Arbeitseinsätze von Mitarbeitenden innerhalb der EU

Entsendevorschriften in der EU

Bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen von Mitarbeitenden sind in zahlreichen Ländern der EU Meldebestimmungen (in der Regel eine Voraberklärung), Dokumentationspflichten sowie Vorschriften zu Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu beachten. In den allermeisten EU-Staaten gibt es für die Abgabe der Voraberklärung elektronische Portale.
Grundlage für die Regelungen ist die EU-Durchführungsrichtlinie 2014/67/EU bzw. die Basisrichtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern. Letztere wurde durch die Richtlinie (EU) 2018/957 an entscheidenden Stellen geändert. Mit der Änderung traten neue Regelungen gemäß dem Grundsatz “gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort” in Kraft .
Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen für Entsendungen
Folgende Bedingungen des Ziellandes sind seitens des Arbeitgebers der entsendeten Person zu beachten:
  • Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
  • Bezahlter Mindestjahresurlaub
  • Entlohnung einschließlich Überstundensätze
  • Bedingungen für die Überlassung von Arbeitnehmern
  • Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz
  • Bedingungen für die Unterkünfte, wenn der Arbeitgeber diese zur Verfügung stellt
  • Zulagen oder Kostenerstattungen zur Deckung von Kosten für Arbeitnehmer
Entlohnung
Für die Entlohnung gelten Bestandteile,
  • die durch nationales Recht (Aufnahmestaat) oder
  • durch Tarifverträge festgeschrieben sind, die für allgemeinverbindlich erklärt wurden oder anderweitig gemäß Artikel 3 Abs. 8 der Richtlinie anwendbar sind,
als zwingend anwendbar.
So haben die entsandten Arbeitnehmer gegebenenfalls Anspruch auf Prämien und Zulagen wie beispielsweise Überstundenzuschläge, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit, Weihnachts-, Urlaubs- oder Schlechtwettergeld. Das heißt, es gelten nicht lediglich die Mindestentgeltsätze. Die EU-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die jeweils geltenden Lohnbestandteile auf einer offiziellen nationalen Webseite zu veröffentlichen.
Reisen, Unterkunft und Verpflegung
Auch hat der entsandte Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung von Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, die sich in der Regel nach den Vorschriften beziehungsweise Gepflogenheiten des Herkunftsmitgliedstaats richten. Diese Kosten müssen zusätzlich zur Entlohnung gezahlt bzw. erstattet werden.
Der Arbeitgeber hat auch für angemessene Unterkunftsbedingungen zu sorgen.
Unterrichtung der zu entsendenden Arbeitnehmer
Arbeitnehmer müssen vor ihrer Entsendung über folgende Punkte schriftlich informiert werden:
  • geplante Dauer der Entsendung
  • Währung, in der die Vergütung erfolgt
  • gegebenenfalls die mit der Tätigkeit im Ausland verbundenen Geld- oder Sachleistungen
  • gegebenenfalls die Bedingungen für die Rückführung des Arbeitnehmers
  • das Land oder die Länder, in dem bzw. in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll
  • die geplante Dauer der Arbeit im Ausland
  • die Vergütung, auf die der Arbeitnehmer im Einklang mit dem geltenden Recht des Ziellands Anspruch hat
  • falls anwendbar: Entsendezulagen und Regelungen für die Erstattung von Reise-, Verpfle­gungs- und Unterbringungskosten
  • Link zu der offiziellen nationalen Website mit Entsendeinformationen des Aufnahmemit­gliedstaates
Diese Informationspflicht gilt mindestens für Entsendungen von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen.
Formalitäten
Folgende Formalitäten sind zu beachten:
  • Mitführen einer Bescheinigung A1 (auch für Dienst-/Geschäftsreisen)
  • Abgabe einer Entsendemeldung in den EU-Mitgliedstaaten
  • Benennung von Kontaktperson/Vertreter bzw. Ansprechpartner
Zu beachten ist darüber hinaus, dass eventuell eine Dienstleistungsanzeige im EU-Ausland erfolgen muss, bevor dort eine Dienstleistung aus dem Bereich des sogenannten reglementierten Gewerbes ausgeübt wird. Ob ein Beruf in einem EU-Land reglementiert ist oder nicht, kann man in der Datenbank über reglementierte Berufe der Europäischen Kommission recherchieren.
Zusammen mit anderen EU-Ländern setzt sich Deutschland derzeit für die Verbesserung und Vereinfachung von Entsendeverfahren mittels eines freiwillig anwendbaren, einheitlichen und digitalen Registrierungsformulars (sog. eDeclaration) sowie eines EU-weit einheitlichen Registrierungsportals ein. Über dieses Portal soll perspektivisch auch die Beantragung der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung ermöglicht werden. Deutschland, die Tschechische Republik, Litauen, Irland, Polen, Griechenland, Slowenien, Ungarn und Portugal planen daher in einem ersten Schritt die nationale Umsetzung der einheitlichen “eDeclaration”. Dies haben sie in einer gemeinsamen Absichtserklärung festgehalten.
Die Europäische Kommission hat am 13. November 2024 angekündigt, ein einheitliches digitales Meldeportal für die Entsendung von Arbeitnehmern einzurichten. Das Portal ermöglicht Unternehmen, die im EU-Ausland Dienstleistungen erbringen und dazu Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen vorübergehend entsenden, ein einziges Formular anstelle von 27 verschiedenen nationalen Formularen zu verwenden. Das neue Portal soll Teil des Binnenmarkt-Informationssystems (IMI) sein. Das elektronische Meldeformular soll in allen EU-Amtssprachen verfügbar sein und rund 30 Datenpunkte umfassen. Den Mitgliedstaaten steht es allerdings frei, das einheitliche elektronische Meldeformular zu nutzen, eine Verpflichtung zur Nutzung wird es wohl nicht geben. Es bleibt daher zu hoffen, dass möglichst viele EU-Mitgliedstaaten von dem geplanten zentralen digitalen Meldeportal Gebrauch machen werden. Nur so wird sich der Verwaltungsaufwand für Unternehmen maßgeblich verringern. Weitere Details finden Sie auf der Homepage der EU-Kommission.
Dokumentation
Folgende Dokumente müssen i.d.R. bereitgehalten bzw. bei Kontrollen in Papier- oder elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden:
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeitszeitnachweise
  • Lohnzettel
  • Belege über die Entgeltzahlung
sowie eine Übersetzung der Dokumente in die Sprache des Ziellands.
Gegebenenfalls sind weitere z.B. länderspezifische Dokumente vorzulegen.
Weitere Hinweise
Bei Verstößen gegen die Bestimmungen drohen zum Teil empfindliche Bußgelder.
Die Höchstdauer der Entsendung nach oben genannten Regeln ist auf 12 Monate (in begründeten Fällen 18 Monate) begrenzt.
Eine Liste mit Links zu den Meldeportalen und -formularen sowie weiteren Informationen zur Entsendung in den jeweiligen EU-Ländern finden Sie in unserem Merkblatt “Arbeitseinsätze in der EU” unter “Weitere Informationen” sowie weiter unten auf dieser Seite.

