Gründung

Gründen im Nebenerwerb

Selbstständigkeit neben Job, Studium oder Arbeitslosigkeit
Oft ist eine Gründung im Nebenerwerb ein erster Schritt, um eine Selbstständigkeit neben dem Job, Studium oder als Wiedereinstieg zu testen.
Wichtig für Sie ist zunächst, dass auch eine Existenzgründung im Nebenerwerb den gleichen Regeln unterliegt wie eine Gründung im Haupterwerb. So ist zum Beispiel vor dem Start die Tätigkeit bei dem für den Betriebssitz zuständigen Gewerbeamt anzumelden, wenngleich mit dem Zusatzvermerk „Nebenerwerb“. Freiberuflich Tätige müssen den Beginn ihrer nebenberuflichen Tätigkeit dem Finanzamt melden. Mit Anmeldung der gewerblichen Tätigkeit, beziehungsweise Eintragung in das Handelsregister werden auch Gründer und Gründerinnen im Nebenerwerb Mitglied der IHK.
Eine Selbstständigkeit im Nebenerwerb bedeutet die Kombination von verschiedenen Einnahmen: Bürgergeld, Rente, Elterngeld oder Gehalt aus Minijob und Co. werden kombiniert mit den Einkünften aus der Selbstständigkeit.
Was in den einzelnen Szenarien in Hinblick auf Sozialversicherungen, Steuern und Hinzuverdienstgrenzen zu beachten ist, lesen Sie in der Broschüre „Die Patchworkerinnen“.
Wir stellen Ihnen in diesem Artikel daher die Besonderheiten für eine Gründung im Nebenerwerb vor. Für weitere Informationen, Tipps und Anregungen zum Thema Gründung empfehlen wir Ihnen unsere weiteren Artikel und Hinweise unter: www.ihk-koeln.de/gruendung.
Nutzen Sie zur Vorbereitung auch gerne die digitalen Gründungsveranstaltungen der IHK Köln: den Gründungskompass oder das Digitale Gründungsforum Leverkusen/Rhein-Berg.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung einer Gründung im Nebenerwerb, auch in Form einer Checkliste. Einzelne Punkte wie die Erlaubnis des Arbeitgebers, die Notwendigkeit eines Geschäftskontos oder die Frage der Nutzung Ihrer Mietwohnung greifen wir anschließend nochmals im Detail auf.

Was ist eigentlich ein Nebenerwerb?

Eine klare und in allen Bereichen geltende Definition für den Nebenerwerb gibt es leider nicht.
Grundsätzlich wird bei einer Tätigkeit im Nebenerwerb davon ausgegangen, dass Sie eine Haupttätigkeit ausüben. Die Haupttätigkeit kann im Angestelltenverhältnis oder als Beamte/r ausgeübt werden. Aber auch die Tätigkeit als Hausfrau/-mann, als Studierender/Schüler/in, als Arbeitslose/r und als Rentner/in kann als Haupttätigkeit gelten. Es kommt also nicht allein auf das daraus erzielte Einkommen an. Vielmehr ziehen die Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger oder die Konditionen von Förderprogrammen unterschiedliche Grenzen.
In der Regel erfolgt die Abgrenzung über das Einkommen, d.h. wenn weniger als 50 Prozent des Einkommens durch die selbstständige Tätigkeit erzielt werden, gilt diese als Nebenerwerb. Die Agentur für Arbeit definiert die Nebentätigkeit z.B. durch eine Zeitgrenze: bei einer Tätigkeit mit einem Umfang unterhalb von 15 Stunden pro Woche wird von einem Nebenerwerb ausgegangen.

