Handelsregistereintragung

Das deutsche Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das Eintragungen über angemeldete Kaufleute beim zuständigen Registergericht enthält und Auskunft über hinterlegte Dokumente erteilt.

Es wird bei den Amtsgerichten geführt und dient der Rechtssicherheit im Handelsverkehr, da alle tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse vollständig und zuverlässig hier nachgewiesen werden.

Das Handelsregister wird in zwei Abteilungen geführt:

Über einen Notar werden zur Eintragung in das Handelsregister alle Rechtsverhältnisse einer Firma angemeldet, vom Registergericht geprüft und in das Handelsregister übernommen. Nur Einzelkaufmänner, juristische Personen und Handelsgesellschaften werden hier unter einer fortlaufenden Nummer in das Handelsregister eingetragen. Daneben existieren z.B. für Genossenschaften, Vereine, Partnerschaften und die eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR) eigene Register. Im folgenden Text wird nur auf das Handelsregister eingegangen.

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Das Handelsregister gibt Auskunft über alle rechtserheblichen Tatsachen, die für einen Geschäftspartner des Kaufmanns wichtig sein können. Hierzu gehören z. B.: die Firma, der Name des Inhabers bzw. der persönlich haftenden Gesellschafter einer Personengesellschaft, die Haftung des Kommanditisten, das Stammkapital der GmbH, die Erteilung und Entziehung der Prokura, die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens bzw. die Löschung der Firma.

Es können auch Abschriften - gegen entsprechende Gebühr - angefordert werden. Das Handelsregister genießt, ähnlich wie das Grundbuch, öffentlichen Glauben, d. h., es schützt in bestimmtem Umfang den gutgläubigen Rechtsverkehr in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragungen und Bekanntmachungen.

Nur im Handelsregister eingetragene Kaufleute können Prokura erteilen. Sie berechtigt den Prokuristen zum Abschluss von Geschäften aller Art, die mit dem Handelsgewerbe zusammenhängen.
Auch Änderungen von eingetragenen Tatsachen sind eintragungspflichtig, wie z. B. die Änderung der Anschrift der Niederlassung eines Kaufmanns oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. Die Abberufung eines Prokuristen oder eines Geschäftsführers sollte umgehend zur Eintragung angemeldet werden, denn dies liegt im eigenen Interesse der Firma.

Verlegt z. B. der Kaufmann den Geschäftssitz, so kann er so lange unter der alten Adresse verklagt werden, bis die Änderung im Handelsregister eingetragen ist. Ihm können also erhebliche Nachteile entstehen, wenn das Handelsregister nicht dem tatsächlichen Stand entspricht. Auch die Auflösung und Liquidation einer Gesellschaft muss zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, ebenso wie die Löschung der Firma.

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Kaufleute und Handelsgesellschaften müssen sich zwingend im Handelsregister eintragen, Kleingewerbetreibende können sich freiwillig eintragen lassen.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) bezeichnet grundsätzlich jedes ein Gewerbe betreibende Unternehmen als "Handelsgewerbe" oder "Kaufmann", es sei denn, das Unternehmen erfordert keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Diese Bestimmung erfolgt unabhängig davon, welche gewerbliche Tätigkeit das Unternehmen im Besonderen ausübt. Auch Unternehmen, die im wörtlichen Sinne nicht Güter oder Waren an- oder verkaufen, sind Kaufleute, also auch Industrie, Handwerker oder sonstige "Dienstleister".

Maßgebliche Kriterien für die Beurteilung, ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb erforderlich ist, sind vor allem:

Sofern der Geschäftsbetrieb eines Einzelkaufmanns oder einer Personengesellschaft (OHG/KG) nach Art und Umfang als kaufmännisch anzusehen ist, besteht die gesetzliche Verpflichtung, die Firma zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, braucht das Unternehmen nicht eingetragen zu werden, für dieses ist nur die Gewerbeanmeldung erforderlich.
Unterlässt ein Unternehmen die Eintragung in das Handelsregister, obwohl es aufgrund seines Geschäftsumfanges eintragungspflichtig ist, kann das Amtsgericht die Anmeldung gegebenenfalls durch Verhängung von Zwangsgeldern durchsetzen.

Erfordert ein Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so besteht keine Verpflichtung, wohl aber die Berechtigung, die Handelsregistereintragung zu beantragen. Sofern sich ein solches Unternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, wird mit der Eintragung die Kaufmannseigenschaft erworben. Aus einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) wird eine OHG oder KG.

Die IHK ist gesetzlich verpflichtet, die Gerichte bei Handelsregistereintragungen sowie bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen.