Entsenderegeln für Straßenverkehrs- und Logistikunternehmen

Seit dem 2. Februar 2022 gelten für die Entsendung von Fahrpersonal einheitliche Regelungen auf Basis der Richtlinie (EU) 2020/1057 als „lex specialis“ für die gewerbliche Beförderung von Personen oder Gütern. Die entsenderechtlichen Vorschriften umfassen u.a. die Pflicht, entsendeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die im „Aufnahmemitgliedstaat” vorgeschriebenen Mindeststandards hinsichtlich der Entlohnung und der Beschäftigungsbedingungen zu gewähren.
Die Regelungen definieren zudem, welche Angaben das Unternehmen im Zuge der Erstellung einer Entsendemeldung machen muss, welche Dokumente vom Fahrer mitgeführt werden müssen und in welchem Umfang bzw. nach welchem Verfahren die Mitgliedstaaten im Rahmen von Straßen- und (nachgelagerten) Betriebskontrollen Unterlagen einfordern dürfen.
Für die Entsendemeldung steht ein einheitliches EU-Portal zur Verfügung. Um Zugang zu dem Portal zu bekommen, ist ein EU-Login erforderlich. Danach muss man auf dem Entsendeportal der EU einen “Unternehmensaccount” anlegen. Erst dann können Entsendemeldungen erstellt werden.
Die Entsendemeldungen müssen für jeden einzelnen Fahrer erstellt werden und haben eine maximale Gültigkeit von bis zu sechs Monaten. Für jeden Mitgliedstaat, in den der einzelne Fahrer entsendet wird, ist eine gesonderte Entsendemeldung zu erstellen.
Bilaterale Güterbeförderungen gelten gemäß den neuen Vorschriften nicht als Entsendungen. Eine bilaterale Güterbeförderung liegt vor, wenn Güter auf Basis eines Beförderungsvertrages vom Niederlassungsstaat in einen anderen Mitgliedstaat der EU oder in einen Drittstaat oder umgekehrt transportiert werden. Sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt sind jeweils eine bilaterale Fahrt.
Weitere Informationen finden Sie hier.

Hinweise zur Entsendung in ausgewählte EU-Länder

Belgien

Grundsätzlich sind Arbeitgeber, die Mitarbeitende zur Erfüllung eines Auftrages nach Belgien schicken, verpflichtet, eine sogenannte Meldebescheinigung Limosa-1 (L1) auszufüllen. Eine Meldepflicht besteht auch für Selbständige, die vorübergehend eine Aktivität in Belgien ausüben.
Den Link zum Limosa-Portal finden Sie hier. Auf dem Portal sind zudem eine Ausfüllanleitung für die Meldebescheinigung, eine Auflistung der erforderlichen Dokumente und Nachweise sowie die Ausnahmen von der Meldepflicht aufgeführt. Die Informationen stehen auch in deutscher Sprache zur Verfügung.