Checkliste zur Aufnahme einer nebenberuflichen Selbstständigkeit

  • Prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag hinsichtlich eventueller Regelungen zu einem Nebenerwerb.
  • Klären Sie Ihren Status hinsichtlich einer gewerblichen und/oder freiberuflichen Tätigkeit(en).
  • Wählen Sie eine Rechtsform und klären Sie den Unternehmensnamen bzw. -bezeichnung.
  • Errechnen Sie Ihren Kapitalbedarf und planen Sie dessen Finanzierung. Müssen Sie Fremdkapital aufnehmen, um das Gründungsvorhaben realisieren zu können? Dann vereinbaren Sie einen Termin bei Ihrer Hausbank bzw. informieren Sie sich bei der IHK Köln über öffentliche Finanzierungsprogramme.
  • Haben Sie schon einen Termin bei Ihrer Krankenkasse vereinbart? Es besteht eine Meldepflicht.
  • Gehört die nebenberufliche Tätigkeit zu einem der Berufe, für die eine Pflichtmitgliedschaft in der gesetzlichen Rentenversicherung besteht? Informieren Sie sich bei der Deutschen Rentenversicherung.
  • Zeigen Sie Ihre Selbstständigkeit beim zuständigen Finanzamt an, um eine Steuernummer zu erhalten.
  • Sofern Sie selbst Arbeitnehmer beschäftigen wollen, sind Lohnkonten einzurichten und eine Betriebsnummer beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen.
  • Reichen Sie Ihre Gewerbeanmeldung online über das Wirtschafts-Serviceportal NRW ein, sofern keine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt wird.
  • Zeigen Sie den Nebenerwerb bei der Berufsgenossenschaft an.
  • Versichern Sie sich z.B. im Rahmen einer Betriebshaftpflichtversicherung.
  • Richten Sie ein Geschäftskonto ein.
  • Sprechen Sie Ihren Vermieter an, soweit Sie Ihren Betriebssitz in der Privatwohnung planen.

Welche Vorteile hat eine Nebenerwerbsgründung?

  • geringeres Risiko: Wer (zunächst) allein in die Selbstständigkeit startet kann feststellen, ob seine Geschäftsidee sich „trägt“ und der Markt dafür vorhanden ist, ohne große Kostenbelastungen und Verantwortung für angestellte Mitarbeitende.
  • geringerer Kapitalbedarf: Wer „klein“ anfängt, kann dies in der Regel auch aus dem eigenen Geldbeutel finanzieren und ist somit unabhängig von externen Kapitalgebern.
  • guter Test: Viele Gründerinnen und Gründer befürchten, dass ihr Einkommen aus der Unternehmertätigkeit zu gering ist, um den eigenen Lebensunterhalt abzusichern. Mit einer Unternehmensgründung im Nebenerwerb kann man zunächst testen, ob „mehr drin ist“ und ob man für die Selbstständigkeit geeignet ist.
  • mehr Geld: Eine Nebenerwerbsgründung kann auch dazu genutzt werden, das feste Einkommen aus der Angestelltentätigkeit aufzubessern.

Benötige ich eine Genehmigung meines Arbeitgebers?

Grundsätzlich steht es zwar jedem Arbeitnehmer frei, zusätzlich weitere Tätigkeiten aufzunehmen oder nebenbei selbstständig zu sein. Sie sollten aber sicher gehen und vorab Ihren Arbeitsvertrag, tarifrechtliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen auf Bestimmungen zur Nebenbeschäftigung hin prüfen. Möglicherweise besteht eine vereinbarte Informationspflicht gegenüber dem Arbeitgeber. Auch ohne eine Vereinbarung ist die Genehmigung des Arbeitgebers einzuholen, wenn sich diese Tätigkeiten zeitlich überschneiden können, Sie Ihrem Arbeitgeber Konkurrenz machen oder Ihre Haupttätigkeit anderweitig beeinträchtigt wird, zum Beispiel wenn Ihre Leistungsfähigkeit sinkt. Und selbst ohne diese Pflichten kann eine Information Ihres Arbeitgebers über die beabsichtigte Nebentätigkeit sinnvoll sein, zum Beispiel um die gute Zusammenarbeit zu wahren.
Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst gilt grundsätzlich, dass Nebentätigkeiten einer vorherigen Genehmigung bedürfen. Wenn Sie arbeitsuchend gemeldet sind, müssen Sie vor Aufnahme Ihrer Nebenerwerbstätigkeit die Agentur für Arbeit oder Ihr zuständiges Jobcenter über Ihr Vorhaben informieren. Arbeitslosengeld I kann weiter gewährt werden, wenn der zeitliche Umfang Ihrer Nebentätigkeit in der Regel 15 Wochenstunden nicht übersteigt. Die Anrechnung des Einkommens auf das Arbeitslosengeld erfolgt entsprechend der gesetzlichen Regelungen.
Wenn Sie nach der Geburt Ihres Kindes im Bezugszeitraum des Elterngeldes nebenberuflich in die Selbstständigkeit gehen, dann sind Sie verpflichtet, dies der zuständigen Leistungsstelle unverzüglich mitzuteilen. Lassen Sie sich zuvor von Ihrer Elterngeldstelle dazu beraten.

