Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen


Die Anforderungen an die Kassenbuchführung sind beim Einsatz von elektronischen Kassen aufgrund der leichten Manipulationsmöglichkeiten besonders hoch. Daher dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, welche alle Einzelumsätze aufzeichnen und abspeichern können. Diese Daten müssen im Falle einer Betriebsprüfung über den Aufbewahrungszeitraum von mindestens 10 Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Andernfalls kann es nach einer Betriebsprüfung zu Steuernachforderungen und ggf. zu einer Festsetzung von Bußgeldern aufgrund der Nichteinhaltung geltender Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften kommen. Eine Pflicht zur Benutzung einer Registrierkasse besteht allerdings nicht.

Kassen-Nachschau

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gem. § 146 b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sog. Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle bzw. eine Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Weitere Informationen zur Kassennachschau finden Sie in der IHK-Information und alle Details sind dem BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 zu entnehmen.

Anforderungen an elektronische Kassen

Mit dem Inkrafttreten des „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ gelten seit dem 1. Januar 2020 neue Bestimmungen für elektronische Kassen:
Einzelaufzeichnungspflicht
Beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen besteht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben eine Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO). Soweit keine elektronischen Aufzeichnungssysteme, sondern offene Ladenkassen eingesetzt werden, besteht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung jedoch keine Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 4 AO)
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Elektronische Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146 a Abs. 1 S. 2 AO). Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.
Belegausgabepflicht
Für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, ist eine verpflichtende Belegausgabe (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden vorgesehen (§ 146 a Absatz 2 AO). Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht auf Antrag die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt (§ 146 a Absatz 2 Satz 2 AO i. V. m. § 148 AO).
Technische Verordnung
Zu den genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, die Aufbewahrung, die Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) verbindliche Vorgaben für Sicherheitseinrichtungen veröffentlicht (Technische Richtlinie BSI TR-03116 – Teil 5, Technische Richtlinie BSI TR-03151, Technische Richtlinie BSI TR-03153).
Mit Schreiben vom 17. Juni 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen darüber hinaus Details und Erläuterungen zu den Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in den AEAO zu § 146 a AO aufgenommen. Die Regelungen gelten nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen, nicht jedoch für Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker und elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Mitteilung an die Finanzverwaltung
Anschaffung oder Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zukünftig innerhalb eines Monats nach amtlichem Vordruck mitzuteilen (§ 146 a Abs. 4 AO). Dabei sind die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme mitzuteilen.
Ordnungswidrigkeit
Die Verwendung nicht zertifizierter Aufzeichnungssysteme kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro als Gefährdungstatbestand geahndet werden (§ 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO). Soweit durch den Nichteinsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems Steuerverkürzungen eingetreten sind, kann dies vom Finanzamt ggf. als leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder Steuerhinterziehung (§ 370) geahndet werden.

Regelungen ab 2025

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 darauf hingewiesen, dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassensysteme sowie für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zur Verfügung stehen wird. Entsprechende Systeme sind bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Behörden zu melden.

Alle nach dem 1. Juli 2025 angeschafften Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
Informationen zur Kassenführung haben wir in der IHK-Information „Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen“ für Sie zusammengestellt.