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Viele bezeichnen im täglichen Geschäftsverkehr umgangssprachlich ein Unternehmen, auch ein kleineres (Kleingewerbetreibender), mit Firma z. B.: „Firma Maier". Dies ist aus rechtlicher Sicht nicht korrekt. Denn „Firma" ist nach dem HGB nur der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und unter dem es im Geschäftsverkehr auftritt. Da aber Kleingewerbetreibende nicht im Handelsregister eingetragen sind, haben sie auch keine "Firma".

Nur das im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann einen Firmennamen im rechtlichen Sinne führen, der - zusammen mit dem Geschäftsbetrieb - verkauft, vererbt und verpachtet werden kann. Dies ist besonders bei gut eingeführten Unternehmen von Bedeutung, da dann bei einem Inhaberwechsel die alte Firmenbezeichnung fortgeführt und auf das Ansehen des eingeführten Namens beim Publikum gebaut werden kann.

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Die Firma muss zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen.

Herkömmlicherweise kann der bürgerliche, personenstandsrechtliche Name des Kaufmanns Kennzeichnungsfunktion übernehmen. Aber auch Sachangaben oder reine Phantasiebezeichnungen sind bei der Firmenbildung verwendbar. Auch gemischte Firmen bestehend aus Namen-, Sach- und/oder Phantasiebezeichnungen sind zulässig.

In der Sachfirma wird die Branche oder der Tätigkeitsbereich des Unternehmens durch Gattungsbegriffe wiedergegeben, z.B. "ARTOS Gesellschaft für EDV-Beratung mbH".

Die Namensfirma enthält den Familiennamen des Inhabers "Josef Kleinschmidt e. K." bzw. eines oder mehrerer Gesellschafter "Müller & Schmidt OHG".

Eine Phantasiefirma kann durch erfundene Bezeichnungen wie z.B. "PHÖNIX AG", "AVALON e. Kfr.", "Rasende Radler e. Kfm.", "KUKURUMBA KG" o.ä. oder Buchstabenkombinationen gebildet werden.

Auch muss der Firmenname insgesamt und in seinen einzelnen Bestandteilen wahr sein; er darf nicht über Art und Umfang des Geschäftsbetriebes oder die Verhältnisse des Geschäftsinhabers täuschen. Maßgebend ist dabei die Gefahr der Irreführung der angesprochenen Verkehrskreise, das sind z. B. Mitbewerber, Kunden, Lieferanten oder Banken.

Die Firma muss außerdem einen Rechtsformzusatz enthalten, der die Haftungsverhältnisse des Unternehmens erkennen lässt. Allgemein verständliche Abkürzungen können benutzt werden. Einzelkaufleute führen die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine Abkürzung z.B. "e. K.", "eK", "e. Kfm." oder "e. Kfr.".

Die offene Handelsgesellschaft kann die Abkürzung "OHG", eine Kommanditgesellschaft "KG", eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Bezeichnung "GmbH", eine Aktiengesellschaft die Abkürzung "AG" und die Unternehmergesellschaft muss den Zusatz „UG (haftungsbeschränkt)“ oder „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ verwenden.

Haftet bei einer offenen Handelsgesellschaft oder einer Kommanditgesellschaft keine natürliche Person persönlich, so muss die Haftungsbeschränkung in der Firma erkennbar sein, z. B. durch den Zusatz "GmbH & Co. KG" bzw. "GmbH & Co. OHG".

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Durch die Handelsregistereintragung wird der Firmenname gegenüber gleich- oder ähnlich lautenden Firmierungen geschützt, denn jede Firma muss sich von allen bereits im Handelsregister derselben Gemeinde eingetragenen Firmennamen deutlich unterscheiden (§ 30 HGB).

Um rechtzeitig eine eventuelle Verwechslungsgefahr oder mögliche Bedenken hinsichtlich der Firmenwahrheit und Firmenklarheit auszuschließen, empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer bereits vor Anmeldung der Handelsregistereintragung (siehe unter “Aufgaben der Industrie- und Handelskammer”).

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Der Sinn einer Handelsregistereintragung erschöpft sich jedoch nicht in den bereits beschriebenen Auskunfts- und Ordnungsfunktionen.

Die Eintragung erweist sich in vielen Fällen für den Kaufmann von Vorteil, er erhält einen Vertrauensvorschuss. Die Eintragung vermittelt Vertragspartnern und Behörden einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Durch die Eintragung in das Handelsregister wird nach außen erkennbar, dass sich der Betrieb der Anwendung kaufmännischer Regelungen und Gebräuche (insbesondere dem Handelsgesetzbuch (HGB)) unterwirft.
Da inzwischen jeder Gewerbetreibende berechtigt ist, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen, lässt die Eintragung keine Schlüsse auf die Größenverhältnisse des Unternehmens zu. Natürlich stellt sie auch keine Aussage über Bonität und Seriosität eines Unternehmens dar.