Wissenswertes zu Buchführungs-und Aufzeichnungspflichten

Der Nebenerwerbsunternehmer muss seine Geschäftsvorfälle mit Hilfe seiner Buchführung schriftlich festhalten. Für den Nebenerwerb reicht in der Regel die vereinfachte Methode der Gewinnermittlung, die Einnahmenüberschussrechnung (Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn/Verlust) aus. Diese Methode dürfen Sie betreiben, wenn Sie nicht als Kaufleute gelten, nicht im Handelsregister eingetragen sind, nicht freiwillig Bücher führen oder Ihr Jahresumsatz unter 600.000 Euro und der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegen. Vor und ab Beginn der selbstständigen Tätigkeit bestehen Aufzeichnungspflichten, die sich insbesondere aus dem Einkommens- und Umsatzsteuergesetz ergeben. Hier finden Sie weitere Steuertipps für Gründer.

Vor der nebenberuflichen Gründung:

Bevor Sie den Schritt in die nebenberufliche Selbstständigkeit gehen, fallen möglicherweise Kosten an, die mit Ihrem künftigen Unternehmen zusammenhängen, wie zum Beispiel für die Erstausstattung, Beantragung von Zulassungen oder Einholung von Erlaubnissen, Werbung, Gewerbeanmeldung.
Tipp: Sammeln Sie sämtliche Belege dieser Ausgaben und achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist.

Zu Beginn und im laufenden Geschäftsbetrieb:

  • Bare Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben), die mit dem Betrieb zusammenhängen, sollten täglich vollständig in ein Kassenbuch eingetragen werden.
  • Errechneter Barbestand aus dem Kassenbuch muss mit dem tatsächlichen Bestand an Bargeld übereinstimmen.
  • Jeder Gewerbebetrieb ist verpflichtet, alle eingekauften Waren, aber auch die Roh- und Hilfsstoffe in einem Wareneingangsbuch aufzuzeichnen. Wenn Sie zum Beispiel als Großhändler andere gewerbliche Unternehmen beliefern, müssen Sie Ihre Warenausgänge über ein Warenausgangsbuch aufzeichnen.
Zur Feststellung der Umsatzsteuer und der Grundlagen Ihrer Berechnung bestehen entsprechende umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten.
Es empfiehlt sich, die Aufzeichnungen mithilfe von entsprechenden Software-Lösungen durchzuführen.

Steuern und Abgaben

Grundsätzlich müssen Nebenerwerbsunternehmer unter anderem neben ihren Einkünften aus nicht-selbstständiger Tätigkeit auch die Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Tätigkeit versteuern. In der Regel sendet Ihnen das Finanzamt nach der Gewerbeanmeldung beziehungsweise bei Freiberuflern nach Anzeige beim Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu und Sie erhalten eine Steuernummer.
Sollen Arbeitnehmer beschäftigt werden, sind Lohnkonten einzurichten und eine Arbeitgebernummer bei der Agentur für Arbeit anzufordern. Die entsprechende Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge sind dann zu entrichten. Die Erfassung, Aufzeichnung und Zahlung der Umsatzsteuer ist zu organisieren. Für grenzüberschreitende Warenbewegungen zwischen Unternehmern innerhalb der Europäischen Union, ist eine sogenannte Umsatzsteueridentifikationsnummer zu beantragen.
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen unterliegt der Gewinn der Einkommensteuer, bei Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer. Alle Gewerbebetriebe müssen zudem die Gewerbesteuer beachten. Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer ist der Gewerbeertrag (= Gewinn vermehrt und vermindert um bestimmte Hinzurechnungen und Kürzungen nach dem Gewerbesteuergesetz). Um den Gewerbeertrag zu ermitteln, sieht das Steuerrecht entweder die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanzierung/doppelte Buchführung vor. Der Freibetrag zur Gewerbesteuer liegt für natürliche Personen und Personengesellschaften derzeit bei 24.500 Euro Gewerbeertrag.

