USA: W-8BEN, WE-8BEN/E, W-IMY – Wer nicht schreibt, bezahlt. Möglicherweise.

Schlicht gesagt: eine Maßnahme der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung. Mit dem „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ sind US-Unternehmen gehalten, für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen – also auch deutsche Kunden – eine etwaige Steuerpflicht des deutschen Handelspartners in den USA zu klären. Auch wenn die Einkünfte hiesiger Exporteure und Dienstleister in den meisten Fällen in den USA gar nicht steuerbar sind, gehen die Amerikaner oftmals auf Nummer sicher und schicken die Formulare pro forma mit – besser eine kurze Diskussion mit dem deutschen Handelspartner als eine mögliche Strafsteuer. Denn als „withholdable agents“ sind sie verpflichtet, 30 Prozent Straf-Quellensteuer auf FATCA-relevante Zahlungen aus US-Quellen (withholdable payments) einzubehalten, wenn ein meldepflichtiges Unternehmen nicht nachweisen kann, dass es die Offenlegungspflicht befolgt hat. So bleibt dem deutschen Unternehmer oftmals keine Wahl, als das Formular auszufüllen. Tut er es nicht, kann es für ihn teuer werden: zusätzliche Kosten durch Einbehalt der Strafsteuer, Reputationsverlust, eine Einstufung als „recalcitrant account holder“ – möglicherweise kommt das Geschäft auch gar nicht zustande.

Nun ist es aber so, dass unterschiedliche Formulare existieren und in Abhängigkeit von der Rechtsform des Unternehmens und Gesellschaftertypen zutreffen oder eben nicht. W-8-BEN/E für Kapitalgesellschaften, W-8IMY als Erklärungsvordruck für Personengesellschaften und dann allerdings für jeden Gesellschafter und Teilhaber hier zusätzlich das Formular W-8BEN. Alle Formulare stehen auf den Internetseiten des IRS samt Erklärung zum korrekten Ausfüllen zur Verfügung. Selbsterklärend für den deutschen Unternehmer ist es jedoch nicht. Insbesondere dann nicht, wenn Steuervergünstigungen nach dem mit der USA bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen geltend gemacht werden sollen. In diesem Fall ist in dem Formular auch noch eine entsprechende Steuernummer anzugeben, die viele deutsche Unternehmen zuerst bei der U.S.-Steuerbehörde IRS beantragen müssen.