IHK-Merkblatt (Stand: März 2024)

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxen und E-Mails

1. Allgemeines

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen sind gesetzliche Vorschriften zu beachten, das gilt insbesondere für im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Den Geschäftspartnern soll schon bei Beginn der Geschäftsbeziehung ermöglicht werden, sich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren.

2. Was sind Geschäftsbriefe?

Hierunter fallen alle nach außen gerichteten Schreiben, die dazu dienen, schriftliche Informationen an Geschäftspartner, Kunden oder einen sonstigen bestimmten Personenkreis zu richten. Unbeachtlich ist, ob die Schreiben auf dem herkömmlichen Postweg oder mit Hilfe elektronischer Medien übermittelt werden.

Als Geschäftsbriefe gelten:

  • der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird, z. B. individuelle Offerten, Bestellungen, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen und Mängelrügen, aber auch Mitteilungen an die Angestellten, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen;
  • alle Nachrichten, die mit Hilfe digitaler Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen.

Nicht als Geschäftsbriefe gelten:

  • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens;
  • Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u. ä.;
  • alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Beachte: Grundsätzlich muss jedes Schriftstück, das geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschrieben Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf Rechnungen zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z. B. nach telefonischer Auftragserteilung).

3. Regeln für einzelne Rechtsformen

3.1 Kleingewerbetreibende/Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR)

Kleingewerbetreibende mussten früher im geschäftlichen Verkehr mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen auftreten. Das galt insbesondere für Geschäftsbriefe, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet wurden, aber z. B. auch für Gewerbeanmeldungen, Kontobezeichnungen, Eintragungen in Telefonbüchern, Rechnungen und Quittungen sowie für alle Drucksachen, die Grundlage von Rechtsgeschäften sein konnten. Auf Geschäftsbriefen war zusätzlich zur Namensangabe die so genannte ladungsfähige Anschrift, d.h. die Hausanschrift, anzugeben. Die Postfachadresse reichte nicht aus. Das gleiche galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts, d. h. Personengesellschaften ohne Handelsregistereintragung, wobei alle Gesellschafter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschrieben Vornamen aufzuführen waren. Inzwischen ist diese Regelung aufgehoben, so dass es zurzeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden gibt.
Darüber hinaus ist die Nachstellung des Zusatzes „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder einer allgemein verständlichen Abkürzung wie z. B. „GbR“ zulässig. Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben als Zusatz zu Familiennamen und Vornamen, z. B. Max Müller, Videothek, Ernst Schulze, Handelsvertreter, Max Müller, Ernst Schulze Fuhrunternehmen, sind zulässig.
Die Pflicht zur Angabe der genannten Merkmale ergibt sich in vielen Fällen aus speziellen gesetzlichen Regelungen wie z. B. dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) oder der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV).
Daher sollten bei Geschäftsbriefen – auch bei Nichtkaufleuten – immer folgende Angaben gemacht werden:
  • Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname
  • Ladungsfähige Anschrift (kein Postfach)
Zusätzlich ist ein die Tätigkeit kennzeichnender Zusatz zulässig; Kleingewerbetreibende haben das Recht auf eine Geschäftsbezeichnung mit einheitlichem, schlagkräftigem und werbewirksamen Namen, sofern dieser nicht firmenähnlich ist. Zulässig ist auch die Verwendung eines individuellen Logos, eines Bildzeichens oder eines sonstigen kennzeichnenden Zusatzes zur Werbung und Abgrenzung von anderen Gewerbetreibenden.
Spezielle Regelungen für Pflichtangaben der eGbR in Geschäftsbriefen gibt es nicht. Es erscheint aber empfehlenswert, dass die eGbR ihren Namen mit Rechtsformzusatz, den Sitz, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Gesellschaftsregister eingetragen ist, angibt. Diese Transparenzpflichten können sich aus wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ableiten. Ausdrücklich vorgeschrieben sind die Angaben ab 1. Januar 2024 in der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung. Dienstleistungserbringer müssen die Angaben vor Vertragsschluss oder dem Erbringen der Dienstleistung klar und verständlich zum Ausdruck bringen. Gleiches gilt für die Impressumsangaben nach dem Telemediengesetz.

3.2 Einzelkaufleute

Folgende Pflichtangaben sind nach § 37 a Handelsgesetzbuch (HGB) erforderlich:
  • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Rechtsformzusatz (eingetragene/r Kauffrau/-mann) oder im verständliche Abkürzungen, z. B. e.K. e.Kfm. etc.)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

3.3 Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Folgende Pflichtangaben sind nach § 125 a HGB erforderlich:
  • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Rechtformzusatz (OHG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

3.4 Kommanditgesellschaft (KG)

Folgende Pflichtangaben sind nach §§ 177 a, 125a HGB erforderlich:
  • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Rechtsformzusatz (KG)
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer

3.5 Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) = UG (haftungsbeschränkt)

Folgende Pflichtangaben sind nach § 35 a GmbH-Gesetz (GmbHG) erforderlich:
  • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Rechtsformzusatz (GmbH)
  • Sitz der Gesellschaft (laut Gesellschaftsvertrag)
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Alle Geschäftsführer (Vor- und Zunamen)
  • Vorsitzender des Aufsichtsrates (Vor- und Zuname), sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde.
  • besteht eine Zweigniederlassungsstelle der GmbH im Ausland müssen das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften des § 35 a Abs. 1- 3 GmbHG, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht.
Gemäß § 71 Abs. 5 und § 35 a Abs. 4 S. 2 GmbHG müssen für den Fall, dass sich die GmbH bzw. die ausländische Zweigniederlassung in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.B. ABC GmbH i.L.).

3.6 Aktiengesellschaft (AG)

Folgende Pflichtangaben sind nach § 80 Aktiengesetz (AktG) erforderlich:
  • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
  • Rechtsformzusatz (AG)
  • Sitz der Gesellschaft (= Satzungssitz)
  • Registergericht
  • Handelsregisternummer
  • Alle Vorstandsmitglieder (Vor- und Zuname)
  • Vorsitzender des Aufsichtsrater (Vor- und Zuname)
  • besteht eine Zweigniederlassung der AG im Ausland müssen nach § 80 Abs. 4 AktG das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften des § 80 Abs. 1-3 AktG, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht.
Für den Fall, dass sich die AG bzw. die ausländische Zweigniederlassung der AG in Abwicklung befindet, müssen nach § 268 Abs. 4 und § 80 Abs. 4 S. 2 AktG die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind neben dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die AG in Abwicklung befindet.

3.7 GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Ist der persönlich haftende Gesellschafter eine GmbH, AG oder eine sonstige juristische Person, so müssen neben den notwendigen Angaben der KG auch die Firma der Gesellschafter sowie die für diese notwendigen Angaben aufgeführt werden.

4. Ordnungswidrigkeit

Ein Nichtbeachten der Vorschriften kann vom Registergericht mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 € geahndet werden. Gegebenenfalls liegt auch ein Verstoß gegen das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) vor.

5. Sonstiges

In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußzeile und die Firma im Briefkopf platziert. Es können auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Empfehlenswert sind Angaben zu: Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Homepage, internationale Bankverbindung sowie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Hinweis:
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK Koblenz – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.