Kleinunternehmerregelung:

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ist eine Vereinfachungsregelung der Umsatzsteuer für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich 22.000 Euro einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer nicht übersteigt. Wird von Gesetzes wegen keine Umsatzsteuer erhoben, das heißt Sie müssen diese nicht an das Finanzamt abführen, sofern Sie vorher von diesem Wahlrecht Gebrauch machen. Entsprechendes gilt für Jahre nach der Gründung, wenn folgende Doppelbedingung erfüllt ist: Der Umsatz im Vorjahr lag nicht über 22.000 Euro, im laufenden Jahr wird er voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten.
Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, keine Vorsteuer geltend machen können. Dies wiederum kann nachteilig sein, zum Beispiel wenn in der Anfangsphase eines Betriebes höhere Investitionen getätigt werden. Zudem können Sie dann auch keine Mehrwertsteuer an Ihre Kunden ausweisen. Deshalb kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt verzichtet werden mit der Folge, dass dann auch der Vorsteuerabzug möglich ist. Ein solcher Verzicht sollte allerdings gut überlegt werden, da er für fünf Jahre bindend ist.
Weitere Informationen zur Kleinunternehmerregelung

Versicherungen

Zusätzliche Pflichten gegenüber der Sozialversicherung entstehen durch die Selbstständigkeit erst dann, wenn der Nebenberuf in Zeit und Gewinn den Hauptberuf übersteigt – oder falls Sie in der Selbstständigkeit mit Angestellten arbeiten. Dann müssen Sie in der Regel Ihre Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung selbst bestreiten.
Da für einige Arten der Selbstständigkeit per se eine Rentenversicherungspflicht besteht, sollten Sie sich vorab gründlich bei den Sozialversicherungsträgern informieren.
Beachten Sie, dass die Rentenversicherungspflicht auch für die relativ große Gruppe der nebenberuflich Selbstständigen besteht, soweit diese als arbeitnehmerähnliche Selbstständigkeit eingestuft werden.
Selbstständige im Nebenerwerb, die (hauptberuflich) einer abhängigen Beschäftigung nachgehen, sind bereits über dieses Arbeitsverhältnis arbeitslosenversichert. Eine Doppelversicherung wäre hier nicht sinnvoll, daher ist eine zusätzliche Arbeitslosenversicherung für den selbstständigen Nebenerwerb nicht vorgesehen.

Krankenkasse

In der Regel hat die nebenberufliche selbstständige Tätigkeit für Arbeitnehmende keinen Einfluss auf den Krankenkassenbeitrag. Aufgrund der abhängigen Beschäftigung besteht Krankenversicherungspflicht. Für die Einkünfte aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit müssen keine gesonderten Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) abgeführt werden. Da die Grenze zwischen Haupt- und Nebenerwerb aber nicht einheitlich bei allen Kassen geregelt ist, sollten Sie unbedingt Kontakt zu Ihrer Krankenkasse aufnehmen. Auch da es viele Sonderfälle gibt, wie bei familienversicherten Studierenden, Personen in Elternzeit, Nebenerwerb mit gleichzeitiger Beschäftigung von Arbeitnehmenden, welche zur Zahlung von Beiträgen auch im Nebenerwerb führen können.
Ob es sich noch um eine nebenberufliche oder bereits hauptberufliche Selbstständigkeit handelt, ist im Einzelfall festzustellen. Die Beurteilung wird von der Krankenkasse vorgenommen.
Tipp: Auf jeden Fall müssen Sie eine Meldung an Ihre Krankenkasse zur Aufnahme Ihrer selbstständigen Tätigkeit machen, aus der Art, Umfang und Nachrangigkeit gegenüber Ihrer Haupttätigkeit hervorgeht. Klären Sie mit Ihrer Krankenkasse, ob die Einkünfte aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit Einfluss auf Ihre Beiträge haben.