Viele Banken und Handelsunternehmen machen die Aufnahme einer Geschäftsverbindung von der Eintragung in das Handelsregister abhängig. Auch die Mitgliedschaft in Fachverbänden hat
oft die Handelsregistereintragung zur Voraussetzung.
Nur das in das Handelsregister eingetragene Unternehmen kann Prokuristen bestellen (§ 48 HGB); nur dieses ist berechtigt, eine oder mehrere selbständige Zweigniederlassungen zu gründen.

Nur derjenige, der als Kaufmann, als Vorstand einer Aktiengesellschaft, als Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder als Vorstand einer sonstigen juristischen Person im Handelsregister eingetragen ist oder eingetragen war und das 30. Lebensjahr vollendet hat, kann das Ehrenamt eines Handelsrichters bei einer an einem Landgericht gebildeten Kammer für Handelssachen ausüben.

Der Kaufmann hat allerdings auch Pflichten. Hierzu gehört, Bücher zu führen, aus denen sich seine Handelsgeschäfte und seine Vermögenslage ersehen lassen.

Der Kaufmann hat außerdem zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Inventur und eine Bilanz zu erstellen. Handelsbücher, Inventuren und Bilanzen hat er 10 Jahre, empfangene und Kopien abgesandter Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren.

Auch hinsichtlich der Angaben auf den Geschäftsbriefen gibt es besondere Regelungen. Grundsätzlich gilt, dass die im Handelsregister eingetragene Firma (Firmenbezeichnung) einschließlich des Rechtsformzusatzes vollständig und korrekt angegeben sein muss. Der Ort
der Niederlassung oder des Sitzes, sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer müssen genannt werden.
Die GmbH muss außerdem noch zusätzlich den vollen Familiennamen mit mindestens einem Vornamen aller Geschäftsführer angeben.

Ähnliches gilt für die AG und die GmbH & Co. KG, welche zusätzlich zu den eigenen Angaben noch die entsprechenden Angaben der persönlich haftenden GmbH auf den Geschäftsbriefen zu machen hat.

Für die Abwicklung von Handelskäufen, also Käufen zwischen Kaufleuten, gelten nach dem HGB besondere Grundsätze, die zu beachten sind. Zum Beispiel bestehen beim beidseitigen Handelskauf sofortige Untersuchungs- und Rügepflichten des Käufers hinsichtlich von Qualitätsmängeln, Falschlieferungen und Mengenfehlern. Kommt der Käufer diesen Pflichten nicht nach, verliert er seine Gewährleistungsansprüche. Vorteilhaft ist dagegen u.a., dass Kaufleute bei Handelskäufen Gerichtsstandsvereinbarungen treffen können.

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Die Industrie- und Handelskammern haben auf Anfrage der Amtsgerichte - Registergericht - eine gutachtliche Stellungnahme zur Zulässigkeit der Firma abzugeben und sie dadurch bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen. Um eine Zurückweisung der Anmeldung durch das Registergericht zu vermeiden, ist es ratsam, sich schon vor Antragstellung durch die örtlich zuständige Industrie- und Handelskammer beraten zu lassen.

Die Industrie- und Handelskammer prüft insbesondere, ob bereits in der gleichen Gemeinde ansässige und eingetragene Unternehmen eine Firma führen, die zu Verwechslungen führen könnten. Um auszuschließen, dass überregional Firmen existieren, die nach wettbewerbsrechtlichen Vorschriften wegen Verwechslungsgefahr eventuell Unterlassungsansprüche geltend machen könnten, kann eine zusätzliche überregionale Überprüfung der Verwechslungsgefahr sinnvoll sein.

Bei reinen Handelsbetrieben werden nur die Industrie- und Handelskammern von den Amtsgerichten zur Stellungnahme aufgefordert. Bei Handwerksbetrieben, die einen Antrag auf Eintragung in das Handelsregister stellen, werden auch die örtlich zuständigen Handwerkskammern gutachterlich beteiligt.

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Beim Amtsgericht entstehen für die Eintragung in das Handelsregister Gebühren. Da die Anträge zur Eintragung der öffentlichen, d.h. der notariellen Beglaubigung bedürfen, ist die Einschaltung eines Notars erforderlich. Auch dieser erhebt für die Beurkundung Gebühren. Die Höhe der Gebühren für das Gericht und für den Notar hängen ab vom sogenannten Geschäftswert, der sich wiederum nach dem Wert des Betriebsvermögens richtet. Bei größeren Betriebsvermögen steigt naturgemäß auch der Geschäftswert.

Die Gebührentabellen sind veröffentlicht im Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Kostenordnung).

Stand: Januar 2024