Dänemark

Deutsche Unternehmen, die zur Ausführung von Dienstleistungen in Dänemark Mitarbeitende entsenden, müssen sich in der Regel im dänischen RUT-Register anmelden. Auch in Dänemark gibt es allerdings Ausnahmen von der Meldepflicht, zum Beispiel für Geschäftsreisende. Auch für Montageeinsätze von technischen Anlagen oder Installationen, die im Lieferumfang enthalten sind, nicht länger als acht Tage dauern und sofern der Monteur entsprechend qualifiziert ist, muss dieser nicht gemeldet werden.
Auf den Internetseiten des dänischen Gewerbeamtes und der dänischen Gewerbeaufsicht finden Sie Fragen und Antworten zur RUT-Anmeldung auch auf Deutsch.
Die Deutsch-Dänische Handelskammer stellt ein Merkblatt zum RUT-Register zur Verfügung.

Finnland

Mitarbeitende, die zu vorübergehenden Tätigkeiten nach Finnland entsandt werden, müssen vor dem Einsatz bei der finnischen Arbeitsschutzbehörde "Tyosuojelu" gemeldet werden.
Auf der Internetseite der finnischen Arbeitsverwaltung finden Sie weitere Informationen zur Arbeitnehmerentsendung nach Finnland sowie zum Meldeformular.

Frankreich

Werden Arbeitnehmer nach Frankreich entsandt, müssen diese in der Regel im Online-Portal SIPSI angemeldet werden. Arbeitseinsätze “auf eigene Rechnung” sind von den Meldepflichten befreit. Für Transportdienstleister gelten besondere Vorschriften.
Weitere Informationen finden Sie hier bzw. hier.

Italien

Nach Italien entsandte Mitarbeitende müssen auf dem Online-Portal des italienischen Arbeitsministeriums “cliclavoro” angemeldet werden. Hierfür ist eine Registrierung auf der Seite des Ministeriums erforderlich; eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Ausnahmeregelungen gibt es beispielsweise für die Teilnahme an Besprechungen oder für Transportdienstleistungen von und nach Italien.
Ein Merkblatt zu den Bestimmungen finden Sie hier.

Luxemburg

Das luxemburgische Arbeitnehmerentsendegesetz sieht grundsätzliche eine Meldung der Arbeitnehmerentsendung an die Arbeitsinspektion vor. Die Meldung hat über das online-Portal "e-Détachement" zu erfolgen.
Ausführlichere Informationen finden Sie hier.

Niederlande

Arbeitnehmer, die in die Niederlande entsandt werden, müssen die Bestimmungen des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte Arbeitnehmer (WagwEU) einhalten. Darin geregelt ist auch eine Meldepflicht. Die Meldungen müssen über ein digitales Meldesystem der niederländischen Arbeitsinspektion abgegeben werden.
Nähere Informationen finden Sie in einem Merkblatt der Deutsch-Niederländischen Handelskammer oder auf der Homepage des Ministerium für Soziales und Arbeit der Niederlande. Dort finden Sie auch eine Checkliste.

Österreich

In Österreich gelten umfangreiche Pflichten zur Meldung und Bereithaltung von Dokumenten für grenzüberschreitende Arbeitseinsätze. Für die Erbringung von Transportdienstleistungen gelten besondere Anforderungen.
Hier finden Sie weitere allgemeine Informationen zur Arbeitnehmerentsendung nach Österreich.

Polen

Auch in Polen bestehen grundsätzliche Pflichten wie beispielsweise Meldepflichten für die Arbeitnehmerentsendung.
Nähere Informationen zu den Vorschriften finden Sie hier sowie auf der Homepage der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer.

Schweden

Entsandte Mitarbeitende müssen bei der schwedischen Arbeitsschutzbehörde gemeldet werden, nunmehr bereits ab dem ersten Tag der Entsendung.
Nähere Informationen finden Sie auf der Homepage der Behörde.

Spanien

Für die Arbeitnehmerentsendung nach Spanien gelten Meldepflichten generell erst ab einem Arbeitseinsatz von mehr als acht Tagen (mit Ausnahme der Zeitarbeitsbranche).
Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Handelskammer für Spanien sowie auf der Internetseite des Spanischen Arbeitsministeriums.

Tschechien

Die Arbeitnehmerentsendung nach Tschechien muss über ein zentrales Portal gemeldet werden.
Nähere Angaben dazu finden Sie hier.

Ungarn

Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Ungarn entsenden, müssen diese über ein Online-Portal anmelden.
Erläuterungen dazu finden Sie auf der Internetseite der ungarischen Arbeitsbehörde.