Gesetzliche Unfallversicherung in der Berufsgenossenschaft:

Der gesetzliche Auftrag der Berufsgenossenschaften ist die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie Gesundheitsgefahren. Es ist eine „Haftpflichtversicherung“ für die Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmern (einschließlich geringfügig Beschäftigter). Einige Berufsgenossenschaften sehen eine Versicherungspflicht für die Unternehmer vor. Je nach Satzung gibt es bestimmte Ausnahmen oder Befreiungsmöglichkeiten auf Antrag. Möglich ist auch eine freiwillige Versicherung auf Antrag. Beachten Sie, dass Sie Ihr Unternehmen innerhalb einer Woche nach Aufnahme der Tätigkeit bei der Berufsgenossenschaft anmelden müssen, auch wenn keine Arbeitnehmer beschäftigt werden.
Tipp: Informieren Sie sich bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e. V. www.dguv.de.

Weitere Versicherungen:

Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, weitere betriebliche Versicherungen abzuschließen. Denken Sie dabei vor allem an eine Betriebshaftpflichtversicherung. Sie tritt für Sach-, Vermögens- oder Personenschäden ein, die Sie Dritten zufügen. Die Betriebshaftpflichtversicherung ist umso sinnvoller, je mehr Sie direkt bei Kunden tätig sind und dort Schäden verursachen können. Beachten Sie, dass für bestimmte Berufe eine Berufshaftpflichtversicherung gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel Bewachungsgewerbe, Versicherungsvermittlung).
Tipp: Sprechen Sie mit einem Versicherungsvermittler Ihrer Wahl über Erfordernisse und Möglichkeiten.

Gründen in der Privatwohnung: Einverständniserklärung oder Nutzungserlaubnis einholen

Auch wenn Sie nur im Nebenerwerb gründen und Ihren Betriebssitz in der Privatwohnung haben, sollten Sie eine Einverständniserklärung des Vermieters für Ihre unternehmerische Tätigkeit einholen, da in den meisten Mietverträgen eine unternehmerische Nutzung ausgeschlossen ist. Einen Rechtsanspruch haben Sie bei der unternehmerischen Nutzung Ihrer Privaträume nicht. Für den Vermieter ist entscheidend, dass Sie keinen regelmäßigen Kundenverkehr haben, keine Lärm- und Geruchsbelästigung von der selbstständigen Tätigkeit ausgeht.
Wenn Sie im Eigentum wohnen, brauchen Sie eine Einverständniserklärung (Nutzungserlaubnis) der Baubehörde, dass Sie auf Ihrem Grundstück und in Ihrem Haus eine unternehmerische Tätigkeit ausüben dürfen. Mieten Sie sich extra Räume für die Selbstständigkeit an, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass dem Vermieter eine Nutzungserlaubnis der Baubehörde für Ihre Branche bzw. Tätigkeit vorliegt. Ist das nicht der Fall, ist Ihr geschlossener Mietvertrag gültig, aber Sie dürfen dort nicht die Tätigkeit ausüben, die Sie beabsichtigt haben.

Benötige ich für meinen Nebenerwerb ein Geschäftskonto?

Ja, es ist empfehlenswert. Der Unternehmer kann zwar seinen gesamten geschäftlichen Zahlungsverkehr über sein bestehendes Privatkonto abwickeln, allerdings behandelt das Finanzamt das bisherige Privatkonto dann wie ein Geschäftskonto. Die Folgen: zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge und im Fall einer Steuerprüfung bekommt das Finanzamt Einblicke in die privaten Lebens- und Vermögensverhältnisse.

Trennung zwischen Privat- und Geschäftskonto:

Damit die finanzielle Situation zwischen privaten und beruflichen Ausgaben transparenter wird, ist grundsätzlich eine Kontentrennung zu empfehlen. Somit erkennen Sie sofort, wo Sie finanziell stehen.
Auch ist zu beachten, ob Sie Ihrer Kundschaft Ihre private Bankverbindung mitteilen möchten.