen. Dies umfasst auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Buchführungspflichtig sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen (Kaufleute), aber auch Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro oder einen Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen.

Nicht buchführungspflichtige Unternehmen, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist nach § 22 Umsatzsteuergesetz (UstG) jedoch eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten, vollständigen und chronologischen Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmenüberschussrechner auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

In bargeldintensiven Betrieben, wie dem Einzelhandel und der Gastronomie, hat die Kassenführung einen hohen Anteil an der gesamten Buchführung. Bei Betriebsprüfungen steht daher immer auch die Beweiskraft der Buchführung insgesamt auf dem Spiel. Ist diese nicht mehr gegeben, drohen regelmäßig steuerliche Hinzuschätzungen. Diese können eine Höhe von zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen. Betroffene Unternehmen sollten sich daher sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinandersetzen und prüfen, ob ihre bisherigen Kassensysteme und die -organisation den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, insbesondere das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016) und die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV).

Der Gesetzgeber gibt allerdings keine bestimmte Form des Kassentyps vor. Auch eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland im Gegensatz zu den meisten anderen EU-Staaten nicht. Bei der Aufzeichnung von Bargeschäften können sich Unternehmer daher frei entscheiden, ob sie dies manuell mithilfe einer offenen Ladenkasse, mit einer elektronischen Registrierkasse, einem PC-Kassensystem oder mit einer Cloud-basierten App-Lösung erfassen möchten.

Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Sie ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Markthändlern im Einsatz.

Auch wenn sich die gesetzlichen Verschärfungen des Kassenrechts überwiegend auf elektronische Kassen beziehen, darf der Aufwand, der bei Verwendung einer offenen Ladenkasse zu betreiben ist, nicht unterschätzt werden. Denn für Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das heißt, dass jeder einzelne Verkaufsvorgang handschriftlich dokumentiert werden muss. Aufzuzeichnen sind unter anderem der Name und die Anschrift des Käufers, die genaue Bezeichnung des Artikels bzw. der Dienstleistung, der Zahlungsbetrag getrennt nach Steuersätzen (7 oder 19 Prozent), der Steuer- und der Gesamtbetrag. Elektronische Kassen erledigen das automatisch. Da sich die Einzelaufzeichnungspflicht „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf insbesondere beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen (z.B. Markstand, Bäcker) verzichtet werden.

Zu bedenken ist allerdings, dass Betriebsprüfer angewiesen sind, gerade bei offenen Ladenkassen ganz genau hinzuschauen. Besonderes Augenmerk sollte daher auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht gelegt werden. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich zudem, die Kassenberichte (nach Geschäftsschluss) mit Datum und Uhrzeit zu unterzeichnen.

Hinsichtlich des Einsatzes von elektronischen Registrierkassen, PC-Kassensystemen, Cloud-basierter App-Lösungen oder anderen elektronischen Aufzeichnungssysteme gelten folgende besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten:

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassen mit einer tSE ausgestattet werden. Mit der tSE soll (technisch) verhindert werden, dass Kassendaten nachträglich und unerkannt gelöscht oder verändert werden. Die tSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Siehe auch: Information des BSI zur tSE.

Ab dem 1. Januar 2025 soll die Meldung von tSE-Kassen beim Finanzamt auf elektronischem Wege möglich sein. Darauf hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 28. Juni 2024 hingewiesen. Die Pflicht zur Meldung besteht eigentlich bereits seit Januar 2020. Sie muss einen Monat nach Anschaffung einer neuen elektronischen Kasse erfolgen Allerdings konnte die Finanzverwaltung bisher kein digitales Meldeverfahren anbieten, deshalb ist die Pflicht derzeit noch ausgesetzt.

Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden. Konkret heißt das, dass möglichst unmittelbar zu der Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalles aufzuzeichnen sind.

Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur Ausstellung eines Kassenbons. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.

2018 wurde die Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse (elektronische Kassen und offene Ladenkassen) verlangen.

Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt und bereitgehalten werden, in der die wichtigsten Eckdaten dokumentiert sind. Hierzu zählen z. B. das eingesetzte Kassenfabrikat mit Seriennummer, Einsatzort und -zeitraum nebst Ausfallzeiten, Handbücher mit Bedienungs- und Programmieranleitungen, eine technische Systemdokumentation mit Programmierungen bzw. -änderungen sowie Nutzungsprotokolle mit Benennung der Anwender und Datenänderungen etc.

Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zum Kassengesetz